V každém podnikání je know-how každodenních činností vašeho podniku tím, co udržuje váš podnik v chodu.

A co je důležitější – obvykle je to to, co vás odlišuje od konkurence.

Proto je velmi důležité zajistit, aby tyto odborné znalosti a informace byly uchovávány ve vašem podniku.

Může se to zdát jednoduché a jako běžná obchodní etiketa, ale chcete se ujistit, že naše firma je v bezpečí před případným porušením důvěrnosti.

Tento článek bude hovořit o důvěrnosti na pracovišti – proč je důležitá a co můžete udělat pro její zachování.

Proč je důvěrnost důležitá?

Důvěrnost na pracovišti se týká všech důvěrných informací, se kterými se setkáte v průběhu podnikání.

Existují tři hlavní typy –

1. osobní údaje zákazníků
2. informace o zaměstnancích, které shromažďují manažeři, a
3. „chráněné informace“

Tento článek se zaměří na třetí z nich – chráněné informace, které jinak můžete jednoduše nazývat „obchodní informace“ nebo „obchodní tajemství“.

Podnikatelské informace mohou zahrnovat cokoli od obchodních dokumentů až po zákoutí obchodních procesů, finanční údaje, seznam klientů, softwarový kód vašeho produktu a marketingovou strategii.

Obvykle tento druh informací není dostupný veřejnosti a už vůbec ne vaší konkurenci.

Proč?“

V dnešním vysoce konkurenčním prostředí jsou tyto důvěrné informace tím, co vám může poskytnout náskok před konkurencí – proto je chcete udržet v bezpečí!“

Příklady porušení důvěrnosti na pracovišti

Abyste pochopili důležitost zachování důvěrnosti na pracovišti, bylo by dobré prozkoumat různé způsoby jejího porušení.

Začněme několika příklady.

Pokud váš bývalý zaměstnanec odejde pracovat ke konkurenci a podělí se o váš seznam klientů, může to potenciálně způsobit, že vaše firma zůstane na suchu.

Nebo si představte, že dodavatel vytvoří softwarový kód pro váš nový produkt, ale pak použije přesně stejný softwarový kód, když bude mít smlouvu pod jiným podnikem.

To by znamenalo, že máte identický produkt jako jiný podnik.

To je to poslední, co byste chtěli, aby se vašemu podniku stalo, a proto existuje několik věcí, které můžete udělat, abyste tomu předešli.

Udržování důvěrnosti na pracovišti

Existují právní i neprávní kroky, které můžete podniknout, abyste zajistili ochranu důvěrných informací na pracovišti i mimo něj.

Máte to písemně zapsané?“

Doložky o důvěrnosti

Vždy je dobré začít tím, že při nástupu nových zaměstnanců, dodavatelů, poskytovatelů služeb, dodavatelů nebo zákazníků si hned na začátku ujasníte svůj přístup k důvěrným informacím.

Začít byste měli právně závaznou smlouvou, ale vždy je dobré do ní zahrnout „doložku o důvěrnosti“.

Jedná se o důležitý první krok: zabezpečte své obchodní informace před odcizením komukoli, kdo přijde do styku s vaší firmou.

Smlouvy o mlčenlivosti/smlouvy o zachování důvěrnosti

Důvěrné informace se někdy mohou dostat i mimo pracoviště – proto se chcete ujistit, že jste chráněni i před tím.

I když s někým formálně nejednáte jako se zaměstnancem nebo dodavatelem, přesto můžete prostřednictvím obchodních jednání sdílet obchodní informace.

Například se o vaše podnikání může zajímat investor.

To může zahrnovat řadu diskusí, při kterých můžete sdělit mnoho důvěrných obchodních informací, aby vaše podnikání vypadalo dobře – od finančních údajů až po klientelu a strategii prodeje.

V takovém případě je vždy dobré uzavřít dohodu o mlčenlivosti (Non Disclosure Agreement, NDA) nebo smlouvu o důvěrnosti, abyste měli jistotu, že investor tyto důvěrné informace nepoužije nebo nesdělí nikde jinde.

Nejste si jisti, jak tyto dohody fungují? IP Australia vám poskytne stručný přehled zde.

Dohody o postoupení duševního vlastnictví

Jedná se o typ právního dokumentu, který zcela převádí vlastnictví jakéhokoli duševního vlastnictví (IP) vytvořeného jednou osobou na jinou osobu.

IP je klíčem k úspěchu mnoha podniků – a tím, že zajistíte ochranu svého IP, zajistíte také ochranu svého podnikání (o IP jsme psali zde!).

Při podnikání vám tato právní smlouva zajistí, že všichni zaměstnanci, společníci nebo dodavatelé, kteří mají přístup k jakémukoli duševnímu vlastnictví vytvořenému v rámci vašeho podnikání nebo se na něm podílejí, vám proto toto právo na duševní vlastnictví postoupí zpět.

Příklad pokud si najmete dodavatele, aby vám pomohl vytvořit logo vaší společnosti, chcete se ujistit, že logo společnosti patří vaší společnosti.

V opačném případě bude mít tento dodavatel plné právo toto logo dále prodávat a distribuovat jiným podnikům.

Podle smlouvy o postoupení práv duševního vlastnictví postoupí tento dodavatel veškerá práva na logo vaší společnosti, takže pouze vy a vaše společnost budete mít výhradní právo na jeho používání.

Pokud si nejste jisti, co ochrana duševního vlastnictví pro vaši firmu znamená, můžete si přečíst našeho průvodce.

Zásady ochrany důvěrných informací

Nakonec můžete také zvážit zásady pro pracoviště.

Pokud provozujete pracoviště, je důležité zajistit, aby všichni vaši pracovníci rozuměli svým rolím, odpovědnosti a povinnostem.

Dobře vypracované zásady pro pracoviště zajistí, že vaše pokyny budou konzistentní a praktické.

Je to dobrá příležitost zahrnout pravidla týkající se důvěrnosti informací na pracovišti, která budou pracovníkům neustále připomínat, že je berete velmi vážně.

Máte v kanceláři postupy na ochranu důvěrných informací?“

Je sice skvělé mít zásady a smlouvy o důvěrnosti informací, ale můžete podniknout i jiné než právní kroky.

V dnešním světě technologie usnadnily přístup k nejrůznějším citlivým a důvěrným informacím ve firmě.

Chcete se ujistit, že používáte bezpečnou úložnou platformu, která zakazuje přístup zvenčí nebo potenciální bezpečnostní hrozby.

Mimo to existuje mnoho nových nástrojů, které umožňují omezit přístup a oprávnění k určitým informacím a dokumentům v rámci vaší firmy.

To pomáhá zúžit okruh osob, které mohou vidět citlivé a důvěrné informace, a také podporuje kulturu důvěrnosti na pracovišti.

Můžete například omezit přístup ke všem účtům a finančním údajům vaší firmy na konkrétní osoby, které s těmito informacemi přímo pracují.

Tím se vyhnete tomu, aby ostatní pracovníci náhodně (nebo úmyslně) narazili na tyto citlivé informace, což může vyvolat předsudky, diskriminaci a kritiku.

Další kroky

Povídali jsme si tedy o tom, proč je zachování důvěrnosti na pracovišti důležité.

Kam dál?

Jako první krok je dobré vyhledat pomoc právníka a ujistit se, že všechny vaše smlouvy obsahují ustanovení o důvěrnosti.

Poté je dobré začít přemýšlet o smlouvách o postoupení duševního vlastnictví, NDA a zásadách důvěrnosti.

Chcete se ujistit, že to děláte správně, protože tyto doložky o důvěrnosti mohou být ošemetné a někdy může jejich znění zanechat několik mezer.

Dále mohou existovat specifické právní požadavky na dohody o mlčenlivosti.

Každý stát v Austrálii má své vlastní zákony týkající se soukromí a dohledu na pracovišti (více informací na konci této stránky).

Ujistěte se tedy, že jste požádali o pomoc právníka při přípravě smluv a věnujte zvláštní pozornost ustanovením o důvěrnosti, která by vám zajistila klid.

Pokud byste chtěli pomoci dát své smlouvy do pořádku, aby chránily vaše důvěrné informace, nebo byste chtěli konzultovat své další možnosti, jsme tu pro vás!

Můžete nás kontaktovat na telefonním čísle 1800 730 617 nebo na adrese [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie je právnička společnosti Sprintlaw, která vystudovala práva na UNSW. Regie má předchozí zkušenosti s prací napříč právními firmami a technologickými startupy a tyto své vášně spojila při práci ve Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo je spoluzakladatel Sprintlaw a komerční právník s širokou škálou právních zkušeností. Před založením Sprintlaw působil jako právník M&A ve špičkové advokátní kanceláři, kde poskytoval poradenství podnikům všech velikostí, od velkých korporací až po startupy.