Hvis du ønsker at udvide din virksomhed, skal du starte på den rigtige måde.

For at opnå den massive vækst, du håber på i de kommende år, skal du sørge for, at din virksomhed er organiseret.

Det er nemmere for en stor virksomhed og et stort budget – og hundredvis (eller tusindvis) af medarbejdere – plus masser af tid til at afsætte til at holde sig organiseret.

Men hvordan kan du sikre dig, at din lille virksomhed er i orden, når du har knapt med penge, og du kun har få medarbejdere?

Jeg har været der før.

Jeg kender smerten ved at kæmpe desperat mod den uorganisering, der rammer enhver lille virksomhed.

Og jeg ved, at selv om du bruger de bedste værktøjer til at udvikle din virksomhed, kan succesen halter, hvis du ikke sætter de rigtige ting på plads for at sikre, at du vokser.

Håndter dine kontorlokaler og dit lager

For at komme i gang skal du sørge for, at dine fysiske omgivelser er pæne og organiserede.

Det sikrer, at du er i stand til at præstere på dit højeste niveau. På mange måder bestemmes hele din virksomheds organisation af, hvor organiseret dit skrivebord er.

Til at begynde med skal du sørge for, at alting har et bestemt sted, selv om dette sted er i en bunke papirer på dit skrivebord.

For at udnytte pladsen bedst muligt anbefaler Bellevue Business Journal, at du bruger vertikale opbevaringsmuligheder til at forbedre din arbejdsgang og effektivitet.

Da papirarbejde har tendens til at optage en stor del af de fleste moderne kontorarbejderes tid og ressourcer, bør du overveje at opbevare dette offsite.

Det betyder, at du vil bruge mindre tid på at administrere dine dokumenter, og du kan være sikker på, at de er sikre og beskyttet bedre, end du selv kunne gøre.

Hvis dette ikke ligefrem er din arbejdsstil, vil jeg dog vise dig en anden metode, der kan hjælpe dig med at reducere din papirarbejdsmængde om et øjeblik.

Hold styr på kundeservice

Dine loyale kunder er hjertet i din virksomhed.

Selv om de optager en stor del af din tid og dine ressourcer, er det tid, der er godt givet ud, hvis du holder dem glade og tilfredse med de tjenester, du har at tilbyde.

For at sikre, at du når dem effektivt, kan du overveje at bruge et program som Groove, der giver dig mulighed for at administrere dine kundebilletter effektivt.

Derved kan du bruge mindre tid på at administrere kunderne og mere tid på at forbedre dit produkt og dine forretningssystemer.

Det er vigtigt at automatisere dit system, men det er en dårlig idé at automatisere dine relationer til kunderne.

Brug software som Groove, der giver dine medarbejdere mulighed for at styrke dit forhold til dine kunder, men prøv ikke at automatisere processen.

Det vil kun få dig til at føle dig frustreret, når kunderne forlader dig til fordel for konkurrenter, der behandler dem bedre.

Gør det i stedet nemt at behandle dine kunder med service i verdensklasse, og de vil belønne dig med fortsatte forretninger og henvisninger.

Planlæg dine kampagner på sociale medier på forhånd

Hvis du kører en markedsføringskampagne på sociale medier på et budget, skal du reducere den tid, du bruger på at holde tingene online.

I stedet for at spilde tid på at offentliggøre indlæg med få timers mellemrum bør du planlægge tingene på forhånd.

Denne enkle organisationsteknik vil spare dig utallige timer og hjælpe dig med at forbedre din effektivitet og produktivitet.

Der er også en anden teknik, der kan tage tingene til det næste niveau. I stedet for blot at skrive indlæg på de sociale medier for de næste par dage, hvorfor så ikke lade et værktøj udgive dem for dig?

Meet Edgar er en fantastisk måde at administrere dit indhold på forhånd, så du kan skrive opdateringer på de sociale medier én gang og derefter få dem sendt ud flere gange bagefter.

Dette er en fantastisk måde at holde tingene organiseret på uden at gentage dig selv ved konstant at opdatere dine sociale feeds.

Håndter dine udgiftsbilag

Hvis du har drevet din lille virksomhed i længere tid, ved du, hvor frustrerende det kan være at administrere alle dine udgiftsbilag.

De er besværlige at spore og registrere, men de skal administreres, så du kan holde dig ajour med skat og sikre, at din økonomi er i orden.

Du kan dog ikke bare udskyde dem, når der kommer vigtigere arbejde på tale. Du bør spore hvert køb og hver transaktion ugentligt.

Løsningen?

Brug software som Expensify, der gør alt arbejdet og holder dine udgifter organiseret og registreret, så du kan fokusere på de ting, der virkelig betyder noget.

Og når vi taler om at lade software håndtere dit papirarbejde, kan du udvide dette til andre områder af din virksomhed for at opnå strålende resultater.

Gå papirløst

Hvis du ønsker at reducere det rod og den administration, der er forbundet med alle de papirer, som du skal holde styr på, er det måske på tide at gå papirløst.

Det betyder, at du i stedet for at holde styr på snesevis af filer og mapper hele tiden bare reducerer alt til digitale scanninger af de vigtigste dokumenter.

Hvis du vil prøve dette, har du brug for en måde, hvorpå du hurtigt kan scanne dokumenter i farten, så du ikke skal kæmpe for at følge med arbejdsbyrden.

CamScanner er en fantastisk app til hurtigt og nemt at scanne dine regninger og andre papirer.

CamScanner giver dig mulighed for at opbevare filerne i appen, men du kan også overføre dem til din computer.

Hvis du har brug for at dele disse filer med et team af personer, anbefaler jeg, at du opbevarer dine arkiverede filer i et program som Dropbox.

Det sikrer, at alle i din lille virksomhed er opdateret med de nyeste dokumenter, men du behøver ikke at bekymre dig om omfattende filhåndtering offline.

Organiser dine adgangskoder

Hvis du er som de fleste mennesker, har du et af to systemer til at administrere dine adgangskoder.

Enten bruger du den samme adgangskode hele tiden til forskellige websteder, eller også glemmer du konstant de adgangskoder, du har indstillet til de enkelte websteder.

I stedet for et af disse to systemer anbefaler jeg et tredje system: at lade en app håndtere dine adgangskoder for dig.

Ja, du kan gøre dette automatisk i en browser som Chrome. Men det er desværre ikke helt sikkert, da alle, der har adgang til din computer, kan bruge dem.

I stedet anbefaler jeg, at du bruger 1Password til at administrere dine adgangskoder. Dette er et program, der gemmer dine adgangskoder samlet i appen til mobil og desktop.

I modsætning til Chromes autofill-funktion skal du dog indtaste en enkelt adgangskode for at få adgang til de andre adgangskoder.

Dette er en serie af få ord, som er nem at huske, men næsten umulig at hacke.

Sådan fungerer det. Lad os sige, at du har brug for at logge ind på din konto på Stripe. Du vil gå til Stripe-loginsiden.

Du kan enten klikke på 1Password-ikonet i Chrome, eller du kan indtaste tastaturgenvejen Kommando + \.

Derved vises 1Password-formularen, hvor du indtaster den ordbaserede adgangskode, der giver dig adgang til andre adgangskoder.

1Password udfylder derefter automatisk Stripe med dine loginoplysninger og gemte adgangskoder. Den logger dig også automatisk ind, så det er et klik mindre, du skal foretage.

1Password gemmer oplysninger til en række forskellige konti.

Det bedste er, at hvert websted kan have en kompleks, unik adgangskode, men du kan få adgang til dem alle med din ene sætning.

Faktisk vil 1Password endda generere en tilfældig, højsikker adgangskode, hvis du ønsker det.

Det betyder, at mindre af din hukommelse er dedikeret til adgangskoder, og du kan få mere ud af det ved at arbejde effektivt og holde dine logins organiseret.

Forbedre dit arbejdsområde for at øge produktiviteten

Hvis du vil gøre fremskridt med din virksomhed, skal du skabe et miljø, der understøtter denne vision.

Der er et par gennemprøvede teknikker, der kan hjælpe dig med at få mere ud af dit arbejdsområde.

Getro det eller ej, men ved at tilføje et par planter omkring dit kontor kan du øge produktiviteten med 15 % gennem forbedret koncentration.

Du vil også få et løft ved at bruge et stående skrivebord og rydde op i dine kabler.

Disse teknikker hjælper dig med at holde dig energisk og fokuseret uden de distraktioner, der kommer fra en rodet arbejdsplads.

Det tager måske kun et par minutter, men selv små ændringer, der forbedrer din produktivitet, kan gøre en stor forskel i forhold til, hvor organiseret og produktiv din lille virksomhed er.

Hold styr på noter i skyen

Hvis du skriver noter, gøremål, idéer og kontaktoplysninger på papirstumper eller hvad der er tættest på, er det på tide at blive mere organiseret.

Selv om du sikkert allerede ved, at Evernote er en god måde at gøre dette på, bør du begynde at implementere det med det samme.

For at få Evernote til at fungere bedst muligt, skal du beslutte, hvilken filosofi du vil anvende.

Vil du registrere alt der, og så bruge søgefunktionen til at finde dine noter senere?

Og vil du omhyggeligt placere dine noter i mapper og bruge tags og overskrifter for at sikre dig, at du ved, hvad der er i programmet?

Et af disse to er en gyldig mulighed. Det vigtigste er at skabe et system, der fungerer for dig, og derefter blive ved med at bruge det.

Hold din computers skrivebord organiseret

Som dit fysiske skrivebord skal være rent og for at hjælpe dig med at holde dig organiseret og få arbejdet gjort, skal dit digitale skrivebord også være rent og organiseret.

En god tommelfingerregel er, at hvis du ikke kan se din skrivebordsbaggrund, bør du arbejde på at reducere og fjerne de elementer, der fylder din computer.

Når du har ryddet op på din hovedskærm, kan du overveje at fjerne dine downloadede filer og fjerne links eller andre filer, som du ikke bruger.

Hvis du vil, kan du endda rydde op i din papirkurv og spare noget plads på harddisken.

Dette er en god måde at give et opfriskende kig på dine arbejdsprocesser på, som vil hjælpe dig med at holde dig organiseret.

Forbedre dit planlægningssystem

Hvis du har hyppige møder, videochats eller vinduer for andre til at planlægge tidspunkter for at arbejde sammen med dig, har du brug for en måde at administrere disse tidsblokke effektivt.

De fleste mennesker har tendens til at bruge frem og tilbage e-mailing og kalenderinvitationer til at planlægge begivenheder som denne.

Men den løbende justering af tidsplaner kan være belastende og spild af tid. Find i stedet et perfekt tidspunkt at mødes på ved hjælp af et program som Calendly.

Calendly lader andre planlægge et tidspunkt at arbejde sammen med dig, så du slet ikke behøver at sende beskeder frem og tilbage.

Det er en enkel måde at holde kontakten med andre på uden den forvirring, der normalt følger med problemer med planlægningen.

Spørg effektivt efter din tid

Hvis du er freelancer, kender du vigtigheden af at spore dine fakturerbare timer.

Men selv hvis du ikke har brug for at spore timer for at sikre, at du bliver betalt, er det en god idé at begynde at bruge et program som Toggl.

Toggl er en hurtig og nem måde at spore din tid på, hvilket kan være nyttigt for enhver ejer af en lille virksomhed.

Gennem at oprette separate projekter og opgaver i Toggl kan du nemt holde styr på de timer, du lægger i at nå dine vigtigste mål.

I stedet for at undre dig over, hvorfor du ikke har nået de benchmarks, du tidligere har sat, kan du bruge Toggl til at holde dig organiseret og holde styr på, hvordan du bruger din mest værdifulde ressource – din tid.

Hold styr på fakturaer og betalinger

Alle små virksomheder har brug for at administrere betalinger, fakturering og fakturering. Dette er et kritisk sæt opgaver, der holder virksomheden i live, men det kan være en kamp at holde alt organiseret.

I stedet for konstant at arbejde på at sikre, at dette er effektivt for dig, kan du overveje at bruge et program som FreshBooks til at håndtere dine fakturaer.

Husk, at langt de fleste af de betalingsoplysninger, du skal administrere, ikke direkte påvirker kvaliteten af dit arbejde eller appellerer til dine kernekompetencer.

For alle disse typer administrative opgaver skal du henvise dem til software for at spare tid for dig selv.

Desto færre opgaver du skal udføre på en dag, jo mere kan du fokusere på de områder, der virkelig appellerer til dig og hjælper dig med at opnå det, du har brug for.

Planlæg forud for kvartalsskatter

Hvis din virksomhed er baseret i USA, skal du sørge for at betale de kvartalsskatter, der skal betales med et par måneders mellemrum.

Selv om du ikke er baseret i USA, skal du dog holde dig opdateret om skattepolitikkerne for dit land og din region.

Dette er ikke bare noget, du skal tænke på at organisere.

Hvis du ikke overholder skattereglerne, hvor du bor, kan du ende med at betale bøder eller endda blive lukket ned.

For at sikre, at du holder dig ajour med skatterne og betaler de beløb, der skal betales på forskellige tidspunkter, skal du kigge på en service som inDinero.

Det vil guide dig til at sikre, at du holder dig ajour med dine skatter uden at bruge for meget tid på at holde dig organiseret med kravene for din lokalitet.

Tæm din e-mail-indbakke

Hvis din indbakke flyder over med ulæste e-mails, kan det være frustrerende, og det kan optage alt for meget af din tid.

Du vil få større succes med din lille virksomhed, hvis du reducerer dette til et lavt antal vigtige e-mails og rydder op i din indbakke regelmæssigt.

Produktivitetsekspert Brian Tracy anbefaler, at du holder en ren e-mail-indbakke, sletter dine junkmails og kun gemmer dem, du får brug for igen.

Hvis du har svært ved at administrere din indbakke effektivt, kan du prøve Inbox by Gmail. Denne app samler forskellige typer e-mails sammen.

Det betyder, at du hurtigt kan se dine sociale opdateringer, købskvitteringer eller rejseplaner uden at skulle gennemsøge vigtige personlige og arbejdsmæssige e-mails.

Gennem at skimme de mindre vigtige e-mails kan du arbejde dig endnu hurtigere igennem din indbakke.

Dette er et af mange forskellige værktøjer, der kan hjælpe med at reducere den tid, du bruger på at sende og modtage e-mails, og det vil spare dig mange timer, samtidig med at du holder dig mere organiseret.

Ryd op i din læseliste

Hvis du er som mange andre iværksættere, finder du konstant artikler, som du ved vil hjælpe dig med at udvikle din virksomhed og øge din indtjening og konverteringer.

Hvis du ikke har tid til at læse artiklen, gemmer du den sandsynligvis et andet sted, f.eks. som et bogmærke i din browser eller ved at sende den til dig selv via e-mail.

Hvis det er tilfældet, vil du gerne ændre denne uhåndterlige liste over artikler til noget, du nemt kan administrere.

Jeg anbefaler Pocket, som hjælper dig med at holde styr på artikler og videoer, som du vil læse eller se senere. Det er et simpelt system, der beholder interessante artikler, som du gemmer.

For at bruge det skal du først finde en artikel, der ser interessant ud. Hvis du installerer udvidelsen Pocket Chrome, skal du klikke på den i browservinduet.

I den drop-down menu, der vises, kan du tilføje et tag og se relaterede artikler, som andre har gemt for at læse dem senere.

Den nye artikel, du gemmer, vises straks på din hovedliste over artikler, du kan læse på Pocket.

Så er det endnu bedre, at de artikler, du gemmer på Pocket, kan læses på alle dine enheder. Det gør det nemt at fortsætte med at læse på din telefon, når du er på rejse.

Med en læseliste over artikler på Pocket kan du hurtigt gemme interessante stykker uden at oprette en rodet liste et sted på din computer.

Hvis du læser meget online, er det en god måde at organisere dit læsemateriale på og holde det tilgængeligt for adgang på alle dine enheder.

Reducer din fysiske papiropbevaring

Jeg nævnte tidligere, at papirarbejde er en stor frustration for mange små virksomhedsejere.

Du kan reducere den tid, du bruger på at administrere papirarbejde, ved først at oprette et organisationssystem for din arbejdsplads.

Hvis du vil, kan du tage din papirhåndtering fra en intern opgave til noget, som en anden virksomhed gør for dig.

Hvis ingen af disse lyder som en tiltalende mulighed , er alt håb ikke tabt. Start med at organisere dine opbevarede dokumenter i en logisk rækkefølge.

Sørg for at have dine vigtigste papirer tæt på, så de er nemme at få adgang til.

For alle papirer, du ikke længere har brug for, bør du skille dig af med dem. Jo flere papirer du skiller dig af med, jo mindre plads skal du bekymre dig om.

Dette er den mest effektive måde at holde dine papirer organiseret på uden omfattende administrationssystemer. Du skal blot smide det væk, der ikke er nødvendigt.

Hvis du opbevarer vigtige filer og dokumenter, der ikke kan smides væk, kan du overveje at bruge en tjeneste som Shred-It til at destruere dine dokumenter.

Det er en fantastisk måde at forblive sikker på og reducere arbejdsbyrden og besværet i forbindelse med de papirer, du skal administrere dagligt.

Desto færre dele du skal bekymre dig om i din lille virksomheds organisatoriske system, jo mere kan du fokusere på det, der betyder mest for din virksomhed.

Slutning

Hvis du ønsker at udvide din virksomhed, skal du sikre dig, at du er organiseret til at håndtere den uundgåelige vækst, du bør forvente at se.

For at kunne gøre det, skal du sørge for, at din økonomi er i orden. Sørg for at holde styr på dine udgiftskvitteringer og transaktioner.

Sørg for, at du er klar til eventuelle skatter, der skal betales i løbet af året.

Hvis din økonomi er organiseret, skal du også sørge for, at dit kontorlokale er organiseret. Brug nogle gennemprøvede metoder til at øge produktiviteten ved at organisere dit opbevaringsrum.

Og selv om det måske ikke er en løsning for alle, kan du overveje at gå papirløst. Gem alle dine dokumenter i skyen, og makulér de ekstra papirer, der roder dit arbejdsområde.

Din tid er en af dine mest værdifulde goder som ejer af en lille virksomhed, så sørg for, at den er organiseret med tidssporing og planlægning.

Søg at reducere dine opgaver ved at forbedre din e-mail-arbejdsgang, administrere din læseliste og holde dine noter, adgangskoder og skrivebord organiseret.

Finalt skal du automatisere dine markedsføringskampagner og holde en proces på plads til at håndtere kunderelationer og support.

Hvilke strategier vil du bruge for at holde din lille virksomhed organiseret?