Har du nogensinde stoppet op og brainstormet over risiciene for dine projekter? Hvis du er som de fleste tekniske fagfolk, ankommer du bare på arbejde om morgenen og starter dit projekt, hvor du slap dagen før. Du forsøger at sætte prikken over i’et og krydse alle t’er og krydser fingre for, at uventede ting ikke kommer bag på dig.

Projektstyringsstandarder foreskriver, at du på forhånd planlægger risici for projektets kritiske succesfaktorer. Hver enkelt risiko bør identificeres og rangordnes på en skala for sandsynlighed og alvorlighed (1-10 eller lignende) i en risikolog.

Risiko = Sandsynlighed x alvorlighed

Når den er prioriteret, er der 5 primære måder at håndtere dine projektrisici på:

1. Forsyning.
2. Acceptance.
3. Overvågning og forberedelse.
4. Mitigering.
5. Transfer.

Afvigelse

Og selv om det ofte ikke er muligt, er dette den nemmeste måde at fjerne risici fra et projekt på. Den indebærer, at man fjerner de opgaver, der indeholder risikoen, fra projektet.

Sommetider kan man fjerne en lille del af et projekt, som bærer en stor risikofaktor. I dette tilfælde er proaktiv planlægning af risikostyring en meget værdifuld bestræbelse.

Ændring af projektplanen for at fjerne en risiko vil indebære ændringer af projektets omfang, ressourcer og/eller tid, men det kan være den rigtige reaktion.

Accept

I den anden ende af spektret indebærer accept, at risikoen planlægges ind i projektet. Hvis der ikke kan findes en bedre reaktionsstrategi, kan det være tilstrækkeligt at acceptere risikoen for at gå videre med projektet.

Husk, alle projekter er forbundet med risiko i en eller anden form. Det er ikke tvingende nødvendigt, at alle risici skal elimineres. Men de bør specificeres og analyseres i det nødvendige omfang, så de er en del af projektplanen, og alle relevante parter har skrevet under på at acceptere risikoen. Ledelsen bør informeres om, at der kan være konsekvenser for omkostninger/tid/etc., hvis risikoen indtræffer.

Det kan være klogt at give plads til en uforudsete udgifter – tid, omkostninger eller ressourcer – som en del af accepten af en projektrisiko.

Overvågning og forberedelse

I lighed med accept af risikoen kan dette svar bruges til større risici, der har en høj sandsynlighed og/eller alvorlighed, men som skal accepteres af projektet. Det indebærer følgende to ting:

• Oprettelse af planer for overvågning af de udløsende faktorer, der aktiverer risikoen.
• Oprettelse af handlingsplaner, der straks kan mobiliseres ved risikoens indtræden.

Lad os sige, at ledelsen pålægger en urealistisk deadline. Sandsynligheden for overskridelse af projektets tidsplan er stor. Projektplanen kunne indeholde “Ugentlig overvågning af tidsplanafvigelse og en meddelelse til X personale, så snart tidsplanafvigelsen er større end Y”. Når det sker, behøver du ikke at tænke. Dette er et eksempel på Monitor and Prepare.

Mitigation

Da risiko er en funktion af sandsynlighed og alvorlighed, kan begge disse faktorer undersøges nøje for at reducere risikoen for projektets fiasko.

• Sandsynlighed for forekomst. Træffe foranstaltninger for at reducere sandsynligheden for, at en risiko indtræffer. Dette er normalt en mere foretrukken mulighed end at reducere alvorligheden, fordi det er bedre ikke at opleve risikoforekomsten til at begynde med.
• Sværhedsgrad. Reducer risikoens indvirkning på projektets kritiske succesfaktorer.

Her er et par ideer til brainstorming:

1. Reducer kompleksiteten i procedurer og/eller operationer.
2. Udfør yderligere testning.
3. Føj flere ressourcer til.
4. Føj tid til tidsplanen (skab en buffer).
5. Opret yderligere eller mere detaljerede prototyper.
6. Giv yderligere teknisk uddannelse til personalet.
7. Før flere besøg på stedet.
8. Skriv yderligere specifikationer.

Overførsel

Sluttelig kan du overføre risikoen til en anden part. Naturligvis vil dette normalt kræve en eller anden form for afveksling (eller omkostninger). At flytte konsekvensen af en risiko over på en tredjepart er ikke altid let, men overses ofte. Her er et par idéer:

1. Køb en forsikring.
2. Outliciter vanskeligt arbejde til en mere erfaren virksomhed.
3. Brug en kontrakt med fast pris i stedet for enhedspris (hvis du er ejer; omvendt, hvis du er sælger).
4. Fjern garantier og/eller garantier.

Uanset hvilken metode du bruger til at styre dine projektrisici, håber vi, at du bruger tid på det. Opret en risikolog for hvert enkelt risikoelement, og skriv en strategi for at håndtere hver enkelt risiko. Jeg tror, du vil opdage, at projektsucces ikke længere vil være så flygtig.