Vous êtes-vous déjà arrêté pour faire un brainstorming sur les risques de vos projets ? Si vous êtes comme la plupart des professionnels techniques, vous arrivez simplement au travail le matin, et vous commencez votre projet là où vous l’avez laissé la veille. Vous essayez de mettre tous les points sur les i et les barres sur les t, puis vous croisez les doigts pour que des choses inattendues ne vous aveuglent pas.
Les normes de gestion de projet vous imposent de planifier à l’avance les risques pour les facteurs critiques de succès de votre projet. Chaque risque doit être identifié et classé sur une échelle de Probabilité et de Gravité (1-10 ou similaire) dans un journal des risques.
Risque = Probabilité x Gravité
Une fois hiérarchisés, il existe 5 façons principales de gérer les risques de votre projet :
- Évitement.
- Acceptation.
- Surveiller et préparer.
- Atténuation.
- Transfert.
Avitement
Bien que souvent impossible, c’est la façon la plus simple d’éliminer le risque d’un projet. Elle implique la suppression des tâches qui contiennent le risque du projet.
Parfois, vous pouvez supprimer une petite partie d’un projet qui comporte un facteur de risque important. Dans ce cas, la planification proactive de la gestion des risques est un effort très utile.
Changer le plan du projet pour supprimer un risque impliquera des changements dans la portée du projet, les ressources et/ou le temps, mais cela peut être la bonne réponse.
Acceptation
À l’autre extrémité du spectre, l’acceptation implique la planification du risque dans le projet. Si une meilleure stratégie de réponse ne peut être identifiée, l’acceptation du risque peut être suffisante pour poursuivre le projet.
N’oubliez pas que tous les projets comportent des risques sous une forme ou une autre. Il n’est pas impératif d’éliminer tous les risques. Mais ils doivent être détaillés et analysés dans la mesure nécessaire pour qu’ils fassent partie du plan du projet et que toutes les parties concernées aient signé pour accepter le risque. La direction devrait être informée qu’il pourrait y avoir des implications sur le coût/temps/etc. si le risque se produit.
Il pourrait être prudent de prévoir une contingence – temps, coût ou ressources – dans le cadre de l’acceptation d’un risque de projet.
Surveiller et se préparer
Similaire à l’acceptation du risque, cette réponse peut être utilisée pour les risques majeurs qui comportent une probabilité et/ou une gravité élevées, mais qui doivent être acceptés par le projet. Elle implique les deux choses suivantes :
- Créer des plans de surveillance des déclencheurs qui activent le risque.
- Créer des plans d’action qui peuvent être immédiatement mobilisés lors de la survenue du risque.
Disons que la direction impose un délai irréaliste. La probabilité de dépassement du calendrier du projet est élevée. Le plan de projet pourrait inclure « Un suivi hebdomadaire de l’écart de calendrier et une notification au personnel X dès que l’écart de calendrier est supérieur à Y. » Lorsque cela se produit, vous n’avez pas besoin de réfléchir. C’est un exemple de surveillance et de préparation.
Mitigation
Puisque le risque est une fonction de la probabilité et de la gravité, ces deux facteurs peuvent être scrutés pour réduire le risque d’échec du projet.
- Probabilité d’occurrence. Prendre des mesures pour réduire la probabilité qu’un risque se produise. C’est généralement une option plus préférable que la réduction de la gravité, car il vaut mieux ne pas connaître l’occurrence du risque en premier lieu.
- Gravité. Réduire l’impact du risque sur les facteurs critiques de succès du projet.
Voici quelques idées pour le brainstorming :
- Réduire la complexité des procédures et/ou des opérations.
- Réaliser des tests supplémentaires.
- Ajouter des ressources.
- Ajouter du temps au calendrier (créer un tampon).
- Créer des prototypes supplémentaires ou plus détaillés.
- Fournir une formation technique supplémentaire au personnel.
- Faire plus de visites sur place.
- Rédiger des spécifications supplémentaires.
Transfert
Enfin, vous pouvez transférer le risque sur une autre partie. Naturellement, cela nécessitera généralement une certaine forme de compromis (ou de coût). Transférer la conséquence d’un risque sur une tierce partie n’est pas toujours facile mais est souvent négligé. Voici quelques idées:
- Prévoir une assurance.
- Soumettre les travaux difficiles à une entreprise plus expérimentée.
- Utiliser un contrat à prix fixe au lieu d’un contrat à prix unitaire (si vous êtes le propriétaire ; vice versa si vous êtes le vendeur).
- Supprimez les garanties et/ou les cautions.
Quelle que soit la méthode que vous utilisez pour gérer les risques de votre projet, nous espérons que vous prenez le temps de le faire. Créez un journal des risques pour chaque élément de risque et rédigez une stratégie pour faire face à chaque risque. Je pense que vous constaterez que la réussite du projet ne sera plus aussi insaisissable.
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