Voice mail blev introduceret i slutningen af 1970’erne. Gordon Mathews grundlagde et firma ved navn VMX i 1979. VMX stod for “voice mail express”, og Mathews modtog et amerikansk patent på sin digitale opfindelse i 1982. VMX var den første udbyder af voice mail-tjenester, og virksomhedens første kunde var 3M. Systemet optog og administrerede beskeder ved hjælp af den digitale teknologi, der var tilgængelig i slutningen af 1970’erne og 1980’erne. Nogle virksomheder bruger stadig deres VMX-systemer.

Voice mails er i bund og grund digitale optagelser af udgående og indgående talemeddelelser, som forvaltes enten af et system på stedet eller et eksternt system. Nogle brugere køber systemer, som drives og administreres enten af deres egne medarbejdere eller på kontraktbasis af en anden virksomhed. Hjemmebaserede brugere, f.eks. brugere af hjemme- og mobiltelefoner, bruger ofte en ekstern tjeneste, f.eks. deres telefonserviceudbyder, til voice mailkonti. Andre køber imidlertid software, der gør det muligt for deres pc at blive et elektronisk meddelelsessystem.

Svaremailsystemer gør telefonsystemer mere effektive og fleksible ved at gøre det muligt at overføre samtaler og oplysninger mellem parterne, selv når begge ikke er til stede. I en arbejdssituation er kunder og forretningsfolk afhængige af voicemail, både når de skal efterlade og sende beskeder. Udgående beskeder er f.eks. de beskeder, som folk bruger til at hilse på dem, der ringer til deres linje. Den udgående besked kan fortælle en opkalder, hvis linje vedkommende har ringet til, hvornår vedkommende måske vender tilbage, og at han/hun skal lægge en besked. Med disse oplysninger kan den, der ringer op, efterlade en detaljeret besked, der passer bedst til hans eller hendes behov.

Voice mail er typisk integreret med telefonsystemet på stedet, så både interne og eksterne brugere kan udnytte mange funktioner. Sådanne funktioner omfatter bl.a. ekstern adgang til meddelelser, personsøgning og levering af hastende meddelelser.

Som i de gamle telefonsystemer er mange voice mail systemer i dag forsynet med en “operatør”. Forskellen er, at disse operatører ikke er menneskelige, men automatiske assistenter. Auto-betjente guider brugerne, både dem indefra og udefra, gennem de mange muligheder, som et voice-mailsystem har at tilbyde. Den instruerer brugerne i, hvordan de skal indtaste kommandoer via telefonens tastaturer, f.eks. hvordan de skal hente en besked.

På næste side skal vi tale om de forskellige typer af telefonsvarer.