Voicemail werd eind jaren zeventig geïntroduceerd. Gordon Mathews richtte in 1979 een bedrijf op dat VMX heette. VMX stond voor “voice mail express”, en Mathews kreeg in 1982 een Amerikaans patent voor zijn digitale uitvinding. VMX was de eerste voicemailprovider; de eerste klant was 3M. Het systeem nam berichten op en beheerde deze met behulp van de digitale technologie die eind jaren zeventig en in de jaren tachtig beschikbaar was. Sommige bedrijven gebruiken nog steeds hun VMX-systemen.
Voice mails zijn in wezen digitale opnamen van uitgaande en inkomende spraakberichten die worden beheerd door een on-site of off-site systeem. Sommige gebruikers kopen systemen die door hun eigen werknemers of op contractbasis met een ander bedrijf worden geëxploiteerd en beheerd. Thuisgebruikers, zoals gebruikers van huistelefoons en mobiele telefoons, maken vaak gebruik van een off-site dienst, zoals hun telefoonprovider, voor voicemailaccounts. Anderen schaffen echter software aan waarmee hun PC een elektronisch berichtensysteem kan worden.
Advertentie
Voice mail systemen maken telefoonsystemen krachtiger en flexibeler doordat gesprekken en informatie tussen partijen kunnen worden doorgegeven, zelfs wanneer beiden niet aanwezig zijn. In een werkomgeving vertrouwen klanten en zakenmensen op voicemail, zowel voor het achterlaten als het verzenden van berichten. Uitgaande berichten zijn bijvoorbeeld de berichten die mensen gebruiken om degenen te begroeten die naar hun lijn bellen. Het uitgaande bericht kan een beller vertellen wiens lijn hij heeft bereikt, wanneer die persoon kan terugbellen en of hij een bericht wil achterlaten. De beller, gewapend met deze informatie, kan een gedetailleerd bericht achterlaten dat het meest geschikt is voor zijn of haar behoeften.
Voice mail is meestal geïntegreerd met het on-site telefoonsysteem, waardoor zowel binnen- als buitengebruikers gebruik kunnen maken van vele functies. Dergelijke functies omvatten off-site toegang tot berichten, paging en dringende berichtaflevering, naast vele anderen.
Zoals in de telefoonsystemen van vroeger, komen veel voice mail systemen vandaag de dag met een “operator.” Het verschil is dat deze operators geen mensen zijn, het zijn auto-attendants. Auto attendants leiden gebruikers, zowel van binnen als van buiten, door de vele opties die een voice-mailsysteem te bieden heeft. Zij instrueren gebruikers hoe zij via de toetsen van de telefoon commando’s kunnen invoeren, zoals hoe zij een bericht kunnen ophalen.
Op de volgende pagina zullen we het hebben over de verschillende soorten voice-mail.