Wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen wollen, müssen Sie richtig anfangen.

Um das massive Wachstum zu erreichen, das Sie sich für die kommenden Jahre erhoffen, sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen organisiert ist.

Das ist einfacher für ein großes Unternehmen mit einem riesigen Budget – und Hunderten (oder Tausenden) von Mitarbeitern – und viel Zeit, um sich der Organisation zu widmen.

Aber wie können Sie sicherstellen, dass Ihr kleines Unternehmen in Ordnung ist, wenn Sie knapp bei Kasse sind und nur ein paar Mitarbeiter haben?

Nun, ich habe das schon einmal erlebt.

Ich kenne den Schmerz des verzweifelten Kampfes gegen die Desorganisation, die jedes kleine Unternehmen betrifft.

Und ich weiß, dass selbst wenn Sie die besten Werkzeuge verwenden, um Ihr Unternehmen zu vergrößern, der Erfolg zurückbleiben kann, wenn Sie nicht die richtigen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen wächst.

Verwalten Sie Ihre Büro- und Lagerräume

Zu Beginn müssen Sie dafür sorgen, dass Ihre physische Umgebung ordentlich und organisiert ist.

Damit stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, Höchstleistungen zu erbringen. In vielerlei Hinsicht hängt die Organisation Ihres gesamten Unternehmens davon ab, wie gut Ihr Schreibtisch organisiert ist.

Stellen Sie zunächst sicher, dass alles einen bestimmten Platz hat, selbst wenn dieser Platz in einem Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch liegt.

Um diesen Platz optimal zu nutzen, empfiehlt das Bellevue Business Journal, vertikale Ablagemöglichkeiten zu nutzen, um Ihren Arbeitsablauf und Ihre Effizienz zu verbessern.

Da Papierkram einen Großteil der Zeit und Ressourcen der meisten modernen Büroangestellten in Anspruch nimmt, sollten Sie in Erwägung ziehen, diesen extern zu lagern.

So verbringen Sie weniger Zeit mit der Verwaltung Ihrer Dokumente und können sicher sein, dass sie besser geschützt sind, als Sie es selbst könnten.

Wenn das aber nicht gerade Ihr Arbeitsstil ist, zeige ich Ihnen gleich noch eine andere Methode, mit der Sie Ihre Papierflut reduzieren können.

Behalten Sie den Überblick über den Kundensupport

Ihre treuen Kunden sind das Herzstück Ihres Unternehmens.

Sie beanspruchen zwar einen Großteil Ihrer Zeit und Ressourcen, aber es ist gut investierte Zeit, sie zufrieden zu stellen und sie mit den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen zufrieden zu stellen.

Um sicherzustellen, dass Sie sie effektiv erreichen, sollten Sie ein Programm wie Groove verwenden, mit dem Sie Ihre Kundentickets effektiv verwalten können.

So verbringen Sie weniger Zeit mit der Verwaltung von Kunden und haben mehr Zeit, Ihr Produkt und Ihre Geschäftssysteme zu verbessern.

Es ist wichtig, Ihr System zu automatisieren, aber es ist eine schlechte Idee, Ihre Beziehungen zu den Kunden zu automatisieren.

Nutzen Sie Software wie Groove, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, die Beziehung zu Ihren Kunden zu stärken, aber versuchen Sie nicht, den Prozess zu automatisieren.

Das wird Sie nur frustrieren, wenn die Kunden Sie zugunsten von Konkurrenten verlassen, die sie besser behandeln.

Machen Sie es Ihren Kunden leicht, Sie mit einem erstklassigen Service zu behandeln, und sie werden Sie mit kontinuierlichen Geschäften und Empfehlungen belohnen.

Planen Sie Ihre Social-Media-Kampagnen im Voraus

Wenn Sie eine Social-Media-Marketingkampagne mit einem begrenzten Budget durchführen, müssen Sie die Zeit, die Sie mit der Pflege des Internets verbringen, reduzieren.

Anstatt alle paar Stunden Zeit mit der Veröffentlichung von Beiträgen zu verschwenden, sollten Sie die Dinge im Voraus planen.

Diese einfache Organisationstechnik wird Ihnen unzählige Stunden ersparen und Ihnen helfen, Ihre Effizienz und Produktivität zu verbessern.

Es gibt noch eine weitere Technik, die die Dinge auf die nächste Ebene bringen kann. Anstatt einfach nur die Beiträge für die sozialen Medien für die nächsten Tage zu schreiben, können Sie sie auch von einem Tool veröffentlichen lassen.

Meet Edgar ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Inhalte im Voraus zu verwalten, so dass Sie die Aktualisierungen für die sozialen Medien einmal schreiben und anschließend mehrmals versenden können.

Das ist eine großartige Möglichkeit, die Dinge zu organisieren, ohne sich durch ständige Aktualisierungen Ihrer sozialen Feeds zu wiederholen.

Verwalten Sie Ihre Spesenbelege

Wenn Sie Ihr kleines Unternehmen schon länger führen, wissen Sie, wie frustrierend es sein kann, all Ihre Spesenabrechnungen zu verwalten.

Sie sind mühsam zu verfolgen und aufzuzeichnen, aber sie müssen verwaltet werden, damit Sie mit den Steuern auf dem Laufenden bleiben und sicherstellen können, dass Ihre Finanzen in Ordnung sind.

Sie können sie jedoch nicht einfach aufschieben, wenn wichtigere Arbeit ansteht. Sie sollten jeden Einkauf und jede Transaktion wöchentlich verfolgen.

Die Lösung?

Verwenden Sie eine Software wie Expensify, die Ihnen die ganze Arbeit abnimmt und Ihre Ausgaben organisiert und aufzeichnet, damit Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die wirklich wichtig sind.

Und da wir gerade davon sprechen, dass Sie Ihren Papierkram von einer Software erledigen lassen, können Sie dies auch auf andere Bereiche Ihres Unternehmens ausdehnen, um hervorragende Ergebnisse zu erzielen.

Papierlos werden

Wenn Sie das Durcheinander und die Verwaltung, die mit all den Papieren verbunden sind, die Sie aufbewahren müssen, reduzieren möchten, ist es vielleicht an der Zeit, papierlos zu werden.

Das bedeutet, dass Sie nicht ständig den Überblick über Dutzende von Dateien und Ordnern behalten müssen, sondern alles auf digitale Scans der wichtigsten Dokumente reduzieren.

Wenn Sie das versuchen wollen, brauchen Sie eine Möglichkeit, Dokumente schnell und spontan zu scannen, damit Sie mit der Arbeitsbelastung nicht überfordert sind.

CamScanner ist eine großartige App, mit der Sie Ihre Rechnungen und andere Papiere schnell und einfach scannen können.

CamScanner ermöglicht es Ihnen, die Dateien in der App zu behalten, aber Sie können sie auch auf Ihren Computer übertragen.

Wenn Sie diese Dateien mit einem Team von Personen teilen müssen, empfehle ich Ihnen, Ihre archivierten Dateien in einem Programm wie Dropbox zu speichern.

So ist sichergestellt, dass jeder in Ihrem kleinen Unternehmen mit den neuesten Dokumenten auf dem Laufenden ist, aber Sie müssen sich nicht um die umfangreiche Dateiverwaltung offline kümmern.

Organisieren Sie Ihre Passwörter

Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, haben Sie eines von zwei Systemen für die Verwaltung Ihrer Passwörter.

Etweder verwenden Sie immer dasselbe Passwort für verschiedene Websites, oder Sie vergessen ständig die Passwörter, die Sie für jede Website festgelegt haben.

Anstatt eines von beiden empfehle ich ein drittes System: Lassen Sie eine App Ihre Passwörter für Sie verwalten.

Ja, Sie können dies automatisch in einem Browser wie Chrome tun. Aber leider ist das nicht ganz sicher, da jeder, der Zugang zu Ihrem Computer hat, sie benutzen kann.

Stattdessen empfehle ich 1Password, um Ihre Passwörter zu verwalten. Dies ist ein Programm, das Ihre Passwörter zusammen in der mobilen und der Desktop-App speichert.

Im Gegensatz zur Autofill-Funktion von Chrome müssen Sie jedoch ein einziges Passwort eingeben, um auf die anderen Passwörter zugreifen zu können.

Dies ist eine Reihe von wenigen Wörtern, die leicht zu merken, aber fast unmöglich zu hacken sind.

So funktioniert es. Nehmen wir an, Sie müssen sich in Ihr Konto bei Stripe einloggen. Sie gehen auf die Anmeldeseite von Stripe.

Sie können entweder auf das 1Password-Symbol in Chrome klicken oder die Tastenkombination Command + \ eingeben.

Damit wird das 1Password-Formular aufgerufen, in das Sie das wortbasierte Passwort eingeben, mit dem Sie Zugang zu anderen Passwörtern erhalten.

1Password füllt dann automatisch Stripe mit Ihren Anmeldeinformationen und gespeicherten Passwörtern. Es meldet Sie auch automatisch an, so dass Sie einen Klick weniger machen müssen.

1Password speichert Informationen für eine Vielzahl von Konten.

Das Beste daran ist, dass jede Website ein komplexes, einzigartiges Passwort haben kann, aber Sie können mit Ihrem einzigen Satz auf alle zugreifen.

Auf Wunsch generiert 1Password sogar ein zufälliges, hochsicheres Passwort.

Das bedeutet, dass weniger Speicherplatz für Passwörter benötigt wird, und Sie können mehr erledigen, indem Sie effizient arbeiten und Ihre Logins übersichtlich halten.

Verbessern Sie Ihren Arbeitsplatz, um die Produktivität zu steigern

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen vorankommen wollen, müssen Sie eine Umgebung schaffen, die diese Vision unterstützt.

Es gibt ein paar bewährte Techniken, die Ihnen helfen können, mehr aus Ihrem Arbeitsplatz herauszuholen.

Ob Sie es glauben oder nicht, mit ein paar Pflanzen in Ihrem Büro können Sie Ihre Produktivität um 15 % steigern, weil Sie sich besser konzentrieren können.

Sie werden auch einen Schub bekommen, wenn Sie einen Stehschreibtisch benutzen und Ihre Kabel aufräumen.

Diese Techniken helfen Ihnen, energiegeladen und konzentriert zu bleiben, ohne die Ablenkungen, die ein unordentlicher Arbeitsplatz mit sich bringt.

Sie dauern vielleicht nur ein paar Minuten, aber selbst kleine Änderungen, die Ihre Produktivität verbessern, können einen großen Unterschied darin machen, wie organisiert und produktiv Ihr kleines Unternehmen ist.

Nachverfolgung von Notizen in der Cloud

Wenn Sie Notizen, Aufgaben, Ideen und Kontaktinformationen auf Papierfetzen oder auf dem nächstgelegenen Zettel notieren, ist es an der Zeit, sich besser zu organisieren.

Während Sie wahrscheinlich bereits wissen, dass Evernote eine großartige Möglichkeit ist, dies zu tun, sollten Sie sofort damit beginnen, es zu implementieren.

Damit Evernote optimal funktioniert, müssen Sie entscheiden, welche Philosophie Sie anwenden werden.

Werden Sie alles dort aufzeichnen und dann die Suchfunktion nutzen, um Ihre Notizen später wiederzufinden?

Oder werden Sie Ihre Notizen sorgfältig in Ordnern ablegen und Tags und Überschriften verwenden, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was sich im Programm befindet?

Beides ist eine gute Option. Der Schlüssel ist, ein System zu entwickeln, das für Sie funktioniert, und es dann weiter zu verwenden.

Halten Sie den Desktop Ihres Computers organisiert

Genauso wie Ihr physischer Schreibtisch sauber sein sollte, um Ihnen zu helfen, organisiert zu bleiben und Ihre Arbeit zu erledigen, sollte auch Ihr digitaler Desktop sauber und organisiert sein.

Eine gute Faustregel lautet: Wenn Sie den Hintergrund Ihres Desktops nicht sehen können, sollten Sie die Elemente, die Ihren Computer verstopfen, reduzieren und entfernen.

Nachdem Sie Ihren Hauptbildschirm aufgeräumt haben, sollten Sie Ihre heruntergeladenen Dateien entfernen und alle Links oder andere Dateien, die Sie nicht benutzen, entfernen.

Wenn Sie möchten, können Sie sogar Ihren Papierkorb leeren und etwas Festplattenspeicherplatz sparen.

Dies ist eine großartige Möglichkeit, einen frischen Blick auf Ihre Arbeitsabläufe zu werfen, der Ihnen hilft, organisiert zu bleiben.

Verbessern Sie Ihr Terminplanungssystem

Wenn Sie häufig Besprechungen, Videochats oder Zeitfenster für die Zusammenarbeit mit anderen haben, brauchen Sie eine Möglichkeit, diese Zeitblöcke effektiv zu verwalten.

Die meisten Menschen neigen dazu, solche Ereignisse per E-Mail und Kalendereinladungen zu planen.

Das ständige Anpassen der Zeitpläne kann jedoch anstrengend und Zeitverschwendung sein. Finden Sie stattdessen einen perfekten Zeitpunkt für ein Treffen mit einem Programm wie Calendly.

Calendly ermöglicht es anderen, einen Termin für die Zusammenarbeit mit Ihnen zu vereinbaren, so dass Sie keine Nachrichten hin- und herschicken müssen.

Es ist eine einfache Möglichkeit, mit anderen in Kontakt zu bleiben, ohne die Verwirrung, die normalerweise mit Terminplanungsproblemen einhergeht.

Erfassen Sie Ihre Zeit effektiv

Wenn Sie Freiberufler sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, Ihre abrechenbaren Stunden zu erfassen.

Aber auch wenn Sie die Stunden nicht erfassen müssen, um sicherzustellen, dass Sie bezahlt werden, ist es eine gute Idee, ein Programm wie Toggl zu verwenden.

Toggl ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihre Zeit zu erfassen, was für jeden Kleinunternehmer hilfreich sein kann.

Indem Sie separate Projekte und Aufgaben in Toggl erstellen, können Sie leicht die Stunden verfolgen, die Sie investieren, um Ihre wichtigsten Ziele zu erreichen.

Anstatt sich zu fragen, warum Sie die gesetzten Ziele nicht erreicht haben, können Sie Toggl verwenden, um organisiert zu bleiben und zu verfolgen, wie Sie Ihre wertvollste Ressource einsetzen – Ihre Zeit.

Rechnungen und Zahlungen im Auge behalten

Jedes kleine Unternehmen muss Zahlungen, Rechnungen und Abrechnungen verwalten. Dies ist ein wichtiger Aufgabenbereich, der das Unternehmen am Leben erhält, aber es kann schwierig sein, alles zu organisieren.

Anstatt ständig daran zu arbeiten, um sicherzustellen, dass dies für Sie effektiv ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, ein Programm wie FreshBooks zu verwenden, um Ihre Rechnungen zu verwalten.

Erinnern Sie sich daran, dass die überwiegende Mehrheit der Zahlungsinformationen, die Sie verwalten müssen, keinen direkten Einfluss auf die Qualität Ihrer Arbeit hat oder Ihre Kernkompetenzen anspricht.

Übertragen Sie diese Art von Verwaltungsaufgaben auf eine Software, um Zeit für sich selbst zu sparen.

Je weniger Aufgaben Sie an einem Tag erledigen müssen, desto mehr können Sie sich auf die Bereiche konzentrieren, die Sie wirklich ansprechen und Ihnen helfen, das zu erreichen, was Sie brauchen.

Planen Sie die vierteljährlichen Steuern im Voraus

Wenn Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten ansässig ist, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die vierteljährlichen Steuern zahlen, die alle paar Monate fällig sind.

Auch wenn Sie nicht in den USA ansässig sind,

Selbst wenn Sie nicht in den USA ansässig sind, müssen Sie sich über die Steuerpolitik Ihres Landes und Ihrer Region auf dem Laufenden halten.

Das ist nicht nur etwas, worüber Sie nachdenken sollten, wenn Sie etwas organisieren.

Wenn Sie sich nicht an die Steuervorschriften Ihres Landes halten, könnten Sie am Ende Geldstrafen zahlen oder sogar stillgelegt werden.

Um sicherzustellen, dass Sie mit den Steuern Schritt halten und die Beträge zahlen, die zu verschiedenen Zeiten fällig sind, schauen Sie sich einen Dienst wie inDinero an.

Dieser hilft Ihnen, sicherzustellen, dass Sie mit Ihren Steuern Schritt halten, ohne zu viel Zeit damit zu verbringen, sich mit den Anforderungen für Ihren Wohnort zu beschäftigen.

Bändigen Sie Ihren E-Mail-Posteingang

Wenn Ihr Posteingang mit ungelesenen E-Mails überquillt, kann das frustrierend sein und viel zu viel Ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

Sie werden mit Ihrem kleinen Unternehmen erfolgreicher sein, wenn Sie dies auf eine geringe Anzahl wichtiger E-Mails reduzieren und Ihren Posteingang regelmäßig aufräumen.

Der Produktivitätsexperte Brian Tracy empfiehlt, den E-Mail-Posteingang sauber zu halten, Junk-E-Mails zu löschen und nur die zu speichern, die Sie wieder brauchen.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Posteingang effektiv zu verwalten, können Sie Inbox by Gmail ausprobieren. Diese App bündelt verschiedene Arten von E-Mails.

Das bedeutet, dass Sie schnell Ihre sozialen Updates, Kaufquittungen oder Reisepläne sehen können, ohne wichtige persönliche und berufliche E-Mails zu durchforsten.

Indem Sie die weniger wichtigen E-Mails überfliegen, können Sie Ihren Posteingang noch schneller bearbeiten.

Dies ist eines von vielen verschiedenen Tools, die dazu beitragen können, die Zeit zu reduzieren, die Sie mit dem Senden und Empfangen von E-Mails verbringen, und es wird Ihnen viele Stunden ersparen, während Sie besser organisiert sind.

Räumen Sie Ihre Leseliste auf

Wenn Sie wie viele Unternehmer sind, finden Sie ständig Artikel, von denen Sie wissen, dass sie Ihnen helfen werden, Ihr Geschäft auszubauen und Ihre Einnahmen und Umsätze zu steigern.

Wenn Sie jedoch keine Zeit haben, den Artikel zu lesen, speichern Sie ihn wahrscheinlich irgendwo anders, z. B. als Lesezeichen in Ihrem Browser oder indem Sie ihn per E-Mail an sich selbst senden.

Wenn das der Fall ist, sollten Sie diese unhandliche Liste von Artikeln in etwas umwandeln, das Sie leicht verwalten können.

Ich empfehle Pocket, mit dem Sie Artikel und Videos, die Sie später lesen oder ansehen wollen, im Auge behalten können. Es ist ein einfaches System, das interessante Artikel speichert.

Um es zu benutzen, müssen Sie zunächst einen Artikel finden, der interessant aussieht. Wenn Sie die Pocket Chrome-Erweiterung installiert haben, müssen Sie im Browserfenster darauf klicken.

In dem daraufhin angezeigten Dropdown-Menü können Sie einen Tag hinzufügen und verwandte Artikel sehen, die andere zum späteren Lesen gespeichert haben.

Sofort erscheint der neue Artikel, den Sie gespeichert haben, in Ihrer Hauptliste der zu lesenden Artikel auf Pocket.

Noch besser ist, dass die Artikel, die Sie auf Pocket speichern, auf allen Ihren Geräten gelesen werden können. Das macht es einfach, auf Ihrem Handy weiterzulesen, wenn Sie unterwegs sind.

Mit einer Leseliste von Artikeln auf Pocket können Sie interessante Artikel schnell speichern, ohne eine unübersichtliche Liste irgendwo auf Ihrem Computer zu erstellen.

Wenn Sie viel online lesen, ist dies eine großartige Möglichkeit, Ihr Lesematerial zu organisieren und es auf all Ihren Geräten verfügbar zu halten.

Reduzieren Sie Ihre physische Papierablage

Ich habe bereits erwähnt, dass Papierkram für viele Kleinunternehmer eine große Frustration darstellt.

Sie können die Zeit, die Sie mit der Verwaltung von Papierkram verbringen, reduzieren, indem Sie zunächst ein Organisationssystem für Ihren Arbeitsplatz erstellen.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Papierverwaltung von einer hausinternen Aufgabe zu etwas machen, das ein anderes Unternehmen für Sie erledigt.

Wenn beides nicht nach einer ansprechenden Option klingt, ist noch nicht alle Hoffnung verloren. Beginnen Sie damit, Ihre gespeicherten Dokumente in einer logischen Reihenfolge zu ordnen.

Achten Sie darauf, dass Ihre wichtigsten Papiere in der Nähe aufbewahrt werden, damit Sie leicht darauf zugreifen können.

Für alle Papiere, die Sie nicht mehr brauchen, sollten Sie sie loswerden. Je mehr Papiere Sie loswerden, desto weniger Platz müssen Sie sich um sie kümmern.

Das ist die effektivste Methode, um Ihre Papiere ohne umfangreiche Verwaltungssysteme zu organisieren. Werfen Sie einfach weg, was Sie nicht brauchen.

Wenn Sie wichtige Akten und Dokumente aufbewahren, die nicht weggeworfen werden können, sollten Sie einen Dienst wie Shred-It in Betracht ziehen, um Ihre Dokumente zu vernichten.

Das ist eine großartige Möglichkeit, sicher zu bleiben und die Arbeitsbelastung und den Ärger zu verringern, die mit den Papieren verbunden sind, die Sie täglich verwalten müssen.

Je weniger Teile Sie sich um das Organisationssystem Ihres kleinen Unternehmens kümmern müssen, desto mehr können Sie sich auf das konzentrieren, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.

Abschluss

Wenn Sie Ihr Unternehmen ausbauen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie für das unvermeidliche Wachstum, das Sie erwarten, gerüstet sind.

Um das zu erreichen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Finanzen in Ordnung sind. Verfolgen Sie Ihre Ausgabenbelege und Transaktionen.

Sorgen Sie dafür, dass Sie für alle Steuern, die im Laufe des Jahres anfallen, gerüstet sind.

Wenn Ihre Finanzen geordnet sind, müssen Sie auch dafür sorgen, dass Ihre Büroräume geordnet sind. Nutzen Sie einige bewährte Methoden zur Steigerung der Produktivität, indem Sie Ihren Stauraum organisieren.

Und obwohl es vielleicht nicht für jeden eine Lösung ist, sollten Sie darüber nachdenken, papierlos zu werden. Speichern Sie alle Ihre Dokumente in der Cloud, und schreddern Sie die überflüssigen Papiere, die Ihren Arbeitsplatz verstopfen.

Ihre Zeit ist eines der wertvollsten Güter für Sie als Kleinunternehmer, also sorgen Sie dafür, dass sie mit Zeiterfassung und Zeitplanung organisiert ist.

Suchen Sie nach einer Reduzierung Ihrer Aufgaben, indem Sie Ihren E-Mail-Workflow verbessern, Ihre Leseliste verwalten und Ihre Notizen, Passwörter und Ihren Desktop organisieren.

Schließlich sollten Sie Ihre Marketingkampagnen automatisieren und einen Prozess für die Kundenbeziehungen und den Support einrichten.

Welche Strategien werden Sie anwenden, um Ihr kleines Unternehmen zu organisieren?