Haben Sie jemals innegehalten, um über die Risiken Ihrer Projekte nachzudenken? Wenn Sie wie die meisten technischen Fachleute sind, kommen Sie morgens einfach zur Arbeit und beginnen Ihr Projekt dort, wo Sie am Vortag aufgehört haben. Sie versuchen, alle Punkte zu markieren und die Daumen zu drücken, dass Sie nicht von unerwarteten Ereignissen überrascht werden.

Die Projektmanagementstandards schreiben vor, dass Sie die Risiken für die kritischen Erfolgsfaktoren Ihres Projekts im Voraus planen. Jedes Risiko sollte identifiziert und auf einer Skala von Wahrscheinlichkeit und Schwere (1-10 oder ähnlich) in einem Risikoprotokoll eingestuft werden.

Risiko = Wahrscheinlichkeit x Schwere

Nach der Priorisierung gibt es 5 primäre Möglichkeiten, Ihre Projektrisiken zu managen:

1. Vermeidung.
2. Akzeptieren.
3. Überwachen und vorbereiten.
4. Mildern.
5. Übertragen.

Vermeiden

Obwohl dies oft nicht möglich ist, ist dies der einfachste Weg, Risiken aus einem Projekt zu entfernen. Dabei werden die risikobehafteten Aufgaben aus dem Projekt entfernt.

Manchmal kann man einen kleinen Teil eines Projekts entfernen, der einen großen Risikofaktor enthält. In diesem Fall ist eine proaktive Risikomanagementplanung ein sehr lohnendes Unterfangen.

Die Änderung des Projektplans zur Beseitigung eines Risikos ist mit Änderungen des Projektumfangs, der Ressourcen und/oder der Zeit verbunden, kann aber die richtige Reaktion sein.

Akzeptanz

Am anderen Ende des Spektrums beinhaltet die Akzeptanz die Einplanung des Risikos in das Projekt. Wenn keine bessere Reaktionsstrategie gefunden werden kann, kann es ausreichen, das Risiko zu akzeptieren, um mit dem Projekt fortzufahren.

Denken Sie daran, dass alle Projekte in irgendeiner Form mit Risiken verbunden sind. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass alle Risiken beseitigt werden. Sie sollten jedoch so weit aufgeschlüsselt und analysiert werden, dass sie Teil des Projektplans sind und alle Beteiligten sich bereit erklärt haben, das Risiko zu akzeptieren. Das Management sollte darüber informiert werden, dass der Eintritt des Risikos Auswirkungen auf Kosten, Zeit usw. haben könnte.

Es kann sinnvoll sein, bei der Akzeptanz eines Projektrisikos eine Eventualität – Zeit, Kosten oder Ressourcen – einzuplanen.

Überwachen und vorbereiten

Ähnlich wie bei der Akzeptanz des Risikos kann diese Reaktion bei größeren Risiken eingesetzt werden, die eine hohe Wahrscheinlichkeit und/oder Schwere aufweisen, aber vom Projekt akzeptiert werden müssen. Dazu gehören die folgenden zwei Dinge:

• Erstellung von Plänen zur Überwachung der Auslöser, die das Risiko aktivieren.
• Erstellung von Aktionsplänen, die bei Auftreten des Risikos sofort in Gang gesetzt werden können.

Angenommen, die Unternehmensleitung setzt einen unrealistischen Termin fest. Die Wahrscheinlichkeit einer Überschreitung des Projektzeitplans ist hoch. Der Projektplan könnte Folgendes vorsehen: „Wöchentliche Überwachung der Terminabweichung und Benachrichtigung von X Mitarbeitern, sobald die Terminabweichung größer als Y ist.“ Wenn es passiert, müssen Sie nicht nachdenken. Dies ist ein Beispiel für Überwachen und Vorbereiten.

Minderung

Da das Risiko eine Funktion der Wahrscheinlichkeit und des Schweregrads ist, können diese beiden Faktoren untersucht werden, um das Risiko eines Projektausfalls zu verringern.

• Eintrittswahrscheinlichkeit. Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos zu verringern. Diese Option ist in der Regel vorzuziehen, da es besser ist, das Risiko gar nicht erst eintreten zu lassen.
• Schweregrad. Reduzieren Sie die Auswirkungen des Risikos auf die kritischen Erfolgsfaktoren des Projekts.

Hier sind einige Ideen für ein Brainstorming:

1. Reduzieren Sie die Komplexität der Verfahren und/oder Vorgänge.
2. Durchführen Sie zusätzliche Tests.
3. Vergrößern Sie die Ressourcen.
4. Vergrößern Sie den Zeitplan (schaffen Sie einen Puffer).
5. Erstellen Sie zusätzliche oder detailliertere Prototypen.
6. Bieten Sie dem Personal zusätzliche technische Schulungen an.
7. Durchführen Sie weitere Besuche vor Ort.
8. Schreiben Sie zusätzliche Spezifikationen.

Übertragung

Schließlich können Sie das Risiko auf eine andere Partei übertragen. Natürlich ist dies in der Regel mit einem gewissen Kompromiss (oder Kosten) verbunden. Die Verlagerung der Folgen eines Risikos auf einen Dritten ist nicht immer einfach, wird aber oft übersehen. Hier einige Ideen:

1. Schließen Sie eine Versicherung ab.
2. Übertragen Sie schwierige Arbeiten an ein erfahreneres Unternehmen.
3. Verwenden Sie einen Festpreisvertrag anstelle eines Stückpreisvertrags (wenn Sie der Eigentümer sind; umgekehrt, wenn Sie der Verkäufer sind).
4. Entfernen Sie Gewährleistungen und/oder Garantien.

Welche Methode Sie auch immer für das Risikomanagement Ihres Projekts verwenden, wir hoffen, dass Sie sich die Zeit dafür nehmen. Erstellen Sie für jedes Risiko ein Risikoprotokoll und entwickeln Sie eine Strategie für den Umgang mit jedem Risiko. Ich denke, Sie werden feststellen, dass der Projekterfolg nicht mehr so schwer zu erreichen sein wird.