Manchmal kann das, was Ihnen den Hintern rettet, ihn auch ins Feuer werfen. Nehmen Sie z. B. externe Arbeitskräfte, wie Mitarbeiter von Personalvermittlungsagenturen und flexible Talente. Die meisten Personalverantwortlichen (60 %) setzen flexible Mitarbeiter ein. Die Vorschriften zur Einstufung von unabhängigen Auftragnehmern (Independent Contractors, ICs) bleiben jedoch manchmal undurchsichtig, und die Beschäftigungsvorschriften für Mitarbeiter von Personalagenturen und andere, die nicht als ICs gelten, sind komplex. Ohne die richtigen Compliance-Maßnahmen können Unternehmen unwissentlich in eine riskante Situation der Mitbeschäftigung geraten. Wenn sie nicht korrekt gehandhabt werden, können die externen Talente, auf die Sie sich verlassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, auch Ihr Unternehmen gefährden.

Was ist eine Mitbeschäftigung?

Um Ihre Risiken besser zu verstehen, sollten wir klären, was eine Mitbeschäftigung ist. Co-Beschäftigung, manchmal auch als gemeinsame Beschäftigung bezeichnet, ist eine Vereinbarung, bei der zwei oder mehr Unternehmen an einem Arbeitnehmer beteiligt sind und beide die gesetzliche oder gewohnheitsrechtliche Definition eines Arbeitgebers für denselben Arbeitnehmer erfüllen können. Mit anderen Worten: Wenn zwei oder mehr Unternehmen die tatsächliche oder potenzielle Kontrolle darüber ausüben, wie eine Person arbeitet und was sie tut, können beide Unternehmen für rechtliche und Compliance-Zwecke als Arbeitgeber angesehen werden.

Eine gemeinsame Beschäftigung kann auf verschiedene Weise erfolgen. Ein gängiges Szenario ist, dass Ihr Unternehmen eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) mit der Erledigung von Personalaufgaben beauftragt. Der PEO kann personalbezogene Funktionen wie Einstellung, Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung übernehmen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch die wesentlichen Arbeitsbedingungen für die einzelnen Arbeitnehmer kontrolliert, z. B. die Arbeitszeiten, die Zuweisung von Aufgaben usw., können Sie ebenfalls als Arbeitgeber angesehen werden.

Eine weitere häufige Form der Mitbeschäftigung ist der Einsatz von Personalvermittlungsagenturen. Die Personalvermittlungsagentur kann die Person für ihre Kunden einstellen und ist für die Personalverwaltung zuständig, z. B. für die Zeiterfassung und die Lohnzahlung. Wenn Sie, der Kunde, jedoch die täglichen Details der Arbeit kontrollieren, können Sie auch als Arbeitgeber angesehen werden.

Gängige Mythen über Mitbeschäftigung

Viel Verwirrung und Angst umgeben die Mitbeschäftigung. Das meiste davon ist unnötig. Beginnen wir damit, mit einigen verbreiteten Mythen aufzuräumen:

Mythos 1: Ko-Beschäftigung ist etwas Schlechtes

Eine Ko-Beschäftigung an sich ist nichts Schlechtes, und man verpflichtet sich auch nicht dazu. Es ist kein Problem, Mitarbeiter eines anderen Unternehmens mitzubeschäftigen, solange beide Unternehmen alle arbeitsrechtlichen Vorschriften einhalten. Vergewissern Sie sich nur, dass Sie mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das die Regeln kennt, und dass Sie zusammenarbeiten, um eine angemessene Entscheidungsfindung und ein angemessenes Verhalten zu gewährleisten.

Mythos 2: Der Einsatz unabhängiger Auftragnehmer birgt das Risiko einer Mitbeschäftigung

Der Einsatz unabhängiger Auftragnehmer führt nicht zu einer Mitbeschäftigung, wenn sie richtig eingestuft werden. Ordnungsgemäß eingestufte IU haben weder einen Arbeitgeber noch einen Mitarbeitgeber.

Mythos 3: Personalvermittlungsagenturen schützen Sie vor dem Risiko der Mitbeschäftigung

Wie Sie aus den obigen Szenarien der Mitbeschäftigung gelernt haben, schützen Personalvermittlungsfirmen Sie nicht immer vor dem Risiko. Wenn Sie einen Personaldienstleister beauftragen, der die arbeitsrechtlichen Vorschriften nicht einhält, können Sie auch für etwaige Verstöße haften.

4 Möglichkeiten zur Vermeidung des Risikos der Mitbeschäftigung

Erkennen Sie schon einen roten Faden? Die Feststellung der Mitbeschäftigung hängt weitgehend davon ab, wie sehr Sie die betreffenden Arbeitnehmer kontrollieren. Hier sind vier Möglichkeiten, das Risiko der Mitbeschäftigung zu vermeiden:

Richtig einstufen

Abgesehen von der Mitbeschäftigung ist die Einstufung der Arbeitnehmer der wichtigste Schritt, wenn Sie externe Mitarbeiter beschäftigen. Denn eine falsche Einstufung kann zu erheblichen Strafen und Bußgeldern führen. Wenn Sie regelmäßig flexible Arbeitskräfte einstellen, ist es oft kostengünstiger, einen seriösen Klassifizierungsdienst zu beauftragen. Wählen Sie einen, der die Talente für jedes Projekt klassifiziert. Wenn Sie einen breit gefächerten Bedarf haben, sollten Sie einen Dienst in Betracht ziehen, der die Klassifizierung für jeden Standort vornimmt, an dem Sie ICs einsetzen.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die allgemeinen Unterschiede zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer in den USA. Beachten Sie, dass die Faktoren variieren können, da es sich um Abwägungstests handelt:

Behandeln Sie unabhängige Auftragnehmer wie Unternehmen

Unabhängige Auftragnehmer arbeiten wie ihre eigenen Unternehmen. Ein unabhängiger Auftragnehmer arbeitet auf Projektbasis, legt seine eigenen Preise fest und bestimmt, wie er die Arbeit erledigen will. Dazu kann auch gehören, dass er Teile des Projekts an andere IKs vergibt. Sie haben nie die Kontrolle darüber, wann, wo oder wie die Arbeit ausgeführt wird. Sie teilen den Personalvermittlern lediglich mit, was Sie benötigen (z. B. die Erstellung einer mobilen App mit bestimmten Funktionen), vereinbaren einen Preis und eine Frist, treten dann zur Seite und warten auf die Ergebnisse.

Stellen Sie sicher, dass Personalvermittler die Arbeitsgesetze einhalten

Wenn Sie einen Personalvermittler beauftragen, stellen Sie sicher, dass dieser für die Einhaltung aller geltenden Arbeitsgesetze verantwortlich ist und über die entsprechenden Ressourcen verfügt. Denn wenn ein Mitarbeiter eines Personaldienstleisters eng mit Ihnen zusammenarbeitet, kann der Status eines Mitbeschäftigten gelten. Selbst wenn Sie diesen Arbeitnehmer ordnungsgemäß behandeln, können sowohl Ihr Unternehmen als auch die Personalvermittlungsagentur haftbar gemacht werden, wenn die Personalvermittlungsagentur Verstöße begeht.

Wenn Sie mehr Schutz brauchen, holen Sie sich den richtigen Partner

Wenn Sie mehr Schutz vor den Risiken der Mitbeschäftigung brauchen, holen Sie sich Hilfe. Arbeiten Sie mit einem Partner wie Upwork Enterprise Compliance Solution zusammen, der für jedes Projekt externe Mitarbeiter entweder als ICs oder als Angestellte einstuft und eine Risikoentschädigung anbietet. Der Prozess kann schneller sein als das, was Sie jetzt verwenden. Upwork klassifiziert 95 % der Aufträge innerhalb von drei Tagen.

Für Arbeitnehmer, die als Angestellte eingestuft werden, sollten Sie die Inanspruchnahme eines externen Dienstes in Betracht ziehen. Upwork Payroll Services bieten Ihnen Zugang zu geprüften Personalvermittlern, die den gesamten Papierkram erledigen. Der größte Teil des Risikos und der Kopfschmerzen entfällt, da alles von den Arbeitsverträgen über die Lohnzahlung bis hin zur Einhaltung der Sozialleistungen für Sie erledigt wird.

Unscharfe Gesetze machen es schwierig, das Risiko der Mitbeschäftigung allein zu bewältigen

Unterm Strich müssen Unternehmen verschiedene Arten von externen Talenten beschäftigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dies kann jedoch zu Problemen bei der Einhaltung von Vorschriften führen, da die IC-Klassifizierung zahlreiche Tests und Analysen der US-amerikanischen und weltweiten Gesetze erfordert. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Vorschriften auch für Arbeitnehmer gelten, die sich nicht als ICs qualifizieren.

Um diese Probleme zu lösen und sich vor dem Risiko der Mitbeschäftigung zu schützen, suchen Unternehmen Unterstützung durch externe Dienste wie die Upwork Enterprise Compliance Solution. Dies ist eine kosteneffiziente Möglichkeit, eine weitere Schutzebene hinzuzufügen.

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