Voice Mail wurde in den späten 1970er Jahren eingeführt. Gordon Mathews gründete 1979 ein Unternehmen namens VMX. VMX stand für „Voice Mail Express“, und Mathews erhielt 1982 ein US-Patent für seine digitale Erfindung. VMX war der erste Voicemail-Provider-Dienst, dessen erster Kunde 3M war. Das System zeichnete Nachrichten auf und verwaltete sie mit der in den späten 1970er und 1980er Jahren verfügbaren digitalen Technologie. Einige Unternehmen verwenden ihre VMX-Systeme noch immer.

Voice-Mails sind im Wesentlichen digitale Aufzeichnungen von ausgehenden und eingehenden Sprachnachrichten, die entweder von einem System vor Ort oder außerhalb des Unternehmens verwaltet werden. Einige Nutzer erwerben Systeme, die entweder von ihren eigenen Mitarbeitern oder auf Vertragsbasis mit einem anderen Unternehmen betrieben und verwaltet werden. Heimanwender, z. B. Telefon- und Handynutzer, nutzen oft einen externen Dienst, z. B. ihren Telefonanbieter, für ihre Voicemail-Konten. Andere wiederum kaufen eine Software, mit der ihr PC zu einem elektronischen Nachrichtensystem wird.

Voice-Mail-Systeme machen Telefonsysteme leistungsfähiger und flexibler, indem sie Gespräche und Informationen zwischen den Teilnehmern ermöglichen, auch wenn beide nicht anwesend sind. Im beruflichen Umfeld verlassen sich Kunden und Geschäftsleute auf Voicemail, sowohl um Nachrichten zu hinterlassen als auch zu senden. Ausgehende Nachrichten sind z. B. die Nachrichten, mit denen Anrufer begrüßt werden. In der Ansage wird dem Anrufer mitgeteilt, wen er angerufen hat, wann er zurückrufen kann und dass er eine Nachricht hinterlassen soll. Mit diesen Informationen kann der Anrufer eine ausführliche Nachricht hinterlassen, die für seine Bedürfnisse am besten geeignet ist.

Sprachmitteilungen sind in der Regel in das Telefonsystem vor Ort integriert, so dass sowohl interne als auch externe Benutzer viele Funktionen nutzen können. Zu diesen Funktionen gehören u. a. der externe Zugriff auf Nachrichten, Paging und die Zustellung dringender Nachrichten.

Wie bei den alten Telefonsystemen sind auch heute viele Voice-Mail-Systeme mit einem „Operator“ ausgestattet. Der Unterschied besteht darin, dass diese Bediener keine Menschen sind, sondern automatische Vermittler. Auto-Attendants führen die Benutzer, sowohl die internen als auch die externen, durch die vielen Optionen, die ein Voice-Mail-System zu bieten hat. Sie weisen die Benutzer an, Befehle über die Telefontastatur einzugeben, z. B. wie man eine Nachricht abruft.

Auf der nächsten Seite werden wir über die verschiedenen Arten von Voice-Mail sprechen.