Si está buscando hacer crecer su negocio, necesita empezar de la manera correcta.

Para conseguir el crecimiento masivo que espera en los próximos años, debe asegurarse de que su negocio está organizado.

Esto es más fácil para una gran empresa y un enorme presupuesto – y cientos (o miles) de empleados – además de mucho tiempo para dedicar a mantenerse organizado.

¿Pero cómo puede asegurarse de que su pequeña empresa está en orden cuando está escaso de dinero y sólo tiene unos pocos empleados?

Bueno, yo ya he pasado por eso.

Conozco el dolor de luchar desesperadamente contra la desorganización que afecta a todas las pequeñas empresas.

Y sé que incluso si estás utilizando las mejores herramientas para hacer crecer tu negocio, el éxito puede retrasarse si no estás poniendo las cosas adecuadas para asegurarte de que estás creciendo.

Gestiona el espacio de tu oficina y el almacenamiento

Para empezar, necesitas asegurarte de que tu entorno físico está ordenado y organizado.

Esto asegura que eres capaz de rendir a tu máximo nivel. En muchos sentidos, la organización de toda tu empresa viene determinada por lo organizado que esté tu escritorio.

Para empezar, asegúrate de que todo tiene un lugar específico, incluso si ese lugar está en una pila de papeles en tu escritorio.

Para aprovechar al máximo este espacio, Bellevue Business Journal recomienda utilizar las oportunidades de almacenamiento vertical para mejorar tu flujo de trabajo y tu eficiencia.

Dado que el papeleo tiende a consumir gran parte del tiempo y los recursos de la mayoría de los trabajadores de oficina modernos, debería considerar la posibilidad de almacenarlo fuera de sus instalaciones.

Esto significa que pasará menos tiempo gestionando sus documentos, y podrá estar seguro de que están seguros y protegidos mejor de lo que podría hacerlo usted mismo.

Sin embargo, si este no es exactamente su estilo de trabajo, le mostraré otro método que puede ayudar a reducir su carga de trabajo en papel en un minuto.

Mantenga el control de la atención al cliente

Sus clientes fieles son el corazón de su negocio.

Aunque ocupan gran parte de tu tiempo y recursos, es un tiempo bien empleado para mantenerlos contentos y satisfechos con los servicios que ofreces.

Para asegurarte de que llegas a ellos de forma efectiva, considera utilizar un programa como Groove que te permita gestionar los tickets de los clientes de forma eficaz.

Esto le permite dedicar menos tiempo a la gestión de los clientes y más tiempo a la mejora de sus sistemas de productos y de negocio.

Es importante automatizar su sistema, pero es una mala idea automatizar sus relaciones con los clientes.

Utiliza un software como Groove que permita a tus empleados reforzar la relación con tus clientes, pero no intentes automatizar el proceso.

Esto sólo te hará sentirte frustrado cuando los clientes te dejen por competidores que les traten mejor.

En lugar de eso, haz que sea fácil tratar a tus clientes con un servicio de primera clase y ellos te recompensarán con negocios continuos y referencias.

Planifica tus campañas en las redes sociales con antelación

Si estás llevando a cabo una campaña de marketing en las redes sociales con un presupuesto, necesitas reducir el tiempo que estás gastando en mantener las cosas en línea.

En lugar de perder el tiempo publicando posts cada pocas horas, debes programar las cosas de antemano.

Esta sencilla técnica de organización te ahorrará innumerables horas y te ayudará a mejorar tu eficiencia y productividad.

También hay otra técnica que puede llevar las cosas al siguiente nivel. En lugar de limitarse a escribir las publicaciones en las redes sociales para los próximos días, ¿por qué no dejar que una herramienta las publique por ti?

Meet Edgar es una gran manera de gestionar tu contenido de antemano, lo que te permite escribir las actualizaciones de las redes sociales una vez, y luego hacer que se envíen varias veces después.

Esta es una gran manera de mantener las cosas organizadas sin repetirte al actualizar constantemente tus feeds sociales.

Gestiona tus recibos de gastos

Si has estado dirigiendo tu pequeña empresa durante algún tiempo, sabes lo frustrante que puede ser gestionar todos tus informes de gastos.

Son una molestia de rastrear y registrar, pero es necesario gestionarlos para que puedas estar al día con los impuestos y asegurarte de que tus finanzas están en orden.

Sin embargo, no puedes dejarlos para cuando surja un trabajo más importante. Debes hacer un seguimiento semanal de cada compra y transacción.

¿La solución?

Usa un software como Expensify que hace todo el trabajo, manteniendo tus gastos organizados y registrados para que puedas centrarte en las cosas que realmente importan.

Y hablando de dejar que el software se encargue de tu papeleo, puedes extenderlo a otras áreas de tu negocio para obtener resultados estelares.

Pasa al papel

Si quieres reducir el desorden y la gestión que se asocian a todos los papeles que necesitas mantener, puede que sea el momento de pasar al papel.

Esto significa que, en lugar de llevar la cuenta de docenas de archivos y carpetas todo el tiempo, sólo tienes que reducirlo todo a escaneos digitales de los documentos más importantes.

Si vas a intentar esto, necesitas una forma de escanear rápidamente los documentos sobre la marcha para no tener que luchar por mantener la carga de trabajo.

CamScanner es una gran aplicación para escanear tus facturas y otros papeles de forma rápida y sencilla.

CamScanner te permite guardar los archivos en la app, pero también puedes transferirlos a tu ordenador.

Si necesitas compartir estos archivos con un equipo de personas, te recomiendo que guardes tus archivos archivados en un programa como Dropbox.

Esto asegura que todo el mundo en su pequeña empresa está al día con los documentos más recientes, pero usted no tiene que preocuparse por la gestión de archivos extensa fuera de línea.

Organiza tus contraseñas

Si eres como la mayoría de la gente, tienes uno de los dos sistemas para gestionar tus contraseñas.

O bien utilizas la misma contraseña todo el tiempo para diferentes sitios web, o bien olvidas constantemente las contraseñas que has establecido para cada sitio.

En lugar de cualquiera de estas opciones, recomiendo un tercer sistema: dejar que una aplicación gestione tus contraseñas por ti.

Sí, puedes hacerlo automáticamente en un navegador como Chrome. Pero, por desgracia, esto no es del todo seguro, ya que cualquiera que tenga acceso a tu ordenador puede utilizarlas.

En su lugar, te recomiendo utilizar 1Password para gestionar tus contraseñas. Se trata de un programa que almacena tus contraseñas juntas en la aplicación móvil y de escritorio.

Sin embargo, a diferencia de la función de autorrelleno de Chrome, debes introducir una única contraseña para acceder a las demás.

Se trata de una serie de pocas palabras, que es fácil de recordar, pero casi imposible de hackear.

Así es como funciona. Digamos que necesitas iniciar sesión en tu cuenta en Stripe. Irías a la página de inicio de sesión de Stripe.

Puedes hacer clic en el icono de 1Password en Chrome, o puedes introducir el atajo de teclado Comando + \.

Esto hace que aparezca el formulario de 1Password, donde introducirás la contraseña basada en palabras que te da acceso a otras contraseñas.

1Password entonces rellena automáticamente Stripe con tu información de acceso y contraseñas guardadas. También inicia la sesión automáticamente, por lo que es un clic menos que necesitas hacer.

1Password almacenará la información para una variedad de cuentas.

La mejor parte es que cada sitio puede tener una contraseña compleja y única, pero puedes acceder a todos ellos con tu única frase.

De hecho, 1Password incluso generará una contraseña aleatoria de alta seguridad si así lo deseas.

Esto significa que menos de tu memoria se dedica a las contraseñas, y puedes hacer más cosas trabajando de forma eficiente y manteniendo tus inicios de sesión organizados.

Mejora tu espacio de trabajo para aumentar la productividad

Si vas a progresar con tu negocio, necesitas crear un entorno que apoye esa visión.

Hay algunas técnicas probadas que pueden ayudarte a sacar más partido a tu espacio de trabajo.

Aunque no lo creas, añadiendo unas cuantas plantas alrededor de tu oficina, puedes aumentar la productividad en un 15% gracias a la mejora de la concentración.

También obtendrás un impulso utilizando un escritorio de pie y limpiando tus cables.

Estas técnicas te ayudarán a mantenerte con energía y concentrado sin las distracciones que conlleva un lugar de trabajo desordenado.

Puede que sólo te lleven unos minutos, pero incluso los pequeños cambios que mejoran tu productividad pueden suponer una gran diferencia en lo organizada y productiva que es tu pequeña empresa.

Mantén el control de las notas en la nube

Si escribes notas, tareas pendientes, ideas e información de contacto en trozos de papel o en lo que tengas más cerca, es hora de organizarte mejor.

Si bien es probable que ya sepas que Evernote es una gran forma de hacerlo, deberías empezar a implementarlo inmediatamente.

Para que Evernote funcione mejor, tienes que decidir qué filosofía vas a aplicar.

¿Grabarás todo allí y luego usarás la función de búsqueda para encontrar tus notas más tarde?

¿O colocarás cuidadosamente tus notas en carpetas y usarás etiquetas y encabezados para asegurarte de que sabes lo que hay en el programa?

Cualquiera de estas es una opción válida. La clave es crear un sistema que te funcione y luego seguir utilizándolo.

Mantén organizado el escritorio de tu ordenador

Al igual que tu escritorio físico debe estar limpio y para ayudarte a mantenerte organizado y a realizar tu trabajo, tu escritorio digital también debe estar limpio y organizado.

Una buena regla general es que si no puedes ver el fondo de tu escritorio, deberías trabajar para reducir y eliminar los elementos que abarrotan tu ordenador.

Una vez que hayas limpiado tu pantalla principal, considera la posibilidad de eliminar tus archivos descargados y quitar cualquier enlace u otros archivos que no estés utilizando.

Si lo desea, puede incluso limpiar su papelera y ahorrar algo de espacio en el disco duro.

Esta es una gran manera de proporcionar una mirada refrescante a sus procesos de trabajo que le ayudará a mantenerse organizado.

Mejora tu sistema de programación

Si tienes reuniones frecuentes, chats de vídeo o ventanas para que otros programen horas para trabajar contigo, necesitas una forma de gestionar esos bloques de tiempo de forma eficaz.

La mayoría de la gente tiende a utilizar el correo electrónico de ida y vuelta y las invitaciones del calendario para programar eventos como este.

Pero el ajuste continuo de los horarios puede ser agotador y una pérdida de tiempo. En su lugar, encuentre un momento perfecto para reunirse utilizando un programa como Calendly.

Calendly permite a los demás programar una hora para trabajar con usted, por lo que no es necesario enviar mensajes de ida y vuelta.

Es una forma sencilla de mantenerse en contacto con los demás sin la confusión que suele acompañar a los problemas de programación.

Sigue tu tiempo de forma efectiva

Si eres un freelance, sabes la importancia de seguir tus horas facturables.

Pero incluso si no necesitas seguir las horas para asegurarte de que te pagan, es una buena idea empezar a usar un programa como Toggl.

Toggl es una forma rápida y sencilla de hacer un seguimiento de tu tiempo, lo que puede ser útil para cualquier propietario de una pequeña empresa.

Creando proyectos y tareas por separado en Toggl, puedes llevar fácilmente un seguimiento de las horas que estás dedicando a alcanzar tus objetivos más importantes.

En lugar de preguntarte por qué no has alcanzado los puntos de referencia que estableciste anteriormente, puedes utilizar Toggl para mantenerte organizado y hacer un seguimiento de cómo estás gastando tu recurso más valioso: tu tiempo.

Mantén el control de las facturas y los pagos

Toda pequeña empresa necesita gestionar los pagos, la facturación y el cobro. Se trata de un conjunto crítico de tareas que mantiene el negocio vivo, pero puede ser una lucha para mantener todo organizado.

En lugar de trabajar constantemente para asegurarse de que esto es eficaz para usted, considere el uso de un programa como FreshBooks para manejar sus facturas.

Recuerde, la gran mayoría de la información de pago que necesita gestionar no afecta directamente a la calidad de su trabajo o apela a sus competencias básicas.

Para cualquiera de estos tipos de tareas administrativas, diríjalas al software para ahorrar tiempo para usted.

Cuantas menos tareas tenga que completar en un día, más podrá centrarse en las áreas que realmente le atraen y le ayudan a lograr lo que necesita.

Planifica con antelación los impuestos trimestrales

Si tu negocio tiene sede en Estados Unidos, tendrás que asegurarte de pagar los impuestos trimestrales que se deben pagar cada cierto tiempo.

Aunque no tengas sede en Estados Unidos, sin embargo, es necesario que te mantengas actualizado sobre las políticas fiscales de tu país y región.

Esto no es sólo algo que debas pensar en organizar.

Si no cumples con la normativa fiscal del lugar donde vives, podrías acabar pagando multas o incluso ser clausurado.

Para asegurarte de que estás al día con los impuestos y de que pagas las cantidades que te corresponden en cada momento, busca un servicio como inDinero.

Te guiará para asegurarte de que estás al día con tus impuestos sin perder demasiado tiempo en organizarte con los requisitos de tu localidad.

Domine su bandeja de entrada de correo electrónico

Si su bandeja de entrada está desbordada de correos electrónicos sin leer, puede ser frustrante y podría consumir demasiado de su tiempo.

Tendrá más éxito con su pequeña empresa si reduce esto a un número bajo de correos importantes y limpia su bandeja de entrada regularmente.

El experto en productividad Brian Tracy recomienda mantener la bandeja de entrada del correo electrónico limpia, eliminando los correos basura y guardando sólo los que vayas a necesitar de nuevo.

Si te cuesta gestionar tu bandeja de entrada de forma eficaz, puedes probar Inbox by Gmail. Esta aplicación agrupa diferentes tipos de correos electrónicos.

Eso significa que puedes ver rápidamente tus actualizaciones sociales, recibos de compra o itinerarios de viaje sin tener que rebuscar entre los correos personales y laborales importantes.

Al hojear los correos electrónicos menos importantes, puedes trabajar a través de tu bandeja de entrada aún más rápidamente.

Esta es una de las muchas herramientas diferentes que pueden ayudar a reducir el tiempo que pasas enviando y recibiendo correos electrónicos, y te ahorrará un montón de horas mientras te mantiene más organizado.

Limpia tu lista de lectura

Si eres como muchos emprendedores, estás constantemente encontrando artículos que sabes que te ayudarán a hacer crecer tu negocio y a aumentar tus ingresos y conversiones.

Sin embargo, si no tienes tiempo para leer el artículo, probablemente lo almacenes en otro lugar, como un marcador en tu navegador o enviándotelo por correo electrónico.

Si ese es el caso, querrás cambiar esta lista de artículos poco manejable por algo que puedas gestionar fácilmente.

Recomiendo Pocket, que te ayuda a llevar un registro de los artículos y vídeos que quieres leer o ver más tarde. Es un sistema sencillo que guarda los artículos interesantes que guardas.

Para usarlo, primero tendrás que encontrar un artículo que parezca interesante. Si instalas la extensión Pocket Chrome, tendrás que hacer clic en ella en la ventana del navegador.

En el menú desplegable que aparece, puedes añadir una etiqueta y ver los artículos relacionados que otros han guardado para leerlos más tarde.

Al instante, el nuevo artículo que guardes aparecerá en tu lista principal de artículos para leer en Pocket.

Aún mejor, los artículos que guardes en Pocket estarán disponibles para leer en todos tus dispositivos. Esto hace que sea fácil seguir leyendo en tu teléfono cuando estás de viaje.

Tener una lista de lectura de artículos en Pocket te permite guardar rápidamente piezas interesantes sin crear una lista desordenada en algún lugar de tu ordenador.

Si haces mucha lectura en línea, es una gran manera de organizar tu material de lectura y mantenerlo disponible para acceder en todos tus dispositivos.

Reduzca su almacenamiento físico de papel

Mencioné anteriormente que el papeleo es una enorme frustración para muchos propietarios de pequeñas empresas.

Puede reducir la cantidad de tiempo que pasa gestionando el papeleo creando primero un sistema de organización para su lugar de trabajo.

Si quiere, puede hacer que la gestión del papel deje de ser una tarea interna y que otra empresa lo haga por usted.

Si ninguna de las dos opciones le parece atractiva, no está perdida toda la esperanza. Empiece por organizar sus documentos almacenados en un orden lógico.

Asegúrese de mantener sus papeles más importantes cerca para poder acceder a ellos fácilmente.

Para los papeles que ya no necesite, debería deshacerse de ellos. Cuantos más papeles elimine, menos espacio necesitará para preocuparse.

Esta es la forma más eficaz de mantener sus papeles organizados sin necesidad de grandes sistemas de gestión. Simplemente tire lo que no es necesario.

Si guarda archivos y documentos importantes que no se pueden tirar, considere la posibilidad de utilizar un servicio como Shred-It para destruir sus documentos.

Esta es una gran manera de mantenerse seguro y de reducir la carga de trabajo y las molestias asociadas a los papeles que necesita gestionar a diario.

Cuantas menos piezas tenga que preocupar en el sistema de organización de su pequeña empresa, más podrá centrarse en lo que más importa a su negocio.

Conclusión

Si está buscando hacer crecer su negocio, necesita asegurarse de que está organizado para manejar el inevitable crecimiento que debe esperar.

Para hacer eso, necesita asegurarse de que sus finanzas están en orden. Asegúrese de hacer un seguimiento de sus recibos de gastos y transacciones.

Asegúrese de estar preparado para cualquier impuesto que deba pagarse en el transcurso del año.

Si sus finanzas están organizadas, debe asegurarse de que su espacio de oficina también lo esté. Utiliza algunos métodos probados para impulsar la productividad organizando tu espacio de almacenamiento.

Y aunque puede que no sea una solución para todo el mundo, considera la posibilidad de pasar a no utilizar papel. Almacene todos sus documentos en la nube y destruya los papeles adicionales que desordenan su espacio de trabajo.

Su tiempo es uno de sus bienes más preciados como propietario de una pequeña empresa, así que asegúrese de que está organizado con el seguimiento y la programación del tiempo.

Busque reducir sus tareas mejorando su flujo de trabajo de correo electrónico, gestionando su lista de lectura y manteniendo sus notas, contraseñas y escritorio organizados.

Por último, automatice sus campañas de marketing y mantenga un proceso para manejar las relaciones con los clientes y el soporte.

¿Qué estrategias utilizará para mantener su pequeña empresa organizada?