¿Te has parado alguna vez a pensar en los riesgos de tus proyectos? Si eres como la mayoría de los profesionales técnicos, llegas al trabajo por la mañana y empiezas tu proyecto donde lo dejaste el día anterior. Intenta poner los puntos sobre las íes y cruzar los dedos para que los imprevistos no le sorprendan.

Los estándares de gestión de proyectos dictan que se planifiquen por adelantado los riesgos para los factores críticos de éxito del proyecto. Cada riesgo debe ser identificado y clasificado en una escala de probabilidad y gravedad (1-10 o similar) en un registro de riesgos.

Riesgo = Probabilidad x Gravedad

Una vez priorizados, hay 5 formas principales de gestionar los riesgos de su proyecto:

1. Evitarlos.
2. Aceptación.
3. Supervisar y preparar.
4. Mitigar.
5. Transferir.

Evitar

Aunque a menudo no es posible, esta es la forma más fácil de eliminar el riesgo de un proyecto. Implica la eliminación de las tareas que contienen el riesgo del proyecto.

A veces se puede eliminar una pequeña parte de un proyecto que conlleva un gran factor de riesgo. En este caso, la planificación proactiva de la gestión de riesgos es un esfuerzo que merece la pena.

Cambiar el plan del proyecto para eliminar un riesgo implicará cambios en el alcance, los recursos y/o el tiempo del proyecto, pero puede ser la respuesta adecuada.

Aceptación

En el otro extremo del espectro, la aceptación implica la planificación del riesgo en el proyecto. Si no se puede identificar una estrategia de respuesta mejor, aceptar el riesgo puede ser suficiente para seguir adelante con el proyecto.

Recuerde que todos los proyectos conllevan algún tipo de riesgo. No es imperativo eliminar todos los riesgos. Pero deben desglosarse y analizarse en la medida necesaria para que formen parte del plan del proyecto, y todas las partes adecuadas hayan firmado la aceptación del riesgo. Se debe notificar a la gerencia que podría haber implicaciones de costo/tiempo/etc. si el riesgo ocurre.

Podría ser prudente permitir una contingencia -tiempo, costo o recursos- como parte de la aceptación de un riesgo del proyecto.

Monitorear y preparar

De manera similar a la aceptación del riesgo, esta respuesta puede ser utilizada para riesgos mayores que conllevan una alta probabilidad y/o severidad, pero que deben ser aceptados por el proyecto. Implica las dos cosas siguientes:

• Crear planes para supervisar los desencadenantes que activan el riesgo.
• Construir planes de acción que puedan movilizarse inmediatamente al producirse el riesgo.

Supongamos que la dirección impone un plazo poco realista. La probabilidad de que el cronograma del proyecto se sobrepase es alta. El plan del proyecto podría incluir «Seguimiento semanal de la desviación del cronograma y una notificación al personal X en cuanto la desviación del cronograma sea mayor que Y». Cuando ocurra, no hay que pensar. Este es un ejemplo de Monitorear y Preparar.

Mitigación

Dado que el riesgo es una función de la probabilidad y la gravedad, ambos factores pueden ser escrutados para reducir el riesgo de fracaso del proyecto.

• Probabilidad de ocurrencia. Tomar medidas para reducir la probabilidad de que se produzca un riesgo. Esta suele ser una opción más preferible que la reducción de la gravedad, ya que es mejor no experimentar la ocurrencia del riesgo en primer lugar.
• Gravedad. Reducir el impacto del riesgo en los factores críticos de éxito del proyecto.

Aquí hay algunas ideas para el brainstorming:

1. Reducir la complejidad en los procedimientos y/o operaciones.
2. Realizar pruebas adicionales.
3. Añadir más recursos.
4. Añadir tiempo al calendario (crear un buffer).
5. Crear prototipos adicionales o más detallados.
6. Proporcionar formación técnica adicional al personal.
7. Realizar más visitas al lugar.
8. Escribir especificaciones adicionales.

Transferencia

Por último, puede transferir el riesgo a otra parte. Naturalmente, esto suele requerir algún tipo de compensación (o coste). Trasladar la consecuencia de un riesgo a un tercero no siempre es fácil, pero a menudo se pasa por alto. He aquí algunas ideas:

1. Adquirir un seguro.
2. Encargar el trabajo difícil a una empresa con más experiencia.
3. Utilizar un precio fijo en lugar de un contrato de precio unitario (si usted es el propietario; viceversa si es el vendedor).
4. Retire las garantías y/o los avales.

Sea cual sea el método que utilice para gestionar el riesgo de su proyecto, esperamos que dedique tiempo a hacerlo. Cree un registro de riesgos para cada elemento de riesgo y escriba una estrategia para tratar cada riesgo. Creo que descubrirá que el éxito del proyecto ya no le será tan esquivo.