Először is, nem kívánjuk, és nem is akarjuk, hogy a blogban található információkat jogi tanácsadásnak tekintse. Ehelyett csupán hasznos (de általános) tájékoztatásnak szánjuk. Javasoljuk, hogy tájékozódjon jogi tanácsadónál az ebben a blogban említett törvényekről és az Ön vagy vállalkozása esetleges kötelezettségeiről.

Első kézből tapasztalhatta, hogy a megfelelő alkalmazottak felvétele hogyan dönthet a munkahelyi termelékenységről. Egy nagyszerű alkalmazotti csapat olyan hatékony, energikus és dinamikus, mint egy jól olajozott gépezet. Ha azonban véletlenül felvesz egy nem megfelelő alkalmazottat, az nagyot dobhat a fogaskerekeken – és az egész rendszer leállhat.

A kisvállalkozások tulajdonosai számára a kommunikáció és a hatékonyság ilyen meghibásodásai pénzveszteséget jelentenek. Ezért kulcsfontosságú, hogy alaposan átvilágítsa a jelölteket egy jól szervezett felvételi eljárással, beleértve az átfogó háttérellenőrzést is. Miközben a háttérellenőrzés kritikus fontosságú a munkáltatók számára, a részletekre való odafigyelést is megköveteli, mégpedig jogi szempontból. Az alkalmazottak háttérellenőrzései általában “fogyasztói jelentéseknek” minősülnek a szövetségi Fair Credit Reporting Act (FCRA) értelmében, ami azt jelenti, hogy a hozzáférés és a felhasználás paraméterei vonatkoznak rájuk. Az FCRA-előírásoknak való megfelelés a háttérvizsgálati folyamat során létfontosságú. Ha figyelmen kívül hagyja a fogyasztóvédelmi törvényeket – akár csak véletlenül is -, akkor költséges és időigényes pereknek teheti ki magát, amelyek akár az üzletből is kiszoríthatják.

Az új munkatársak felvételekor elengedhetetlen, hogy olyan FCRA-konform munkavállalói szűrőszolgáltatást használjon, mint a ShareAble® for Hires. Ha tudja, hogy a munkavállalói háttérellenőrzés megfelel a fogyasztói jelentésekre vonatkozó előírásoknak, eggyel kevesebb dolog miatt kell aggódnia a legjobb jelölt kiválasztásakor.

Ebben a cikkben – általános szinten (ez nem jogi tanácsadás; erről érdeklődjön jogi tanácsadójánál) – megvitatjuk, hogy az FCRA-előírások hogyan befolyásolják a háttérszűrési folyamatot, és áttekintünk néhány fontos lépést.

Mi a Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

Az FCRA egy szövetségi törvény, amelyet 1970-ben léptettek hatályba. Eredetileg a fogyasztóknak a hiteljelentéseikben szereplő pontatlanságok vitatására és megoldására szolgált, de ezt a törvényt azóta számos más fogyasztói jelentésre is kiterjesztették.

A fogyasztói jelentés egy fogyasztói adatszolgáltató ügynökség által szolgáltatott információkat tartalmaz. Ezek az információk részletezhetik a fogyasztó:

• hiteles egészségi állapotát
• jellemét
• általános hírnevét
• személyi jellemzőit
• életmódját

A fenti információkat általában a különböző célokra való jogosultság meghatározására használják, beleértve a munkavállalást, a hitelezést vagy a biztosítást.

Az FCRA megfelelőségi szabványai ma általánosságban szabályozzák a háttérjelentéseket használó munkáltatókat, valamint azokat a fogyasztói jelentési ügynökségeket (CRA), amelyek ezeket a jelentéseket biztosítják számukra. Az FCRA-szabályok általában minden olyan esetben alkalmazandók, amikor a munkáltató harmadik féltől származó forrásból szerez be háttérellenőrzést egy potenciális állásjelöltről.

Az FCRA egyéb rendelkezések mellett és az FTC szerint az FCRA az alábbiak biztosításával védi az álláskeresőket:

• Joga van ahhoz, hogy tájékoztatást kapjon a háttérellenőrzésről
• Joga van ahhoz, hogy hozzájárulását adja a foglalkoztatási háttérellenőrzéshez
• Joga van a személyes és pénzügyi adataira vonatkozó információk megtekintéséhez

.

• Joga van kijavítani a háttérjelentésükben esetlegesen szereplő pontatlanságokat
• Joga van fellebbezni a döntés ellen, ha a kérelmező úgy érzi, hogy a döntés igazságtalanul született

Mi az FCRA-megfelelőség és mit jelent ez a munkáltatók számára?

Az “FCRA-megfelelés” jellemzően a Fair Credit Reporting Act által meghatározott követelmények betartását jelenti. Ezek a követelmények általában megkövetelik, hogy a munkáltatók olyan háttérellenőrzéseket végezzenek, amelyek pontosak, átláthatóak és tisztességesek a fogyasztók számára.

Hogy kisvállalkozása védve legyen egy FCRA-perrel szemben, fontos, hogy megismerje az FCRA-nak megfelelő háttérellenőrzés kérésének folyamatát.

A Szövetségi Kereskedelmi Bizottság (FTC) három különböző kategóriában határozza meg a munkáltatói kötelezettségeket::

• A háttérellenőrzés kérése előtt
• A hátrányos intézkedés megtétele előtt
• A hátrányos intézkedés megtétele után

A háttérellenőrzés minden egyes szakaszának saját követelményei vannak a szűrési folyamatban.

A munkáltató kötelezettségei a háttérellenőrzés kérése előtt

A munkáltatóknak a háttérellenőrzés kérése előtt a következőket kell megfontolniuk:

• A kérelmezőt írásban értesítik arról, hogy a fogyasztói jelentésében szereplő információk felhasználhatók a foglalkoztatással kapcsolatos döntésekhez. Az értesítésnek önállóan kell állnia, és nem szerepelhet az álláspályázatban.
• Kérje be a pályázó írásbeli engedélyét a fogyasztói jelentés beszerzésére.

A munkáltató felelőssége a hátrányos intézkedés megtétele előtt

Ha úgy dönt, hogy a háttérjelentés eredményei kizárják az álláskeresőt egy pozícióból, bizonyos lépéseket meg kell tennie, mielőtt elutasítja a pályázó jelentkezését, megtagadja az előléptetést vagy bármilyen más hátrányos foglalkoztatási intézkedést hoz. Általában a pályázó vagy munkavállaló rendelkezésére kell bocsátania:

• Egy értesítést a felvételi döntés meghozatalához használt fogyasztói jelentés másolatával
• A Fair Credit Reporting Act szerinti jogainak összefoglalója
• Egy ésszerű időtartamot a jelentés felülvizsgálatára és a jelentés megállapításainak megerősítésére vagy vitatására

A munkáltató kötelezettségei a hátrányos intézkedés megtétele után

Ha úgy dönt, hogy a hátrányos intézkedést megteszi, általában szóban, elektronikus úton vagy írásban kell értesítenie a kérelmezőt szándékáról.

A kedvezőtlen intézkedésről szóló értesítés elmagyarázza az egyén jogait a háttérellenőrzés során jelentett információk felülvizsgálatára. Ez lehetőséget biztosít számára a pontatlan információk kijavítására. Az értesítésnek általában tartalmaznia kell:

• A jelentést készítő fogyasztóvédelmi adatszolgáltató ügynökségre vonatkozó információkat
• Egy nyilatkozatot arról, hogy a háttérellenőrző szolgálat nem a hátrányos intézkedés meghozataláról döntött, és azt nem tudja konkrétan megindokolni
• Felhívja a személy figyelmét arra, hogy joga van arra, hogy vitatni bármely információ pontosságát vagy teljességét
• Tájékoztatja az egyént, hogy további ingyenes jelentést kaphat a vállalattól, ha 60 napon belül kéri azt

Az Egyenlő Foglalkoztatási Esélyek Bizottsága (EEOC) szerint, ezt a dokumentációt a jelentés elkészítése után egy évig, vagy az intézkedés megtétele után, attól függően, hogy melyik történik később, meg kell őriznie. Ezen időszak letelte után a fogyasztói jelentést megfelelően meg kell semmisítenie. Ismét forduljon jogi tanácsadójához, ha kérdései vannak.

Az EEOC diszkriminációs szabályainak betartása

Az FCRA betartása mellett a vállalkozásoknak általában az Egyenlő Foglalkoztatási Lehetőségek Bizottsága által meghatározott előírásokat is be kell tartaniuk. Ezek az előírások a következők lehetnek:

• Nem ellenőrizheti a jelentkezők és alkalmazottak hátterét, ha ez a döntés kor, faj, nemzeti származás, bőrszín, nem, vallás, fogyatékosság vagy genetikai információ alapján történik. Például diszkriminációnak minősülhet, ha csak bizonyos korú vagy idősebb jelentkezőket kérdez meg a pénzügyi előéletükről.
• Mindenkire ugyanazokat a normákat kell alkalmaznia.
• Nem alapozhat foglalkoztatási döntéseket olyan háttérproblémákra, amelyek bizonyos csoportoknál gyakoribbak lehetnek.
• Elképzelhető, hogy kivételeket kell tennie a háttérellenőrzés során feltárt olyan problémák esetén, amelyeket fogyatékosság okozott.

Míg az üzlettulajdonosok többsége szándékosan nem hagyná figyelmen kívül az FCRA előírásait, még a nem szándékos be nem tartás is súlyos következményekkel járhat, amelyek tönkretehetik vállalkozását.

Nagyon fontos meggyőződnie arról, hogy az Ön számára jelentést készítő fogyasztói jelentési ügynökség hiteles és megbízható; a háttérellenőrzés lefolytatására megbízott ügynökség hibája az Ön vállalkozásának is árthat. Éppen ezért kulcsfontosságú, hogy olyan jó hírű munkáltatói háttérszűrő szolgáltatást válasszon, amely kezdettől fogva betartja az összes fogyasztói jelentési szabályozást.

Milyen következményei vannak az FCRA-megfelelés elmulasztásának?

Az FCRA-megfelelési szabályok megsértése esetén súlyos pénzügyi szankciókkal kell szembenéznie vállalkozásának – még akkor is, ha a jogsértés véletlenszerű. Egy FCRA háttérellenőrzési per rendezése hihetetlenül költséges lehet.

A Webrecon LLC szerint csak 2018 februárjában 422 FCRA-pert nyújtottak be. A számok évről évre folyamatosan növekedtek, ami azt jelzi, hogy a potenciális munkavállalók tisztában vannak a jogaikkal, és készek fellépni a nem megfelelő munkáltatókkal szemben.

Az ilyen költséges perek tönkretehetik a kisvállalkozását; a munkáltatói perek hihetetlenül drágák, és hónapokig – vagy akár évekig is eltarthat a megoldásuk. A munkáltatónak általában mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy az FCRA-nak megfelelő maradjon.

Hogyan felelhetek meg az FCRA-nak a felvételi eljárás során?

Ezt a kérdést meg kell beszélnie jogi tanácsadójával. Az egyik módja annak, hogy biztosítsa, hogy a háttérszűrési folyamata megfelel az FCRA-nak, ha jó hírű szűrőszolgáltatást vesz igénybe. Az FCRA-nak megfelelő háttérellenőrzési szolgáltató fedezi az egyén jelentésének összegyűjtését és tárolását.

Figyelem: vannak olyan állam-specifikus törvények, amelyek korlátozhatják a háttérellenőrzés során bizonyos személyes információk megszerzésének lehetőségét. Például (ez a lista nem feltétlenül teljes), Kaliforniában és Massachusettsben olyan jogszabályok vannak érvényben, amelyek részben előírják, hogy a munkáltatók nem vehetnek figyelembe és nem kérhetnek információt olyan letartóztatásokról, amelyek nem vezettek elítéléshez. Az FCRA megfelelési szabályzat betartásán túlmenően naprakésznek kell maradnia minden olyan állami törvényről, ahol vállalkozása működik.

Futtasson FCRA-kompatibilis háttérellenőrzéseket a ShareAble for Hires segítségével

Az új alkalmazottak felvétele vállalkozásába kényes feladat; meg kell felelnie a vonatkozó fogyasztói jelentésekre vonatkozó törvényeknek, miközben meg kell próbálnia meghatározni, hogy a munkavállalók előny vagy hátrányt jelentenek-e vállalkozása számára. A ShareAble for Hires segítségével átfogó munkavállalói háttérszűréssel erősítheti meg az előírásoknak megfelelő folyamatot.

A ShareAble® for Hires kifejezetten a kisvállalkozások számára készült, és percek alatt átfogó, FCRA-konform jelentéseket biztosít. Erősítse meg a pályázó személyes adatait, és segítsen megelőzni a csalást a munkaviszony létesítés előtti hitelképesség-vizsgálattal és személyazonosság-ellenőrzéssel. Ezekkel a mélyreható jelentésekkel felfedezheti a személyazonossággal kapcsolatos piros zászlókat, és többet megtudhat a jelölt pénzügyi múltjáról, beleértve a fennálló adósságokat is. Ha tudja, hogy a potenciális alkalmazottja felelősségteljesen bánik a pénzzel, megnyugodhat – különösen, ha a munkakör pénzügyi felügyeletet foglal magában. A TransUnion, az egyik legnagyobb hitelinformációs ügynökség által támogatva biztos lehet abban, hogy az eredmények pontosak és megbízhatóak.

Az iparág vezető bűnügyi háttérellenőrzéseivel megvédheti vállalkozását, alkalmazottait és ügyfeleit a potenciális bonyodalmaktól. Minden egyes bűnügyi jelentés betartja a vonatkozó FCRA-előírásokat, miközben átfésüli az országos és állami szintű bűnügyi adatbázisokat, beleértve az FBI legkeresettebb személyeket tartalmazó adatbázisát, a nemzeti szexuális bűnözők nyilvános nyilvántartását, valamint a vám- és határvédelmet. A letartóztatási nyilvántartások, elfogatóparancsok és bírósági eljárások alapos felülvizsgálatával nyugodt lehet abban a tudatban, hogy megfelelő háttérellenőrzéseket használt a veszélyes munkaerő-felvételek kockázatának csökkentése érdekében.

A ShareAble for Hires egyszerű, egyértelmű árképzést biztosít, előfizetési követelmények vagy regisztrációs díjak nélkül. Ez ideális a munkaerő-felvételért felelős vezetők számára, akiknek nem kell évente több száz jelentkezőt átvizsgálniuk. Ön csak a szükséges háttérellenőrzésekért fizet, akkor, amikor szüksége van rájuk.

Az FCRA-konform háttérellenőrzéssel ugyan nem védheti meg vállalkozását minden lehetséges fenyegetéstől, de segíthet csökkenteni a fogyasztói jelentésekkel kapcsolatos perek kockázatát. Védje vállalkozását, és tartsa zökkenőmentesen működő, jól olajozott gépezetét a ShareAble for Hires segítségével. Tudjon meg többet, és kezdje el a szűrést még ma.