Downtime on harvinaista useimmilla työpaikoilla – mutta on hyvin mahdollista, että koet hiljaisen päivän aina silloin tällöin. (Jos luet tätä töissä, sinulla saattaa olla sellainen tänään.)

”Nämä hiljaiset jaksot voivat olla käänteentekeviä, jos käytät niitä tarkistaaksesi, saavutatko strategisesti työtehtävien tavoitteet tai, mikä tärkeämpää, oletko pidemmän aikavälin uratavoitteidesi tiellä. Ja uusi vuosi on täydellinen tilaisuus blokata tämä aika tietoisesti”, sanoo Lynn Taylor, kansallinen työpaikka-asiantuntija ja Tame Your Terrible Office Tyrant -kirjan kirjoittaja: How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

”Ei ole epäilystäkään siitä, että työntekijöillä on enemmän tekemistä kuin koskaan ennen”, lisää Mark Strong, New Yorkissa toimiva elämän-, ura- ja johtajavalmentaja. ”Meillä kaikilla on kuitenkin päiviä, jolloin työmäärämme hidastuu tai halumme saada todellista työtä tehtyä hiipuu. Ja on tärkeää käyttää hitaita päiviä strategisemmin, koska niitä ei tule kovin usein.”

Teri Hockett, naisille suunnatun What’s For Work? -urasivuston toimitusjohtaja, on samaa mieltä. Hän sanoo, että vaikka hitaita päiviä on nykyään työpaikoilla harvassa – ne eivät todellakaan ole sukupuuttoon kuolleita. ”Useimmilla toimialoilla on luonnollisia seisokkiaikoja, jotka mahdollistavat normaalia hitaampia päiviä. Aina on mahdollisuus hengähtää; juju on siinä, miten käyttää aika hyväksi.”

Valitettavasti työntekijät eivät yleensä tiedä, miten maksimoida aikansa hitaina työpäivinä, ”koska nämä harvinaiset jaksot ovat yhtä vieraita kuin se, että pomosi sanoo: ’Olet tehnyt niin hyvää työtä viime aikoina, että sinun pitäisi lopettaa ja mennä kotiin'”, Taylor sanoo. ”Jos olet viisas, tehtävälistallasi on kuitenkin pidempiaikaisia projekteja; hitaampia aikoja varten on varattuja, oletusarvoisia tehtäviä. Tai sitten käytät aikaa pohdiskellaksesi yleistä rooliasi ja sitä, saavutatko suurempia tavoitteitasi.”

Strongin mukaan on melko tavallista, että työntekijät käyttävät hiljaisempia päiviä siirtyäkseen ”hiljaiselle vaihteelle” ja suorittaakseen tehtäviä, kuten siivotakseen työpöytänsä, viimeistelläkseen henkilökohtaisia tehtäviään tai seurustellakseen työtovereiden kanssa. ”Se on hienoa”, hän sanoo. ”Mutta osa hitaammista päivistä voidaan ja pitäisikin omistaa vähemmän ilmeisille ’korkean vaihteen’ tehtäville, mikä on alue, joka ansaitsee valaistusta.”

”Useimmiten näen ja kuulen, että hitaiden päivien aikana monet työntekijät käyvät internetissä”, sanoo Cynthia Kyriazis, Productivity Partners, Inc:n puheenjohtaja. ”Ei välttämättä saadakseen sähköpostia tai tehdäkseen työhön liittyvää tutkimusta, vaan pelatakseen pelejä, tutustuakseen uusiin sivustoihin ja konsepteihin ja ehkä tehdäkseen verkko-ostoksia.”

Toiset pitävät pidempiä lounastaukoja, lähtevät toimistosta aikaisin tai hoitavat henkilökohtaista kirjeenvaihtoa – ja nämä eivät välttämättä ole huonoja valintoja, olosuhteista riippuen, Taylor lisää. ”Ajan ottaminen työhön liittymättömien asioiden tekemiseen voi olla välttämätöntä mielenterveyden kannalta”, hän sanoo. ”Työpaikkatutkimukset ovat osoittaneet, että tauot ovat välttämättömiä mielen virkistämiseksi ja auttavat tuottavuutta työssä. Jos työskentelet viikkokausia ilman taukoja, kärsit seurauksista.”

Tänä päivänä on lahja, että voi työskennellä henkilökohtaisten ja työhön liittyvien prioriteettien parissa ilman paineita ja kaaosta, joita kiireinen päivä usein tuo tullessaan, Kyriazis sanoo. Kannattaa siis valmistautua etukäteen, jotta tästä ajasta tulee arvokasta.

Tässä on 14 asiaa, jotka sinun kannattaa tehdä hiljaisena työpäivänä:

Organisoi. Väärin sijoitetun tiedon etsimiseen kuluva aika vie keskittymiskykyä ja energiaa ja lisää stressiä, Kyriazis sanoo. ”Koska sotkuisuus on oire viivästyneestä päätöksenteosta, hidas päivä voi olla hyvä hetki tehdä päätöksiä ja saada paperi- ja tietohirviö hallintaan. Se auttaa tyhjentämään työpöytäsi ja mielesi.”

Nyt on myös tilaisuutesi päästä käsiksi niihin sähköposteihin, jotka tulvivat postilaatikkoosi, Hockett lisää. ”Käytä tämä aika postilaatikkosi siivoamiseen noudattamalla klassista johtamismenetelmää, joka tunnetaan nimellä ’Do it – Dump it – Delegate it’ (Tee se – Hylkää se – Delegoi se). Sinulle tulee hyvä mieli, kun olet varmistanut, että asiat ovat kunnossa, ja todennäköisesti erotut positiivisesti organisaatiossasi.”

Seuraa saavutuksia. Useimmilla meistä ei ole aikaa tehdä inventaariota saavutuksistamme – mutta hiljainen työpäivä tarjoaa siihen täydellisen tilaisuuden. ”Tämä on kriittistä niin monesta syystä”, Strong sanoo. ”Tietenkin se helpottaa vuoden puolivälin ja loppuvuoden kehityskeskustelujen valmistelua. Vielä tärkeämpää on kuitenkin se, että tämä lista on korvaamaton, kun yrityksessäsi avautuu haluamasi paikka tai saat ylennyksen”. Ole aina valmiina.”

Suunnittele. Viisi minuuttia suunnittelua säästää 30 minuuttia tekemistä, Kyriazis sanoo. ”Käytä aikaa sen suunnitteluun, miltä seuraava päiväsi tai viikkosi näyttää, ja erityisesti sen suunnitteluun, mitä tehdä seuraavalla hiljaisella päivällä tai ajankohdalla, joka koittaa. Pahinta on saada aikaa ilman, että sinulla on ideoita sen käyttämiseen.”

Verkko. Verkostoituminen muiden alallasi toimivien kanssa pitää sinut ajan tasalla alan trendeistä ja auttaa sinua pysymään näkyvillä alan ammattilaisten piirissä, Taylor sanoo. ”Riippumatta siitä, aiotko pysyä nykyisessä työpaikassasi vuosikausia vai et, vankka maine alallasi paranee, kun näkyvyytesi lisääntyy. Ehkä olet menettänyt yhteyden entisiin kollegoihisi, ja on aika ottaa yhteyttä. Saatat saada joitain ammatillisia niksejä, uusia myyjiä tai jopa johtolankoja uusiin työntekijöihin. On aina fiksua pitää kontaktit elossa.”

Kuvissa: 14 asiaa, joita voi tehdä hiljaisena työpäivänä

Build rapport with your team. Tartu tilaisuuteen ja mene lounaalle työkaverin tai jopa pomosi kanssa, jos mahdollista, Taylor sanoo. Normaalissa työelämän nopeassa tahdissa on vaikea ottaa aikaa sosiaalisessa ympäristössä keskustella laajemmasta kokonaisuudesta; yrityksen ja osaston tehtävästä; tai vain rakentaa vahvempi side tiimin jäsenten kanssa. ”Se lisää yhteisöllisyyden tunnetta rakentamalla jotain yhdessä: se on yksi suurimmista syistä, miksi ihmiset kokevat tyytyväisyyttä työssä.”

Hockett on samaa mieltä. ”Nosta puhelin, lähetä pikaviesti tai, mikä vielä parempaa, kävele ympäriinsä ja ole vuorovaikutuksessa työtovereiden kanssa. Kysy heiltä, miten asiat sujuvat, ja pyrkikää kuuntelemaan enemmän kuin puhumaan. Näin saat arvokasta tietoa henkilökohtaisesta ja liiketoiminnallisesta näkökulmasta ja saat samalla hyvää näkyvyyttä itsellesi henkilökohtaisesti.”

Strong kehottaa myös käyttämään aikaa toisten tunnustamiseen. ”Vietä aikaa arvostamalla ympärilläsi olevia ihmisiä. Kirjoita käsin muistiinpanoja, joissa kiität ihmisiä upeasta vuodesta 2013 tai korostat innokkuuttasi työskennellä yhdessä vuonna 2014.”

Arvioi tavoitteitasi ja aikomuksiasi. Sekä ammatilliset että henkilökohtaiset aikomukset tuleville kuukausille tai vuodelle ovat ratkaisevan tärkeitä kasvun ja hyvinvoinnin kannalta, Hockett sanoo. ”Tee aikomuksistasi näkyviä joka päivä ja jaa ne vapaasti muiden kanssa.” Aikomukset eroavat tavoitteista siinä, että ne antavat sinulle joustavuutta onnistumiseen, hän selittää. ”Tavoite voisi olla esimerkiksi ’Kasvata verkostoani 15 prosentilla’, ja aikomus voisi olla: ’Aion käyttää enemmän laatuaikaa henkilökohtaisten ja ammatillisten suhteideni kasvattamiseen ja ylläpitämiseen’.” Molemmat ovat kuitenkin tärkeitä – ota siis aikaa arvioida nykyisiä tavoitteitasi ja aikomuksiasi ja harkitse uusien asettamista.

Unelma. ”Vietä tunti miettien, miten toivoisit asioiden olevan, uusia tuoteideoita, millaista työ voisi olla ilman esteitä”, Strong sanoo. ”Kukaan meistä ei tee tätä tarpeeksi, ja hitaat päivät antavat aivoille tilaa tehdä se hyvin.”

Hockett sanoo, että haaveilu voi olla tehokasta hitaana päivänä, ”koska se kiihdyttää mieltä ja tarjoaa tilaisuuksia visualisoida asioita, joita haluat saavuttaa työssäsi”. Jos esimerkiksi haaveilet uudesta roolista tai asemasta yrityksessäsi, aivosi auttavat sinua kehittämään suunnitelman siitä, miten pääset sinne parhaiten.”

Arvioi ajankäyttöäsi. Hiljainen päivä on loistava tilaisuus analysoida, miten käytät päiväsi ja työskenteletkö fiksusti. ”Pidä itseäsi omana ajankäyttökonsulttinasi ja tutki kuluneen kuukauden kokouksia ja suorituksia”, Taylor ehdottaa. ”Luo asiakirjaan yleinen päivittäinen työnkulkusi ja aloita sitten tekemään muutoksia tehokkuuden lisäämiseksi. Voi olla suuri herätys, jos huomaat, että vietät aivan liikaa aikaa puhelimessa tietyn asiakkaan tai kollegan kanssa, käsittelet sähköpostiviestejä päivän kahden ensimmäisen tunnin ajan, et aseta sähköpostiviestejäsi tärkeysjärjestykseen, käytät liian kauan aikaa liiketoimintaraporttien käsittelyyn, et käytä teknisiä välineitä esimerkiksi transaktiotoimintoihin tai et delegoi tarpeeksi.” Jos sinusta joskus tuntuu, että hukut velvollisuuksiisi, nyt on ihanteellinen aika tehdä todellisia muutoksia.

Opi. Käytä tämä aika oman ammatillisen tietämyksesi laajentamiseen, Hockett sanoo. ”Tutustu kasaamiisi lehtiartikkeleihin, pölyttymässä oleviin kirjoihin tai digitaalisiin aktiviteetteihin, kuten webinaareihin, blogeihin tai vuorovaikutukseen kollegoiden kanssa foorumeilla.”

Jos joskus tuntuu siltä, että silmäsi lasittuvat, kun kollegasi puhuvat uusimmasta vekottimesta, tai vaihdat nopeasti puheenaihetta kuultuasi viimeisimmästä trendiohjelmasta liian monta kertaa – voi olla aika merkitä kirjanmerkkeihin joitain tärkeimpiä verkkosivuja, jotka auttavat pitämään itsesi ajan tasalla, Taylor sanoo. ”Tutustu toimialasi tärkeimpiin verkko-, kauppa- ja blogijulkaisuihin ja -sivustoihin, sillä tieto on valtaa. Pomosi, työtoverisi ja asiakkaasi arvostavat aina lähettämiäsi kiinnostavia artikkeleita ja linkkejä, joista on hyötyä urallesi entisestään.”

Harrasta liikuntaa. Kävele ulkona tai käytä ylimääräistä aikaa kuntosalilla. ”Tee jotain, mikä saa sinut liikkeelle”, Kyriazis sanoo. ”Nappaa ystävä mukaan, jos on pakko – mutta mielen tyhjentäminen ja sen lepuuttaminen on se, mitä me tavoittelemme.”

Harjoittaa prosessia. Kun juoksemme 100 mailia tunnissa, on vaikea nähdä metsää puiden läpi, Strong sanoo. ”Käytä hitaita aikoja arvioidaksesi tiettyä prosessia tai järjestelmää, jota käytät melko usein, ja etsi mahdollisuuksia luoda tehokkuutta tai parempaa tapaa työskennellä.”

Vapaaehtoistyö. Harkitse vapaaehtoistyön tekemistä auttaaksesi toista työtoveria tai osastoa, Hockett sanoo. ”Tämä voi auttaa niitä, joilla ei ole hiljainen päivä, ja antaa sinulle myös tilaisuuden hankkia uusia taitoja, joko strategisesti omaan urakehitykseesi liittyen tai hauskanpidon vuoksi.”

Tarkista pomosi. ”Kun sinulla on ollut tilaisuus hengähtää hitaan päivän aikana ja pohtia projektejasi ja tavoitteitasi, sinulla on täydellinen tilaisuus ottaa yhteyttä pomoosi”, Taylor sanoo. ”Projektisi ja kokonaiskuva ovat päällimmäisenä mielessäsi; mikä olisikaan parempi hetki antaa pomollesi henkilökohtaisesti, suullisesti tai kirjallisesti päivitys viimeaikaisista saavutuksistasi (sinulla on selvästi muutama, koska olet ansainnut tauon) – ja kuvailla seuraavat askeleesi?” Työntekijät unohtavat usein välittää pomolle hyviä uutisia ja tulevaisuuden suuntaa; liian usein aika kuluu tulipalojen sammuttamiseen. Kuka esimies ei tykkää saada hyviä uutisia ja vakuutteluja? Tämä vahvistaa kykyjäsi suurempiin ja parempiin asioihin tulevaisuudessa.

Kerää kiinni tai pääse eteenpäin. ”Tähän kuuluvat määräaikoihin sidotut työt, suurempien projektien osat, joiden on edettävä, ja henkilökohtaiset tehtävät”, Kyriazis sanoo.

Jos olet lykännyt henkilökohtaisia tehtäviä, jotka voi hoitaa vain työviikolla, nyt olisi paras aika hoitaa ne, jos olet huolehtinut itsestäsi, Taylor sanoo.

”Nyt on myös aika hioa hankkeita, jotka olet jättänyt sadepäiviksi”, hän lisää. ”Tarvitseeko tehtävälistasi sananmukaisen pölyjen pyyhkimisen? Onko olemassa uusia, kriittisempiä hankkeita? Pitääkö sinun priorisoida uudelleen ja käydä tarkistettu listasi läpi esimiehesi kanssa?”

Tyytyväinen aika antaa sinulle mahdollisuuden paneutua pidempiaikaisiin, taka-alalla oleviin projekteihin. Joskus nämä näennäisesti vähemmän tärkeinä pidetyt tehtävät nousevat yhtäkkiä etualalle. Myöhemmin olet iloinen, että sait niihin etumatkaa. ”Vaikeinta on sukeltaa ensimmäiset 10 minuuttia; sen jälkeen olet todennäköisesti vauhdissa”, hän sanoo.

Hiljaiset päivät ovat useimmissa työympäristöissä harvinaisia, Hockett päättelee. Siksi on tärkeää ottaa niistä kaikki irti ja pitää näitä päiviä tilaisuutena keskittyä omiin kiinnostuksen kohteisiin ja olla ennakoiva eikä reaktiivinen muiden tarpeisiin reagoimisen sijaan. ”Käytä tämä aika hyvin, niin voit edetä urallasi, hankkia ammatillista tietoa ja tuntea olevasi paremmin ajan hermolla.”

Kuvissa: 14 Things To Do On A Slow Day At Work