Et voi kutsua itseäsi ammattilaiseksi ja silti käyttää vanhaa ilmaista sähköpostiosoitetta. Tiedäthän, sellaista, joka päättyy @gmail.com, yahoo.com tai vielä kauemmas menneisyyteen, hotmail.com. Voit toki käyttää tätä, mutta se on varma tapa näyttää epäammattimaiselta potentiaalisten asiakkaidesi silmissä. Halusitpa sitten ylläpitää ammattimaista ilmettä ansioluetteloiden lähettämistä, blogisi näyttämistä tai yrityksesi ja sen henkilökunnan toimintaa varten, ammattimainen sähköpostiosoite on ehdoton edellytys.

Käyttö vain koko nimellä

Yleisin sähköpostiosoitteen muoto on käyttää sähköpostiosoitteen omistajan nimeä. Tämä voi olla vain etunimi, vain sukunimi tai sekä etu- että sukunimi. henkilökuntaa

Vain etunimi

Vain etunimi-sähköpostiosoite esimerkki

Vain etunimi-sähköpostiosoite on hyvä muoto bloggaajille ja yksinyrittäjille. Se vaikuttaa ystävällisemmältä kuin pelkkä sukunimi ja jää myös paremmin mieleen. Se ei kuitenkaan ole hyvä valinta, jos olet kasvava yritys, koska sinulla on todennäköisesti työntekijöitä, joilla on sama nimi.

Vain sukunimi

Vain sukunimi-sähköpostiosoite-esimerkki

Vain sukunimi-sähköpostiosoite-muoto on hyvä valinta pienyrityksille, jotka haluavat antaa ammattimaisemman vaikutelman. Tämä voisi olla ihanteellinen esimerkiksi pienelle asianajotoimistolle, jossa on vain kourallinen työntekijöitä. Kuten pelkkä etunimi, tämäkään muoto ei ole hyvä valinta kasvaville yrityksille, koska todennäköisesti päädytään siihen, että henkilökunnalla on yhteisiä sukunimiä.

Ensimmäinen & Sukunimi

Ensimmäinen ja sukunimi-sähköpostiosoite-esimerkki

Ensimmäinen ja sukunimi-sähköpostiosoite on hyvin tunnistettava, joskin siitä voi tulla myös pitkä. Jos esimerkiksi nimesi on Elizabeth Thompson, sähköpostiosoitteestasi tulee melko pitkä. Ja mitä pidempi se on, sitä todennäköisemmin ihmiset kirjoittavat sen vahingossa väärin.

Kirjainten ja nimien yhdistäminen

Yksi parhaista – ja siksi yleisimmistä – ammattimaisista sähköpostimuodoista liike-elämässä on nimien ja nimikirjainten yhdistäminen. Toisin kuin täydellisten nimien käyttö, nimikirjainten yhdistäminen joko käyttäjän etu- tai sukunimeen auttaa vähentämään todennäköisyyttä, että yrityksessä on useita henkilöitä, joilla on sama sähköpostiosoite.

Etunimen alkukirjain & Sukunimi

Etunimen alkukirjain ja sukunimi Sähköpostiesimerkki

Ensimmäinen muotoilumuoto on se, että käyttäjän alkukirjain laitetaan ensin. Se, käytetäänkö välissä pistettä, riippuu henkilökohtaisista mieltymyksistä, vaikka sen käyttäminen voi olla viisasta, sillä jotkin sukunimet saattavat sekoittua alkukirjaimeen uudeksi sanaksi, mikä voi näyttää oudolta. Muuten, useimmat sähköpostipalvelut käsittelevät nimeä, oli se sitten pisteen kanssa tai ilman, samalla tavalla, eli jos joku unohtaa, saat silti hänen sähköpostinsa.

Sukunimi & Etunimen alkukirjain: [email protected] tai [email protected]

Sukunimi ja alkukirjain sähköpostiosoite esimerkki

Samoin kuin edellisessä ammatillisessa sähköpostiosoite-ideassa, myös tässä tapauksessa voi olla hyvä käyttää sukunimeä ja alkukirjainta sen jälkeen. Tämä sopii paremmin suurille organisaatioille, jotka hallinnoivat käyttäjiä sukunimen eikä etunimen mukaan.

Nimien lyhentäminen

Jossain tapauksissa organisaatiot voivat halutessaan lyhentää nimiä, jotta sähköpostiosoitteet eivät ylitä tiettyä merkkimäärää. Tämä on erityisen yleistä hyvin suurissa organisaatioissa, kuten yliopistoissa. Sitä ei kuitenkaan suositella pienille yrityksille, koska ne eivät ole yhtä mieleenpainuvia ja voivat aiheuttaa enemmän kirjoitusvirheitä, kun muut kirjoittavat sähköpostiosoitteesi.

Ensimmäinen alkukirjain, Keskimmäinen alkukirjain & Sukunimen neljä ensimmäistä kirjainta

Lyhennetty esimerkki sähköpostiosoitteesta

Voit käyttää mitä tahansa merkkien yhdistelmää tai määrää. Yllä olevassa esimerkissä käytimme etu- ja keskimmäistä alkukirjainta ja sen jälkeen käyttäjän sukunimen neljää ensimmäistä kirjainta. Voit kuitenkin käyttää mitä tahansa alkukirjainyhdistelmää ja mitä tahansa merkkimäärää.

Asanasanojen tai tunnisteiden käyttäminen

Toinen idea ammattimaisiin sähköpostiosoitteisiin on käyttää avainsanoja tai tunnisteiden käyttöä osoitteessa. Voit esimerkiksi lisätä käyttäjän tutkinnon (esim. md tai jd), aseman tai osaston (esim, myynti tai CPA) tai jopa sijainnin, jos yrityksellä on useita toimipisteitä.

Nimi & Osasto

Nimen ja osaston sähköpostiosoite-esimerkki

Käyttäjän nimen ja ammattinimikkeen yhdistäminen on toinen ammatillinen sähköpostiosoiteidea. Vaikka se ei ole yleisesti käytetty sähköpostimuoto, se voi olla ainutlaatuinen valinta pienille yrityksille, joissa on useita eri osastoja asiakaskohtaamisissa. Esimerkiksi digitaalisen markkinoinnin toimisto voisi käyttää tätä sähköpostimuotoa, jos sen asiakkaat ovat yhteydessä useisiin henkilöihin, kuten myyntiedustajaan, verkkosuunnittelijaan ja SEO-strategiin.

Nimi & Nimike

Nimi ja titteli -sähköpostiesimerkki

Jossain tapauksissa voisit mennä vieläkin pidemmälle, ja sen sijasta, että sisällyttäisit käyttäjän osaston hänen sähköpostiosoitteeseensa, voisit käyttää myös hänen ammattinimikettään tai -asemaansa. Esimerkiksi tilitoimisto voisi käyttää CPA, assistentti ja veropäällikkö -osoitetta erottaakseen käyttäjät toisistaan, jotta asiakkaat voivat helposti tunnistaa, kenen kanssa he puhuvat ilman, että he joutuvat muistamaan heidän asemaansa. Ongelmana tässä on tietysti se, että jos henkilökunta siirtyy eri rooleihin, sinun on päivitettävä heidän sähköpostiosoitteensa.

Nimi & Tutkinto tai sertifikaatti

Esimerkki nimestä ja tutkinnosta sähköpostiosoitteessa

Samankaltainen tapa kuin ammattinimikkeen sisällyttäminen sähköpostiosoitteeseen on monissa tapauksissa parempi tapa sisällyttää käyttäjän tutkinto tai sertifikaatti. Esimerkiksi sisällyttämällä M.D. (lääketieteen tohtori) tai J.D. (oikeustieteen tohtori) osoitetaan käyttäjän ammattinimike ilmoittamatta suoraan tiettyä asemaa, joka voi muuttua ajan mittaan.

Nimi & Sijainti

Nimi ja sijainti sähköpostiosoite-esimerkki

Jos yritykselläsi on useita toimipisteitä, voit harkita, voisitko yksilöidä käyttäjän toimipisteen hänen sähköpostiosoitteessaan. Muista, että tämä ei ole hyvä käyttäjätunnuksen muoto, jos toimipaikkasi ovat lähellä toisiaan ja henkilökunta työskentelee usein eri toimipaikoissa.

Yleisten sähköpostiosoitteiden nimien käyttäminen

Jos olet luomassa ammattimaista sähköpostiosoitetta, joka on julkisesti esillä verkkosivustollasi, kannattaa luoda yleinen sähköpostiosoite. Voit esimerkiksi käyttää osoitteita [email protected] tai [email protected] yhteystietosivullasi näytettäväksi. Se auttaa vähentämään roskapostia henkilökohtaiseen postilaatikkoosi, ja se auttaa myös yrityksiä, joissa on tiimejä, jotka hallinnoivat yhtä postilaatikkoa, esimerkiksi asiakaspalvelua.

Yleinen yhteyshenkilön postilaatikko

Jokaiseen verkkosivuun tulisi sisällyttää yhteystiedot. Et ehkä kuitenkaan halua, että henkilökohtainen tai suora sähköpostiosoitteesi näkyy sivustollasi. Sähköpostisi suojaamiseksi käytä yleistä yhteystietosähköpostiosoitetta.

Yleinen asiakaspalvelun postilaatikko

Sama pätee myös asiakaspalvelun postilaatikkoon. Anna sivustosi kävijöille suora yhteys asiakaspalvelutiimiin tarjoamalla asiakastukikohtainen postilaatikko.

Yleinen palautusten postilaatikko: [email protected]

Nettimyyntiä harjoittavien kannattaa myös harkita palautusten postilaatikon luomista. Vaikka monet yritykset käyttävät edelleen yleistä asiakaspalvelun postilaatikkoa palautusten käsittelyyn, näiden kahden erottaminen toisistaan auttaa sinua tarjoamaan parempaa palvelua kaikille asiakkaillesi.

Generic Sales Inbox

Myynti on yrityksille avainasemassa, ja potentiaalisten asiakkaiden ohjaaminen yleiseen yhteydenottojen postilaatikkoon on nopea tapa saada heidät tuntemaan, että he eivät saa hyvää asiakaskokemusta. Anna sen sijaan potentiaalisten asiakkaidesi tietää, että he saavat etsimäänsä apua tarjoamalla myyntikohtaisen postilaatikon.

Yleinen henkilöstöhallinnon postilaatikko: [email protected]

Yritysten, joilla on henkilöstöhallintotiimi, tai sellaisten yritysten, jotka vain hyväksyvät työhakemuksia verkossa, kannattaa harkita yleisen henkilöstöhallinnon postilaatikon luomista, kuten [email protected]. Se auttaa yritystäsi näyttämään ammattimaisemmalta ja uskottavammalta, mikä voi auttaa herättämään luottamusta pätevissä hakijoissa.