Pohditko, miten lisätä tuottavuutta työpaikalla?

Menestyvä yrittäjä ymmärtää, miten tärkeää tuottavuus on työympäristössä.

Työntekijöiden tuottavuus voi auttaa yrityksiä käyttämään käytettävissä olevan työvoiman kapasiteettia tehokkaasti. Ja useimmilla yrityksillä, jotka keskittyvät tuottavuuteen, on yleensä terveitä ja tyytyväisiä työntekijöitä, mikä lisää niiden yleistä menestystä.

Yritettäessä käyttää yhtä ainoaa lähestymistapaa jokaiseen työntekijään se kuitenkin todennäköisesti epäonnistuu, koska kaikkea ei ehkä helposti ymmärrä. Tieto siitä, mitä menetelmää tulisi käyttää kullekin työntekijälle, tarjoaisi paremman ratkaisun, ja se voi luoda onnellisen ja terveen ympäristön sekä työntekijälle että yritykselle – jolloin työntekijöiden on helpompi saavuttaa tavoitteensa.

Tässä artikkelissa tarkastelemme 15 käytännöllistä vinkkiä työpaikan tuottavuuden lisäämiseen.

Tämä artikkeli sisältää:

(Klikkaa linkkejä siirtyäksesi tiettyyn osioon)

• Kuinka lisätä tuottavuutta työpaikalla
  • Pitäkää työntekijät vastuullisina

  .

  • Motivoi työntekijöitäsi
  • Toteuta säännöllisiä arviointeja
  • Vältä mikromanagerointia
  • Jaa realistisia tehtäviä
  • Ole tiukka taukojen suhteen
  • Kannusta työntekijöitäsi. Exercising
  • Break Job Routines
  • Always Set The Bar High
  • Provide Training
  • Avoid Multitasking
  • Remove Distractions
  • Anna työntekijöiden koristella toimistonsa
  • Palkitse työntekijät mahtavilla eduilla
  • Käytä tuottavuusohjelmistoja

Aloitetaan.

Miten lisätä tuottavuutta työpaikalla

Tässä 15 vinkkiä tuottavuuden lisäämiseen työpaikalla:

Pitäkää työntekijät vastuullisina

Kun annat käskyjä työntekijöillesi, ole aina tarkka ja vältä yleisiä käskyjä.

Sinun tulisi myös nimetä tehtävä kullekin osoitetulle henkilölle ja varmistaa, että he ymmärtävät täysin, että he ovat vastuussa tehtävistään.

Työntekijöiden pitäminen tilivelvollisina tehtävistään ja tavoitteistaan tarkoittaa, että he ponnistelevat enemmän ja hoitavat tehtävänsä huolellisemmin.

Miten?

Hän tuntee olevansa tilivelvollinen, mikä vahvistaisi heidän omistajuuden tunnettaan siitä, millaisia töitä heille on annettu. Tällaisella ajattelutavalla heillä on siis taipumus suoriutua siitä mahdollisimman hyvin.

Tämä prosessi on myös toinen tapa varmistaa, että virheitä tehdään vähemmän.

Motivoi työntekijäsi

Työntekijöiden motivaatio on olennainen tekijä työvoiman tuottavuuden parantamisessa.

Miksi?

Motivaatiota vailla olevat työntekijät kyllästyvät nopeasti, erityisesti ne työntekijät, jotka tekevät rutiinitehtäviä joka ikinen työpäivä.

Toinen ongelma on se, että motivaatiota vailla olevilla työntekijöillä ei ole minkäänlaista iloa saattaa loppuun mitään heille annettuja tehtäviä.

Miten siis motivoida työntekijöitä?

Yksi tehokkaaksi tavaksi nostaa työntekijän motivaatiota on pelillistäminen.

Kuten sana pelillistäminen kertoo, tee heille annetusta tehtävästä jotakin nautinnollista.

Aivan kuten RPG-peleissä (roolipelit) käytetään toistuvia elementtejä, kuten tehosteita, palkintoja, elämänvoimia ja sijoituksia tason nostamiseksi, työntekijäsi tarvitsevat jotakin, joka motivoi heitä saavuttamaan enemmän, kuten:

• Viikon parhaana myyntijohtajana oleminen.
• Korkeimman läsnäoloprosentin saavuttaminen.
• Määrällisesti eniten tehtäviä kuukauden aikana suorittaminen, jne.

Tällainen ”peli”-ympäristö lisää myös työntekijöiden moraalia ja motivaatiota.

Tällaisessa prosessissa työntekijät ovat motivoituneita työskentelemään ahkerasti ja työskentelemään tehokkaammin, koska he voivat ansaita siitä jotain.

Monet yritykset yleensä unohtavat antaa tunnustusta hyvin tehdystä työstä tai edes kiittää työntekijöitä ahkerasta työskentelystä, mikä voi johtaa negatiiviseen vaikutukseen ja motivoitumattomiin työntekijöihin.

Työntekijät saattavat ajatella, että heidän ponnistelujaan ei ”tunnusteta”, joten he pitäytyvät keskinkertaisen työn tekemisessä, mikä johtaa tylsistymiseen.

Kannustava sana, yksinkertainen kiitos ja pienet palkkiot ahkerasta työskentelystä osoittavat, kuinka paljon johto ja yritys arvostavat heidän työtään. Palkkiot, pisteet ja sijoitukset voidaan ehkä myös muuntaa rahallisiksi bonuksiksi.

Mutta muista aina, että palkkiot voivat olla monessa muodossa, kuten pakollisina vapaapäivinä tai vapaana työstä.

Tämä pitää heidät motivoituneina ja sitoutuneina, koska heidät sekä tunnustetaan että arvostetaan siitä, että he tekevät parhaansa yrityksen hyväksi.

Etsitkö lisää tapoja lisätä työntekijöiden sitoutumista?

Tässä ovat 12 parasta työntekijöiden sitouttamisohjelmistoa vuodelle 2021.

Toteuta säännöllisiä arviointeja

Yksi keino luoda tuottavia ja sitoutuneita työntekijöitä on selittää, mitä heiltä odotetaan.

Tämä on tärkein syy siihen, miksi yritykset esittelevät työntekijöilleen yrityksensä visiota, keskeisiä arvoja ja yrityskulttuuria yrityksensä palvelukseenottoprosessin aikana.

Ole kuitenkin aina tarkkana siinä, miten delegoit tehtäviä, äläkä unohda seurata jokaisen työntekijän kanssa hänelle annettua tehtävää.

Muista kysyä heille annetun tehtävän tilaa. Näin tiedät, että edistystä tapahtuu ja että työntekijäsi tekevät työnsä.

On myös tärkeää antaa palautetta sen jälkeen, kun he ovat antaneet sinulle tilannekatsauksen.

Miksi?

Palaute on yksi keino varmistaa, etteivät työntekijät jumiudu siihen, mitä ideoita heillä on.

Lisäksi työntekijät haluavat kuulla palautetta työnantajaltaan, koska sen avulla he tietävät, mitä osia tehtävästä on parannettava, mitä puuttuu ja mitä muuta heidän on muutettava.

Sinun pitäisi myös antaa tunnustusta heidän saavutuksistaan, mutta myös puuttua heidän virheisiinsä ja vikoihinsa ja tarjota heille samalla ratkaisuja.

Keskeistä on antaa rakentavaa kritiikkiä heidän suorituksestaan.

Vältä mikromanagerointia

Mikromanageroinnin ja johtamisen välistä eroa saattaa olla vaikea määritellä.

Kannattaa kuitenkin aina pitää mielessä, että mikromanageroinnilla opetat työntekijöitäsi tulemaan riippuvaisiksi sinusta tai heidän esimiehistään.

Työntekijät tarvitsevat ohjausta ja heidän tulisi olla oma-aloitteisia työtään tehdessään.

Mutta työn jokaisen yksityiskohdan lusikointi voi estää työntekijän kasvua.

Projektipäälliköt ovat vastuussa tehtävien jakamisesta, tehtävien määrittelystä ja siitä, että työntekijät saavat käyttöönsä resurssit, joita he tarvitsevat työnsä suorittamiseen. On kuitenkin työntekijän vastuulla miettiä, miten hänen tulisi hoitaa tehtävänsä.

Välttääksesi mikromanagerointia rohkaise työntekijöitä työskentelemään haluamallaan tavalla.

Pyydä heitä oppimaan, työskentelemään ja ajattelemaan itsenäisesti, mikä hyödyttää yritystä.

Ja jos he tekevät virheitä, puhu aina ensin heidän kanssaan, ennen kuin teet johtopäätöksiä. Näin työntekijäsi pyrkivät parhaansa mukaan välttämään samojen virheiden tekemistä tulevaisuudessa.

Jaa realistisia tehtäviä

Tuottavien työntekijöidesi työntäminen kykyjensä äärirajoille on hyvä asia, mutta älä liioittele.

Työntekijät ovat ihmisiä, ja ihmiset väsyvät.

Jotkut työntekijät saattavat tuntea itsensä täysin ylikuormitetuiksi loputtoman tehtäväluettelon kanssa.

Tonneittain päivittäisten tehtävien ylikuormittaminen voi olla syynä siihen, että työntekijät viivyttelevät. Tämä voi johtaa usein viivästyksiin ja tuottamattomuuteen.

Työnantajien on osoitettava saavutettavissa olevia tehtäviä ja annettava työntekijöille riittävästi aikaa näiden tehtävien tekemiseen. Näin työntekijät tuntevat itsensä motivoituneiksi, koska he suoriutuvat kaikista heille antamistasi tehtävistä.

Hullu työ ja saavuttamattomat määräajat ovat suuria motivaation tappajia.

Mitä voit siis tehdä?

Aseta työntekijöille realistiset yksilölliset päämäärät ja tavoitteet. Näin voit lisätä heidän tehokkuuttaan, tietoisuuttaan ja vaikutusta heidän rooliinsa yrityksessäsi.

Ole tiukka taukojen suhteen

Kannusta työntekijöitä pitämään taukoja ja harrastamaan muuta virkistystoimintaa.

Miksi?

Ylirasitustyöstä johtuva stressi voi johtaa kahteen asiaan:

• Se voi demotivoida työntekijän.
• Se voi myös johtaa viivyttelyyn, joka on suuri tuottavuuden tappaja.

Taukojen pitäminen työstä voi auttaa nollaamaan työntekijän väsyneet aivot.

Suosittelemme 10 minuutin taukoa 50 minuutin työskentelyn jälkeen.

Lyhyt tauko voi auttaa tuntemaan olonsa virkistyneeksi, kun on aloitettava uusi työtehtävä tai työskenneltävä meneillään olevan työtehtävän parissa.

Pitäisi myös pyytää työntekijöitä pitämään 30 minuutin tauko kolmen tunnin välein.

Ja muista rohkaista työntekijöitäsi vaihtamaan maisemaa tuon tauon aikana.

He voivat käyttää tämän ajan kävelyyn, kahvitteluun tai viikoittaisen ostoslistan suunnitteluun.

Kannusta liikuntaan

Työntekijöidesi terveyden tulisi olla etusijalla. Yrityksesi ei voi menestyä, jos työntekijäsi ovat usein sairaita tai poissa töistä.

Koko päivän tietokoneen ääressä istuminen voi aiheuttaa suuria terveysriskejä.

Joitakin ideoita, jotka voivat estää työntekijöitä sairastumasta tai stressaantumasta, ovat:

• Kannusta työntekijöitä nousemaan seisomaan ylös muutama minuutti joka päivä.
• Lisää toimistoon seisomapöytiä.
• Salli työntekijöille mahdollisuus tehdä etätyötä työmatkojen aiheuttaman stressin välttämiseksi.
• Valitse viikoittainen jooga/ Zumba/ aerobic-tunti työajan jälkeen.

Lopputulos on, että sinun pitäisi kannustaa työntekijöitä pitämään fyysistä kuntoilua päivittäisessä toiminnassaan.

Se voi olla venyttelyä, pientä kuntosaliharjoittelua tai kenties jotakin kotona tehtyä aerobic-harjoitusta tai vaikkapa urheilevaa tiimiryhmätyöskentelyä, joka myös parantaa työntekijöiden sitoutumista.

Toinen hyöty on myös se, että tiimirakennusharjoitukset voivat myös johtaa parempaan tiimityöskentelyyn työpaikalla.

Tällainen toiminta ei ainoastaan pidä heidät kunnossa ja terveinä, vaan se myös lisää työntekijöiden sitoutumista ja auttaa työntekijöitä pitämään mielensä kirkkaampana erityisesti työskennellessään.

On todistettu, että fyysisesti hyväkuntoiset ja henkisesti aktiiviset työntekijät suoriutuvat paremmin työssään, ja heillä on positiivinen asenne työhönsä ja työpaikkaansa.

Murtakaa työrutiineja

Vaikka on hyvä antaa työntekijän keskittyä tiettyyn ydintehtävään, saman työn tekeminen noin 40 tuntia voi käydä uuvuttavaksi.

Tämän tylsän työrutiinin rikkomiseksi kokeile vastuualueiden vuorottelua ja uusien roolien esittelyä eri työntekijöille.

Siten voit laajentaa heidän kykyjään ja antaa tiimillesi yleiskatsauksen siitä, millaisia rooleja heidän työtovereillaan on. He saavat myös tietoa siitä, miten yritys toimii.

Aseta rima aina korkealle

Eriorganisaatioilla on omat vaatimuksensa, ja pitkäaikaisen menestyksen kannalta on tärkeää esitellä työntekijöille nämä odotukset.

Tiedota työntekijöillesi, millaisia sääntöjä yrityksesi asettaa ja mitä odotat heiltä.

Työntekijöidesi on myös tiedettävä, että he saavat enemmän ylenemismahdollisuuksia kehittämällä uusia taitoja tai hankkimalla uutta tietoa.

Jokainen työpäivä tulisi olla haaste jokaiselle työntekijälle.

Työntekijöidesi ei pitäisi olla itsetyytyväisiä ja pitäytyä vain hallittavissa olevissa tehtävissä. Tämä vähentäisi heidän arvoaan ja näin ollen vaikuttaisi työn tuottavuuteen.

Työntekijöiden tulisi siis ymmärtää, että luottamus, mahdollisuudet ja kunnioitus ovat asioita, jotka jokaisen tulisi ansaita.

Tarjoa koulutusta

Aivan kuten me päivitämme teknologiaamme, myös työntekijäsi tarvitsevat päivitystä – tämä auttaa heitä saavuttamaan korkeamman tuottavuuden tason.

Oppiminen on jatkuva prosessi, ja tarjoamalla työntekijöillesi seminaareja ja koulutuksia parannat heidän taitojaan.

Tutustumalla työntekijöihisi innovatiivisiin ratkaisuihin motivoit heidät myös olemaan luovempia työssään. Muista aina, että motivoitunut työntekijä on onnellinen työntekijä.

Mutta se ei tarkoita, että sinun tarvitsee käyttää huomattavan paljon rahaa vain antaaksesi heille tarvittavan koulutuksen. Voit aina palkata puhujan tai kouluttajan, joka haluaa opettaa tai motivoida työntekijöitäsi.

11. Vältä multitaskingia

Tiedämme, että tämä kuulostaa oudolta.

Yleisesti multitaskingia pidetään taitona, ja se auttaa työntekijöitä pääsemään tavoitteisiin nopeasti.

Tänä päivänä on olemassa valtavasti tuottavuustyökaluja, jotka voivat virtaviivaistaa päivittäisiä tehtäviä puolestasi.

Ei siis ole mitään syytä rohkaista työntekijöitäsi multitaskingiin, kun heillä on oikeasti aikaa keskittyä tiettyyn tehtävään.

Vaikka multitasking voi johtaa lyhytaikaisiin saavutuksiin, monien tehtävien parissa työskentely joka päivä voi myös johtaa loppuun palamiseen.

Kun työntekijät ovat loppuun palaneet, heidän on vaikea keskittyä, mikä voi johtaa useisiin virheisiin projekteissa.

Poista häiriötekijät

Jos työntekijöilläsi on aina pääsy matkapuhelimiinsa, se voi olla aikamoinen ajanhukka.

Emmehän tarkoita, että sinun pitäisi aloittaa matkapuhelinkielto.

Kännykkäkäytännön luominen, joka kannustaa työntekijöitä sulkemaan puhelimensa työn ajaksi, voi kuitenkin lisätä tuottavuutta.

On myös tärkeää antaa työntekijöille aikaa tarkistaa mahdolliset viestit, jotta heidän ajatuksensa saapuvista viesteistä, sosiaalisesta mediastaan tai puheluista eivät häiritse heitä.

Vaikka etätyöntekijän etuna on, että hän voi työskennellä rauhallisessa kodissa, toimistotyöntekijää voivat häiritä satunnaiset keskustelut ja taustamelu.

Miten voit siis estää häiriötekijöitä työpaikalla?

Tässä on muutamia ratkaisuja:

• Pyydä työntekijöitä puhumaan hiljaa, kun he ottavat vastaan puheluita.
• Kannusta työntekijöitä käyttämään kuulokkeita musiikin tai podcastien kuunteluun melun vaimentamiseksi.
• Karsia tarpeettomien kokousten määrää työpaikalla.

Lupaa työntekijöillä sisustaa toimistonsa

Tim Harfordin tekemä tutkimus osoittaa, että työntekijät ovat 30 % tuottavampia, kun he saavat sisustaa toimistonsa.

Tämähän tarkoittaa, että mitä viihtyisämmäksi työntekijäsi tuntevat olonsa, sitä stressittömämpiä ja tuottavampia he ovat. Se parantaa myös työmoraalia ja johtaa tuottavampaan työpaikkaan.

Lisäksi työntekijäsi odottavat innolla, että näkevät ja työskentelevät hyvin sisustetussa toimistoympäristössä.

Palkitse työntekijät hyvillä eduilla

Tässä on kyse työntekijätyytyväisyydestä.

Mitä tarkoitamme?

Noh, katsotaanpa Googlea.

Google on tunnettu siitä, että se tarjoaa työntekijöilleen hierontahuoneita, torkkukapseleita ja ilmaisia hiustenleikkauksia.

Pointtina tässä on tarjota työntekijöille joitain etuja, jotta he saavat paremman työntekijäkokemuksen ja tuntevat olonsa mukavaksi työympäristössään.

Fellowesin Workplace Wellness Trend Report -raportin mukaan 87 % työntekijöistä haluaisi nykyisen työnantajansa tarjoavan terveellisempiä työpaikkaetuja, kuten hyvinvointihuoneita, yrityksen kuntosali-etuuksia, terveellisiä lounasvaihtoehtoja ja ergonomisia istuimia.

Tässä on muita esimerkkejä eduista, joita voit ottaa käyttöön työntekijöiden työtyytyväisyyden parantamiseksi:

• Kirjakaupan lahjakortit.
• Spa-päiväkortit.
• Kuukausittaiset elokuvaliput.
• Kuntosalijäsenyydet.

Tuottavuusohjelmistojen käyttö

Tuottavuusohjelmistot auttavat ihmisiä saamaan enemmän aikaan työssä sellaisten ominaisuuksien avulla kuin ajanseuranta, muistutukset, raportit ja tarkistuslistat.

Tuottavuusohjelmistot tarjoavat lisäksi projektipäälliköille visuaalisen esityksen organisaation työnkulusta, mikä parantaa tehtävien delegointia ja tiimin koordinointia.

A. Tunne uudet sovellukset kaupassa

Markkinoilla myydään tai ladataan jopa ilmaiseksi uusi sovellus joka päivä.

Sovelluksia, kuten kielioppaita, tehtävälistasovelluksia ja jopa sovelluksia, joilla voit tarkistaa ja merkitä muistiin menosi, on nykyään saatavilla.

Markkinoilla on monenlaisia iOS-, Android- ja Windows-sovelluksia, joten tee tutkimusta ja löydä yrityksellesi sopiva sovellus. Yritä sen jälkeen ehdottaa sitä työntekijöillesi.

Voit myös etsiä selainlaajennuksia, jotka on suunniteltu parantamaan työntekijöiden tuottavuutta.

B. Asenna ja käytä pikaviestintäohjelmaa

Tehokasta viestintää varten kannattaa asentaa pikaviestiohjelmistosovellus työntekijöidesi asemiin.

Slackin kaltainen ryhmäviestinsovellus, jossa voit nopeasti antaa ohjeita tai palautetta, voi olla erinomainen väline viestinnän parantamiseen.

Tiedon nopea jakaminen pikaviestinsovelluksen avulla on uskomattoman hyödyllistä suurissa yrityksissä ja etätyöhön keskittyvissä yrityksissä.

C. Asenna Time Tracker

On tärkeää olla tietoinen siitä, miten työntekijäsi käyttävät aikaansa.

Tätä varten tarvitset työkalun, jolla voit seurata reaaliajassa, kuinka paljon aikaa työntekijöilläsi kuluu yksittäisten tehtävien ja suurempien projektien suorittamiseen.

Tällainen mittari osoittaa, mitkä työntekijät ovat tuottavia ja mitkä tarvitsevat lisää koulutusta.

Lisäksi ajanseurantatyökalu näyttää myös, mitkä työnkulun osa-alueet vievät eniten aikaa. Ja näiden tietojen avulla voit toteuttaa strategian, joka auttaa työntekijöitäsi käyttämään vähemmän aikaa kyseisiin tehtäviin.

Hyvin monipuolinen ajanseurantatyökalu, kuten Time Doctor, ei ainoastaan seuraa tehtäviin käytettyä aikaa, vaan myös työntekijän tyhjäkäyntiä.

Mikä on Time Doctor?

Time Doctor on ehdoton ajanseuranta- ja tuottavuudenhallintatyökalu.

Verizonin kaltaisten uskomattoman tuottavien yritysten ja Thrive Marketin kaltaisten pienyritysten käyttämä Time Doctor sopii kaikille yrityksille, jotka haluavat saada enemmän aikaan.

Ominaisuuksilla, jotka vaihtelevat kehittyneestä ajanseurannasta erinomaisiin integraatioihin johtavien projektinhallintatyökalujen, kuten Jiran, kanssa, Time Doctor on paras sovellus työntekijöiden tuottavuuden lisäämiseen.

Tässä on lyhyt katsaus siihen, miten Time Doctor voi auttaa sinua ajanhallinnassa:

• Seuraa, kuinka paljon aikaa tiimeiltä kuluu tehtävien suorittamiseen.
• Luo projekteja ja määritä tehtäviä tiimin jäsenille suoraan Time Doctorissa.
• Valitse tuottavuusluokitusten avulla, mitkä verkkosivustot ja sovellukset haluat luokitella tuottamattomiksi.
• Käyttäydy kattaviin työn tuottavuusraportteihin, jotta voit arvioida kunkin työntekijän tuottavuuden tasoa.
• Valmistele kuvakaappauksia työntekijöidesi tietokoneen näytöiltä työaikana.
• Seuraa aikaa liikkeellä ollessasi Android-applikaatiolla.

Loppuajatuksia

Työpaikan tuottavuuden parantaminen voi olla haastava tehtävä.

Mutta älä huoli!

Toteuta vain edellä käsittelemämme tuottavuusvinkit, ja työntekijöilläsi on oikeat resurssit olla supertuottavia.
Ja muista, että terve ja onnellinen ympäristö on avain korkeampaan tuottavuuteen työpaikalla.

Tekijästä

Susan Culp on liike-elämän artikkeleihin erikoistunut bloggaaja. Hän kirjoittaa Moneybankerin puolesta, joka tarjoaa parhaat vaihtoehdot, kun kyse on lainoista. Sen lisäksi, että hän on sydämeltään bloggaaja ja kirjoittaja, hän rakastaa myös löytää innovatiivisia tapoja parantaa omia johtamis- ja hallintataitojaan.