Neuvotteluprosessi läpäisee lähes kaikkien vuorovaikutuksen ryhmissä ja organisaatioissa.
Nykyaikaisissa löyhästi jäsennetyissä organisaatioissa, joissa jäsenet työskentelevät kollegoiden kanssa, joihin heillä ei ole suoraa määräysvaltaa ja joiden kanssa heillä ei välttämättä ole edes yhteistä esimiestä, neuvottelutaidoista tulee kriittisiä.
Neuvotteluprosessin viiden vaiheen ydin on varsinainen antaminen ja ottaminen, kun yritetään saada aikaan sopimus, kaikille osapuolille sopiva ja asianmukainen kauppa.
Neuvotteluprosessin viisi vaihetta ovat;
- Valmistelu ja suunnittelu.
- Pohjasääntöjen määrittely.
- Valmistelu ja perustelu.
- Teuvottelu ja ongelmanratkaisu.
- Lopetus ja toteutus.
Tässä postauksessa tarkastelemme neuvotteluprosessia, joka koostuu viidestä vaiheesta. Nämä vaiheet on kuvattu seuraavassa;
Valmistelu ja suunnittelu
Ennen neuvottelujen aloittamista on oltava tietoinen konfliktista, neuvotteluihin johtaneesta historiasta asianosaisten henkilöiden ja heidän käsityksensä konfliktista, neuvotteluihin kohdistuvista odotuksista jne.
Etukäteen on tehtävä kotitehtävät.
- Millainen konflikti on?
- Millainen on historia, joka on johtanut tähän neuvotteluun?
- Kuka on osallisena ja mitkä ovat heidän käsityksensä konfliktista?
Lisäksi ennen neuvottelujen aloittamista; on päätettävä, milloin ja missä pidetään kokous, jossa keskustellaan ongelmasta, ja keitä siihen osallistuu.
Rajoitetun aikataulun asettaminen voi myös olla hyödyllistä, jotta voidaan ehkäistä erimielisyyksien jatkuminen. Tässä vaiheessa on varmistettava, että kaikki asiaankuuluvat tosiseikat ovat tiedossa, jotta oma kanta voidaan selventää.
Tässä vaiheessa on myös laadittava arvio siitä, mitkä ovat toisen osapuolen neuvottelutavoitteet. Mitä he todennäköisesti pyytävät?
Pohjasääntöjen määrittely
Kun suunnittelu ja strategia on laadittu, on ryhdyttävä määrittelemään pohjasääntöjä ja menettelytapoja toisen osapuolen kanssa itse neuvottelusta, joka tekee neuvottelun.
- Missä neuvottelut järjestetään?
- Mitkä aikarajoitukset, jos sellaisia on, tulevat sovellettaviksi?
- Mihinkä asioihin neuvottelut rajataan?
- Käytetäänkö umpikujaan ajauduttaessa tiettyä menettelyä?
Tässä vaiheessa osapuolet vaihtavat myös alkuperäiset ehdotuksensa tai vaatimuksensa.
Valmistelu ja perustelu
Kun alkuperäiset kannat on vaihdettu, molemmat osapuolet selittävät, laajentavat, selventävät, pönkittävät ja perustelevat alkuperäisiä vaatimuksiaan. Tämän ei tarvitse olla vastakkainasettelua.
Pikemminkin se on tilaisuus kouluttaa ja informoida toisiaan asioista, miksi ne ovat tärkeitä ja miten kumpikin päätyi alkuperäisiin vaatimuksiinsa.
Tässä vaiheessa toinen osapuoli saattaa haluta toimittaa toiselle osapuolelle kaikki asiakirjat, jotka auttavat tukemaan sen kantaa.
Tarjousneuvottelut ja ongelmanratkaisu
Neuvotteluprosessin olennainen sisältö on varsinainen antaminen ja ottaminen, kun yritetään saada aikaan sopu, kunnon neuvottelu. Tässä vaiheessa molempien osapuolten on epäilemättä tehtävä myönnytyksiä.
Sulkeminen ja täytäntöönpano
Neuvotteluprosessin viimeinen vaihe on laaditun sopimuksen virallistaminen sekä täytäntöönpanon ja seurannan edellyttämien menettelyjen kehittäminen.
Suurissa neuvotteluissa tämä edellyttää yksityiskohtien vahvistamista virallisessa sopimuksessa.
Hyväksyttyjen neuvottelujen osalta tämä edellyttää yksityiskohtien vahvistamista virallisessa sopimuksessa.