Jos yritykselläsi ei ole aktivointipolitiikkaa tai jos sitä ei ole päivitetty viime vuosina, kyseessä on kriittinen kirjanpitokysymys. Aktivointipolitiikka määrittelee kirjanpitoa varten, että omaisuushankinnat, jotka (1) ylittävät vähimmäismenot (esim. 5 000 dollaria, 2 500 dollaria, 1 000 dollaria jne. kappaletta kohti) ja (2) joiden taloudellinen käyttöikä on vähintään yksi vuosi, aktivoidaan. Jos meno täyttää aktivointiperiaatteet, se aktivoidaan kirjanpitotarkoituksiin. Jos meno ei täytä aktivointikäytäntöä, se tulisi kirjata kuluksi.

Aktivointikäytännöstä on hyötyjä:

• Yrityksen omaisuuden lisäysten sekä korjausten ja kunnossapidon käsittely muuttuu johdonmukaisemmaksi. Riippumatta siitä, kuka kirjauksen tekee tai milloin kirjaus tehdään, aktivointipolitiikka varmistaa, että erää käsitellään samalla tavalla joka kerta.
• Yritys käyttää huomattavasti vähemmän aikaa kirjanpitoon, jos aktivointipolitiikkaa noudatetaan, koska yritys käyttää vähemmän aikaa kirjanpidon ylläpitämiseen jokaisesta aineettomasta erästä. Aktivoitu hyödyke kirjataan myös käyttöomaisuusluetteloon sinä vuonna, jona se otetaan käyttöön, siitä tehdään vuosittain poistot sen taloudellisen käyttöiän aikana ja lopulta se hävitetään. Lisäksi sinulla on pidempi luettelo vuosittain ylläpidettävistä käyttöomaisuushyödykkeistä. Kun käytössä on korkeampi aktivointikäytäntö, yksittäisiin omaisuuseriin, joiden historialliset kustannukset ovat pienemmät, liittyvä kirjanpito on vähäisempää.

Pääaktivointikynnys

Olemme aiemmin keskustelleet aineellisia hyödykkeitä koskevista säännöksistä ja Verohallinnon ilmoittamista päivitetyistä de minimis safe harbor -rajoista. IRS:n hiljattain antamien säännösten mukaan yritysverovelvolliset voivat aktivoinnin sijaan vähentää tietyt pääomatavarat tiettyyn dollarimäärään asti sen perusteella, onko verovelvollisella sovellettavissa oleva tilinpäätös (AFS), joka on tilinpäätöskokonaisuus, joka on (1) tilintarkastettu tilinpäätös, johon on liitetty tilintarkastusyhteisön raportti, (2) joka on jätetty arvopaperi- ja pörssilautakunnalle (Securities and Exchange Commission) tai (3) joka on jätetty muulle viranomaiselle. Jos yritysverovelvollisella on AFS, safe harbor -kynnysarvo on 5 000 dollaria erää kohti. Jos yritysverovelvollisella ei ole AFS:ää, safe harbor -kynnysarvo on 2 500 dollaria erää kohti (500 dollaria ennen 1. tammikuuta 2016).

5 000 ja 2 500 dollarin kynnysarvot ovat juuri ne, joista säädetään de minimis safe harbor -säännöissä. Yritys voi soveltaa aktivointipolitiikkaa, jossa kynnysarvot ovat näitä kynnysarvoja korkeammat tai matalammat.

• Yritys ei voi kuluttaa verotuksessa suurempia dollarimääräisiä hankintoja kuin se on kuluttanut kirjanpidossa. Se, että voit de minimis safe harbor -sääntöjen nojalla kuluttaa enintään 5 000 dollaria tai 2 500 dollaria, ei tarkoita, että sinun pitäisi välttämättä maksimoida aktivointipolitiikkasi.
• Hyväksymällä korkeammat aktivointikynnykset kulusi kasvavat enemmän kuin varallisuutesi, mikä voi vaikuttaa yrityksesi taloudellisiin tunnuslukuihin (vähemmän varoja, korkeammat kulut), mikä puolestaan voi johtaa vaikuttaviin velkakovenantteihin.

De minimis safe harbor -sääntöjen mukaisia 5 000 ja 2 500 dollarin raja-arvoja sovelletaan vain, jos aktivointikäytäntö on allekirjoitettu ja se on tullut voimaan ennen tilikauden alkua.

Käyttöajat

U.S.A.G.A.P.:n mukaan ei ole olemassa ennalta määriteltyä taloudellista käyttöaikaa. Parhaana käytäntönä on kuitenkin laatia ohjeet siitä, kuinka kauan johto kohtuudella odottaa tietyn omaisuuseräluokan olevan käytössä. On olemassa lukemattomia organisaatioita, jotka saattavat tehdä kahdesta vertailukelpoisesta laitteesta eri pituisia poistoja ajattelematta asiaa. BlumShapiron kirjanpidon ammattilaiset voivat auttaa kehittämään organisaatiokohtaisia ohjeita.

Yleisiä yleisesti käytettyjä ohjeita ovat mm. seuraavat:

• Tontti – Ei poistokelpoinen hyödyke
• Tontin parannukset – 15 vuotta
• Rakennukset – 30-40 vuotta
• Tietokonelaitteet – 5 vuotta
• Kalusteet ja laitteet – 10 vuotta
• Ohjelmistot – 3 vuotta

Näillä ohjeilla poistetaan arvailut ja keskustelut siitä, kuinka kauan omaisuuserästä on tehtävä poistoja poistosuunnitelmia laadittaessa.

Verotusta varten verovirasto määrää, mikä kunkin hyödykkeen poistoajan tulisi olla. BlumShapiron veroasiantuntijat auttavat näiden määritysten tekemisessä.

Poistoarvo

Poistoarvo on omaisuuserän arvioitu arvo käyttöiän päättyessä, kun omaisuuserää ei voida enää käyttää aiottuun tarkoitukseensa. Jos organisaatiolla on esimerkiksi ajoneuvokanta, organisaatio voi määrittää, että kullakin ajoneuvolla voi olla lunastusarvo, jonka se arvioi ajoneuvon arvoksi, kun ajoneuvo poistetaan käytöstä (esim. jos se myy ajoneuvon toiselle organisaatiolle). Tarvittaessa johdon on tehtävä paras mahdollinen arvio siitä, mikä omaisuuserän jälleenhankinta-arvo voisi olla hyödykkeen taloudellisen käyttöiän lopussa.

Jos organisaatio esimerkiksi ostaa 100 000 dollarin kuorma-auton, arvioi kuorma-auton taloudellisen käyttöiän olevan 10 vuotta ja arvioi, että kuorma-auton arvo on 10 000 dollaria 10 vuoden kuluttua, organisaatio tekisi poistoja 9 000 dollaria vuodessa (100 000 dollarin hankintameno – 10 000 dollaria jälleenhankinta-arvoa = 90 000 dollaria / 10 vuotta = 9 000 dollaria).

Vaikutus pelastusarvoon näkyy nettotuloksessa (poistot ja nettotulos pienenevät) ja järjestön omaisuuden arvossa (nettokirjanpitoarvo kasvaa, koska poistoja tehdään vähemmän). Pelastusarvo voi vaikuttaa myös taloudellisiin tunnuslukuihin, kuten velan ja oman pääoman suhteeseen.