Learning Outcomes:

• erottaa teknisen ja ammatillisen viestinnän ja kirjoittamisen toisistaan
• ymmärtää teknisen viestijän roolin
• tietää, miten eettisyys, yhteistyö, kontekstitietoisuus, tutkimus, kirjoittaminen ja suunnittelu kytkeytyvät toisiinsa dokumentaation luomisessa
• Tunnista kolme teknisen viestinnän artefaktia huoneessa. Mitä yhteistä niillä on? Mikä eroaa?
• Tee työnhaku jostain suositusta kanavasta (monster.com, paikallislehtien sivustot, stc.org jne.) teknisille kirjoittajille. Vaihda termi ”tekninen” termiin ”ammattilainen” ja termi ”kirjoittaja” termiin ”viestijä”. Tee taulukko ja listaa erot näiden neljän mahdollisen termin välillä. Kirjoita sitten kunkin nimikkeen alla olevien työpaikkojen yhteydessä lueteltujen pätevyyksien ja tehtävien perusteella kunkin määritelmä.

Ammattikirjoittajat ja tekniset kirjoittajat kuuluvat yleensä kahteen luokkaan: kirjoittajat, jotka keskittyvät
”teknisille” aloille, ja ammattilaiset, jotka kirjoittavat osana työtään. Vaikka monet ammattilaiset eivät pidä itseään kirjoittajina, heidän työnsä edellyttää, että he lukevat ja kirjoittavat melko usein.

Mitä nimessä on?

Termit ”ammatillinen” ja ”tekninen” sekä ”kirjoittaminen” ja ”viestintä” ovat alalla melko vaihdettavissa. Vaikka alla korostetaan joitakin eroja, yleisesti ottaen ymmärretään, että mikä tahansa näistä yhdistelmistä viittaa tiedon esittämiseen yleisölle, jonka perimmäisenä tarkoituksena on saada työ tehtyä. Tämä on melko laaja määritelmä, ja itse asiassa ala on itsessään melko laaja.

Teknistä viestintää on kaikkialla. Se ei rajoitu vain ohjeisiin, joihin satunnaisesti viitataan, tai uuden teknologian mukana tuleviin esitteisiin. Jos pidät teknologiaa kaikenlaisena, jossa sovelletaan tieteellisiä havaintoja, alat nähdä sitä kaikkialla. Vaikka huipputeknologia, kuten älypuhelimet ja wlan, on tulossa kaikkialle, matala teknologia on ollut olemassa siitä lähtien, kun ihmiset alkoivat askarrella työvälineitä. Koska teknologiat luodaan tietyissä yhteyksissä ja niitä levitetään usein paljon laajempiin yhteyksiin, niiden luojien ja puolestapuhujien on tärkeää tiedottaa tuotteen käyttötarkoituksesta, jotta estetään vääränlainen käyttö ja edistetään eettistä jakelua. Tekninen kirjoittaminen voi olla silmälasien kehyksen sisäpuolelle kirjoitettu resepti, paidan sisäpuolella oleva etiketti tai rakennustyömaan ulkopuolella oleva varoituskyltti.

Vaikka sateenvarjotermi ”ammatillinen viestintä” kattaa kaiken työpaikkakohtaisen kirjoittamisen sisäisistä muistiotositteista ja toimintaperiaatteista ulkoisiin lehdistötiedotteisiin ja merkityksellisille yleisöille suunnattuun markkinointiin. Tällaista viestintää tapahtuu jatkuvasti eri instituutioissa, kuten hallinnonaloilla, sairaaloissa, yrityksissä, yhtiöissä, yliopistoissa jne. Toisin kuin akateemisissa kirjoituksissa, joissa tavoitteena on yleensä idean kehittäminen, teoreettisen väitteen esittäminen tai pätevyyden osoittaminen, ammatillisilla teksteillä pyritään vakuuttamaan valtaa käyttävät ihmiset ryhtymään tiettyyn toimintaan.

Millaisia tekstejä ”ammatilliseen ja tekniseen viestintään” kuuluu?

Periaatteessa mitä tahansa tekstiä, jonka tarkoituksena on välittää tietoa tekniikan käytöstä, pidetään ”teknisenä viestintänä”. Samaan aikaan mikä tahansa teksti, joka liikkuu ammatillisessa ympäristössä työn tekemistä varten, katsotaan ammatilliseksi viestinnäksi. Nämä tekstit voivat olla kirjallisia, visuaalisia tai suullisia ja painettuja tai sähköisiä.

Tekstejä kutsutaan usein ”tuotoksiksi”, koska ne toimittavat tutkimuksen ja tiedon konkreettisina artefakteina (ja yleensä yleisissä genreissä), kuten sisäisinä muistioina, raportteina, ehdotuksina, esityksinä jne. Ymmärtääkseen, mikä teksti sopii parhaiten tiettyyn tehtävään, kirjoittajien on otettava huomioon retoriikan käsitteet, kuten yleisö- ja kontekstianalyysi, sekä suunnitteluperiaatteet.

Mitä on retoriikka?

Tämä on kiistanalainen kysymys alalla. Retoriikan yksinkertaisin määritelmä voitaisiin pelkistää suostuttelun tutkimukseen eli siihen, miten sanat tekevät asioita. Mediassa termi ”retoriikka” saa usein huonoa mainetta poliitikkojen välineenä manipuloida muita tyhjillä sanoilla, mutta tämä ei varsinaisesti ole retoriikan tehtävä. Itse asiassa Platon tuomitsi sofistit petollisista retoriikoista (Gorgias väitti, että hän pystyi saamaan minkä tahansa naurettavalta vaikuttavan väitteen näyttämään järkevältä). Quintilianus puolusti avoimesti etiikan tarpeellisuutta retoriikassa sanoessaan, että onnistunut retoriikka on ”hyvä mies, joka puhuu hyvin”. Jos siis väittää, että retoriikka on luonnostaan petollista, sekoittaa taiteen manipulointiin ja jättää huomiotta moraalisen perustan, joka tukee kansalaisyhteiskuntaa.

Vaikka argumentaation tutkimus saattaa vaikuttaa abstraktilta ja usein filosofiselta keskustelulta, retorisia liikkeitä voi havaita lähes missä tahansa vuorovaikutustilanteessa. Ajattele, miten sinut suostuteltiin lukemaan tämä teksti, tai eri tekijöitä, jotka vaikuttivat päätökseesi siitä, mitä syöt (tai jätät syömättä) aamupalaksi tänä aamuna. Vakuuttamiseen liittyy kulttuurintutkimusta, psykologisia näkökohtia, kieltä ja paljon muuta, ja se on viestinnän ytimessä.

Kaikki kirjoitukset, joilla pyritään vakuuttamaan joku uskomaan johonkin, olipa kyse sitten sopivimmasta henkilöstä presidentiksi tai parhaasta tavasta ratkaista tietokonevirhe, nojaavat retoriikkaan. Taiteessa otetaan huomioon myös sellaiset elementit kuin keksiminen ja esittäminen, jotka tunnustavat kaikki kirjoitusprosessin osa-alueet. Ammattilaiset käyttävät retoriikkaa sekä tietoisesti että tiedostamattaan aina projektin ideoinnista raporttien julkaisemiseen. Neljä termiä, joista luet lisää tässä kirjassa, ovat ethos, pathos, logos ja kairos. Kolme ensimmäistä ovat retorisia vetoomuksia, jotka Aristoteles erotti toisistaan, ja kairos on ajoituksenmukaista aikaa ja paikkaa koskeva ajatus, joka oli keskeinen sivistyneen koulukunnan ajattelussa. Analysoimalla, miten nämä vetoomukset toimivat teksteissä, voit parantaa kykyäsi käyttää niitä johdonmukaisesti saavuttaaksesi tarkoituksesi kohdeyleisöllesi.

Opi lisää retoriikasta katsomalla video ”In Defense of Rhetoric”, jonka ovat luoneet Clemsonin yliopiston ammatillisen viestinnän maisteriohjelman jatko-opiskelijat:

Eivätkö PTC:n tekstit vain välitä suoraviivaista informaatiota?

Kyllä ja ei. Toisaalta PTC:n erottaminen työpaikkakirjoitteluksi muista viestinnän lajeista auttaa määrittelemään alaa. Kaikki viestintä on kuitenkin luonnostaan jollakin tavalla puolueellista ja paikannettua. Et ehkä kerro vanhemmillesi uudesta tatuoinnista samalla tavalla kuin ystävillesi. Et myöskään kertoisi kollegalle tai biolääketieteellisen tekniikan professorille, miten uusi sydämentahdistin toimii, samalla tavalla kuin kirurgille tai potilaalle. Käytettävyyteen ja toiminnallisuuteen liittyvien näkökohtien lisäksi on tärkeää muistaa PTC-tekstien taustalla oleva etiikka. Tehdessään päätöksiä siitä, miten tietoa välitetään, kirjoittajien on mietittävä, miten heidän valintansa vaikuttavat yleisöön. Kuka jää ilman tiedonsaantia? Miten jokin valinta suosii tiettyä väestöryhmää, ymmärtämistapaa tai kulttuuria toiseen nähden? Sulkeeko tekstien julkaiseminen tai levittäminen epäeettisesti pois tietyt ihmiset ja estääkö se heitä saamasta tietoa, joka auttaisi heitä etenemään urallaan tai suoriutumaan jostakin tehtävästä?

Muut, perustavanlaatuisemmat kysymykset toiminnallisuudesta nojaavat retorisiin valintoihin: Välittääkö teksti riittävän määrän tietoa hukuttamatta yleisöä? Onko se tuotettu mielekkäällä ja hyödyllisellä tavalla vai jääkö se hyllyyn ja tuleeko sitä harvoin luettua? Nämä kaikki ovat kysymyksiä, jotka vaikuttavat alaan ja ovat tärkeitä ammatillisissa tehtävissä kirjoittaville ihmisille.

Miltä teknisen viestinnän työympäristö näyttää?

Tekninen kirjoittaminen tapahtuu yhteistoiminnallisissa ympäristöissä. Organisaatioympäristöissä erityisesti ulkoisille yleisöille suunnatut asiakirjat tuotetaan ja/tai hyväksytään tiimissä. Useat liikkuvat osat tarkoittavat, että ryhmätyöskentelytaitojen oppiminen ja organisoituneisuuden säilyttäminen ovat tärkeitä, jotta voi saada ja säilyttää uran organisaatiossa. Olitpa sitten akateeminen tiedemies, yrityskonsultti, koneinsinööri tai potilashoidon tarjoaja, sinun on ymmärrettävä hyviä viestintäkäytäntöjä. Näissä ympäristöissä on usein ihmisiä, joilla on monenlaisia taustoja, kulttuureja ja käsityksiä siitä, mikä on oikein. Vältä tarpeettomia ja aikaa vieviä konflikteja lähestymällä projekteja avoimin mielin ja tiedostamalla omat ennakkoluulosi, jotka saattavat poiketa paitsi lukijoiden myös kollegojesi ennakkoluuloista.

Projektinhallinnan kaltaiset yhteistyötaktiikat hyödyttävät sinua myös yksittäisissä tehtävissä. Tällä hetkellä suuri osa teknisestä kirjoittamisesta tapahtuu etätyönä, ja näin ollen ammattikirjoittajat työskentelevät usein useille asiakkaille samanaikaisesti. Itse asiassa voi ansaita melko hyvin elantonsa työskentelemällä kotoa käsin useissa sopimusperusteisissa tai osa-aikaisissa töissä, mutta menestyminen tarkoittaa sitä, että tehtäviä on jatkuvasti tasapainotettava kehittämällä järjestelmä niiden organisoimiseksi. Multitasking-ominaisuuksien hankkiminen siirtyy mihin tahansa työhön, jossa sinun on raportoitava eri sidosryhmille samoista tai samankaltaisista projekteista.

Tämän työn yhteistoiminnallisen luonteen sekä kirjoittamisen luonnollisen prosessin vuoksi asiakirjojen tarkistaminen ja tarkistaminen ovat olennainen osa kirjallisen viestinnän tuottamista.

Kirjoittavatko ammatti- ja tekniset kirjoittajat vain?

Vaikkakin suuri osa alasta on kirjoittamista, tehtävien luomiseen ja jakamiseen liittyy lukuisia muitakin tehtäviä. Koska heidän tavoitteenaan on usein luoda tekstejä, jotka auttavat käyttäjiä suorittamaan tehtäviä, teknisen kirjoittamisen ammattilaiset suorittavat käytettävyystestejä selvittääkseen, miten hyvin heidän tekstinsä on onnistunut ja miten sitä voidaan parantaa ennen julkaisemista. Muita tekstien kehittämiseen liittyviä elementtejä ovat graafinen suunnittelu, datan visualisointi ja korjaaminen (tekstien luominen uudelleen eri välineillä eri yleisöjä tai tarkoituksia varten).

Teknologian rooli

PTC-ammattilaiset pysyvät yleensä uusien teknologioiden suhteen ajan tasalla. Koska teknologia kehittyy jatkuvasti ja uusia työkaluja syntyy päivittäin, olisi mahdotonta hallita kaikkia asiaankuuluvia työkaluja. Sen sijaan teknisen viestinnän ammattilaiset hallitsevat analyyttiset taidot ja järjestelmien perusteet, jotta he voivat sopeutua alan muuttuvaan ympäristöön. Ammattilaiset, jotka hallitsevat taidot omissa yhteyksissään, olipa kyse sitten sairaalaympäristöstä tai suuryrityksestä, tulevat perehtyneiksi tiettyihin menettelytapoihin; kirjoittamisen ammattilaisille tämä tarkoittaa sitä, että heillä on mieluisia suunnittelu- ja muokkausohjelmistoja sekä painettuun että sähköiseen julkaisutoimintaan, ja kun he tuntevat ne hyvin, he voivat omaksua asiakkaan suosimat työkalut melko helposti.

Aloitanko ensin suunnittelusta vai kirjoittamisesta?

Kumpaakin/jotain/kumpikaan. Suunnittelu ja sisältö ovat toisiaan täydentäviä näkökohtia. Joskus tilarajoitukset merkitsevät sitä, että kirjoituksen on oltava äärimmäisen tiivis ja riisuttu kaikista yksityiskohdista. Toisaalta joskus on oikeudellisista tai muista syistä tärkeää sisällyttää paljon tietoa, vaikka se veisi kuinka paljon tilaa. Kummassakin tapauksessa kirjoittajien on ennen kaikkea otettava huomioon tavoitteensa. Jos tiedät, että kirjoitat jälkimmäisessä tilanteessa, jossa tila ei ole ongelma, pituus voi merkitä tärkeimpien tietojen sijoittamista ensimmäiselle sivulle, tai se voi merkitä vetokuvien tai kuvien sisällyttämistä ulkoasuun, jotta lukijan mielenkiinto säilyy viimeisellä sivulla. Tilan rajallisuus saattaa sitä vastoin vaatia kirjoittajia miettimään uudelleen lauserakennetta ja äänenkäyttöä.

Tila ei ole ainoa rajoitus, joka määrittää suunnittelua ja sisältöä. Kirjoittajien on otettava huomioon yleisön arvot, retorinen tilanne, jossa he ovat, ja institutionaaliset rajoitukset, kuten kustannukset ja muotoilu, sekä saavutettavuus. Eri yleisöt tulkitsevat tekstejä eri tavoin kulttuurinsa, prioriteettiensa ja suhteensa aiheeseen perusteella. Siksi ennen kirjoittamisen aloittamista kirjoittajien on mietittävä, kenelle he kirjoittavat. Työpaikalla on usein kaksi yleisöä: sisäinen eli organisaatioiden välinen yleisö ja ulkoinen yleisö, joka on usein yleisö. Joskus sisäiset asiakirjat päätyvät ulkoisiin kanaviin (ja päinvastoin), erityisesti sosiaalisen median yleistyessä, joten ammattiviestijöiden on tärkeää ottaa huomioon mahdolliset toissijaiset yleisöt.

Luettelo keskeisistä määritelmistä

• Saavutettavuus- tekstin luettavuus erilaisille käyttäjille, joilla on erilaiset valmiudet, jotka voivat olla fyysisiä, kognitiivisia, rahallisia, kulttuurisia jne.
• Artefakti- teknisessä viestinnässä yleensä kaikki, mikä lasketaan lopputuotteeksi, aina tekstiasiakirjasta opastavaan ääniklippiin ja verkkosivustoon. Toisin kuin tuotos, artefakti määritellään useimmiten lukijan tai yleisön näkökulmasta, ja siihen liittyy kronoksen eli ajan elementti, sillä se on lopullinen ja kulutettu sillä hetkellä, kun siihen viitataan.
• Audience Analysis- prosessi, jossa tutkitaan ensisijaista ja toissijaista yleisöä, jotta toimitukset voidaan räätälöidä heidän tarpeidensa ja arvojensa mukaisiksi.
• Deliverable- lopullinen tuote, joka on valmis julkaistavaksi, tai teksti, jonka kirjoittaja aikoo toimittaa asiakkaalleen. Tätä termiä käytetään yleensä tuotannon ja viimeistelyn yhteydessä; julkaisun jälkeen toimituskohde saatetaan katsoa artefaktiksi, mutta nämä termit saattavat olla jossain määrin vaihdettavissa keskenään.
• Repurposing- prosessi, jossa alkuperäisestä tekstistä kehitetään uusia (joskus multimodaalisia tai sekatekniikkaa hyödyntäviä) toimituskohteita eri yleisöille tai eri tarkoituksiin.
• Retoriikkatilanne- tilaisuus, yleisö ja rajoitteet, joissa kirjoitetaan.
• Käytettävyystestaus- teknisessä viestinnässä käyttäjien ottaminen mukaan kokeilemaan tekstissä hahmoteltuja tehtäviä, jotta tekstin ongelmakohdat saataisiin selville ennen sen julkaisemista tarkoitetulle yleisölle.

Harjoitukset:

• Tunnista huoneesta kolme teknisen viestinnän artefaktia. Mitä yhteistä niillä on? Mikä eroaa?
• Tee työnhaku jostain suositusta kanavasta (monster.com, paikallisten sanomalehtien sivustot, stc.org jne.) teknisille kirjoittajille. Vaihda termi ”tekninen” termiin ”ammattilainen” ja termi ”kirjoittaja” termiin ”viestijä”. Tee taulukko ja listaa erot näiden neljän mahdollisen termin välillä. Kirjoita sitten kunkin nimikkeen alla olevien työpaikkojen yhteydessä lueteltujen pätevyyksien ja tehtävien perusteella kunkin määritelmä.