Poikajuhlien suunnittelu voi olla hieman ylivoimaista. Haluat tietysti tehdä asioista täydellisiä morsiamelle, mutta saatat yllättyä huomatessasi, että yksityiskohtien kanssa hulluksi ajaminen ei itse asiassa ole oikea tapa tehdä sitä. Käytä sen sijaan polttareiden suunnittelun tarkistuslistaa, joka auttaa sinua laatimaan yleissuunnitelman polttareita varten. Tämä tarkistuslista on muokattavissa järjestämiesi juhlien tyypin mukaan, ja se auttaa sinua saamaan kaiken tehtyä ajoissa ja poistaa osan arvailusta päättäessäsi, milloin sinun on tehtävä asioita ja mitä kaikkea sinun on tehtävä. Kun arvailut poistetaan, meidän pitäisi poistaa koko joukko stressiä, jotta voit rentoutua ja toivottavasti nauttia ainakin osasta juhlien suunnitteluprosessia.

Ajoitus

Kun kokosimme polttareiden suunnittelun tarkistuslistan, teimme sen muutama oletus mielessä. Oletimme, että suurin osa polttareihin kutsuttavista on morsiamen lähiseudulla, että ihmisillä on suhteellisen joustavat matka-aikataulut ja että häihin on kuusi kuukautta tai kauempana, kun morsian pyytää sinua morsiusneidoksi tai päätät järjestää hänelle polttarit. Jos jokin näistä oletuksista on virheellinen, sinun on mietittävä, miten se vaikuttaa aikatauluusi. Onko mahdollisilla vierailla edessään omia tärkeitä tapahtumia (valmistumisia, häitä, syntymiä jne.)? Onko sinulla täydet kuusi kuukautta aikaa hoitaa juhlien valmistelut? Jos suunnittelet polttareita matkakohteeseen, haluatko, että juhlat ajoittuvat samaan aikaan jonkin festivaalin tai muun tapahtuman kanssa, jolloin ne järjestetään huomattavasti nopeammin kuin häät? Jos näin on, varmista ja sovita kalenterisi sen mukaisesti.

Suuret tapahtumat

Suunnitteletko polttarit suositun matkakohteen ruuhka-aikaan tai jonkin erityistapahtuman aikaan? Jos näin on, saatat joutua lykkäämään tätä tarkistuslistaa vuodella tai useammalla. Joissakin maailman halutuimmissa kohteissa ja tapahtumissa majoituspaikat, erityisesti suurille ryhmille, voivat täyttyä melko nopeasti. Myös lentojen, vuokra-autojen ja jopa ravintolavarausten saaminen voi olla vaikeaa. Tämän ei ole tarkoitus lannistaa sinua suunnittelemasta mahtavia Mardi Gras -polttareita New Orleansissa tai ikimuistoisia Coachella-polttareita, vaan vain muistuttaa sinua siitä, että mitä suurempi kysyntä paikkakunnallasi on tiettynä päivänä, sitä tärkeämpää on viimeistellä suunnitelmat ja varata asiat hyvissä ajoin etukäteen.

Poikajuhlien suunnittelun tarkistuslista

Hahmottelemme jokaisen askeleen, joka sinun on otettava, jotta saat polttarit suunniteltua, ja liitämme sitten loppuun tulostettavan polttarijuhlien suunnittelun tarkistuslistan, joka helpottaa juhlien suunnittelua.

Kuusi kuukautta ennen juhlia

Vaihe yksi: Keskustele morsiamen kanssa

Ennen kuin aloitat juhlien suunnittelun, on tärkeää keskustella morsiamen kanssa. Selvitä, mitkä ovat hänen odotuksensa polttareilta (anna hänelle reality check, jos ne ylittävät ryhmänne budjetin ja ajallisen saatavuuden), mitä hän haluaa, mikä on hänen mielestään sopiva hinta, mikä on juhlien aikataulu ja muita yksityiskohtia, jotka sinun on saatava tietää. Polttareihin liittyvät elementit voivat olla yllätys morsiamelle, mutta haluatte suunnitella juhlia hänen mielestään, joten käykää tämä keskustelu ajoissa!

Vaihe kaksi: Hanki morsiamen vieraslista

Luota meihin, kun kerromme, että kolmen tai neljän hengen juhlien suunnitteleminen on aivan erilaista kuin 20 hengen juhlien suunnittelu. Selvitä, kenet morsian haluaa juhliin ja kysy häneltä myös yksityiskohtia mahdollisista ristiriidoista tai mahdollisista ongelmista ryhmässä. Tässä ei ole kyse vain teen hankkimisesta, vaan siitä, että tiedät asiat etukäteen, jotta voit suunnitella niiden mukaan.

Vaihe kolme: Valitse organisointiavustajasi

Aiotko käyttää exceliä, Google docsia, käsilaukussasi kannettavaa muistikirjaa tai jotain muuta organisointimenetelmää pitämään sinut kärryillä juhlien suunnittelussa? Mitä ikinä aiotkin käyttää, valitse se nyt, jotta voit pitää kaiken järjestyksessä. Me suosimme Googlen asiakirjapakettia, koska voit jakaa niitä juhlasuunnitteluryhmäsi kanssa.

Vaihe neljä: Muodosta juhlien suunnitteluryhmä

Poikajuhlien suunnittelu ei ole demokratiaa, vaan pikemminkin monarkiaa. Valitse muutama luotettava henkilö auttamaan sinua juhlien suunnittelussa tai tee se yksin, mutta, ellei juhlaryhmä ole hyvin pieni, älä jätä päätöksiä vieraiden tehtäväksi; se tekee suunnittelusta mahdotonta. Juhlia suunnitteleva ydinryhmäsi voi saada vierailta tietoa, joka auttaa sinua muokkaamaan päätöksiäsi, mutta päätöksenteko kuuluu juhlia suunnitteleville.

Vaihe viisi: Perusta ryhmäsähköposti tai verkkosivusto juhlien suunnittelua varten

Tämä ei ehkä ole tarpeen pienissä kaupungissa pidettävissä polttareissa, mutta jos vieraslista on pitkä tai teillä on matkakohteena häät, tapa, jolla kaikki vieraat voivat pysyä ajan tasalla kehittyvistä yksityiskohdista, on mahtava ja saattaa estää heitä räjäyttämästä puhelintasi kysymyksillä. Jos joudut keräämään maksun jostain, ota käyttöön helppo tapa kerätä maksu, kuten PayPal tai Venmo.

Vaihe kuusi: Aseta budjetti

Ensimmäinen kysymys, joka sinun kannattaa lähettää ryhmälle, on se, mihin heillä on varaa polttareiden suhteen. Tämä auttaa sinua olemaan realistinen suunnitellessasi juhlia, joihin suurin osa morsiamen vieraslistasta pystyy osallistumaan.

Neljästä viiteen kuukautta ennen juhlia

Vaihe seitsemän: Päätä, millaiset juhlat ovat

Kun tiedät budjetin, voit tehdä juhlia koskevia päätöksiä. Tulevatko ne olemaan matkakohteena olevat polttarit, monipäiväiset juhlat morsiamen kaupungissa, onko niillä jokin teema, millaisia aktiviteetteja aiotte tarkistaa. Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse selvittää, mutta juhlia on mahdotonta suunnitella, jos sinulla ei ole jonkinlaista käsitystä siitä, millaiset juhlat haluat järjestää. Olipa kyseessä siis merenneito-aiheiset juhlat takapihan uima-altaassa tai glamping-poikajuhlat kohteessa, valitse juhlatyyppisi.

Vaihe kahdeksan: Selvitä rajoitukset, joita vierailla tai morsiamella on

Ruoka-aineallergioita? Viikonloput, jotka eivät vain sovi? Korkeanpaikankammo? Kun sinulla on yleinen käsitys siitä, millaiset juhlat olet järjestämässä, lähetä sähköpostia, jossa pyydät heitä kertomaan kaiken, mitä sinun täytyy pitää mielessä juhlia suunnitellessasi. Varmista, että selvität asiat, jotka ovat mieltymyksiä, ja asiat, jotka ovat terveys- tai turvallisuusongelmia. Jos esimerkiksi vieras on raskaana, hän ei ehkä halua lähteä pubikierrokselle, koska hän ei voi juoda, mutta se ei ole turvallisuuskysymys. Sen sijaan vieras, jolla on maapähkinäallergia, ei voisi turvallisesti osallistua maapähkinätaikinan leivontakurssille.

Vaiheet yhdeksän ja kymmenen: Aseta päivämäärä ja lähetä Save the Date

Nyt kun tiedät, milloin ihmiset voivat ja milloin eivät pääse, aseta päivämäärä. Kun olet asettanut päivämäärän, lähetä Save the date -kirje mahdollisine määräaikoineen. Anna heille takaraja, johon mennessä heidän on vastattava, ja anna heille takaraja mahdollisille maksuille, varauksille jne. Anna vieraille määräaika kaikelle, mitä heidän on tehtävä juhlien järjestämiseksi. Aseta heille määräaika vähintään muutama päivä ennen sinun määräaikaasi, sillä myöhästyjiä tulee olemaan!

Vaihe yksitoista: Tee lista tarvittavista varauksista

Hotelli, lennot, ravintolat, klubit, viihdyttäjät jne; jos sinun täytyy varata niitä juhlia varten, tee lista, jotta voit tehdä varaukset heti, kun saat vastaukset.

Kolme kuukautta ennen juhlia

Vaihe kaksitoista: Kerää rahat

Haluat kerätä rahaa ihmisiltä ennen kuin alat kuluttaa rahaa, ellet ole tarpeeksi rahakas kattaaksesi kaikkien osuuden, jos he eivät maksa sinulle. Jos ihmiset joutuvat maksamaan matkan ajan kuluessa, kuten kohdehäiden yhteydessä, etkä halua vaikuttaa raskaalta, kannattaa ehkä käyttää matkatoimiston palveluja matkan suunnitteluun niin, että matkatoimisto on se, joka vastaa rahojen käsittelystä.

Vaiheet kolmestatoista viidentoista: Tee varaukset

Tiedät, kuinka monta ihmistä on tulossa ja sinulla on heidän rahansa, joten tee kaikki varaukset. Tämä koskee myös kuljetuksia ja, jos suunnittelet kohdejuhlia, nukkumisjärjestelyjä.

Vaihe kuusitoista: Suunnittele vaikeiden vieraiden varalle

Tässä vaiheessa juhlien suunnitteluprosessia huomaat varmasti, että jotkut vieraat ovat vaikeampia kuin toiset. Sinulla saattaa olla yksi tyttö, jonka kanssa kukaan muu ei halua olla huoneessa, kaksi tyttöä, jotka eivät tule toimeen keskenään, tuleva appiukko, joka aiheuttaa morsiamelle vaikeuksia, tai ehkä morsiamen sisko käyttäytyy kuin diiva. Kuka ikinä se onkin, jos joku vieraista on hankala, sinulla on luultavasti hyvä käsitys siitä, kuka se on ja mitä hän saattaa tehdä pilatakseen kaiken. Silloin sinun on varmistettava, että sinulla on suunnitelma, joka rajoittaa hänen mahdollisuuksiaan sotkea juhlat.

Kaksi kuukautta ennen juhlia

Vaihe 17: Tilaa kaikki räätälöidyt polttarijuhlatarvikkeet

Vaikka voit odottaa juhlatarvikkeiden ostamista myöhemmin, jos tarvitset jotain räätälöityä, sinun kannattaa tehdä se vähintään kuusi viikkoa etukäteen, vain varmistaaksesi, että saat sen ajoissa.

Vaihe kahdeksastoista: Luo juhlien matkasuunnitelma

Tiedät vieraat, olet tehnyt varaukset, joten nyt voit luoda matkasuunnitelman. Voit lähettää sen kutsujen mukana tai laittaa sen verkkosivuillesi.

Vaihe yhdeksäntoista: Lähetä kutsut ja aseta varma päivämäärä vastauksia varten

Riippuen siitä, minkä tyyppisiä juhlia olet järjestämässä, saatat tarvita ehdottoman henkilömäärän juhlia varten. Jos näin on, tee hyvin selväksi, että vastausten on oltava perillä tiettyyn kellonaikaan mennessä, tai vieraat eivät voi tulla. Varaudu lähettämään muistutuksia.

Kuukausi ennen juhlia

Vaihe 20: Tarkista varaukset kahteen kertaan ja tee tarvittavat muutokset

Olisi kamalaa saapua juhlapaikalle ja huomata, että he olivat tehneet virheen, joten pari viikkoa ennen juhlia tarkista kaikki varauksesi kahteen kertaan ja varmista, että he ovat kirjanneet oikean henkilömäärän ja oikeaan aikaan.

Vaihe kaksikymmentäyksi: Delegoi

Tuntuuko sinusta ylivoimaiselta? Delegoi sitten joitakin näistä muista viime hetken tehtävistä muille. Siksihän perustit juhlien suunnitteluryhmän!

Kaksi viikkoa ennen juhlia

Vaihe kaksikymmentäkaksi: Viimeistele polttareiden tarvikeostokset

Oh ei! Huomasit juuri, että suosikkijuhlatarvikeliikkeessäsi ei enää olekaan niitä tavaroita, joita halusit juhliin. Ei haittaa, sillä olet antanut itsellesi runsaasti aikaa tilata ne netistä.

Vaihe 23: Kerää yhteen kaikki pelit tai aktiviteetit

Tämä antaa sinulle runsaasti aikaa tehdä viime hetken ostoksia, jos huomaat, että jotain puuttuu.

Vaihe kaksikymmentäneljä: Räätälöi kaikki, mikä tarvitsee räätälöintiä juhlia varten

Emmehän puhu räätälöidyn swagin tilaamisesta, jonka teit yli kuukausi sitten; puhumme kaikesta, mitä sinun täytyy räätälöidä juhlia varten, työskentelemällä kätevän luettelosi kanssa asioista, joita vieraat eivät voi syödä tai tehdä.

Vaihe kaksikymmentäviisi: Täytä namupussit, paketoi suosikit, suunnittele tervetuliaispussit

Kootkaa yhteen juhlien suunnitteluryhmäsi kanssa, avatkaa muutama pullo viiniä ja viettäkää ilta katsellen chick flicks -elokuvia ja täyttäen namupusseja. Luulet, että sinulla on runsaasti aikaa tehdä se ennen juhlia, mutta usko pois, jos hoidat sen nyt, olet paljon vähemmän stressaantunut juhlien lähestyessä.

Viikko ennen juhlia

Vaihe kaksikymmentäkuusi: Vahvista RSVP:t

Tiedämme, että olemme maininneet RSVP:iden vahvistamisen usein. Mainitsemme sen, koska ihmisten saamisesta sitoutumaan juhliin on tullut yhä vaikeampaa. Haluat varmistaa, että tiedät, ketkä kaikki ovat tulossa, ja tämä antaa sinulle mahdollisuuden vastata vieraiden mahdollisiin viime hetken kysymyksiin!

Vaihe kaksikymmentäseitsemän: Vahvista nukkumisjärjestelyt

Vaikka olet jo käynyt läpi nukkumisjärjestelyt, jos et vahvista niitä, lupaamme sinulle, että ainakin yksi tyttö vannoo nukkuvansa morsiamen kanssa, vaikka se olisikin täysin eri asia kuin mitä suunnittelit kuukausia sitten. Hoitakaa asia nyt, älkää sitten kun saavutte hotelliin.

Vaihe kaksikymmentäkahdeksan: Vahvista viihde

Ja viihteellä tarkoitamme strippareita. Aikuisviihdyttäjät voivat olla hieman huolimattomia, joten varmista ja seuraa tilannetta yrityksen kanssa, jotta tiedät olevasi aikataulussa ja että tanssija tietää, milloin ja minne saapua.

Vaihe kaksikymmentäyhdeksän: Vahvista matkajärjestelyt; toteuta tarvittaessa varasuunnitelma

Jos olette lähdössä jonnekin, varmista, että kaikki tietävät, milloin heidän lentonsa lähtevät, miten he pääsevät lentokentiltä hotelliin tai vuokraamoon, mikä lentokenttä on kyseessä sellaisissa paikoissa, joissa on useita lentokenttiä jne. Jos olette matkalla jonnekin ja näyttää siltä, että sää saattaa häiritä suunnitelmianne (hei hurrikaanit), nyt on aika miettiä varasuunnitelman käynnistämistä.

Vaihe kolmekymmentä: Osta alkoholia

Alkoholi säilyy pidempään kuin ruoka, joten mene ja hoida alkoholiostokset pois alta. Jos olet matkalla kohteeseen, voit usein tilata alkoholia netistä ja ajoittaa sen toimitettavaksi vuokrataloosi, kun olet saapunut.

Kolme tai neljä päivää ennen juhlia

Vaihe kolmekymmentäyksi: Osta ruokaa

Jos tarjoilet jotakin helposti pilaantuvaa, joudut luultavasti odottamaan ruuan ostamista vain muutamia päiviä ennen juhlia. Tämä aikaväli voi riippua myös jääkaappisi kapasiteetista.

Juhlapäivä

Vaihe kolmekymmentäkaksi: Osta jäätä

Älä unohda jääpusseja, jos tarvitset niitä. Voit hankkia ne juhlien aamuna ja säilyttää niitä kylmälaukussa, jotta ne pysyvät jäässä. Jos ostat ne yhtään aikaisemmin, sinulla on sulanut sotku!

Vaihe kolmekymmentäkolme: Saavu vähintään 30 minuuttia aikaisemmin juhlapaikalle

Oletko menossa jonnekin? Varmista, että olet ajoissa paikalla, jotta voit tervehtiä kaikkia vieraita, varoittaa heitä mahdollisista liikenneongelmista ja hoitaa kaikki viime hetken ongelmat, joita saattaa ilmetä. Emäntänä et halua ottaa riskiä myöhästymisestä.

Vaihe kolmekymmentäneljä: Rentoudu ja nauti juhlista

Olet viettänyt viimeiset noin kuusi kuukautta suunnittelemalla upeat juhlat morsiamen juhlistamiseksi, nyt on aika rentoutua ja pitää hauskaa. Toki sinun on edelleen pidettävä silmällä asioita ja varmistettava, että morsian viihtyy, mutta varmista, että otat muutaman minuutin aikaa nauttiaksesi mahtavista juhlista, jotka olet koonnut!

Johtopäätös

Polttarijuhlien suunnittelu ei ole hankalaa, mutta se voi käydä ylivoimaiseksi. Juhlien suunnittelun tarkistuslistamme saattaa olla hyvin yksityiskohtainen, mutta pilkkomalla prosessin jokaisen osan osiin, voimme auttaa sinua luomaan upeat juhlat ilman, että joudut hukkumaan tai jättämään pois kriittisen yksityiskohdan. Muista vain, että tärkeintä on, että morsian nauttii juhlista; kaikki muu on toissijaista!