Ensin ja ennen kaikkea, emme halua emmekä halua sinun pitävän tämän blogin tietoja oikeudellisina neuvoina. Sen sijaan tämän on tarkoitus olla vain hyödyllistä (mutta yleistä) tietoa. Sinua kehotetaan ottamaan yhteyttä lakimieheesi tässä blogissa mainittujen lakien ja mahdollisten velvoitteiden osalta, joita sinulla tai yritykselläsi saattaa olla.

Olet nähnyt omakohtaisesti, miten oikeiden työntekijöiden palkkaaminen voi ratkaista tai rikkoa työpaikan tuottavuuden. Loistava työntekijätiimi on yhtä tehokas, energinen ja dynaaminen kuin hyvin öljytty kone. Kuitenkin huonon työntekijän palkkaaminen vahingossa voi heittää suuren väännön vaihteisiin – ja saada koko järjestelmäsi pysähtymään.

Pienyritysten omistajille tällaiset kommunikaatio- ja tehokkuushäiriöt merkitsevät rahan menettämistä. Siksi on ratkaisevan tärkeää tarkistaa ehdokkaat perusteellisesti hyvin organisoidulla rekrytointiprosessilla, johon kuuluu myös kattava taustatarkastus. Vaikka taustatarkastukset ovat työnantajille ratkaisevan tärkeitä, ne vaativat myös huomiota yksityiskohtiin ja oikeudelliseen näkökulmaan. Työntekijöiden taustatarkistuksia pidetään yleisesti ”kuluttajaraportteina” Federal Fair Credit Reporting Act (FCRA) -lain mukaisesti, mikä tarkoittaa, että niihin sovelletaan käyttöoikeutta ja käyttöä koskevia parametreja. FCRA-säädösten noudattaminen koko taustaselvitysprosessin ajan on ratkaisevan tärkeää. Jos jätät kuluttajansuojalainsäädännön huomiotta – jopa vahingossa – voit altistaa itsesi kalliille ja aikaa vieville oikeudenkäynneille, jotka voivat johtaa siihen, että voit menettää liiketoimintasi.

Uusia työntekijöitä palkatessasi on tärkeää käyttää FCRA:n mukaista työntekijäseulontapalvelua, kuten ShareAble® for Hires. Tieto siitä, että työntekijän taustatarkastus noudattaa kuluttajaraportointisäännöksiä, tarkoittaa, että sinun tarvitsee huolehtia yhdestä asiasta vähemmän, kun valitset parhaan ehdokkaan työhön.

Tässä artikkelissa keskustelemme – yleisellä tasolla (tämä ei ole oikeudellista neuvontaa; kysy asiaa lakimieheltäsi) – siitä, miten FCRA-säädökset vaikuttavat taustaselvitysprosessiin, ja käymme läpi joitakin tärkeitä vaiheita.

Mikä on Fair Credit Reporting Act (FCRA)?

FCRA on liittovaltion laki, joka säädettiin vuonna 1970. Alun perin se suunniteltiin auttamaan kuluttajia riitauttamaan ja ratkaisemaan luottotietoilmoituksissaan esiintyviä epätarkkuuksia, mutta sittemmin laki on laajennettu kattamaan lukuisia muitakin kuluttajaraportteja.

Kuluttajaraportti sisältää kuluttajaraportointilaitoksen toimittamia tietoja. Näissä tiedoissa voi olla yksityiskohtaisia tietoja kuluttajan:

• Luottoterveys
• Henkilön luonne
• Yleinen maine
• Henkilökohtaiset ominaisuudet
• Elämäntapa

Yllä mainittuja tietoja käytetään tyypillisesti määrittämään kelpoisuutta moniin eri tarkoituksiin, mukaan lukien työsuhde-, luotto- tai vakuutuskelpoisuus.

Tänä päivänä FCRA:n noudattamista koskevat standardit sääntelevät yleisesti työnantajia, jotka käyttävät taustaraportteja, sekä kuluttajaraportointitoimistoja (Consumer Reporting Agencies, CRA), jotka toimittavat heille näitä raportteja. FCRA-sääntöjä sovelletaan yleensä aina, kun työnantaja hankkii mahdollisen työnhakijan taustaselvityksen kolmannelta osapuolelta.

FTC:n mukaan FCRA suojaa työnhakijoita muun muassa varmistamalla seuraavaa:

• Hänellä on oikeus saada tieto taustatarkastuksesta
• Hänellä on oikeus antaa suostumus työhön liittyvään taustatarkastukseen
• Hänellä on oikeus tutustua henkilökohtaisiin ja taloudellisiin tietoihinsa liittyviin tietoihin

.

• Hänellä on oikeus korjata taustatietoihinsa mahdollisesti sisältyvät epätarkkuudet
• Hänellä on oikeus valittaa päätöksistä, jos hakija kokee, että päätös on tehty epäoikeudenmukaisesti

Mitä on FCRA:n noudattaminen ja mitä se tarkoittaa työnantajille?

”FCRA:n noudattaminen” tarkoittaa tyypillisesti Fair Credit Reporting Act -lain asettamien vaatimusten noudattamista. Nämä vaatimukset edellyttävät yleensä, että työnantajien on tehtävä taustatarkastuksia, jotka ovat tarkkoja, läpinäkyviä ja oikeudenmukaisia kuluttajia kohtaan.

Voidaksesi varmistaa, että pienyrityssi on suojattu FCRA:n mukaiselta kanteelta, on tärkeää perehtyä FCRA:n mukaisen taustatarkastuksen pyytämisprosessiin.

F Federal Trade Commission (FTC) määrittelee työnantajan velvollisuudet kolmessa eri kategoriassa::

• Voit pyytää taustatarkastusta
• Voit ryhtyä haitallisiin toimenpiteisiin
• Voit ryhtyä haitallisiin toimenpiteisiin

Taustatarkastuksen kullakin tietyllä vaiheella on omat vaatimuksensa seulontaprosessissa.

Työnantajan velvollisuudet ennen taustatarkastuksen pyytämistä

Työnantajien tulisi harkita seuraavien toimien tekemistä ennen taustatarkastuksen pyytämistä:

• Tarjota hakijalle kirjallinen ilmoitus, jossa selitetään, että hänen kuluttajaraportistaan saatuja tietoja voidaan käyttää työsuhteeseen liittyvissä päätöksissä. Ilmoituksen on oltava itsenäinen, eikä sitä voi sisällyttää työhakemukseen.
• Hanki hakijalta kirjallinen lupa kuluttajaraportin hankkimiseen.

TYÖNANTAJAN VELVOLLISUUDET ENNEN HAITALLISTEN TOIMENPITEIDEN TEKEMISTÄ

Jos päädyt siihen, että taustaselvityksen tulokset sulkevat hakijan pois työtehtävistä, sinun on ryhdyttävä tiettyihin toimenpiteisiin, ennen kuin voit hylätä hakijan työhakemuksen, evätä ylennyksen tai ryhtyä muuhun epäsuotuisaan toimenpiteeseen. Yleensä sinun on annettava hakijalle tai työntekijälle seuraavat tiedot:

• ilmoitus, jossa on kopio kuluttajaraportista, jota käytit työhönottopäätöksesi tekemisessä
• Yhteenveto oikeuksistasi Fair Credit Reporting Act -lain nojalla
• Kohtuullisen ajanjakson, jonka kuluessa voit tutustua raporttiin ja joko vahvistaa tai kiistää raportin havainnot

Työnantajan velvollisuudet epäsuotuisiin toimenpiteisiin ryhtymisen jälkeen

Jos päätät jatkaa epäsuotuisia toimenpiteitä, sinun on yleensä ilmoitettava aikomuksestasi hakijalle suullisesti, sähköisesti tai kirjallisesti.

Haitallisia toimia koskevassa ilmoituksessa selitetään henkilön oikeudet tarkistaa taustatarkastuksessa ilmoitetut tiedot. Näin hänellä on mahdollisuus korjata virheelliset tiedot. Ilmoituksen tulisi yleensä sisältää:

• Tieto raportin toimittaneesta kuluttajaraportointipalvelusta
• ilmoitus siitä, että taustaselvityspalvelu ei ole päättänyt epäsuotuisan toimenpiteen toteuttamisesta eikä voi antaa sille erityisiä syitä
• Ilmoitus henkilön oikeudesta saada kiistää minkä tahansa tiedon paikkansapitävyys tai täydellisyys
• ilmoitetaan henkilölle, että hän voi saada yritykseltä maksuttoman lisäraportin, jos hän pyytää sitä 60 päivän kuluessa

Yhtäläisten työllistämismahdollisuuksien komission (Equal Employment Opportunity Commission, EEOC) mukaan, sinun on säilytettävä nämä asiakirjat vuoden ajan raportin laatimisen jälkeen tai sen jälkeen, kun toimenpiteisiin on ryhdytty, riippuen siitä, kumpi tapahtuu myöhemmin. Kun tämä aika on kulunut, sinun on hävitettävä kuluttajaraportti asianmukaisesti. Ota yhteyttä lakimieheesi, jos sinulla on kysyttävää.

EOC:n syrjintäsäännösten noudattaminen

FCRA:n noudattamisen lisäksi yritysten on yleensä noudatettava myös Equal Employment Opportunity Commissionin asettamia vaatimuksia. Näihin standardeihin voivat kuulua seuraavat:

• Et voi tarkistaa hakijoiden ja työntekijöiden taustoja, jos päätös perustuu ikään, rotuun, kansalliseen alkuperään, ihonväriin, sukupuoleen, uskontoon, vammaisuuteen tai geneettisiin tietoihin. Esimerkiksi se, että kysyt vain tietyn ikäisiltä tai sitä vanhemmilta hakijoilta heidän taloushistoriastaan, voidaan luokitella syrjinnäksi.
• Olet velvollinen soveltamaan samoja normeja kaikkiin.
• Olet velvollinen olemaan perustelematta työllistämispäätöksiä sellaisten taustaongelmien perusteella, jotka saattavat olla yleisempiä tietyissä ryhmissä.
• Voit joutua myöntämään poikkeuksia, jos taustatarkistuksessa paljastuu ongelmia, jotka ovat aiheutuneet jostakin vammaisuudesta.

Vaikka suurin osa yrittäjistä ei tahallaan sivuuttaisi FCRA-säännöksiä, jopa tahaton noudattamatta jättäminen voi johtaa vakaviin seurauksiin, jotka voivat tuhota yrityksesi.

On ratkaisevan tärkeää varmistaa, että kuluttajaraportointitoimisto, joka toimittaa sinulle raportin, on uskottava ja luotettava; taustatarkastuksen tekemiseen palkkaamasi toimiston tekemä virhe voi vahingoittaa myös yritystäsi. Siksi on ratkaisevan tärkeää valita hyvämaineinen työnantajan taustaseulontapalvelu, joka noudattaa alusta alkaen kaikkia kuluttajaraportointisäännöksiä.

Mitkä ovat FCRA:n noudattamatta jättämisen seuraukset?

Yrityksellesi voi koitua vakavia taloudellisia seuraamuksia FCRA:n noudattamista koskevien säännösten rikkomisesta – vaikka rikkomus olisikin vahingossa tapahtunut. FCRA-taustatarkastusoikeudenkäynnin ratkaiseminen voi tulla uskomattoman kalliiksi.

Webrecon LLC:n mukaan pelkästään helmikuussa 2018 nostettiin 422 FCRA-oikeudenkäyntiä. Luvut ovat kasvaneet tasaisesti vuosi vuodelta, mikä osoittaa, että potentiaaliset työntekijät ovat perillä oikeuksistaan ja ovat valmiita ryhtymään toimiin työnantajia vastaan, jotka eivät noudata sääntöjä.

Tällaiset kalliit oikeudenkäynnit voivat pilata pienen yrityksesi; työnantajan oikeudenkäynnit ovat uskomattoman kalliita, ja niiden ratkaiseminen voi viedä kuukausia – tai jopa vuosia. Työnantajan tulisi yleensä tehdä kaikkensa pysyäkseen FCRA:n mukaisena.

Miten noudatan FCRA:ta työhönottoprosessin aikana?

Tästä kysymyksestä kannattaa keskustella oikeudellisen neuvonantajan kanssa. Yksi tapa varmistaa, että taustaseulontaprosessisi on FCRA:n mukainen, on käyttää hyvämaineista seulontapalvelua. FCRA:n mukainen taustaselvityspalvelun tarjoaja kattaa henkilön raportin keräämisen ja tallentamisen.

Huomaa: On olemassa joitakin osavaltiokohtaisia lakeja, jotka voivat rajoittaa mahdollisuuksiasi saada tiettyjä henkilötietoja taustaselvityksen aikana. Esimerkiksi Kaliforniassa ja Massachusettsissa (tämä ei välttämättä ole tyhjentävä luettelo) on säädöksiä, joiden mukaan työnantajat eivät voi ottaa huomioon tai pyytää tietoja pidätyksistä, jotka eivät ole johtaneet tuomioon. Sen lisäksi, että noudatat FCRA:n vaatimustenmukaisuuden pelikirjaa, on tarpeen pysyä ajan tasalla kaikista osavaltioiden laeista, joissa yrityksesi toimii.

Juokse FCRA:n mukaisia taustatarkistuksia ShareAble for Hires -ohjelmalla

Uusien työntekijöiden ottaminen yritykseesi on arkaluonteinen tehtävä; sinun on noudatettava sovellettavia kuluttajaraportointilakeja ja yritettävä samalla määritellä, olisivatko he voimavara vai rasite yrityksellesi. Tehosta vaatimustenmukaista prosessia kattavalla työntekijän taustaseulonnalla ShareAble for Hires -palvelun avulla.

ShareAble® for Hires -palvelu, joka on kehitetty erityisesti pienten yritysten avuksi, tarjoaa kattavat, FCRA:n mukaiset raportit muutamassa minuutissa. Vahvista hakijan henkilötiedot ja auta ehkäisemään petoksia työllistymistä edeltävällä luottotietojen seulonnalla ja henkilöllisyyden tarkistuksella. Näiden perusteellisten raporttien avulla voit löytää henkilöllisyyteen liittyviä punaisia lippuja ja saada lisätietoja hakijan taloushistoriasta, mukaan lukien maksamattomat velat. Tieto siitä, että mahdollinen työntekijäsi on vastuuntuntoinen rahankäyttäjä, voi antaa sinulle mielenrauhaa – etenkin, jos tehtävään liittyy talousvalvontaa. Suuren luottotietotoimiston TransUnionin tukemana voit luottaa siihen, että tulokset ovat tarkkoja ja luotettavia.

Suojele yritystäsi, työntekijöitäsi ja asiakkaitasi mahdolliselta vääntämiseltä alan johtavien rikostaustan tarkistusten avulla. Jokainen rikosraportti noudattaa sovellettavia FCRA-säännöksiä samalla, kun se tutkii kansallisia ja osavaltiotason rikostietokantoja, mukaan lukien FBI:n Most Wanted (etsityimmät rikolliset), National Sex Offender Public Registry (kansallinen seksuaalirikollisten julkinen rekisteri) sekä Customs and Border Protection (tulli- ja rajavartiolaitos). Pidätysrekisterien, etsintäkuulutusten ja oikeudenkäyntien perusteellisen tarkastelun ansiosta voit olla rauhallisin mielin tietäen, että olet käyttänyt vaatimustenmukaisia taustatarkistuksia vaarallisten työntekijöiden riskin vähentämiseksi.

ShareAble for Hires tarjoaa yksinkertaisen ja suoraviivaisen hinnoittelun ilman tilausvaatimuksia tai rekisteröitymismaksuja. Tämä on ihanteellista palkkauspäälliköille, joiden ei tarvitse seuloa satoja hakijoita vuosittain. Maksat vain tarvitsemistasi taustaselvityksistä silloin, kun tarvitset niitä.

Vaikka et voi suojata yritystäsi kaikilta mahdollisilta uhkilta, voit auttaa vähentämään kuluttajaraportointikanteiden riskiä FCRA:n mukaisella taustaselvityksellä. Suojaa yrityksesi ja pidä hyvin öljytty koneisto sujuvana ShareAble for Hiresin avulla. Lue lisää ja aloita seulonta jo tänään.