IRS Form 1099 Forms match income and Social Security numbers. Useimmat ihmiset kiinnittävät huomiota näihin lomakkeisiin veroajankohtana, mutta sekä asianajajien että asiakkaiden tulisi kiinnittää niihin huomiota myös loppuvuoden aikana. Lomakkeen 1099 ilmoittamatta jättäminen johtaa taatusti siihen, että saat IRS:n veroilmoituksen, jossa sinua kehotetaan maksamaan. Nämä pienet lomakkeet ovat tärkeä tietolähde IRS:lle. Kopiot menevät osavaltioiden veroviranomaisille, joista on hyötyä osavaltioiden verotulojen keräämisessä.
Lakimiehet saavat ja lähettävät enemmän 1099-lomakkeita kuin useimmat ihmiset, mikä johtuu osittain verolaeista, jotka erottavat heidät muista. Asianajajat ovat hyviä tarkastuskohteita, koska he käsittelevät usein asiakkaiden varoja. Heillä on myös yleensä huomattavia tuloja. Verohallinto on erittäin kiinnostunut oikeudenkäyntien ratkaisujen, tuomioiden ja asianajopalkkioiden verokohtelusta. Asianajajiin kohdistuu ylimääräisiä 1099-lomakkeita. Verolaki edellyttää, että yritykset, jotka suorittavat maksuja asianajajille, ilmoittavat maksut IRS:lle lomakkeella 1099.
Kunkin liiketoimintaa harjoittavan henkilön, joka suorittaa vähintään 600 dollarin suuruisen maksun palveluista, on ilmoitettava se lomakkeella 1099. Sääntö on kumulatiivinen, joten vaikka yksi 500 dollarin maksu ei laukaisisi sääntöä, kaksi 500 dollarin maksua yhdelle maksunsaajalle vuoden aikana edellyttävät lomaketta 1099 koko 1000 dollarista. Asianajajien on laadittava 1099-lomakkeet asiantuntijatodistajille, valamiehistökonsulteille, tutkijoille ja jopa yhteisneuvonantajille, jos palveluja on suoritettu ja maksu on vähintään 600 dollaria.
Merkittävä poikkeus tavanomaisesta 600 dollarin säännöstä ovat maksut yhtiöille. Yritykselle palveluista suoritetut maksut ovat yleensä verovapaita; poikkeus koskee kuitenkin oikeudellisista palveluista suoritettuja maksuja. Toisin sanoen sääntö, jonka mukaan lakimiehille suoritettavista maksuista on laadittava lomake 1099, kumoaa säännön, jonka mukaan yhtiöille suoritettavista maksuista ei tarvitse laatia lomaketta 1099. Näin ollen kaikista vähintään 600 dollarin maksuista asianajajalle tai lakiasiaintoimistolle on laadittava lomake 1099, eikä sillä ole väliä, onko lakiasiaintoimisto yhtiö, LLC, LLP tai avoin yhtiö, eikä sillä ole väliä, kuinka suuri tai pieni lakiasiaintoimisto on. Asianajajan tai asianajotoimiston, joka maksaa palkkiota toiselle asianajajalle tai suosittelupalkkiota asianajajalle, on annettava lomake 1099 riippumatta siitä, miten asianajaja tai asianajotoimisto on järjestäytynyt. Lisäksi jokaisen asiakkaan, joka maksaa asianajotoimistolle yli 600 dollaria vuodessa osana asiakkaan liiketoimintaa, on annettava lomake 1099. Lomake 1099 annetaan yleensä maksua seuraavan vuoden tammikuussa. Yleensä ne on lähetettävä verovelvolliselle ja IRS:lle tammikuun viimeiseen päivään mennessä.
Lomakkeen 1099 antaminen asiakkaille
Yksi hämmentävä veroraportointikysymys asianajotoimistoille on se, pitäisikö asiakkaille antaa lomake 1099. Käytäntö vaihtelee huomattavasti, ja monet toimistot antavat lomakkeita rutiininomaisesti; useimmat maksut asiakkaille eivät kuitenkaan oikeastaan edellytä lomakkeita. Tietenkin monet asianajajat saavat varoja, jotka he välittävät asiakkailleen. Tämä tarkoittaa sitä, että asianajotoimistot jakavat usein asiakkaille shekkejä, joilla ne saavat osuuden sovintotuloista. Tällaisista maksuista on kuitenkin harvoin laadittava lomake 1099. Useimpia asianajajia, jotka saavat yhteisen sovintoshekin asiakkaan oikeudenkäynnin ratkaisemiseksi, ei pidetä maksajina. Itse asiassa maksuvelvolliseksi katsotaan sovintoratkaisun vastaaja, ei asianajotoimisto. Näin ollen vastaaja on yleensä velvollinen antamaan 1099-lomakkeen, ei asianajaja.
Esimerkki 1: Asianajaja Larry ansaitsee ehdollisen palkkion auttamalla Cathy-asiakasta haastamaan pankin oikeuteen. Sovintoshekki maksetaan yhdessä Larrylle ja Cathylle. Jos pankki ei tiedä Larryn ja Cathyn osuutta, sen on annettava kaksi lomaketta 1099 sekä Larrylle että Cathylle, kummallekin koko summasta. Kun Larry antaa Cathylle shekin hänen osuudestaan, hänen ei tarvitse antaa lomaketta.
Esimerkki 2: Tarkastellaan samoja tosiseikkoja kuin esimerkissä 1, mutta oletetaan, että Larry käskee pankkia antamaan kaksi shekkiä, toisen Larrylle 40 prosentista ja toisen Cathylle 60 prosentista. Tässäkään tapauksessa Larryllä ei ole velvollisuutta antaa lomaketta, koska Cathy saa maksun pankilta. Pankki antaa Larrylle lomakkeen 1099 hänen 40 prosentistaan. Se antaa Cathylle lomakkeen 1099 100 prosentista, mukaan lukien Larrylle suoritettu maksu, vaikka pankki maksoi Larrylle suoraan. Cathyn on keksittävä keino vähentää lakimiesmaksu.
Kehonvammamaksut
Yksi tärkeä poikkeus lomaketta 1099 koskeviin sääntöihin koskee maksuja henkilökohtaisista fyysisistä vammoista tai fyysisestä sairaudesta. Ajattele oikeudellisia korvauksia auto-onnettomuuksista ja liukastumisvammoista. Koska tällaiset korvaukset ovat yleensä verovapaita vahingon kärsineelle henkilölle, lomaketta 1099 ei tarvita.
Esimerkki 1: Hal Hurt joutuu auto-onnettomuuteen ja saa 1 miljoonan dollarin korvauksen. Vastaaja Motors antaa yhteisen shekin Halille ja hänen asianajajalleen Sue Suitsille. Vastaajan ei tarvitse antaa Halille lomaketta 1099. Vastaajan on kuitenkin annettava Sue:lle lomake 1099 koko miljoonasta dollarista.
Esimerkki 2: Samat tosiseikat, mutta oletetaan, että Sue pyytää 600 000 dollarin shekkiä, joka on annettu Halille (ilman lomaketta 1099), ja 400 000 dollarin shekkiä, joka on annettu Sue:lle (ja Sue:lle on annettu lomake 1099 400 000 dollarista). Vastaaja Motors voi suostua tähän pyyntöön.
Muut maksut asiakkaille
Miten on asianajotoimiston palautus asianajopalkkioista asiakkaille? Onko nämä maksut ilmoitettava asiakkaalle annettavalla lomakkeella 1099? Jos palautus koskee asianajajan trust-tilillä olevia varoja, lomaketta 1099 ei tarvita; jos asianajotoimistolle on kuitenkin maksettu aiemmin ja se palauttaa summan asianajotoimiston omista tuloista, lomake 1099 tarvitaan.
Esimerkki: Big Law LLP edustaa keksijä Joeta ja pitää 50 000 dollaria Joen varoja sijoitustilillään. Big Law’n palvelujen laatua koskevan riidan vuoksi se suostuu palauttamaan 30 000 dollaria Joen talletuksesta. Lomaketta 1099 ei tarvita, koska nämä olivat Joen rahoja. Big Law suostuu myös palauttamaan 60 000 dollaria rahoista, jotka Joe on maksanut palkkioina kolmen viime vuoden aikana. Big Law’n on annettava lomake 1099 60 000 dollarin maksusta.
Ensisijaisesti asianajajan on annettava asiakkaalle lomake 1099 silloin, kun asianajaja suorittaa merkittäviä valvonta- ja hallintotehtäviä. Verosäännökset eivät monissa tapauksissa ole kauhean selkeitä siitä, mitä nämä hallinto- ja valvontatehtävät tarkalleen ottaen ovat, mutta pelkkä kantajan asianajajana toimiminen ja sovintorahojen käsittely ei riitä.
Entä jos asianajaja on muutakin kuin pelkkää rahojen vastaanottamista ja asianajajan ja asiakkaan osuuksien jakamista? IRS:n säännösten mukaan, jos asianajajat ottavat liian suuren roolin ja hallinnoivat ja valvovat asiakkaan rahoja, heistä tulee ”maksajia”, ja sellaisina heidän on annettava lomake 1099, kun he maksavat varoja.
Yhteiset sekit
IRS:n säännöksissä on laajoja säännöksiä, jotka koskevat yhteisiä sekkejä ja sitä, miten lomake 1099 olisi annettava tällaisissa tapauksissa. Useimmat näistä säännöistä merkitsevät sitä, että asianajajat saavat lomakkeen 1099, kun heidän nimensä on maksusekissä.
Esimerkki 1: Törkeä vastaaja ratkaisee tapauksen ja antaa yhteisen shekin Clyde-asiakkaalle ja Alice-asiamiehelle. Dastardlyn on yleensä annettava yksi lomake 1099 Clydelle koko summasta ja yksi lomake 1099 Alicelle myös koko summasta. Tämä todellisuus saattaa saada Alicen suosimaan erillisiä shekkejä, joista toinen on tarkoitettu asiakkaan varoille ja toinen suoraan asianajajalle maksettavaksi. Näin Alice voi saada lomakkeen 1099 vain palkkioistaan, ei myös asiakkaan rahoista.
Esimerkki 2: Tällä kertaa häijy vastaaja antaa sekin, jolla Clyde-asiakkaalle maksetaan 60 prosenttia sovitusta summasta ja Alicen asianajajalle 40 prosenttia. Dastardly antaa yhden lomakkeen 1099 Clydelle 100 prosentista ja yhden lomakkeen 1099 Alicelle 40 prosentista. Jotta Clyde ei maksaisi veroja Alicelle maksetuista palkkioista, joista hän sai lomakkeen 1099, hän yrittää vähentää 40 prosenttia veroilmoituksessaan. Vuodesta 2018 alkaen asianajopalkkioiden vähennysoikeutta on kuitenkin rajoitettu huomattavasti aiempaa enemmän. Työsuhde-, kansalaisoikeus- ja ilmiantotapauksissa on edelleen mahdollista vähentää palkkiot, mutta sen jälkeen monia palkkiota ei voi enää vähentää.
Haluavat auttaa asiakkaitaan välttämään 1099-lomakkeiden saamisen, ja jotkut kantajien asianajajat pyytävät vastaajalta yhtä shekkiä, joka on maksettava ”Jonesin lakifirman rahastotilille” (Jones Law Firm Trust Account). Monet vastaajat ovat tässä tilanteessa halukkaita antamaan yhden lomakkeen 1099 vain Jones Law Firmille. Teknisesti ottaen valtiovarainministeriön määräykset kuitenkin määräävät, että tätä Jones Law Firm Trust Account -tilin shekkiä on käsiteltävä aivan kuten asianajajalle ja asiakkaalle maksettavaa yhteistä shekkiä. Tämä tarkoittaa, että tarvitaan kaksi 1099-lomaketta, kumpikin koko summan suuruisena.
Tuomionpyynnöt ja sakot
Lomakkeiden 1099 antamista koskevia vaatimuksia on ollut verolaissa ja osavaltioiden vastaavassa lainsäädännössä jo vuosikymmeniä. Nämä vaatimukset ovat kuitenkin tiukentuneet viime vuosina. Myös seuraamusten täytäntöönpano on tiukentunut. Nyt vaaditaan yhä enemmän raportointia, ja asianajajia ja asianajotoimistoja koskevat perussääntöjen lisäksi myös erityissäännöt, jotka kohdistuvat lakimiespalkkioihin.
Avustajien ei aina tarvitse antaa lomakkeita 1099, varsinkaan asiakkaille. IRS tuskin kuitenkaan kritisoi ketään siitä, että hän antaisi enemmän näitä kaikkialle levinneitä pieniä lomakkeita. Itse asiassa IRS:n mielestä mitä enemmän 1099-lomakkeita, sitä parempi. Ehkäpä tästä syystä asianajotoimistot antavat yhä useammin lomakkeita 1099 asiakkaille myös silloin, kun ne eivät ole ehdottoman välttämättömiä. Myös vastaajilla on yleensä tämä reaktio – jos on epäilystä, ne antavat lomakkeet. Joskus kuitenkin sekä asianajajat että vastaajat menevät liian pitkälle ja antavat lomakkeita silloin, kun niitä ei todellakaan pitäisi antaa.
Useimmat tahattomista laiminlyönneistä johtuvat rangaistukset ovat vaatimattomia – jopa 270 dollaria lomaketta kohti. Tämä rangaistus 1099-lomakkeiden toimittamatta jättämisestä on tarkoitettu ensisijaisesti laajamittaisiin laiminlyönteihin, kuten tilanteisiin, joissa pankki jättää antamatta tuhansia lomakkeita tilinomistajille; asianajotoimistojen on kuitenkin syytä olla varovaisia myös näiden sääntöjen suhteen.
Esimerkiksi ryhmäkanteen tuottojen jakaminen voi johtaa laajamittaiseen 1099-lomakkeiden antamiseen. Sen lisäksi, että IRS määrää 270 dollarin sakon per laiminlyönti, se voi myös yrittää evätä vähennyksen siitä erästä, joka olisi pitänyt ilmoittaa lomakkeella 1099. Tämä tarkoittaa, että jos jätät antamatta lomakkeen 100 000 dollarin konsulttipalkkiosta, IRS voi väittää, että se ei ole vähennyskelpoinen. Tällainen ankara rangaistus on yleensä mahdollista torjua, mutta uhan vakavuus tekee siitä silti voimakkaan uhan.
Usein mainittu tekninen vaara (mutta yleensä se ei ole vakava riski) on rangaistus tahallisista rikkomuksista. Veronmaksaja, joka tietää, että lomake 1099 on annettava, ja joka siitä huolimatta laiminlyö tämän velvollisuuden, joutuu vaikeuksiin. IRS voi määrätä sakon, joka on 10 prosenttia maksun määrästä.
Esimerkki: Larry Lawyer suorittaa 400 000 dollarin maksun yhteiselle asianajajalle, mutta Larry ei anna vaadittua lomaketta 1099, vaikka hänen CPA:nsa kertoi, että hänen olisi pitänyt antaa. Muiden oikeussuojakeinojen lisäksi IRS voi määrätä 40 000 dollarin sakon.
Vaikka 10 prosentin sakko on korkea, en ole koskaan henkilökohtaisesti nähnyt tällaista sakkoa määrättävän. Itse asiassa ihmettelen, kuinka todennäköistä on, että sitä edes ehdotetaan, ellei verovelvollisella ole kansiossaan IRS:lle luovutettavaa raskauttavaa muistio, josta käy selvästi ilmi, että hän tiesi lomakkeen 1099 velvollisuudesta ja jätti sen huomiotta.
IRS:n lomake W-9
Koska lomakkeissa 1099 edellytetään verovelvollisen tunnistenumeroa, asianajajia pyydetään yleisesti toimittamaan maksajille omat ja asiakkaittensa verovelvollisen tunnistenumerot. Yleensä tällaiset pyynnöt esitetään IRS:n lomakkeella W-9. Jos asianajajaa pyydetään toimittamaan veronmaksajan tunnistenumero ja hän ei toimita sitä maksajalle, hän joutuu maksamaan 50 dollarin sakon jokaisesta laiminlyönnistä.
Asianajajalle suoritettaviin maksuihin voidaan myös soveltaa ennakonpidätystä. Käytännössä jotkut vastaajat saattavat kieltäytyä maksamasta rahoja ilman vaadittuja veronmaksajien tunnistenumeroita tai pyrkiä maksamaan rahat tuomioistuimen kautta. W-9-lomakkeista ei yleensä kannata kiistellä. Jos olette neuvotelleet sovintosopimukseen sanamuodon, jossa tehdään selväksi, mitä 1099-lomakkeita annetaan (tai ei anneta), W-9-lomakkeiden toimittamisesta ei yleensä ole syytä kiistellä.
Johtopäätös
Lomakkeiden 1099 vastaanottaminen ei ole erityisen hauskaa, mutta ainakin se on muistutus siitä, että maksu on ilmoitettava veroilmoituksessanne. Monet lomakkeen 1099 antajatkaan eivät välttämättä pidä lomakkeesta erityisen paljon. Asianajajien on kiinnitettävä erityistä huomiota näihin sääntöihin, eikä vain silloin, kun he ratkaisevat tapauksia tai tekevät kiinteistökauppoja. Lakimiehet lähettävät ja vastaanottavat 1099-lomakkeita useammin kuin monet muut yritykset ja ammattilaiset. Myös asiakkaat välittävät paljon näistä säännöistä, varsinkin jos he saavat postissa ison, paksun 1099-lomakkeen, jota he eivät odottaneet.
Robert W. Wood on verojuristi osoitteessa www.WoodLLP.com ja lukuisien verokirjojen kirjoittaja, muun muassa Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Tätä keskustelua ei ole tarkoitettu oikeudelliseksi neuvoksi.