Työntekijän palkkaaminen ja ensimmäisen palkanlaskennan suorittaminen on suuri askel jokaiselle pienyritykselle – ja kuten jokaisessa uudessa liiketoimintavaiheessa, myös siinä on omat uudet vastuualueensa ja monimutkaisuutensa.

Uusien työnantajien on selvitettävä palkanlaskentalomakkeet ja työverot, ja hyviä resursseja, jotka auttavat, on yllättävän vähän. Ehkä olet googlettanut muutaman kysymyksesi tai selannut Internal Revenue Servicen (IRS) verkkosivustoa, mutta tunnet itsesi silti hämmentyneeksi ja epävarmaksi.

Ei hätää! Olemme täällä selventämässä palkanlaskennan, verojen ja IRS-lomakkeiden maailmaa, joka liittyy ensimmäisen työntekijän palkkaamiseen.

Tässä oppaassa selitämme IRS-lomakkeen 941, työnantajan neljännesvuosittaisen liittovaltion veroilmoituksen, mukaan lukien:

• Mikä on lomake 941
• Miksi IRS vaatii työnantajia täyttämään sen
• Miten selvittää, tarvitseeko sinun täyttää lomake 941
• Milloin ja miten lomake 941 täytetään ja täytetään

Mikä on lomake 941?

Jos sinulla on kiire, tässä pääpiirteittäin:

• Mitä lomakkeella 941 ilmoitetaan: Tulo- ja FICA-veron ennakonpidätys sekä työnantajan osuus
• Milloin se jätetään: Neljännesvuosittain
• Kenen on täytettävä: Useimmat työnantajat Yhdysvalloissa

Lomake 941 on lyhyesti sanottuna asiakirja, jonka IRS vaatii työnantajia toimittamaan neljännesvuosittain. Sen tarkoituksena on auttaa IRS:ää ja työnantajia itseään selvittämään, kuinka paljon tuloveroa ja liittovaltion vakuutusmaksulain (Federal Insurance Contribution Act, FICA) mukaisia veroja pienyritys on neljännesvuosittain velkaa liittovaltion hallitukselle.

Lomakkeella 941 yritykset ilmoittavat työntekijöidensä palkasta neljännesvuosittain pidättämänsä tulo-, sosiaaliturva- ja Medicare-verot. Koska FICA-verot jaetaan työntekijän ja työnantajan kesken, lomake 941 sisältää myös työnantajan oman osuuden näistä sosiaaliturva- ja Medicare-veroista (jaetuista veroista lisää myöhemmin).

Miten lomake 941 eroaa lomakkeesta 940?

Pienyritykset ja työnantajat joutuvat toimittamaan IRS:lle useita palkanlaskennan verolomakkeita, joten ne on helppo sekoittaa keskenään. Lomakkeet 940 ja 941 ovat samankaltaisia siinä mielessä, että niitä molempia käytetään työnantajan liittovaltiolle maksamien verojen laskemiseen ja ilmoittamiseen. Lomake 941 on kuitenkin jätettävä neljännesvuosittain, ja siinä ilmoitetaan ennakonpidätykset ja jaetut verot.

Lomake 940 jätetään vain kerran vuodessa, ja siinä ilmoitetaan sen sijaan työnantajan liittovaltion työttömyysvero (FUTA). Tässä on toinen tapa tarkastella asiaa: Lomakkeella 940 ilmoitetaan vain työnantajan verot, kun taas lomakkeella 941 ilmoitetaan tulon ennakonpidätys ja jaetut verot (työnantajan ja työntekijän kesken jaetut verot).

Miten lomake 941 eroaa lomakkeesta 944?

Lomakkeet 941 ja 944 ovat vieläkin samankaltaisempia – molemmilla ilmoitetaan FICA- ja tuloveron ennakonpidätykset IRS:lle. Keskeinen ero riippuu siitä, kuinka paljon veroja pienyritys on velkaa vuoden aikana.

Mikäli useimmat työnantajat toimittavat lomakkeen 941 neljännesvuosittain, pienyritykset, joiden vuotuiset FICA- ja lähdeverot ovat alle 1 000 dollaria, toimittavat sen sijaan lomakkeen 944, ja ne toimittavat sen vain kerran vuodessa.

Miksi IRS vaatii työnantajia täyttämään lomakkeen 941

Lomake 941 on yksi IRS:n lomake, joka käsittelee veroja, jotka ovat tuttuja suurimmalle osalle yhdysvaltalaisista. Olitpa sitten työntekijä tai työnantaja, olet todennäköisesti ollut tekemisissä tuloveron ennakonpidätyksen kanssa ja nähnyt liittovaltion vakuutusmaksuista (FICA) pidätettävän veroja palkasta.

Työntekijä maksaa tuloverot, mutta työnantajat ovat vastuussa tämän veron pidättämisestä ja tallettamisesta liittovaltion hallitukselle. Työnantajien vastuulla on myös maksaa 50 prosenttia FICA-verosta ja pidättää loput 50 prosenttia työntekijöidensä palkoista.

Tarkkaillakseen, kuinka paljon tulo- ja FICA-veroa työnantajat pidättävät ja kuinka paljon he ovat velkaa FICA-veron osuuttaan, IRS käyttää lomaketta 941, ja se vaatii useimpia työnantajia toimittamaan sen neljännesvuosittain. Lomake auttaa sekä IRS:ää että työnantajaa pysymään kärryillä pidätetyistä, maksettavista ja maksetuista veroista koko vuoden ajan, mikä yksinkertaistaa vuoden lopun veroilmoituksen tekemistä.

Mitä ennakonpidätykset ja FICA-verot ylipäätään ovat?

Käydäänpä nopeasti taaksepäin. Vaikka monet meistä ovatkin kuulleet tuloveron ennakonpidätyksestä ja FICA-verosta, sinulla ei ehkä ole kovin selkeää käsitystä siitä, mitä ne tarkoittavat. Palkanlaskennassa ja työelämässä on kolme pääasiallista verolajia:

• Lähdeverot: Nämä ovat veroja, joita työntekijäsi maksaa tuloistaan – sekä tavallinen tulovero että heidän osuutensa FICA-veroista. Olet vastuussa näiden verojen pidättämisestä työntekijän palkasta ja niiden tallettamisesta oikealle veroviranomaiselle. Ne ovat osa lomakkeella 941 ilmoitettavia veroja.
• Työnantajan verot: Kuten nimestä käy ilmi, sinä, työnantaja, olet vastuussa näiden verojen maksamisesta kokonaisuudessaan.
• Jaetut verot: Nämä verot jaetaan sinun ja työntekijöidesi kesken, ja niihin kuuluvat sosiaaliturva- ja Medicare-verot (tai FICA). Myös nämä ilmoitetaan lomakkeella 941. Jälleen sinun vastuullasi on pidättää työntekijän osuus ja tallettaa koko summa (sinun osuutesi ja heidän osuutensa) asianmukaiselle veroviranomaiselle.

Tuloverot muodostavat suurimman osan IRS:n veropohjasta, kun taas FICA-verot maksetaan sosiaaliturvaverkko-ohjelmiin, kuten sosiaaliturvaan (Social Security) ja terveydenhuoltoon (Medicare). Koska kunkin työntekijän tuloveroprosentti vaihtelee vuositulojen, oikeutettujen huollettavien, henkilökohtaisten mieltymysten ja muiden tekijöiden perusteella, sinun on kerättävä W-4-lomake vuosittain jokaiselta työntekijältä. Tällä lomakkeella kerrotaan, kuinka paljon tuloveroa sinun on vähennettävä hänen palkastaan.

Vakiomuotoiset FICA-verot vuonna 2019 ovat yhteensä 7,65 % kummaltakin osapuolelta, työnantajalta ja työntekijältä. Jaottelu näyttää tältä:

• 6,2 % sosiaaliturvavero (kutsutaan joskus OASDI:ksi)
• 1,45 % Medicare-vero

Sosiaaliturvavero koskee vain työntekijän ansaitsemia ensimmäisiä 132 900 dollaria (vuonna 2019). Sen jälkeen työntekijälle tai työnantajalle ei enää synny sosiaaliturvaveroa. Toisaalta työntekijät, jotka ansaitsevat yli tietyn vuositulon, joutuvat maksamaan 0,9 prosentin ylimääräisen Medicare-veron kaikista yli 200 000 dollarin tuloista, kun kyseessä on yksinhuoltaja, tai 250 000 dollarin tuloista, kun kyseessä on yhteinen hakemus puolison kanssa. On tärkeää huomata, että ylimääräisen Medicare-veron maksaa vain työntekijä, ei työnantaja.

Pitäisikö minun toimittaa lomake 941?

Vastaamme nyt tähän polttavimpaan kysymykseen: Täytyykö sinun toimittaa lomake 941? Jos olet työnantaja Yhdysvalloissa, vastaus on todennäköisesti kyllä. Valtaosa yrityksistä, joilla on yksi tai useampi W-2-työntekijä, on velvollinen toimittamaan lomakkeen 941 neljännesvuosittain.

Jos:

• maksaa palkkaa W-2-työntekijälle (Huom: ei urakoitsijalle) JA
• velkaa vuosittain yli 1 000 dollaria ennakonpidätyksiä ja FICA-veroja

Olet velvollinen toimittamaan lomakkeen 941.

On kuitenkin olemassa muutama poikkeus, jotka on syytä ottaa huomioon. Kuten Fundera korostaa, ”yritysten, jotka palkkaavat vain maataloustyöntekijöitä, ja ihmisten, jotka palkkaavat kotitaloustyöntekijöitä, kuten kotiapulaisia tai lastenhoitajia”, ei tarvitse täyttää lomaketta 941.

Lisäksi kausiluonteisten yritysten on toimitettava lomake 941 vain niiltä vuosineljänneksiltä, joilta on tosiasiallisesti maksettu palkkaa. Jos siis esimerkiksi pyörität sähköistä lahjatavarakauppaa, joka palkkaa työntekijöitä vain talvilomakauden aikana, sinun ei todennäköisesti tarvitse täyttää lomaketta 941 vuosineljännekseltä 2 (huhti-kesäkuu).

Jos odotat ennakonpidätyksen ja FICA-verovelvollisuutesi jäävän alle 1 000 dollarin, voit ottaa yhteyttä IRS:ään saadaksesi luvan täyttää sen sijaan lomakkeen 944 vuosittain.

Miten lomake 941 täytetään

Mikäli työnantajat joutuvat täyttämään lomakkeen 941, siirrymme siihen, miten ja milloin. Ennen kuin aloitamme, sinulla pitäisi olla muutama tieto käsillä:

• Nykyiset FICA-verokannat: Vuodesta 2019 alkaen sosiaaliturvan veroprosentti on 6,2 % ja Medicare-veroprosentti on 1,45 %, joten yhteenlaskettu FICA-veroprosentti on 7,65 % työntekijältä ja 7,65 % työnantajalta. Toisin sanoen sosiaaliturvamaksu on yhteensä 12,4 % ja Medicare-vero on yhteensä 2,9 %.
• Sosiaaliturvan enimmäismäärä: Vuonna 2019 sekä työnantaja että työntekijä maksavat sosiaaliturvaveroa vain työntekijän ansaitsemasta ensimmäisestä 132 900 dollarista.
• Medicare-lisäverokanta ja -kynnys: Medicare-lisäverokanta on 0,9 %, ja sitä sovelletaan vain työntekijän verona yksinhuoltajille, jotka ansaitsevat yli 200 000 dollaria vuodessa, tai yhteisille hakijoille, jotka ansaitsevat yli 250 000 dollaria vuodessa.
• Työntekijöiden määrä vuosineljänneksen aikana
• Työntekijöille maksettujen palkkojen kokonaismäärä
• Veronalaiset Social Security- ja Medicare-palkat vuosineljännekseltä
• Työntekijöiden palkoista pidätetyn veron kokonaismäärä

Laskenta siitä, kuinka paljon veroa olet velvollinen maksamaan

Veronmaksuvelvollisuutesi selvittäminen kyseiseltä vuosineljänneksen ajalta on periaatteessa lomake 941:n koko tarkoitus, ja noudattamalla vaiheittaisia täyttöohjeita saat selville, kuinka paljon olet velkaa kyseiseltä vuosineljännekseltä.

Koska lomake 941 sisältää useita eri verolajeja, kaava verovelvollisuutesi selvittämiseksi on hieman monimutkaisempi, joten jaamme sen neljään osaan.

• Tuloveron ennakonpidätyksen kaava näyttää tältä: x . Jos työntekijäsi siis tekee veroilmoituksensa yksinasuvana henkilönä ja ansaitsee 50 000 dollaria vuodessa, hän kuuluu 22 prosentin veroluokkaan ja ansaitsee neljännesvuosittain bruttopalkkana 12 500 dollaria. Pidättämäsi tulovero, joka sinun on toimitettava IRS:lle, on siis 22 % x 12 500 dollaria = 2 750 dollaria.
• Sosiaaliturvaveron kaava näyttää tältä: x x . Oletetaan esimerkiksi, että työllistät viisi henkilöä samalla palkalla kuin edellisessä esimerkissä – 50 000 dollaria vuodessa. Maksamasi sosiaaliturvamaksu näyttää tältä: 12,4 % x 5 työntekijää x 12 500 dollaria = 7 750 dollaria.
• Medicare-veron kaava näyttää tältä: x . Käyttämällä samaa esimerkkiä kuin edellä, Medicare-verovelka näyttää tältä:
• Yhteenvetona voidaan siis todeta, että FICA-verovelka neljännekseltä saadaan laskemalla yhteen nämä kaksi viimeistä lukua: 7 750 dollaria + 1 812,50 dollaria = 9 562,50 dollaria.

Hyvä uutinen on, että useimmat palkanlaskentajärjestelmät (mukaan lukien Wave) tekevät kaiken tämän laskennan puolestasi, joten voit nopeasti ja helposti hakea numerot, kuten maksettujen palkkojen kokonaismäärän, ennakonpidätyksen sisältämän tuloveron ja veronalaiset Social Security- ja Medicare-palkat, ilman kaikkea matematiikkaa.

Milloin lomake 941 on lähetettävä

IRS:n lomake 941 on neljännesvuosittainen hakemus. Se tarkoittaa, että IRS vaatii työnantajia täyttämään ja jättämään sen neljä kertaa vuodessa sekä suorittamaan siihen liittyvät neljännesvuosittaiset veromaksut. Suurimmalle osalle pienistä yrityksistä lomake 941 on toimitettava:

• 31. tammikuuta (edellisen vuoden neljännen vuosineljänneksen osalta – lokakuusta joulukuuhun)
• 30. huhtikuuta (ensimmäisen vuosineljänneksen osalta – tammikuusta maaliskuuhun)
• 31. heinäkuuta (toisen vuosineljänneksen osalta – huhtikuusta kesäkuuhun)
• Lokakuun 31. päivä (3. vuosineljännekseltä heinäkuusta syyskuuhun)

Lomakkeen 941 toimittaminen ja FICA- ja tuloveron ennakonpidätyksen maksaminen

Lomakkeen 941 toimittaminen ja neljännesvuosittaisten verojen maksaminen, pienyrityksillä on muutama vaihtoehto, joista valita:

• E-lomakkeen jättäminen ja maksaminen verkossa
• Lomakkeen ja maksujen lähettäminen postitse
• Työskenteleminen tilin kanssa, joka tekee hakemuksen puolestasi
• Jokainen edellä mainittujen yhdistelmä

E-lomakkeen jättäminen ja maksaminen verkossa

Verohallintovirasto (IRS) mainostaa sähköistä lomakkeen jättämistä nopeampana, tarkempana ja varmempana tapana hakea neljännesvuosittaiset veroilmoitukset ja maksaa ne.

Voidaksesi jättää lomakkeen 941 (tai minkä tahansa IRS:n lomakkeen) verkossa sinun on valittava joko vero-ohjelmisto tai tehtävä yhteistyötä valtuutetun e-file-veroalan ammattilaisen kanssa. Löydät luettelon IRS:n hyväksymistä ohjelmistoista täältä ja valtuutetuista e-file-palveluntarjoajista täältä.

Maksaaksesi neljännesvuosittaisen lomakkeen 941 verosaldosi ja tehdessäsi kuukausittaisia tai puolivuosittaisia talletuksia verkossa käytät Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) -järjestelmää (EFTPS = Electronic Federal Tax Payment System, sähköinen liittovaltion veronmaksujärjestelmä).

Jos työskentelet vero-ohjelmiston tai veroalan ammattilaisen kanssa, IRS suosittelee, että maksat maksusi sähköisen varainsiirron (EFW = Electronic Funds Withdrawal, sähköinen varainsiirto) avulla. Tämän vaihtoehdon avulla voit tehdä sähköisen hakemuksen ja valtuuttaa maksun yhdessä vaiheessa.

Lomakkeen ja maksun postittaminen

Vaikka IRS suosittelee ja suosittelee sähköistä hakemuksen jättämistä, pienyritykset voivat myös postittaa lomakkeen 941 ja vastaavat veromaksut.

Lomakkeen ja maksun postittamiseksi tulosta sekä lomake 941 että maksukuitti, lomake 941-V. Postita nämä yhdessä maksun kanssa osavaltiosi osoitteeseen. Löydät oikean postiosoitteen lomakkeen 941 ohjeiden sivulta 6.

Työskentele kirjanpitäjän kanssa, joka tekee sen puolestasi

Viimeinen vaihtoehtosi lomakkeen 941 ja mahdollisten maksamattomien maksujen tai talletusten tekemiseen on työskennellä kirjanpitäjän tai muun veroalan ammattilaisen kanssa, joka voi tehdä sekä lomakkeen että maksun puolestasi. Tyypillisesti tämä tapahtuu edellä mainitsemamme EFW-järjestelmän (Electronic Funds Withdrawal) kautta.

Päättäminen

Huh, siinä oli paljon. Yhteenvetona tässä ovat perusasiat, jotka keskivertotyönantajan on pidettävä mielessä IRS:n lomakkeesta 941:

• Lomakkeella 941 ilmoitetaan tuloveron ennakonpidätyksen ja Federal Insurance Contributions Act (FICA) -veron määrä, jonka työnantaja on velvollinen maksamaan
• Valtainen enemmistö työnantajista, joilla on ollut yksi tai useampi W-2-työntekijä edellisen vuosineljänneksen aikana, on velvollinen täyttämään lomakkeen 941

.