Missä tahansa yrityksessä liiketoimintasi päivittäistä toimintaa koskeva tietotaito pitää yrityksesi pystyssä ja toiminnassa.

Mikä vielä tärkeämpää – se on yleensä se, mikä erottaa sinut kilpailijoistasi.

Siten on erittäin tärkeää varmistaa, että tämä asiantuntemuksesi ja tietosi säilytetään yrityksesi sisällä.

Se saattaa vaikuttaa suoraviivaiselta ja normaalilta bisnesetiikalta, mutta haluat varmistaa, että yrityksemme on turvassa mahdollisilta luottamuksellisuuden loukkauksilta.

Tässä artikkelissa puhutaan työpaikan luottamuksellisuudesta – miksi se on tärkeää ja mitä voit tehdä sen säilyttämiseksi.

Miksi luottamuksellisuus on tärkeää?

Työpaikan luottamuksellisuus tarkoittaa kaikkia luottamuksellisia tietoja, joihin törmäät liiketoiminnan aikana.

Pääasiallisia tietoja on kolmea päätyyppiä –

1. asiakkaiden henkilötiedot
2. työntekijöiden tiedot, joita johtajat keräävät, ja
3. ”omat tiedot”

Tässä artikkelissa keskitytään kolmanteen näistä – omiin tietoihin, joita voit muuten kutsua yksinkertaisesti ”liiketoimintatiedoiksi” (business information) tai liikesalaisuuksiksi.

Liiketoimintatietoon voi kuulua mitä tahansa liiketoiminta-asiakirjoista liiketoimintaprosessien yksityiskohtiin, taloudellisiin tietoihin, asiakasluetteloon, tuotteesi ohjelmistokoodiin ja markkinointistrategiaan.

Normaalisti tämäntyyppinen tieto ei ole yleisön eikä varsinkaan kilpailijoitesi saatavilla.

Miksi?

Nykyaikaisessa kovassa kilpailutilanteessa nämä luottamukselliset tiedot voivat antaa sinulle etulyöntiaseman kilpailijoihin nähden – joten haluat pitää ne turvassa!

Esimerkkejä luottamuksellisuuden rikkomisesta työpaikalla

Jotta ymmärtäisit paremmin luottamuksellisuuden säilyttämisen merkityksen työpaikalla, olisi hyvä tutkia erilaisia tapoja, joilla luottamuksellisuutta voidaan rikkoa.

Aloitetaan muutamilla esimerkeillä.

Jos entinen työntekijäsi lähtee työskentelemään kilpailijalle ja jakaa asiakasluettelosi, yrityksesi voi mahdollisesti jäädä kuiville.

Vai kuvittele, että urakoitsija luo ohjelmistokoodin uuteen tuotteeseesi, mutta käyttää sitten täsmälleen samaa ohjelmistokoodia, kun hän tekee sopimuksen toisen yrityksen kanssa.

Tällöin se tarkoittaisi, että sinulla on identtinen tuote toisen yrityksen kanssa.

Tämä on viimeinen asia, jonka haluat yrityksellesi tapahtuvan, joten voit tehdä muutamia asioita sen välttämiseksi.

Luottamuksellisuuden säilyttäminen työpaikalla

On olemassa laillisia ja ei-laillisia toimia, joita voit toteuttaa varmistaaksesi, että luottamukselliset tiedot ovat suojattuja työpaikalla ja sen ulkopuolella.

Onko se kirjallisesti kirjattu?

Luottamuksellisuuslausekkeet

On aina hyvä aloittaa tekemällä lähestymistapasi luottamuksellisiin tietoihin selväksi alusta alkaen, kun otat uusia työntekijöitä, urakoitsijoita, palveluntarjoajia, tavarantoimittajia tai asiakkaita mukaan.

Aloittaisit oikeudellisesti sitovalla sopimuksella, mutta ”luottamuksellisuuslausekkeen” sisällyttäminen sopimukseen on aina hyvä idea.

Tämä on tärkeä ensimmäinen askel: suojaa yritystietosi siltä, että kuka tahansa, joka joutuu kosketuksiin yrityksesi kanssa, voi varastaa niitä.

Valvontasopimukset/luottamuksellisuussopimukset

Luottamuksellista tietoa voi joskus kulkeutua työpaikan ulkopuolelle – joten haluat varmistaa, että olet suojattu myös siltä.

Vaikka et ehkä olekaan virallisesti tekemisissä jonkun kanssa työntekijänä tai urakoitsijana, saatat silti jakaa liiketietoa kaupallisten keskustelujen kautta.

Sijoittaja voi esimerkiksi olla kiinnostunut yrityksestäsi.

Tällöin voi olla kyse useista keskusteluista, joissa saatat paljastaa paljon luottamuksellisia liiketoimintatietoja saadaksesi yrityksesi näyttämään hyvältä – taloustiedoista asiakaskuntaan ja myyntistrategiaan.

Jos näin on, on aina hyvä idea tehdä salassapitosopimus (NDA, Non Disclosure Agreement) tai luottamuksellisuussopimus (Confidentiality Agreement) sen varmistamiseksi, että sijoittaja ei käytä tai jaa kyseistä luottamuksellista tietoa missään muualla.

Etkö ole varma, miten nämä toimivat? IP Australia antaa sinulle nopean selostuksen täällä.

IP Assignment Deeds

Tämä on eräänlainen oikeudellinen asiakirja, jolla siirretään kokonaan yhden henkilön luoman henkisen omaisuuden (IP) omistusoikeus toiselle henkilölle.

IP on monien yritysten menestyksen avaintekijä – ja sen varmistaminen, että teollis- ja tekijänoikeutesi on suojattu, varmistaa myös sen, että liiketoimintasi on suojattu (kirjoitimme teollis- ja tekijänoikeuksista täällä!).

Yritystoiminnassa tämän oikeudellisen sopimuksen tekeminen varmistaa, että kaikki työntekijät, osakkeenomistajat tai urakoitsijat, jotka pääsevät käsiksi yritystoimintasi yhteydessä tuotettuun henkiseen omaisuuteen tai myötävaikuttavat sen luomiseen, luovuttavat näin ollen kyseisen immateriaalioikeuden takaisin sinulle.

Jos esimerkiksi palkkaat urakoitsijan auttamaan yrityksesi logon luomisessa, haluat varmistaa, että yrityksen logo kuuluu yrityksellesi.

Muussa tapauksessa kyseisellä urakoitsijalla on täysi oikeus myydä ja levittää kyseistä logoa edelleen muille yrityksille.

Henkisen omaisuuden luovutussopimuksen nojalla kyseinen urakoitsija luovuttaa kaikki logoon liittyvät oikeudet yrityksellesi niin, että vain sinulla ja yritykselläsi on yksinoikeus käyttää sitä.

Jos et ole varma siitä, mitä immateriaalioikeuksien suojaaminen tarkoittaa yrityksellesi, voit lukea oppaamme.

Salaisuuskäytännöt

Viimeiseksi saatat haluta harkita myös työpaikkakäytäntöä.

Valvotessasi työpaikkaa on tärkeää varmistaa, että kaikki työntekijät ymmärtävät roolinsa, vastuualueensa ja velvoitteensa.

Hyvin laaditut työpaikkakäytännöt varmistavat, että ohjeistuksesi ovat johdonmukaisia ja käytännöllisiä.

Tämä on hyvä tilaisuus sisällyttää työpaikan luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä, jotka muistuttavat työntekijöitäsi jatkuvasti siitä, että suhtaudut asiaan erittäin vakavasti.

Onko sinulla toimistokäytäntöjä luottamuksellisten tietojen suojaamiseksi?

Vaikka on hienoa, että sinulla on luottamuksellisuutta koskevat käytännöt ja sopimukset, voit ryhtyä myös muihin kuin juridisiin toimenpiteisiin.

Nykyaikana teknologia on helpottanut pääsyä käsiksi kaikenlaisiin arkaluonteisiin ja luottamuksellisiin tietoihin yrityksessä.

Tahdot varmistaa, että käytät turvallista tallennusalustaa, joka estää ulkopuolisten pääsyn tai mahdolliset turvallisuusuhat.

Lisäksi on olemassa monia uusia työkaluja, joiden avulla voit rajoittaa pääsyä ja käyttöoikeuksia tiettyihin tietoihin ja asiakirjoihin yrityksessäsi.

Tämä auttaa rajaamaan, ketkä voivat nähdä arkaluonteisia ja luottamuksellisia tietoja, ja edistää myös luottamuksellisuuden kulttuuria työpaikalla.

Voit esimerkiksi rajoittaa kaikki yrityksesi tilit ja taloudelliset tiedot tiettyihin henkilöihin, jotka työskentelevät suoraan näiden tietojen kanssa.

Tällöin vältytään siltä, että muut työntekijät törmäävät vahingossa (tai tahallaan) näihin arkaluonteisiin tietoihin, mikä voi herättää ennakkoluuloja, syrjintää ja kritiikkiä.

Jatkotoimenpiteet

Keskustelimme siis siitä, miksi työpaikan luottamuksellisuuden säilyttäminen on tärkeää.

Mitä tästä eteenpäin?

Ensimmäisenä askeleenasi kannattaa hakea lakimiehen apua varmistaaksesi, että kaikissa sopimuksissasi on salassapitoa koskevia ehtoja.

Sitten on hyvä alkaa miettiä teollis- ja tekijänoikeuksien luovutuskirjoja, NDA-sopimuksia ja salassapitokäytäntöjä.

Tahdot varmistaa, että teet sen oikein, sillä nämä salassapitolausekkeet voivat olla hankalia, ja joskus niiden sanamuoto voi jättää joitakin aukkoja.

Lisäksi salassapitosopimuksille voi olla erityisiä lakisääteisiä vaatimuksia.

Kullakin Australian osavaltiolla on oma lainsäädäntönsä liittyen työpaikan yksityisyyteen ja valvontaan (lisätietoja tämän sivun lopussa).

Siten haluat varmistaa, että pyydät lakimiehen apua sopimusten laatimiseen ja kiinnität erityistä huomiota salassapitomääräyksiin, jotka antaisivat sinulle mielenrauhaa.

Jos haluat apua sopimustesi oikaisemisessa luottamuksellisten tietojesi suojaamiseksi tai haluaisit konsultaation mahdollisuuksistasi jatkossa, olemme täällä auttamassa!

Voit tavoittaa meidät numerosta 1800 730 617 tai osoitteesta [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie on Sprintlaw’n lakimies, jolla on oikeustieteellinen tutkinto UNSW:stä. Regiellä on aiempaa kokemusta työskentelystä asianajotoimistoissa ja teknologia-alan startup-yrityksissä, ja hän on yhdistänyt nämä intohimonsa työssään Sprintlaw’ssa.

Tomoyuki Hachigo

Tomo on Sprintlaw’n toinen perustaja ja kaupallinen lakimies, jolla on laaja juridinen kokemus. Ennen Sprintlaw’n perustamista hän toimi M&A-juristina huippuluokan lakiasiaintoimistossa neuvoen kaikenkokoisia yrityksiä suuryrityksistä startup-yrityksiin.