Voidaan varmasti sanoa, että keskivertotyöntekijä ei todellakaan arvosta sitä, kuinka paljon työtä yrityksen retriitin järjestämiseen kuluu.

Todennäköisesti suurin osa työntekijöistä pitää yritysretriittiä vapaapäivänä. Heille se on vain tilaisuus tutustua työtovereihinsa, osallistua muutamaan tiiminrakennustehtävään ja ehkä lasillinen roséa (tai viisi).

Kunpa he vain tietäisivät.

Toimistopäälliköille, johdon assistenteille, ylläpitäjille ja henkilöstöhallinnon henkilökunnalle, joiden tehtävänä on järjestää näitä tapahtumia, se on paljon, paljon erilainen kokemus.

”Siinä voi olla paljon paineita”, sanoo Liza Goldberg, entinen SnackNation Vibe Manager, josta on tullut tapahtumamarkkinoinnin supertähti. ”Olipa kyse sitten johdon suunnittelukokouksesta tai hauskasta juhlallisesta lomasta yritykselle, voi tuntua siltä, että kaikki lepää sinun harteillasi.”

Ja ollaksemme selvillä, toimistopäällikkö, johdon assistentti tai hallintovirkailija on useimmiten se, jonka tehtävänä on suunnitella nämä offsites.

Tuoreiden State of the Office Manager- ja State of the Executive Assistant -raporttiemme tietojen mukaan 84 prosenttia toimistopäälliköistä mainitsi tapahtumien suunnittelun yhdeksi tärkeimmistä vastuualueistaan, kun taas huikeat 90 prosenttia johdon assistenteista kertoi meille saman.

Kun ne sujuvat hyvin, yritysretriitit voivat tarjota valtavasti arvoa. Ulos toimistosta ja uuteen ympäristöön pääseminen voi innostaa uusiin ideoihin, ja ihmisten tuominen yhteen eri puolilta organisaatiota auttaa rikkomaan siiloja ja kannustamaan uuteen yhteistyöhön. Lisäksi retriitit tarjoavat tilaisuuksia luoda ja vahvistaa sosiaalisia siteitä tiimin jäsenten välille, mikä on olennainen osa työntekijöiden sitoutumista.

Mutta kun ne epäonnistuvat, ne epäonnistuvat yleensä pahasti. Ja kaikki kertovat sinulle, jos he ovat tyytymättömiä.

Voidaksemme varmistaa, että seuraava yritysretriittisi on menestys tiimisi keskuudessa, olemme pyytäneet apua retriittiasiantuntijoiltamme – eli edellä mainitulta Lizalta ja nykyiseltä Vibe Manageriltamme Alexis Normanilta.

Yhteistyössä he ovat järjestäneet joukon ikimuistoisia ja tuottavia yritysretriittejä, ja he ovat täällä jakamassa menestyksensä salaisuuksia.

selkeytä tavoitteet alusta alkaen

Yritysretriitit vaativat paljon suunnittelua ja voivat tulla kalliiksi, joten on varmaa, että suurin osa yrityksistä ei järjestä retriittejä vain siksi, että ne tehdään. Tarkoituksena on yleensä jokin tietty tavoite.

Syyt sellaisen koordinoimiseen ovat moninaisia.

Syy voi olla vain höyryjen päästäminen ulos tai juhliminen virstanpylvään saavuttamisen jälkeen. Se voi olla aivoriihi hyvin tiettyä projektia tai tulevaa haastetta varten.

Se voi olla tiimin yhteenkuuluvuuden edistäminen tai osastojen välisen viestinnän lisääminen. Se voi olla yrityksen arvojen ja kulttuurin vahvistamista.

Se voi olla kaikkien näiden asioiden yhdistelmä!

Mitä aikaisemmin keksit, mikä tavoite on, sitä parempi. Selkeät tavoitteet auttavat ohjaamaan kaikkea päätöksentekoasi, kun suunnittelet ja toteutat tätä tapahtumaa.

Vaikka tämä saattaa tuntua itsestään selvältä, olisit yllättynyt, kuinka usein johtajat olettavat, että olette samoilla linjoilla tavoitteiden suhteen keskustelematta niistä kanssasi. Sillä välin sinä jäät arvailujen varaan.

Kuten niin monen muunkin ongelman kohdalla, ratkaisu löytyy viestinnästä. Heti kun pomosi nostaa esiin ajatuksen yrityksen retriitistä, esitä teräviä kysymyksiä:

• Onko kaikkien tavoitteena vain pitää hauskaa?
• Mitä me haluamme saada tästä irti? Joukon uusia ideoita Q3:lle?
• Onko tässä kyse strukturoidusta tiimin rakentamisesta? Vai enemmänkin rennosta sosiaalisesta yhteydenpidosta?

Jos tavoitteita on useita (hyvin mahdollista), varmista, että sinä ja pomosi määrittelette prioriteetin. Näin voitte tehdä oikean valinnan, jos joudutte tekemään tiukan päätöksen budjetista tai ajasta.”

Liza tarkentaa:

”Eräässä suunnittelemassani offsite-tapahtumassa kävi ilmi, että brainstorming oli paljon tärkeämpi osa tapahtumaa kuin alunperin ymmärsin. Tarjosimme paperia ja kyniä, mutta emme tarpeeksi, eikä kukaan tuonut tietokonettaan. Monet ihmisten tekemistä muistiinpanoista katosivat.”

Tältä olisi voitu välttyä, jos Liza olisi ymmärtänyt selkeämmin, että tärkeimpänä tavoitteena oli lähteä pois tältä retriitiltä ja saada mukanaan vankkoja ideoita tästä aivoriihestä.”

Budjetin nollaus

Tehdäänpä tämä nyt ihan totta. Kun on kyse retriiteistä, on todennäköistä, että pomosi pyytää Rolexia, mutta antaa sinulle budjetin Casioon.

Budjetointi on yksi suurimmista haasteista, joita kohtaat järjestäessäsi ensimmäisiä yritysretriittejäsi. Jälleen kerran priorisointi auttaa:

”Oli miten oli, joudut työskentelemään tiukan budjetin puitteissa”, Liza selittää. ”Tärkeysjärjestyksen tunteminen auttaa sinua määrittelemään, tarvitseeko sinun pihistellä hieman lounaasta, jotta voit varata sen ylenpalttisen tapahtumatilan, tai päinvastoin.”

Toinen keskeinen osa tiukan budjetin puitteissa työskentelyä – odotusten hallinta. Joskus saattaa tuntua siltä, että pomosi on astunut suoraan ”My Super Sweet 16” -elokuvasta. Et voi saada Ferrari-kakkua ja timanttitiaraa. Kun olet realistinen sen suhteen, mitä voit toteuttaa budjetin puitteissa, vältyt suurilta pettymyksiltä.

Toinen vinkki – lue pienellä painettu teksti!

”Varmista ehdottomasti, että käyt läpi kaikki sopimuksessa olevat kohdat – etenkin, kun on kyse ruoasta ja alkoholista”, Alexis sanoo. ”Tapahtumapaikat ovat mestareita hiipimään lisämaksuja, jotka jotenkin räjäyttävät budjettisi.”

Varaa juhlapaikka ASAP

Tapahtumapaikan varaamisen pitäisi olla yksi ensimmäisistä asioista, jotka teet. Se, missä järjestät tapahtumasi, voi olla ratkaiseva päätös sen suhteen, miten se otetaan vastaan. Tästä syystä on erittäin tärkeää, että varaat paikan mahdollisimman aikaisin, jotta vältät joutumasta paikkaan, joka ei vain toimi. Lisäksi mitä aikaisemmin varaat, sitä paremman tarjouksen saat.

Miten tiedät, että olet valinnut oikean juhlapaikan? Kokoontumisesi koko ratkaisee paljon, mutta jälleen kerran kyse on oikeastaan tavoitteista.

Valitse paikka, joka tukee toimintaa, jota haluat edistää. Jos kyse on yhteyksien solmimisesta, tarvitset tilan, jossa on aktiviteetteja ja paikkoja syömiseen ja seurusteluun.

Pro-vinkki: Jos tiimissäsi on jäseniä, jotka asuvat muualla maassa, mieti keinoja, joilla voisit edistää houkuttelevaa virtuaalista retriittiä etätiimejä varten, jotka eivät ehkä pysty osallistumaan tapahtumaan henkilökohtaisesti.

Jos kyse on pikemminkin keskittyneestä työskentelystä, kuten aivoriihistä, esimerkiksi uima-altaalla sijaitseva paikka ei ehkä ole paras valinta. Varmista sen sijaan, että tapahtumapaikassasi on jokin rauhallinen tila, jossa ei ole häiriötekijöitä.

Liza suosittelee myös hyödyntämään kaupungin tai alueen ainutlaatuisia asioita.

”Toimipaikkamme sijaitsee Los Angelesissa, ja suuri osa tiimistämme on kotoisin keskilännestä”, Liza sanoo, ”joten pidämme tärkeänä, että pidämme offsite-tilaisuutemme sellaisissa paikoissa, joissa tiimimme pääsee kokemaan Kalifornian mahtavia asioita. Se voi tarkoittaa, että menemme Santa Monican rannalle, Malibussa sijaitsevaan taloon tai paikalliselle viinitilalle, jotta ihmiset voivat kokea upean sään.”

Jos asut lähellä vuoristoa, harkitse sesongin ulkopuolista lomaa paikallisessa hiihtokeskuksessa. Jos satut olemaan lähellä kukoistavaa keskustaa, ota haltuun trendikäs ravintola tai taidetila. Etsi ne asiat, jotka tekevät alueestasi ainutlaatuisen, ja korosta niitä.

Toinen tekijä – tapahtumapaikka, jolla on kokemusta yritystapahtumien isännöinnistä.

”En voi kuvailla, kuinka hyödyllistä on työskennellä sellaisen tapahtumapaikan kanssa, joka on järjestänyt retriittejä aiemminkin, varsinkin jos suunnittelet tällaista ensimmäistä kertaa”, Alexis kertoo. ”Katso heidän verkkosivuiltaan, onko heillä henkilökuntaa, joka on erikoistunut yritystapahtumiin. Etsi ’Yritystapahtumakoordinaattori’ tai ’Yrityspalvelut’ -yhteyshenkilö. Nämä ihmiset voivat lainata kokemustaan, jotta tapahtumastasi tulisi menestys.”

Käy paikan päällä etukäteen

Jos mahdollista, käy paikan päällä tutustumassa. Se auttaa sinua välttämään litaniaa mahdollisia sudenkuoppia, joita et ollut edes ajatellut.

Tässä Liza taas:

”Jos on yksi asia, jonka olisin toivonut tekeväni ennen ensimmäisen offsite-tapahtumani järjestämistä, se olisi se, että olisin käynyt paikan päällä omin päin ennakkoon tutustumassa maastoon”, Liza kertoo. ”Se olisi estänyt muutamia päänvaivoja, joihin törmäsimme, kuten bussien eksymisen tai sen, ettemme tienneet, minne pysäköidä.”

Liitä retriitti yrityksesi tarkoitukseen

Joskus on vaikeampaa saada tiimisi innostumaan offsite-tapahtumasta kuin luuletkaan. Vaikka näiden tapahtumien on tarkoitus olla hauskoja ja rentouttavia, tiimissäsi on varmasti muutamia henkilöitä, jotka pitävät sitä häiriötekijänä työstä, jota heidän pitäisi tehdä, tai jotka haluaisivat mieluummin vain pitää vapaapäivän.

Suorita sisäistä hyväksyntää tekemällä retriitistäsi tarkoitukseen perustuva.

”Viimeisimmässä retriitissämme laitoimme työntekijät yhteen tiimeihin ja panimme heidät kilpailemaan valitsemastaan hyväntekeväisyystarkoituksesta”, Alexis kertoo. ”Se, että annoimme ihmisille tarkoituksen ja asian, jonka ympärille kokoontua, auttoi todella saamaan ihmiset innostumaan ja sitoutumaan – se ei tuntunut kenestäkään ajanhukalta.”

Valitse turvallisuuspäällikkö

Retriittien järjestäminen muualla kuin kotipaikkakunnalla tuo mukanaan hieman enemmän riskejä kuin tavallinen arki.

Totta, on epätodennäköistä, että laitat tiimisi suoraan vaaraan, mutta olette uudessa ympäristössä ja loukkaantumisten tai muiden onnettomuuksien mahdollisuus on lisääntynyt. (Varsinkin jos sekaan lisätään alkoholia.)

Pahimpaan kannattaa varautua varmuuden vuoksi. Siihen tarvitaan turvallisuusvastaava.

Turvallisuusvastaavan tulisi:

• Sitoutua pysymään raittiina koko päivän ajan, jotta hän voi ajaa hätätilanteessa.
• Tietää lähimmän sairaalan sijainnin.
• Haluaa mukanaan toimiston ensiapupakkauksen.
• Osaa elvyttää.

Turvallisuusvastaavan ei pitäisi olla sinä. Näin jos turvallisuusvastaava joutuu viemään jonkun sairaalaan, olet silti paikalla auttamassa tapahtuman järjestämisessä.

Mukauta ”vaikuttajia”

Mitä tahansa teetkin, et voi miellyttää kaikkia – ole siis strateginen.

”Osittain kyse on siitä, että tunnet tiimisi hyvin”

”Osittain kyse on tiimisi tuntemuksesta” . ”Jokaisessa yrityksessä on kourallinen ’vaikuttajia’, joiden mielipide tarttuu muihin.”

Periaatteessa, jos he eivät ole tyytyväisiä, kukaan ei ole tyytyväinen. Vaikuttajien selvittäminen ja pienten asioiden tekeminen, jotta he pysyvät sitoutuneina, on olennaista.

Kuljetusten järjestäminen

Kaikkien tiimin jäsenten ottaminen omilla autoillaan ei yleensä ole vaihtoehto. Se on liian kaoottista, teillä ei todennäköisesti ole riittävästi pysäköintipaikkoja paikan päällä, ja kaikki saapuvat eri aikaan ja sekoittavat aikataulusi sekaisin. (Jos asut kaupungissa, jossa on hyvät julkiset liikennevälineet, suurimmalla osalla tiimistäsi ei ehkä ole edes omaa autoa.)

Swoop-sovellus on yksi loistava vaihtoehto, jota olemme käyttäneet aiemmin, jotta saamme ihmiset turvallisesti toimistolle ja takaisin.

”Käytimme loistavaa Swoop-nimistä palvelua tiimiemme kuljettamiseen työmaalle”, Alexis kertoo. ”Parasta siinä oli se, että he ovat yhteistyökumppaneita monien kaupungin tapahtumatilojen kanssa, ja heillä oli itse asiassa paljon neuvoja siitä, miten tehdä tapahtumasta menestys.”

Suunnittele päivä tarkkaan, mutta rakenna puskuriaikoja

Tarjoa tiimillesi reittisuunnitelma. Tämä auttaa tapahtumaa sujumaan sujuvasti, mutta rakenna mukaan myös puskuriaikoja, kuten vesitaukoja, cocktailtunteja ja seurustelua. Aina tulee ennalta arvaamattomia viivästyksiä, joten joustavuus auttaa pitämään tapahtuman raiteilla.

Ole järkevä alkoholin suhteen

Juoda vai olla juomatta?

Se, sisältyykö tilaisuuteesi juomista vai ei, on johdon päätettävissä, ja se on näin ollen sinun vaikutusmahdollisuuksiesi ulkopuolella. Mutta jos yrityksesi tarjoaa viinaa retriitissäsi, varmista, että saatavilla on runsaasti vettä. Hyvä nyrkkisääntö on, että vettä on oltava yhtä paljon kuin alkoholia. Jos sinulla on siis 15 pulloa viiniä, pidä myös 90 pulloa vettä (oletetaan, että jokaista pulloa kohden on kuusi lasia).

Toinen avain – älä unohda tarjoilla ruokaa ennen alkoholin tarjoilua. Tyhjään vatsaan juominen on resepti katastrofiin. (Ja tiedoksi, hyytelöjuomia ei lasketa ruoaksi.)

Ja tietysti, aina kun ihmiset juovat, ei saa ajaa. Se ei ole koskaan sen arvoista. Ei poikkeuksia.

Lue postauksestamme juominen töissä lisää vinkkejä.

Hyvää oloa

Loppujen lopuksi kannattaa muistaa, että firman retriitit ovat koko tiimin hyväksi. Ja tiedätkö, kuka on supertärkeä osa tiimiä? Sinä!

Totta kai, helpommin sanottu kuin tehty. Tapahtuman vetäjänä tunnet väistämättä suurempaa vastuuntuntoa. Sinun pitäisi silti pyrkiä osallistumaan aktiviteetteihin, maistelemaan ruokaa ja pitämään yhteyttä joukkuetovereihisi.

Liza tarkentaa:

”Olipa se sitten siivousporukan palkkaamista, jotta et ole puolille öin asti jumissa tapahtumapaikalla siivoamassa, tai vaikka se olisi vain kahdenkymmenen minuutin ottamista itsellesi aikaa hengähtää, nauttia ruokaa ja juoda lasillinen viiniä, sinun on huolehdittava siitä, että saat tapahtumasta myös itsellesi jotakin. Muista, että nämä tapahtumat on tarkoitettu koko tiimille – ja siihen kuulut myös sinä.”

Mit ovat tärkeimpiä asioita, jotka kannattaa pitää mielessä, kun suunnittelee yritysretriittiä? Jäikö jotain huomaamatta?

Kertokaa meille alla olevissa kommenteissa.

Office How To’s Resources:

25 Epic Office Party Ideas That’ll Have Everyone Buzzing for Weeks

15 Creative Office Layout Ideas That Gets People Super Excited

We Gave Office Pets Free Rein in the Workplace – Here’s How it Made Our Office Better

The Definitive Guide on How to Organize an Office Filing System

The Only Corporate Event Planning Checklist You’ll Ever Need

7 Creative Ways to Make Memorable New Employee Announcements

Your A-Z Cheat Sheet for Picking the Best Conference Call Service

Share via: