Jos sinua pyydetään pitämään lyhyt esitys, sinun on tehtävä siitä nopsa, jotta yleisö muistaa sen.

Myös sinulle saatetaan antaa hyvin vähän aikaa valmistella esitystäsi. Onneksi on olemassa joitakin yksinkertaisia toimenpiteitä, joiden avulla esityksen laatiminen sujuu nopeasti ja sujuvasti.

Saatat ajatella, että lyhyt esitys on helpompi laatia ja pitää kuin pitkä. Lyhyen esityksen tekeminen voi olla helppoa, jos tiedät, mitä tehdä, mutta viiden minuutin esityksen luominen ja esittäminen on haastavaa.

Sinun on välitettävä viestisi, mutta et halua ylittää varattua aikaa. Yleisösi ja isäntäväki eivät arvosta sitä, jos ylität sen.

On myös tärkeää valita oikeat aiheet 5 minuutin esitykseen. Liian monimutkaisen aiheen valitseminen, jota ei voi helposti selittää, voi hämmentää yleisöäsi.

Tässä opetusohjelmassa esittelemme useita nopeita ideoita ja hyödyllisiä vinkkejä lyhyiden esitysten tekemiseen. Keskitymme viiden minuutin pituisiin esityksiin, mutta käsittelemme myös muita esityspituuksia.

Opi, miten valmistella loistava lyhyt esitys, valita oikea aihe, herättää yleisön huomio ja pitää ajoitus kohdallaan.

Tarvitsetko apua? Lataa e-kirjamme Loistavien esitysten tekeminen (ilmainen)

Meillä on myös hyödyllinen täydennys tähän opetusohjelmaan. Lataa ILMAINEN e-kirjamme: The Complete Guide to Making Great Presentations, joka auttaa sinua kirjoittamaan, suunnittelemaan ja pitämään täydellisen esityksen. Nappaa se nopeasti ennen kuin luet eteenpäin.

Aloitetaan nyt tämän päivän opetusohjelmalla:

Vaihe 1. Tunne yleisösi hyvin

Kun esityksesi kesto on vain viisi minuuttia, et halua tuhlata aikaa käsittelemällä tietoja, jotka yleisösi jo tietää. Varmistaaksesi, että tavoitat yleisösi materiaalilla, jonka he ymmärtävät ja johon he voivat suhtautua, sinun on tiedettävä heistä mahdollisimman paljon.

Jos et ymmärrä yleisöäsi, on epätodennäköistä, että pystyt pitämään heidän mielenkiintonsa yllä. Tutki yleisöäsi saadaksesi heistä mahdollisimman paljon tietoa. Nopea tapa saada lisää tietoa yleisöstäsi on kysyä lisätietoja organisaatiolta tai henkilöltä, joka on kutsunut sinut pitämään esityksen, jolle aiot puhua.

Nyt kun olet saanut tietoa yleisöstäsi, on aika valita aihe.

Vaihe 2. Oikean aiheen valitseminen

Lyhyissä esityksissä aiheen valinta on hyvinmerkittävää. Jotkut aiheet eivät vain sovellu hyvin esityksiin,koska ne ovat liian monimutkaisia.

Tässä muutamia ratkaisevia seikkoja, joita kannattaa ottaa huomioon, kun valitset esityksen aihetta 5 minuutin esitystä varten:

• Valitse aihe, jonka tunnet jo ennestään.Näin minimoit aiheen tutkimiseen käyttämäsi ajan.
• Pidä se yksinkertaisena. Vältä monimutkaisia aiheita, jotka vaativat paljon selityksiä. Jos aihe on monimutkainen, valitse siitä yksi yksinkertainen osa-alue, jota esittelet, etkä yritä käsitellä kaikkea.
• Pidä kiinni yhdestä tai kahdesta pääkohdasta. Rajoita itsesi myös minimaaliseen määrään alakohtia. Koska esityksesi pituus on rajallinen, on epätodennäköistä, että sinulla on aikaa useammalle.
• Muista yleisösi tausta. En voi sanoa tätä tarpeeksi, jos haluat luoda mukaansatempaavan esityksen, sinun on tunnettava yleisösi.

Kirjoita nyt luonnos:

• 
  Presentaatiot
  Miten kirjoitat ammattimaisen PowerPoint-esityksen (Tutustu kirjoitusprosessiin)
  Brad Smith

Kun luonnoksesi on valmis, on aika alkaa miettiä, miltä esityksesi näyttää.

Vaihe 3. Käytä ammattimaista esitysmallia

Lyhyenkin esityksen pitää näyttää hyvältä. Koska kyseessä on nopea esitys, säästät paljon aikaa käyttämällä mallia.

Mallit antavat esityksellesi ammattimaisen ilmeen ilman, että sinun tarvitsee käyttää rahaa ammattimaisen suunnittelijan palkkaamiseen tai aikaa oman mallin suunnitteluun. Useimmissa esitysmalleissa sinun tarvitsee vain lisätä omat tietosi sopiviin paikkoihin ja lisätä omat kuvasi. Poista sitten mallista ne diat, joita et tarvitse.

Löydät laajan valikoiman ammattimaisia malleja, jotka ovat saatavilla Envaton GraphicRiverissä tai EnvatoElementsissä.

Voidaksesi saada käsityksen siitä, millaisen eron ammattimainen malli voi tehdä esityksellesi, tässä on esimerkki GraphicRiverin punaisella värillä olevasta SimplicityPowerPoint-mallista:

Simpplicity-PowerPoint-mallissa on malleja useille eri näkökulmille. Valitse viidestätoista eri värivaihtoehdosta ja lukuisista slidelayouteista. Voit myös valita animoidun mallin tai ei-animoidun mallin välillä.

Löydä lisää yksinkertaisia PowerPoint-mallimalleja tehokkailla ominaisuuksilla Envato Elementsistä tai GraphicRiveristä. Oikea premium PPT-malli auttaa sinua tekemään loistavan esityksen nopeasti.

Löydät vielä enemmän erinomaisia ammattimaisia Microsoft PowerPointtemplate -vaihtoehtoja näistä kuratoiduista artikkeleista:

• 
  Microsoft PowerPoint
  34 parasta PowerPoint PPT -mallimallia (2021-esityksiin)
  Sean Hodge
• 
  Microsoft PowerPoint
  34 yksinkertaista PowerPoint (PPT) -mallia, joiden avulla voit suunnitella perusesitykset nopeasti
  Andrew Childress

Vaihe 4. Aloita tehokkaalla huomion herättäjällä

Sen vuoksi, että esityksesi on niin lyhyt, haluat kiinnittää ylimääräistä huomiota avaukseen. Sinulla ei todennäköisesti ole aikaa näyttää videota tai esittää monimutkaisia animaatioita. Sinulla ei ehkä ole aikaa edes soittaa ääniraitaa.

Ei se mitään. On muitakin tapoja herättää yleisön huomio. Nämä nopeat huomionherättäjät sopivat hyvin lyhyisiin esityksiin:

• Tarinankerronta
• Kysy yleisöltä
• mainitse hätkähdyttävä tilasto
• näytä vaikuttava kuva

Lyhyessä esityksessä kannattaa myös järjestää aineisto niin, että tärkein asia käsitellään ensin. Näin varmistat, että olet käsitellyt tärkeimmän kohdan siltä varalta, että jompikumpi seuraavista tapahtuu:

1. Aika loppuu kesken
2. Yleisösi menettää mielenkiintonsa

Presentaatiosi pitäisi nyt alkaa hahmottua,mutta et ole valmis pitämään esitelmääsi ennen kuin olet suorittanut seuraavan vaiheen loppuun.

Vaihe 5. Harjoittelu tekee täydelliseksi

Lyhyelle puheelle harjoittelu on ratkaisevan tärkeää. Esityksen ajoittaminen on myös ainoa tapa tietää varmasti, kuinka kauan se kestää. Mitä lyhyempi esitys on, sitä tärkeämpää on ajoittaa puheesi.

Harjoittelu antaa sinulle mahdollisuuden todella hioa esitystäsi. Keskity siihen, että kuulostat mukavalta ja itsevarmalta. Pyrkikää poistamaan tai vähentämään häiritseviä henkilökohtaisia tapoja. Monet puhujat hyötyvät siitä, että kolmas osapuoli kuuntelee heitä harjoitellessaan.

Haluat pystyä esittämään materiaalisi lukematta sitä sanatarkasti (mikä voi kuulostaa töksähtäneeltä ja luonnottomalta). Niinpä opettelet materiaalia harjoitellessasi.

Kun tunnet olosi varmaksi esityksesi suhteen, ajoita se.Pyydä kollegaa tai ystävää auttamaan sinua pitämään kirjaa siitä, kuinka kauan puhut. Tai käytä nauhoituslaitetta tai muuta elektronista ajastinta.

Jos huomaat, että esityksesi kestää yli viiden minuutin rajan, poista lopusta joitakin vähemmän tärkeitä kohtia. Ole kuitenkin varovainen tämän suhteen. Hermostuneisuus voi saada monet puhujat puhumaan nopeammin varsinaisen esityksen aikana kuin he normaalisti puhuisivat.

Jos esityksesi jää alle viiden minuutin rajan, lisää toinen lyhyt kohta tai tee yhteenveto siitä, mitä olet käsitellyt, kuroaksesi umpeen ajallisen eron.

Olet periaatteessa valmis pitämään viiden minuutin esityksesi. On kuitenkin vielä muutama asia, jotka sinun on hyvä tietää.

Suunnittele esityksesi pituus

Laadessasi ajoitettua esitystä yleinen kysymys on: ”Kuinka monta PowerPoint-diaa tarvitsen Xminuutin pituiseen esitykseen?”

Vastaus on … se riippuu. On monia muuttujia, jotka määräävät, kuinka monta diaa tarvitaan täyttämään tietty aikaväli.

Eivät kaikki diat ole samanarvoisia. Kannattaa keskustella joidenkin tiedoista tarkemmin, koska ne ovat monimutkaisempia. Toiset diat, kuten kuvat, eivät välttämättä vaadi keskustelua. Lisäksi jokainen puhuja puhuu eri tahtiin. Joku, joka puhuu nopeasti, tarvitsee luultavasti enemmän dioja kuin joku, joka puhuu hitaammin.

Näiden muuttujien vuoksi on tärkeää ajoittaa esityksesi ennen sen pitämistä.

Muista kuitenkin, että hermostuneisuus voi saada sinut puhumaan nopeammin kuin normaalisti. Yritä siis pitää tahti normaalina. Lyhyt tauko kohtien välissä voi auttaa sinua pääsemään rauhoittumaan.

Yleisin esitysvirhe on, että dioja on liikaa. Liian monet diat aiheuttavat ongelmia monella tavalla:

• Sinun on puhujana vaikeampi pysyä mukana kaikessa materiaalissa. Joudut todennäköisemmin lukemaan esitystäsi.
• Yleisösi tuskin muistaa kaikkea tuota materiaalia muutenkaan. Pääkohtasi todennäköisesti katoaa.
• Lyhyemmässä esityksessä on todennäköisempää, että aika loppuu kesken.

Vaikka en voi kertoa tarkalleen, kuinka monta PowerPoint-diaa viiden minuutin pituiseen esitykseen tarvitaan, voin antaa joitakin yleisiä suuntaviivoja, jotka sopivat monille puhujille. Käytä näitä ohjeita esityksesi suunnitteluun ja sovita niitä tarpeen mukaan.

Slide Guidelines for Various Presentation Lengths

Jopa asiantuntijat ovat eri mieltä siitä, kuinka paljon aikaa kannattaa käyttää yhteen diaan. Eivätkä kaikki diaesityksesi diat vaadi yhtä paljon esitysaikaa. Silti on joitakin vaiheita, joiden avulla voit selvittää, kuinka monta diaa tarvitset.

Aloita jakamalla esityksesi kahdenlaisiin dioihin:

1. Yksinkertainen.Yksinkertainen dia vaatii sinulta hyvin vähän selityksiä. Esimerkkejä tämäntyyppisistä dioista olisivat otsikkodia tai grafiikka, joka puhuu puolestaan. Mahdollista otsikkodiaa lukuun ottamatta useimmat asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että yksinkertaiseen diaan tulisi käyttää alle 30 sekuntia.
2. Monimutkainen.Tämä dia vaatii selittämistä. Näitä dioja käytät viestisi välittämiseen. Useimmat asiantuntijat ovat yhtä mieltä siitä, että tämäntyyppisiin dioihin tulisi käyttää yhdestä enintään kolme minuuttia. Kun ajoitat esitystäsi, jos huomaat, että jonkin dian esittämiseen kuluu yli kolme minuuttia, jaa se kahteen diaan.

Harjoittelun aikana kiinnitä huomiota siihen, kuinka kauan kunkin diatyypin esittäminen kestää. Jos olet pitänyt jo paljon esityksiä, saatat jo tietää. Jos esitysten pitäminen on sinulle uutta, sinun on saatava tämä luku, kun ajoitat esityksesi harjoitellessasi.

Näin nämä ohjeet voivat toteutua, kun suunnittelet eripituisia esityksiä:

• 1 minuutin esitys. Pysy yhdessä pääajatuksessa. Pidä se yksinkertaisena. Yksi dia voi riittää, mutta käytä enintään kahta diaa, joista toinen on otsikkodia, jossa on yrityksen nimi ja esityksen nimi, joka ei vaadi keskustelua. Jos mahdollista, otsikkodia on näytöllä ennen esityksen alkua. Jätä se näkyviin, kun esittelet esityksen (noin 15 sekuntia). Toinen dia kattaa hyvin yksinkertaisen pääkohdan (varaa 45 sekuntia sen käsittelyyn). Sinulla ei voi olla alakohtia eikä keskustelua, koska tämä on hyvin lyhyt esitys.
• 3 minuutin esitys. Pysyttele jälleen yhdessä tai kahdessa yksinkertaisessa pääajatuksessa. Sinulla voi olla useita yksinkertaisia alakohtia. Avaa esityksesi (15 sekuntia) yrityksen nimeä sisältävällä kalvolla.Jos aiheesi on monimutkainen, voit käyttää lähes koko kolme minuuttia yhteen kalvoon. Yksinkertaisiin aiheisiin, jotka vaativat alle minuutin per dia, voit tarvita enintään kuusi diaa.
• 5 minuutin esitys. Tässä hieman pidemmässä esityksessä voit käsitellä neljää hyvin yksinkertaista asiaa tai yhtä monimutkaista asiaa, johon liittyy useita alakohtia. Suunnittele otsikkofolio (enintään 30 sekuntia), ja voit lisätä siihen jonkinlaisen huumorin tai muun huomion herättäjän. Monimutkaista aihetta käsittelevään diaan voi kulua kolme minuuttia, jolloin kahdelle alakohdalle jää noin puolitoista minuuttia – tässä tapauksessa siis neljä diaa. Voit tarvita jopa kymmenen diaa, jos aiheesi ovat hyvin yksinkertaisia.
• 15 minuutin esitys. Tämänkaltaisessa pidemmässä esityksessä on varauduttava usean minuutin taukoon noin seitsemän minuutin jälkeen. Voit käyttää tämän ajan kysymysten ja vastausten esittämiseen tai antaa yleisön venytellä. Tauon jälkeen tarvitset toisen huomionherättäjän. Sinulla on myös aikaa sisällyttää monimutkaisempia huomionherättäjiä, kuten lyhyitä videoita ja animaatioita. Voit tarvita viidestä 20 diaan riippuen aineistosi monimutkaisuudesta.
• 30 minuutin tai pidemmät esitykset. Pidemmissä esityksissä voit esittää enemmän materiaalia, joka on monimutkaisempaa. Voit myös todennäköisesti sisällyttää enemmän dioja. Kun laadit pidempää esitystä, älä unohda ottaa huomioon yleisösi inhimillisiä tarpeita. Sinun on pidettävä enemmän suunniteltuja taukoja. Useimmat asiantuntijat ovat myös yhtä mieltä siitä, että vähintään kerran tunnissa tulisi pitää vessatauko. Kylpyhuonetauon jälkeen sinun on saatava yleisösi huomio takaisin. Hyvin pitkissä esityksissä saatat joutua suunnittelemaan välipalan tai aterian.

Huomautus: Muista, että nämä ovat yleisiä ohjeita ja että kaikkiin sääntöihin on poikkeuksia. Lopullinen päätös siitä, kuinka kauan käytät kuhunkin diaan, määräytyy sen mukaan, miten hyvin pidät yleisön huomion yllä ja pysytkö annetussa ajassa.

Et voi tietää varmasti, kuinka tarkasti näitä ohjeita kannattaa noudattaa, ellet ajoita puheesi. Harjoittelun jälkeen saatat huomata, että sinun on ehkä hiottava ohjeita lisäämällä tai vähentämällä dioja. Tai jos käytät liikaa aikaa yksittäiseen diaan, saatat joutua karsimaan materiaalia.

Esimerkkiesitys

Alhaalla on dioja, jotka olen luonut GraphicRiverin SimplicityPowerPoint-mallilla. Yksinkertainen ammattimainen PowerPoint-malli tarjoaa loistavan lähtökohdan työskentelyyn. Nämä diat on tehty nopeasti lyhyttä esitystä varten.

Harjoittelusta tiedän, että tämä esitys kestää noin kaksi minuuttia. Tässä on ensimmäinen dia, joka on otsikkoni:

Tässä diassa esittelijän tarvitsisi sanoa vain nimensä, esityksen otsikko ja yrityksen nimi. Huomaa, että kaikki, mitä esittelijä sanoo, ei ole diassa. Tämän otsikkodian esittämiseen meni 15 sekuntia. Tuloksesi voivat vaihdella.

Tässä on seuraava dia:

Tämä dia periaatteessa esittelee yrityksen. Jälleen kerran, kaikki mitä aion sanoa ei ole diassa. Tämän yksinkertaisen dian esittämiseen meni 30 sekuntia.

Tässä on toinen esimerkki 30 sekunnin dioista:

Tämän hyvin lyhyen esityksen viimeinen dia on hieman monimutkaisempi, mutta sen esittäminen kesti silti vain 45 sekuntia:

Tehdä esityksesi skaalautuvaksi

Monia ammattihenkilöitä pyydetään pitämään variaatioita samasta esityksestä uudelleen ja uudelleen. Esimerkiksi myynnin ammattilaiset saattavat tarvita pitkiä ja lyhyitä versioita samasta esitysaiheesta.

Jos sinun on tehtävä näin, pidä mielessä edellä mainitut kohdat. On parasta luoda ja tallentaa ensin esityksen pitkä versio ja sitten muokata materiaalia pienemmäksi ja tallentaa se uudelleen esityksen lyhyempänä, tarkemmin kohdennettuna versiona. Varo kuitenkin, ettet kirjoita alkuperäistä esitystä päällekkäin.

Kun olet tehnyt tämän useita kertoja, se helpottuu.

Lataa uusi e-kirjamme loistavien esitysten tekemisestä (ilmainen PDF)

Meillä on täydellinen täydennys tähän opetusohjelmaan, jossa käydään läpi koko esitysprosessi. Opi, miten kirjoitat esityksesi, suunnittelet sen kuin ammattilainen ja valmistelet sen esitettäväksi vaikuttavasti.

Lataa uusi e-kirjamme: The Complete Guide to Making Great Presentations. Se on saatavilla ilmaiseksi, kun tilaat Tuts+ Business Newsletterin.

Nyt olet valmis tekemään loistavan 5 minuutin esityksen

Voit luoda tehokkaan diaesityksen mihin tahansa aikaan, jos osaat. Oikealla suunnittelulla voit nopeasti luodanappeita 5 minuutin esityksiä, joissa on juuri oikea määrä dioja.

Lyhyttä esitystä luodessasi muista, että on tärkeää tuntea yleisösi hyvin. On myös tärkeää, että valitset heille sopivan yksinkertaisen aiheen.

Vaikka tärkeintä on muistaa harjoitella ja ajoittaa esityksesi. Ajoitus on ainoa tapa tietää varmasti, kuinka kauan esityksen pitäminen kestää. Muista, että voit nopeuttaa esitystäsi varsinaisen esityksen aikana, joten pyri ottamaan se huomioon.

Älä myöskään unohda, miten tärkeää diasuunnittelu on tehokkaan esityksen tekemisessä.

Selaa Envato Elementsin ensiluokkaisia PowerPoint-esitysten suunnittelumalleja. Tai tutustu Envato Marketiin löytääksesi, että voit työskennellä nopeasti. top great PPT designs

Nyt, kun tiedät mitä tehdä, olet valmis luomaan oman 5 minuutin esityksesi. Onnea!