Jos olet saanut IRS:ltä kirjeen, jossa viitataan SS-8-määritykseen, jonka mukaan työntekijä on työntekijä, se voi tarkoittaa, että olet virheellisesti luokitellut kyseisen työntekijän itsenäiseksi urakoitsijaksi. IRS:n kirjeessä suositellaan, että muutat veroilmoituksiasi. Tämä tarkoittaa sitä, että olet velkaa jälkiveroja työverosta, jossa on tiluksia, jotka sinun olisi pitänyt tehdä kyseisen työntekijän ja/tai samankaltaisissa tehtävissä olevien työntekijöiden ryhmän osalta. Saatat joutua maksamaan jälkiveroja ja seuraamuksia.

Mikä on IRS SS-8 -lomake?

Kuka tahansa voi jättää SS-8-lomakkeen. Työnantajat tai työntekijät voivat jättää lomakkeen SS-8 (Determination of Employee Work Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding) saadakseen IRS:ltä selvityksen siitä, onko työntekijä itsenäinen urakoitsija vai ei. IRS:n kirje ja lomake SS-8 eivät ole tilintarkastus. Kyse on liittovaltion tutkimuksesta, joka koskee kirjeessä yksilöidyn henkilön itsenäistä urakoitsija- tai työntekijäsuhdetta. Useimmat yritykset ovat huolissaan siitä, että kyseessä on koko yrityksen laajuinen tarkastus. Sitä se ei ole. SS-8-ohjelma antaa työnantajille ja työntekijöille selvityskirjeitä työntekijän asianmukaisesta luokittelusta liittovaltion työveroja ja tuloveron ennakonpidätystä varten. SS-8-teknikko soveltaa lakia lomakkeella SS-8 (Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding) toimitettuihin tosiseikkoihin ja olosuhteisiin määrittääkseen, suorittaako työntekijä palvelujaan työntekijänä vai itsenäisenä toimeksisaajana. Determination letters sitoo IRS:ää esitettyjen tosiseikkojen perusteella. Kun määrityskirje on annettu, sitä voidaan muuttaa tai se voidaan peruuttaa eri syistä

Parhaat käytännöt, kun yritys saa lomakkeen SS-8.

Parhaat käytännöt ovat yrityksen ja IRS:n kirjeessä ja lomakkeessa SS-8 yksilöimän työntekijän välisen suhteen tutkiminen. Yrityksen tulisi vastata SS-8-lomakkeeseen. Jos yritys ei vastaa, IRS tekee päätöksensä työntekijän tai itsenäisen urakoitsijan asemasta vain työntekijän antamien tietojen perusteella. Yritykset, jotka laiminlyövät SS-8-prosessin, ovat vaarassa, että IRS jättää huomiotta tärkeitä tietoja ja asiakirjoja, jotka voivat vaikuttaa määrittelyn lopputulokseen. Loppujen lopuksi et voi odottaa IRS:n tietävän ja ymmärtävän suhdettasi työntekijään, ellet kerro ja näytä sille asiakirjoja, jotka voivat vaikuttaa itsenäisen urakoitsijan määrittelyyn.

Miksi työnantajien tulisi kiinnittää huomiota SS-8-lomakeprosessiin

Työnantajien tulisi kiinnittää huomiota SS-8-prosessiin ja valmistautua vastaamaan ajoissa. Kyse ei ole pelkästä lomakkeen täyttämisestä. Siihen liittyy työoikeudellisia näkökohtia ja asiakirjoja, jotka työsuhdejuristin olisi arvioitava. Vastaamatta jättäminen tai väärien asioiden sanominen voi johtaa IRS:n virheelliseen määritykseen.

Tämä tapahtuu yleensä Letter 5367 -kirjeellä. Kirjeessä sanotaan:
”Hyvä veronmaksaja,

Olemme saaneet edellä mainitulta työntekijältä pyynnön määritellä oikea verotuksellinen asema palveluille, jotka hän suoritti teille vuosina 2018 – 2018 .
Tämmöisissä tapauksissa annamme yleensä kullekin asianomaiselle osapuolelle tilaisuuden esittää selvityksen tosiseikoista, koska päätöksellämme on vaikutusta kaikkien asianosaisten osapuolten palkkaverotukselliseen asemaan. Täytä oheinen lomake SS-8, Determination o/Worker Status/or Purposes o/Federal Employment Taxes and Income Taxholding. Lomake on täytettävissä myös verkossa osoitteessa www.irs.gov/formspubs. Jos haluat lähettää muita asiakirjoja, älä lähetä alkuperäistä kopiota. Kaikesta toimittamastasi tulee osa IRS:n tapaustiedostoa, eikä sitä palauteta sinulle.”

Tämä tarkoittaa, että SS-8-tapaus on avattu. Kirjeessä viitataan tapauksesi numeroon. Sinulla on oikeus ja sinua kehotetaan vastaamaan kirjeeseen. IRS käsittelee yleensä SS-8-menettelyssä saamansa tiedot ja ilmoittaa niistä sitten työnantajalle määrityskirjeellä.

IRS SS-8 Determination

IRS ilmoittaa yleensä työnantajalle määrityksestä kirjeellä 4991-A. Kirjeessä ilmoitetaan työnantajalle, että hänen on maksettava liittovaltion tuloverot ja osuutensa Federal Insurance Contributions Act (FICA) -verosta (sosiaaliturva- ja Medicare-vero). IRS:n kirjeessä todetaan yleensä seuraavaa:

”Tämä päätös sitoo yksikköä olettaen, että päätöksen perustana olevat tosiseikat tai laki eivät muutu. Jos otatte vastakkaisen kannan tai jätätte päätöksen huomiotta, teidät voidaan lähettää tarkastettavaksi. Jos et ole antanut työveroilmoitusta, sinun on ehkä tehtävä se. Jos olet antanut työveroilmoituksen, sinun on ehkä muutettava sitä.

Työnantajien on yleensä pidätettävä tulovero ja Federal Insurance Contributions Act (FICA) -vero (eli sosiaaliturva- ja Medicare-vero) työntekijöilleen maksetuista palkoista ja maksettava nämä verot valtiolle. Työnantajien on myös maksettava palkasta työnantajan osuus FICA-verosta ja liittovaltion työttömyysverolain (Federal Unemployment Tax Act, FUTA) mukainen vero. Jos haluat tehdä tarvittavat mukautukset näiden verojen maksamiseksi työntekijöidesi aiemmista palkoista, mukaan lukien erityisten verokantojen käyttö, katso Publication 15, (Circular E) Employer’s Tax Guide ja Publication 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide. Saat nämä julkaisut soittamalla numeroon 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676) tai vierailemalla Internetissä osoitteessa www.irs.gov/formspubs .”

Päätöksentekopaketti voi sisältää sekä kirjeen 4991, kirjeen 4991-A / lomakkeen 14430 että SS-8 Determination Analysis -määritysanalyysin, jossa esitetään erityiset tekijät, joita käytettiin määritettäessä, että työntekijä oli työntekijä.

Independent Contractor and the IRS 20 Factor Test

IRS on kehittänyt alla esitetyn 20-tekijätestin, joka auttaa työnantajia arvioimaan, onko työntekijä työntekijä vai itsenäinen urakoitsija. Mikään testin tekijä ei viittaa työntekijän asemaan enemmän kuin toinen. Jos ”kyllä”-merkkejä on paljon, se viittaa todennäköisesti työsuhteeseen, kun taas suuri määrä ”ei”-merkkejä voi viitata tai olla viittaamatta urakoitsijasuhteeseen. Siksi työnantajien kannattaa olla varovaisia ja hankkia IRS:n päätös, jos on epäselvyyttä.

IRS käyttää ”common law -sääntöjä” sen määrittämiseksi, onko työntekijä itsenäinen urakoitsija. Vaikka saatat ajatella, että tämä tarkoittaa, että voit käyttää tervettä järkeä määrittääksesi, onko työntekijä työntekijä vai itsenäinen urakoitsija, olet väärässä. Määrittäminen on yhdistelmä tosiseikkoja ja oikeudellisia ennakkotapauksia. Kannattaa turvautua työsuhteisiin erikoistuneen asianajajan apuun, joka tuntee tätä asiaa koskevan oikeuskäytännön. IRS:n viittaamissa common law -tekijöissä otetaan huomioon käyttäytymisen valvonta, taloudellinen valvonta ja osapuolten väliset suhteet.

IRS on kehittänyt ohjeet, joiden avulla työnantaja voi luokitella työsuhteensa oikein. On olemassa useita julkaisuja, joissa käsitellään sitä, ketkä ovat työntekijöitä ja ketkä itsenäisiä urakoitsijoita. IRS noudattaa common law -testiä määritettäessä, onko henkilö työntekijä liittovaltion työverotuksessa. Common law -testin mukaan työnantajan ja työntekijän välisestä suhteesta on kyse, jos henkilöllä, jolle palveluja suoritetaan, on oikeus valvoa ja ohjata työntekijää tulosten, erityisten yksityiskohtien ja keinojen osalta, joilla tulokset saavutetaan.