Hyvässä muistiossa välitettävät tiedot järjestetään sekä lukijan mukavuuden ja ymmärtämisen helpottamiseksi että kirjoittajan tarkoituksen saavuttamiseksi mahdollisimman tehokkaasti.

Jumppa:

Ohje

Avaus

Yhteenveto

Keskusteleva(t) kappale(t)

Lopetus

Liitteet

Otsikko

Kaikkien muistioiden otsikko noudattaa samaa perusmuotoa:

TO:

cc:

FROM:

DATE:

SUBJECT:

Aiheen tulee olla lyhyt, enintään muutaman sanan mittainen, mutta selkeä, jotta väärinkäsityksiä ei pääse syntymään. Esimerkiksi ”Pizzan tilaaminen” voi johtaa lukijasi luulemaan, että viestissäsi annat ohjeita siitä, miten toimistolta tilataan take away -ruokaa myöhään illalla, vaikka todellisuudessa välitätkin siivoojien valitukset matolla olevasta tomaattikastikkeesta ja lattialle sirotelluista laatikoista. Jotain tyyliin ”Siivoa sotkusi ennen lähtöäsi” ilmoittaa muistion pääkohdan.

Avaus

Muistion avauslauseet tai -kappaleet kertovat lukijalle asian asiayhteyden, ehdotetun toimeksiannon tai tehtävän sekä muistion tarkoituksen:

Yhteys

Kuvaamasi asiayhteys on käsiteltävän ongelman tai kysymyksen tapahtuma, tilanne tai tausta. Se, kestääkö se lauseen vai kappaleen, riippuu tilanteen monimutkaisuudesta. Konteksti voi alkaa esimerkiksi näin:

Siivousfirma on valittanut, että lattioiden puhdistaminen kestää liian kauan…

Ole selkeä ja suora ja anna vain niin paljon tietoa kuin lukijasi tarvitsevat.

Tehtävä

Tehtävä- tai toimeksiantoilmoituksessasi kuvaat, mitä teet ratkaistaksesi ongelman, kysymyksen tai tilanteen. Jos lukijasi pyysi sinua toimimaan, voisit sanoa:

Pyysit minua tarkastelemaan…

Jos haluat esittää vaihtoehtoja työntekijöiden harkittavaksi, voisit sanoa:

Meidän on harkittava vaihtoehtoja, jotka tyydyttävät siivousalan yritystä ilman, että…

Tarkoitus

Tarkoituslausumassasi selität, miksi kirjoitat muistion, ja johdatatat muistion loppuosaan. Sinun on oltava suora ja vältettävä yrittämästä vähätellä tietoja. Lausuntosi voisi alkaa esimerkiksi näin:

Tämässä muistiossa kuvailen käsitystäni siivousyrityksen valituksesta, ehdotan useita tapoja mukautua näihin ihmisiin ja omia suosituksiani ongelman ratkaisemiseksi.

Jos muistiosta tulee niin pitkä, että osioiden otsikoiden lisääminen helpottaa tietojen järjestämisen seuraamista, tee niin kaikin mokomin.

Jos muistion tarkoituksena on vakuuttaa lukijasi siitä, että kyseessä on todellinen ongelma, vältä menemästä yksityiskohtaisemmin kuin tilanne vaatii. Jos huomaat, että sinulla on vaikeuksia kuvata tehtävää, sinun on ehkä mietittävä lisää ennen muistion kirjoittamista. Jos päätät jakaa muistion osiin, varmista, että ne sisältävät tärkeimmät kohdat.

Yhteenveto

Odota yhteenveto-osan kirjoittamista, kunnes olet kirjoittanut muistion pääosan. Jos muistiosi on enintään yhden sivun mittainen, yhteenveto ei välttämättä ole tarpeen. Jos olet kuitenkin käsitellyt useita tärkeitä asioita tai tapahtumia tai analyysisi on melko yksityiskohtainen, yhteenvetokappale on aiheellinen.

Jos muistio on lyhyt raportti tutkimuksesta, jonka olet tehnyt jostakin asiasta tai projektia varten, tässä kohdassa on hyvä tiivistää tähän mennessä käyttämäsi menetelmät ja lähteet. Muista kuitenkin, että kyseessä on yhteenveto. Pidä se lyhyenä äläkä tarpeettomasti toista yksityiskohtaista tietoa.

Keskustelukappale(t)

Kun olet käsitellyt riittävästi aiheesi perusesittelyn, tässä kohdassa esittelet kaikki yksityiskohdat – faktat, tilastot, hypoteesit – jotka tukevat käsittelemiänne ajatuksia. Tässä osiossa osoitat kykyäsi ajatella luovasti ja kriittisesti esittelemällä ajatuksiasi.

Aloita tärkeimmillä tai puhuttelevimmilla tiedoilla ja etene vahvimmasta faktasta heikoimpaan (tai jos esität historiallista taustaa, vanhimmasta tiedosta uusimpaan).

Näissä kappaleissa annat myös suosituksiasi, annat tunnustusta toisten suosituksille ja kuvailet mahdollisia tulevia ongelmia ja sitä, miten ehdotuksillasi varmistat, että tällaisia ongelmia ei yksinkertaisesti esiinny.

Usein auttaa tärkeiden tosiasioiden tai yksityiskohtien sijoittaminen numeroituihin tai bulleted-luetteloihin, jälleen vahvimmasta kohdasta heikoimpaan.

Loppukappaleesi

Kun olet antanut lukijoillesi kaikki tiedot, jotka ovat olennaisia muistiosi aiheen kannalta, käytä kohteliasta loppukappaletta, jossa kuvaat toimet, joita haluat heidän tekevän, ja tuodaan esiin, miten nämä toimet hyödyttävät kaikkia. Tämä yhden kappaleen mittainen lopetus voisi alkaa esimerkiksi näin:

Voidaan keskustella suosituksistani yksityiskohtaisemmin seuraavassa tapaamisessamme…

tai

Jos tarvitsette lisätietoja, annan mielelläni….

Liitteet

Tarjoa lukijoitasi varten kaikki dokumentit tai lisätiedot, joita he tarvitsevat voidakseen muodostaa oman käsityksensä kuvaamastasi tapahtumasta, ongelmasta tai kysymyksestä, ja luettele tällaiset liitteet lopussa.

Jos esimerkiksi aiheesta on vaihdettu kirjeitä, liitä mukaan kopiot niistä (jos se ei loukkaa salassapitovelvollisuutta tai jos ne sisältävät tietoja, joita lukijasi tarvitsevat). Jos olet laatinut faktoja tai tilastoja kuvaavia kaavioita tai fyysisiä suhteita havainnollistavia kaavioita, liitä ne mukaan. Voit myös viitata tällaisiin kaavioihin, diagrammeihin tai kuvituksiin sopivissa kohdissa muistiossasi.

Älä liitä aineistoa, joka ei liity suoraan muistiosi aiheeseen.