Jos sinua on koskaan pyydetty pitämään salaisuus, ymmärrät jo salassapitosopimusten peruskäsitteen.

Salassapitosopimuksella luodaan luottamuksellinen suhde henkilön tai yrityksen, jolla on luottamuksellista tai liikesalaisuuden alaista tietoa, ja henkilön, jolla on pääsy kyseiseen tietoon, välille. NDA-sopimus suojaa näitä liikesalaisuuksia rajoittamalla tapaa, jolla niitä voidaan käyttää tai paljastaa.

Termi ”liikesalaisuus” kuulostaa hyvin huipputeknologiselta, ja itse asiassa teknologiayrityksillä on usein liikesalaisuuksia. Luottamuksellista tietoa voi kuitenkin olla mikä tahansa tieto, jonka yritys haluaa pitää salassa, jotta se voi saada taloudellista etua kilpailijoihinsa nähden. Niitä voivat olla asiakasluettelot, laajentumissuunnitelmat, tiedot kehitteillä olevista uusista tuotteista, tiedot vireillä olevista oikeudenkäynneistä tai tiedot yrityksen asiakkaista tai asiakaskunnasta.

Joskus osapuolet allekirjoittavat keskinäisen salassapitosopimuksen, jossa ne sitoutuvat olemaan paljastamatta toistensa luottamuksellisia tietoja. Keskinäinen salassapitosopimus on hyödyllinen, jos kahden yrityksen on vaihdettava tietoja, esimerkiksi silloin, kun ne suunnittelevat fuusiota tai yhteistä liiketoimintayritystä.

Mitä salassapitosopimuksessa on?

Vakiomuotoinen salassapitosopimus tai luottamuksellisuussopimus sisältää seuraavat asiat:

• Määritelmä luottamuksellisiksi katsottavista tiedoista.
• Kuvaus tiedoista, jotka on suljettu pois salassapidon piiristä. Esimerkiksi luottamukselliset tiedot voidaan yleensä luovuttaa, jos niitä tarvitaan oikeudellisiin tai kirjanpitotarkoituksiin, ja tietoja ei yleensä pidetä luottamuksellisina, jos ne on jo julkistettu.
• Kuvaus vastaanottavan osapuolen velvollisuuksista. Sen lisäksi, että vastaanottavan osapuolen on pidettävä tiedot luottamuksellisina, sitä voidaan vaatia tuhoamaan tai palauttamaan luottamukselliset tiedot, kun se on käyttänyt ne loppuun.
• Ajanjaksot. Salassapitosopimuksessa voidaan rajoittaa, kuinka kauan tietoa pidetään luottamuksellisena.
• Muut ehdot. Kuten useimmat sopimukset, salassapitovelvollisuus voi sisältää lopussa tavanomaisia sopimusehtoja, kuten ehtoja, jotka liittyvät muutoksiin, lainvalintaan, oikeuspaikan valintaan, välimiesmenettelyyn ja asianajopalkkioihin.

Salassapitosopimus voi olla itsenäinen asiakirja, tai salassapitolausekkeet voidaan sisällyttää johonkin muuhun asiakirjaan, kuten työsopimukseen, itsenäistä toimeksisaajaa koskevaan sopimukseen tai liikesuhteen perustavaan sopimukseen.

Mitkä ovat salassapitosopimusten käyttötarkoitukset?

Salassapitosopimukset ovat yleistyneet. Seuraavassa on muutamia yleisiä tapoja, joilla niitä käytetään:

• Työntekijöiden salassapitosopimukset. Jos yrityksesi käsittelee arkaluonteisia tietoja, keksintöjä, tutkimusta tai tuotekehitystä, haluat varmistaa, etteivät työntekijäsi paljasta yrityksen tietoja ulkopuolisille. Vaikka yritykselläsi olisi vain tavallisia liiketoimintatietoja, kuten myyntitietoja ja asiakasluetteloita, työntekijöiden salassapitosopimus voi auttaa pitämään salaiset tiedot poissa kilpailijoiden käsistä.
• Sopimukset itsenäisten urakoitsijoiden kanssa. Olipa kyseessä sitten virtuaaliassistenttisi, osa-aikainen kirjanpitäjäsi tai henkilö, jonka palkkasit auttamaan jonkin erikoisprojektin kanssa, riippumattomat toimeksisaajat pääsevät usein käsiksi tietoihin, joita et halua julkistettavan.
• Sopimukset sellaisten henkilöiden kanssa, joilta haet rahoitusta. Jos lähestyt pääomasijoittajia tai paikallisia sijoittajia, sinun on paljastettava tietoja tuotteistasi, taloudestasi ja suunnitelmistasi. NDA voi auttaa varmistamaan, etteivät he jaa ideoitasi kilpailevan startup-yrityksen kanssa.
• Sopimukset niiden ihmisten kanssa, joiden kanssa teet liiketoimintaa. Lääkärit ja lakimiehet ovat velvollisia pitämään potilaidensa ja asiakkaidensa tiedot luottamuksellisina, mutta tämä ei päde useimpiin muihin liikemiehiin. Jos liikekumppanisi saavat luottamuksellisia tietojasi tai pääsevät käsiksi niihin, saatat haluta, että he allekirjoittavat salassapitosopimuksen. Esimerkkejä ovat yritys, jonka palkkaat valmistamaan uuden tuotteesi, ja siivouspalvelu, jonka työntekijät ovat yksin toimistossasi öisin.
• Sopimukset oikeudenkäynnissä tai välimiesmenettelyssä. Kun kaksi osapuolta on riidoissa, on olemassa virallinen menettely tietojen vaihtamiseksi. Osapuolet vaativat rutiininomaisesti toisiaan allekirjoittamaan salassapitosopimuksia, joissa kielletään tietojen luovuttaminen tai käyttö riita-asian ulkopuolella.

Mitä tehdä, jos sinua pyydetään allekirjoittamaan salassapitosopimuslomake

Yritystoiminnan tai työsuhteen aikana sinua todennäköisesti pyydetään allekirjoittamaan jonkun salassapitosopimus. Muista, että salassapitosopimukset voivat sisältyä muihin asiakirjoihin, joten sinun kannattaa etsiä otsikoita, kuten ”Luottamuksellisuus”, ”Luottamukselliset tiedot” tai ”Salassapito”.

Siitä kannattaa aloittaa lukemalla sopimus. Useimmat NDA-sopimukset laaditaan jonkinlaisesta NDA-mallista tai -lomakkeesta, ja ne voivat olla pitkiä ja sisältää asioita, jotka eivät näytä soveltuvan tilanteeseesi. Kun olet lukenut sen, kysy itseltäsi, syntyykö siitä velvoitteita, joita sinun on vaikea täyttää. Jos näin on, keskustele näistä velvoitteista sen henkilön kanssa, joka pyysi sinua allekirjoittamaan NDA:n, ja selvitä, voisitteko neuvotella ehdot uudelleen.

Jos sinulla on luottamuksellista tietoa, varo salassapitovelvollisuutta koskevaa lausumaa, joka saattaa näyttää NDA:lta, mutta jolla on juuri päinvastainen vaikutus. Tällaisessa lausekkeessa sanotaan yleensä, että sopimus ei luo luottamuksellista suhdetta tai ei luo mitään salassapito- tai luottamuksellisuusvelvoitetta. Tämä tarkoittaa, että toisella osapuolella ei ole velvollisuutta pitää luottamuksellisia tietojasi salassa.

Laaditpa salassapitosopimuksen alusta alkaen tai käytitkö salassapitosopimuslomaketta, salassapitosopimus on hyvä tapa suojata arkaluonteisia liiketoimintatietojasi paljastumasta julkisuuteen ennen kuin olet valmis. Jos saat rutiininomaisesti luottamuksellisia tietoja muilta, sinua pyydetään todennäköisesti myös allekirjoittamaan heidän salassapitosopimuksensa. Varmista vain, että luet ne ensin ja ymmärrät velvollisuutesi.