Kun kirjoitat virallisen kirjeen viimeisen kappaleen, saatat tuntea, että olet valmis ja voit siirtyä oikolukuun. Mutta aivan kuten on olemassa säännöt siitä, miten puhuttelet jotakuta virallisessa kirjeessä, on olemassa myös ohjeet siitä, miten allekirjoitat kirjeen.

Kun lopetat virallisen kirjeen, on tärkeää osoittaa asianmukaista kunnioitusta kirjeen vastaanottajaa kohtaan. Esimerkiksi tuntemattomalle vastaanottajalle käyttäisit erilaista, varovaisempaa kohteliaisuusloppua kuin liikekumppanille, jonka tunnet melko hyvin. Loppukirjoituksesi ja allekirjoituksesi tulisi olla yhtä ammattimainen kuin muukin kirjeesi tai sähköpostiviestisi.

kohteliaisuusloppukirjoituksen käyttäminen

Kehollisuusloppukirjoitus, joka tunnetaan myös nimellä kohteliaisuusloppukirjoitus, on termi, joka lisätään ennen allekirjoitustasi sähköpostiviestissä tai virallisessa kirjeessä.

Vaikka se saattaa tuntua jokseenkin vanhanaikaiselta, kohteliaisuusloppuosan käyttämistä pidetään edelleen tärkeänä, kun kirjoitetaan virallista liikekirjeenvaihtoa. Kun kirjoitat tai lähetät sähköpostitse saatekirjeen työpaikkaa varten tai minkä tahansa liikekirjeen, on asianmukaista käyttää kohteliaisuusloppua. Muista kuitenkin valita sellainen, joka on pikemminkin ammattimainen kuin rento.

Esimerkkejä virallisen kirjeen päättämisestä

Seuraavat vaihtoehdot ovat kaikki hyviä tapoja päättää virallinen kirje:

• Kaikkea hyvää
• Hyvin terveisin
• Hyvin terveisin
• Hyvinvointia
• Kunnioittavasti
• Kaikkein terveisin
• Kunnioittavasti
• Kunnioittavasti Teidän
• Kunnioittavasti
• Kunnioittavasti Teidän
• Kiitos
• Kunnioittavasti
• Kunnioittavasti
• Kunnioittavasti Teidän
• Kunnioittavasti Teidän todella
• Ystävällisesti
• Ystävällisesti Teidän
• Kunnioituksella
• Kiitollisuudella
• Kunnioituksella
• Suosiolla
• Ihan vilpittömällä arvostuksella
• Ihan vilpittömällä kiitoksella

Näin valitset parhaan kohteliaisuusloppukirjaimen

Kaikki edellä luetellut vaihtoehdot kelpaavat hyvin käytettäviksi liike-elämän kirjeenvaihdossa.

Rajoita esimerkiksi vaihtoehdot, jotka ovat jonkinlainen kiitos (kuten ”With appreciation” ja ”With gratitude”), tapauksiin, joissa pyydät palvelusta tai ilmaiset arvostusta.

Voit ajatella ”Ystävällisin terveisin”, ”Ystävällisin terveisin”, ”Sydämellisesti” ja näiden sulkulauseiden variaatioita kohteliaisuussulkulauseiden pienenä mustana mekkona. Et voi erehtyä valitsemalla jonkin näistä vaihtoehdoista – ne ovat aina sopivia.

Muista, että jos kirjoitat jollekulle, joka kuuluu asevoimiin, armeijassa on tapana käyttää kohteliaisuusloppua ”Erittäin kunnioittavasti” tai sen lyhennettä ”V/R”.

Vältä liiallista rentoutta

Ei ole kyse sähköpostiviestittelystä ystävän kanssa tai kiitoskirjeen lähettämisestä sukulaiselle. Älä käytä rentoja nimimerkkejä kuten ”Rakkaudella”, ”Kippis”, ”Myöhemmin”, ”Ciao” tai ”Aina”. Nämä vaihtoehdot eivät sovi kirjeesi muodollisuuteen. Pidä kirjeenvaihdon ammattimainen sävy johdonmukaisena tervehdyksestä sisällön kautta allekirjoitukseen.

Näin muotoilet lopetuksen ja lisäät allekirjoituksesi

Muista aina seurata lopetusta pilkulla, kuten alla olevissa esimerkeissä. Kirjoitettu nimesi tulee kohteliaan lopetuksen jälkeen. Jos lähetät kirjeen paperiversiona, jätä neljä riviä tilaa lopetuksen ja kirjoitetun nimesi väliin. Kun tulostat kirjeen, tämä antaa sinulle runsaasti tilaa allekirjoittaa nimesi sinisellä tai mustalla musteella kohteliaan lopetuksen ja koneella kirjoitetun nimesi väliin.

Voit kirjoittaa tittelisi nimesi alapuolelle sekä puhelimesi ja sähköpostiosoitteesi. Sähköpostiviesteissä voit sisällyttää sähköpostin allekirjoituskohtaan yhteystietoja.

Allekirjoitusesimerkkejä kirjeisiin ja sähköpostiviesteihin

Lisää ohjeita virallisen kirjeen kirjoittamiseen

Jos olet vielä epävarma siitä, mitä muodolliseen liikekirjeeseen pitäisi sisällyttää (tai olla sisällyttämättä), pidä nämä keskeiset vinkit mielessä:

• Muotoile liikekirjeesi luettavammaksi: Jätä 1 tuuman marginaalit ja kaksinkertainen väli kappaleiden väliin. Valitse tavallinen fontti, kuten Times New Roman tai Arial, ja fonttikoko 12.
• Ole tiivis: Vältä suuria tekstilohkoja ja kirjoita lyhyillä, yksinkertaisilla lauseilla ja kappaleilla.
• Tutustu esimerkkeihin liikekirjeistä:
• Tarkista muutama liikekirje-esimerkki ennen kirjeen laatimista ja muokkaa sitten viestiäsi.
• Tarkista kirjeesi ennen lähettämistä: Kun olet kirjoittanut kirjeen valmiiksi, tarkista se tietenkin aina oikeinkirjoitus-, kielioppi- ja välimerkkivirheiden varalta. Jotta kirjeesi tekisi hyvän vaikutelman, sen on oltava virheettömästi laadittu.