Les temps morts sont une chose rare dans la plupart des lieux de travail – mais il y a de bonnes chances que vous viviez une journée creuse de temps en temps. (Si vous lisez ceci au travail, il se peut que vous en ayez une aujourd’hui.)

« Ces périodes calmes peuvent changer la donne si vous les utilisez pour vérifier si vous atteignez stratégiquement les objectifs du travail ou, plus important encore, si vous êtes sur la bonne voie pour vos objectifs de carrière à plus long terme. Et le Nouvel An est l’occasion idéale de se réserver intentionnellement ces périodes », déclare Lynn Taylor, experte nationale en milieu de travail et auteur de Tame Your Terrible Office Tyrant : How to Manage Childish Boss Behavior and Thrive in Your Job.

« Il ne fait aucun doute que les employés ont plus de choses à faire que jamais auparavant », ajoute Mark Strong, un coach de vie, de carrière et de direction basé à New York. « Cependant, nous avons tous des jours où notre charge de travail ralentit ou notre appétit de faire du vrai travail diminue. Et il est important d’utiliser les jours de ralentissement de manière plus stratégique, car ils ne sont pas si fréquents. »

Teri Hockett, directrice générale de What’s For Work ?, un site de carrière pour les femmes, est d’accord. Elle affirme que si les journées creuses sont rares sur les lieux de travail aujourd’hui, elles ne sont certainement pas éteintes. « La plupart des secteurs d’activité ont des périodes d’arrêt naturel, ce qui permet des journées plus calmes que la normale. Il y a toujours une chance de reprendre son souffle ; l’astuce est de faire bon usage de ce temps. »

Malheureusement, les employés ne savent généralement pas comment maximiser leur temps lors des jours de travail lents « parce que ces rares intervalles sont à peu près aussi étrangers que votre patron disant : « Vous avez fait un si bon travail ces derniers temps, je pense que vous devriez simplement appeler cela un jour et rentrer à la maison », dit Taylor. « Si vous êtes sage, cependant, votre liste de tâches comprend des projets à plus long terme ; des tâches en veilleuse, par défaut, pour les périodes plus calmes. Ou bien, vous utiliserez ce temps pour réfléchir à votre rôle global et pour savoir si vous atteignez vos objectifs plus larges. »

Strong dit qu’il est assez commun pour les travailleurs d’utiliser les jours plus lents pour passer à la « vitesse inférieure » et accomplir des tâches telles que le nettoyage de leur bureau, la finition de tâches personnelles ou la socialisation avec les collègues. « C’est très bien », dit-il. « Mais une partie des jours de ralentissement peut et devrait être consacrée à des tâches moins évidentes de « vitesse supérieure », ce qui est un domaine qui mérite d’être éclairé. »

« La plupart de ce que je vois et entends, c’est qu’un ralentissement fait que de nombreux employés se mettent sur Internet », dit Cynthia Kyriazis, présidente de Productivity Partners, Inc. « Pas nécessairement pour envoyer des courriels ou faire des recherches liées au travail, mais pour jouer à des jeux, explorer de nouveaux sites et concepts, et peut-être faire des achats en ligne. »

D’autres prendront des pauses déjeuner plus longues, quitteront le bureau plus tôt ou rattraperont leur correspondance personnelle – et ce ne sont pas nécessairement de mauvais choix, selon les circonstances, ajoute Taylor. « Prendre du temps pour faire des choses sans rapport avec le travail peut être nécessaire pour votre santé mentale », dit-elle. « Des études sur le lieu de travail ont montré que les pauses sont nécessaires pour se rafraîchir l’esprit et qu’elles aideront votre productivité au travail. Si vous travaillez pendant des semaines sans faire de pause, vous en subirez les conséquences. »

De nos jours, c’est un cadeau de pouvoir travailler sur des priorités personnelles et professionnelles sans toute la pression et le chaos qu’une journée chargée apporte souvent, dit Kyriazis. Vous voudrez donc vous préparer à l’avance pour faire en sorte que ce temps compte.

Voici 14 choses que vous devriez faire lors d’une journée lente au travail :

S’organiser. Passer du temps à chercher des informations égarées zappe la concentration et l’énergie et augmente le stress, dit Kyriazis. « Puisque le désordre est symptomatique d’un retard dans la prise de décision, une journée calme pourrait être un bon moment pour prendre quelques décisions et mettre le monstre de papier et d’information sous contrôle. Cela aide à vider votre bureau et votre esprit. »

C’est aussi l’occasion de faire face à ces e-mails qui inondent votre boîte de réception, ajoute Hockett. « Utilisez ce temps pour nettoyer votre boîte de réception en suivant une approche de gestion classique connue sous le nom de ‘Faites-le – Jetez-le – Déléguez-le’. Vous vous sentirez bien après vous être assuré que tout est en ordre, et vous vous démarquerez probablement de manière positive au sein de votre organisation. »

Suivre les réalisations. La plupart d’entre nous n’ont pas le temps de faire l’inventaire de leurs réalisations – mais une journée calme au travail offre l’occasion parfaite de le faire. « C’est essentiel pour de nombreuses raisons », dit Strong. « Bien sûr, cela rend les examens de performance de milieu et de fin d’année beaucoup plus faciles à préparer. Mais plus important encore, cette liste est inestimable lorsqu’un poste se libère dans votre entreprise que vous souhaitez ou qu’une promotion se présente. Soyez toujours prêt. »

Planifiez. Cinq minutes de planification permettent d’économiser 30 minutes d’action, dit Kyriazis. « Passez du temps à planifier ce à quoi ressemblera votre prochaine journée ou semaine, et surtout à planifier ce que vous ferez de la prochaine journée ou heure creuse qui se présentera. La pire chose à faire est d’avoir du temps et de ne pas avoir d’idées sur la façon de le dépenser. »

Réseau. Le réseautage avec d’autres personnes dans votre domaine vous permet de rester au courant des tendances de l’industrie et vous aide à rester visible dans votre cercle de professionnels de l’industrie, dit Taylor. « Que vous prévoyiez ou non de rester à votre poste actuel pendant des années, avoir une solide réputation dans votre domaine est renforcé par votre visibilité accrue. Vous avez peut-être perdu le contact avec d’anciens collègues, et il est temps de prendre des nouvelles. Vous pourriez découvrir des astuces du métier, de nouveaux fournisseurs ou même des pistes pour de nouvelles embauches. Il est toujours intelligent de garder vos contacts vivants. »

En images : 14 choses à faire lors d’une journée creuse au travail

Constituez des rapports avec votre équipe. Profitez de cette occasion pour aller déjeuner avec un collègue ou même votre patron, si possible, dit Taylor. Dans le rythme effréné habituel des affaires, il est difficile de prendre le temps, dans un cadre social, de discuter de la situation dans son ensemble, de la mission de l’entreprise et du service, ou simplement de créer un lien plus fort avec les membres de l’équipe. « Cela ajoute un sentiment communautaire de construire quelque chose ensemble : l’une des plus grandes raisons pour lesquelles les gens trouvent de la satisfaction au travail. »

Hockett est d’accord. « Décrochez le téléphone, envoyez des messages instantanés ou, mieux encore, promenez-vous et interagissez avec vos collègues. Demandez-leur comment les choses se passent, et mettez un point d’honneur à écouter plus que vous ne parlez. Vous obtiendrez ainsi des informations précieuses d’un point de vue personnel et professionnel, tout en vous faisant connaître personnellement. »

Strong suggère également d’utiliser le temps pour reconnaître les autres. « Passez du temps à apprécier ceux qui vous entourent. Écrivez à la main quelques notes remerciant les gens pour une excellente année 2013 ou soulignant votre empressement à travailler ensemble en 2014. »

Évaluez vos objectifs et vos intentions. Les intentions professionnelles et personnelles pour les mois ou l’année à venir sont cruciales pour la croissance et la prospérité, dit Hockett. « Rendez vos intentions visibles pour que vous puissiez les voir tous les jours et partagez-les librement avec les autres. » Les intentions diffèrent des objectifs en ce qu’elles vous laissent la flexibilité nécessaire pour réussir, explique-t-elle. Par exemple, un objectif pourrait être « Augmenter mon réseau de 15 % », tandis qu’une intention pourrait être « J’ai l’intention de passer plus de temps de qualité à développer et à entretenir mes relations personnelles et professionnelles ». Les deux sont cependant importants – prenez donc le temps d’évaluer vos objectifs et intentions actuels, et envisagez d’en fixer de nouveaux.

Rêver. « Passez une heure à réfléchir à la façon dont vous aimeriez que les choses soient, à de nouvelles idées de produits, à ce que le travail pourrait être sans obstacles », dit Strong. « Aucun d’entre nous ne le fait assez et les journées lentes permettent d’avoir l’espace cérébral nécessaire pour bien le faire. »

Hockett dit que la rêverie peut être efficace lors d’une journée lente « parce qu’elle excite l’esprit et fournit des occasions de visualiser les choses que vous voulez accomplir au travail. » Par exemple, si vous rêvassez à un nouveau rôle ou à un nouveau poste au sein de votre entreprise, votre cerveau vous aidera à élaborer un plan sur la meilleure façon d’y parvenir.

Évaluez votre utilisation du temps. Une journée tranquille est une excellente occasion d’analyser comment vous passez vos journées, et si vous travaillez intelligemment.  » Considérez-vous comme votre propre consultant en gestion du temps, et examinez vos réunions et vos livrables du mois dernier « , suggère Taylor. « Créez sur un document ce que vous pensez être votre flux de travail quotidien général, puis commencez à faire des ajustements pour une plus grande efficacité. Le réveil peut être brutal si vous vous rendez compte que vous passez beaucoup trop de temps au téléphone avec un client ou un collègue particulier, que vous traitez vos e-mails pendant les deux premières heures de la journée, que vous ne les hiérarchisez pas, que vous mettez trop de temps à traiter les rapports d’activité, que vous n’utilisez pas les outils technologiques pour les activités transactionnelles ou que vous ne déléguez pas assez, par exemple. » Si vous avez parfois l’impression de vous noyer dans vos tâches, c’est le moment idéal pour opérer de véritables changements.

Apprendre. Profitez de ce temps pour élargir vos propres connaissances professionnelles, dit Hockett. « Rattrapez les articles de magazines que vous avez empilés, les livres qui prennent la poussière ou les activités numériques telles que les webinaires, les blogs ou l’interaction avec des pairs sur des forums. »

Si vous avez parfois l’impression que vos yeux se voilent lorsque vos collègues parlent du dernier widget, ou que vous changez rapidement de sujet après avoir entendu parler de cette dernière tendance une fois de trop – il est peut-être temps de mettre en signet certains sites clés qui vous permettent de rester à jour, dit Taylor. « Parcourez les publications et sites en ligne les plus importants dans votre secteur d’activité, car la connaissance, c’est le pouvoir. Votre patron, vos collègues et vos clients apprécieront toujours les articles et les liens d’intérêt que vous envoyez, ce qui profitera encore à votre carrière. »

Faites de l’exercice. Faites une promenade à l’extérieur ou prenez du temps supplémentaire à la salle de sport. « Faites quelque chose qui vous fera lever et bouger », dit Kyriazis. « Prenez un ami s’il le faut, mais ce que nous recherchons, c’est de faire le vide dans votre esprit et de le laisser se reposer ». Lorsque nous courons à 100 miles à l’heure, il est difficile de voir la forêt à travers les arbres, dit Strong. « Utilisez les périodes creuses pour évaluer un processus ou un système particulier que vous utilisez assez fréquemment et recherchez les possibilités de créer de l’efficacité ou une meilleure façon de travailler. »

Bénévolat. Envisagez de donner de votre temps pour aider un autre collègue ou un autre service, dit Hockett. « Cela peut aider ceux qui n’ont pas une journée creuse, et aussi vous donner l’occasion d’acquérir de nouvelles compétences, soit stratégiquement liées à votre propre avancement professionnel, soit pour le plaisir. »

Check in with your boss. « Après avoir eu l’occasion de reprendre votre souffle lors d’une journée calme, en réfléchissant à vos projets et à vos objectifs, vous avez l’occasion parfaite de tendre la main à votre patron », dit Taylor. « Vos projets et la vue d’ensemble sont au premier plan ; quel meilleur moment pour faire le point en personne, verbalement ou par écrit, avec votre patron sur les réalisations que vous avez faites récemment (clairement, vous en avez quelques-unes parce que vous avez mérité une pause) – et pour décrire vos prochaines étapes ? » Les employés oublient souvent de transmettre les bonnes nouvelles et leur orientation future au patron ; le temps est trop souvent consacré à éteindre les incendies. Quel manager n’aime pas recevoir de bonnes nouvelles et être rassuré ? Cela renforce vos capacités pour des choses plus grandes et meilleures à l’avenir.

Rattraper ou prendre de l’avance. « Cela comprend le travail axé sur les délais, les segments de projets plus importants qui doivent continuer à avancer, et les tâches personnelles », dit Kyriazis.

Si vous avez remis à plus tard des tâches personnelles qui ne peuvent être traitées que pendant la semaine de travail, ce serait le meilleur moment pour les traiter, à condition que vous vous soyez couvert, dit Taylor.

« C’est aussi le moment de s’attaquer aux projets que vous avez laissés pour un jour de pluie », ajoute-t-elle. « Votre liste de choses à faire a-t-elle besoin d’un dépoussiérage proverbial ? Y a-t-il de nouveaux projets, plus critiques pour la mission ? Avez-vous besoin de redéfinir vos priorités et de soumettre votre liste révisée à votre responsable ? »

Le temps calme vous permet de faire une entaille dans des projets à plus long terme, en veilleuse. Parfois, ces missions apparemment moins prioritaires vont soudainement passer au premier plan. Vous serez heureux d’avoir pris de l’avance sur eux plus tard.  » Le plus difficile est de se plonger dans les 10 premières minutes ; après cela, vous aurez probablement le vent en poupe « , dit-elle.

Les journées creuses sont rares dans la plupart des environnements de travail, conclut Hockett. Pour cette raison, il est important d’en tirer le meilleur parti et de considérer ces jours comme une chance de vous concentrer sur vos propres intérêts et d’être proactif, plutôt que réactif aux besoins des autres. « Utilisez ce temps à bon escient, et vous serez en mesure de faire progresser votre carrière, d’acquérir des connaissances professionnelles et de vous sentir plus au fait des choses. »

En images : 14 choses à faire lors d’une journée creuse au travail

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