Il n’est pas possible de délimiter toutes les situations où un entrepreneur a droit à un ajustement équitable du prix et/ou du délai d’exécution du contrat. Toutefois, en vertu de la Federal Acquisition Regulation (« FAR »), les entrepreneurs ont droit à de nombreux ajustements équitables différents découlant de l’exécution de leurs contrats et des actions du gouvernement. En général, un entrepreneur peut recevoir un ajustement équitable pour un changement constructif, un retard ou toute autre augmentation de ses coûts causée par le gouvernement. Il est généralement conseillé de faire valoir votre droit aux divers ajustements équitables autorisés par le FAR. Vous devez vous conformer strictement aux exigences d’ajustement équitable dans la FAR et dans votre contrat.

Qu’est-ce qu’un ajustement équitable : Bien que la FAR définisse une réclamation (voir ci-dessous), elle ne définit pas l’ajustement équitable, mais utilise le terme tout au long de la réglementation. Les tribunaux et les conseils définissent généralement l’ajustement équitable comme « une modification appropriée du montant dû en vertu d’un contrat, ou du temps nécessaire à son exécution, en raison de l’émission d’un ordre de modification, qui est juste, équitable et droit en considération des faits et des circonstances du cas individuel. » Norair Eng’g Corp, GSBCA No. 1178, 66-1 B.C.A. ¶ 5312. La Cour suprême des États-Unis a déclaré que le terme  » ajustement équitable « , tel qu’il est utilisé dans une clause  » Changes  » du FAR (FAR 52.243-1, 2 & 3) comprend non seulement le coût des travaux, mais aussi l’ajout d’une allocation raisonnable et habituelle pour le profit. Voir U. S. v. Callahan Walker Construction Company, 317 U.S. 56, 61 (1942).

Le but d’un ajustement équitable est de garder un entrepreneur entier par le remboursement des coûts accrus et le paiement d’un profit équitable. Voir New York Shipbuilding Co. div. de Merritt-Chapman & Scott Corp, ASBCA No. 16164, 83-1 B.C.A¶ 16534, citant Bruce Construction Corp. v. United States, 163 Ct. Cl. 97, (1963) ; United States v. Callahan Walker Construction Co., id. En général, l’idée est qu’un ajustement équitable sera négocié entre l’entrepreneur et le gouvernement, et que l’entrepreneur sera remboursé. Les ajustements équitables ne sont pas conçus pour être des procédures contradictoires.

Qu’est-ce qu’une réclamation : Une réclamation est définie dans FAR 2.101 comme « une demande écrite ou une affirmation écrite par l’une des parties contractantes demandant, de plein droit, le paiement d’une somme d’argent certaine, l’ajustement ou l’interprétation des termes du contrat, ou toute autre réparation découlant du contrat ou s’y rapportant ». Toutefois, une demande écrite ou une affirmation écrite de l’entrepreneur demandant le paiement d’une somme d’argent supérieure à 100 000 $ ne constitue pas une réclamation en vertu du chapitre 71 du 41 U.S.C., Contract Disputes, tant qu’elle n’est pas certifiée comme l’exige la loi. Une pièce justificative, une facture ou toute autre demande de paiement de routine qui n’est pas contestée au moment où elle est soumise ne constitue pas une réclamation. La soumission peut être convertie en une réclamation, par un avis écrit à l’agent contractant comme prévu à l’article 33.206(a), si elle est contestée soit quant à la responsabilité, soit quant au montant, ou s’il n’y est pas donné suite dans un délai raisonnable.

Différence entre la demande d’ajustement équitable (« REA ») et la réclamation : Alors qu’une REA est censée être non contradictoire, une réclamation est une demande qui peut donner lieu à un litige. Comme indiqué dans la définition de la réclamation, il doit y avoir une certification spécifique pour qu’il s’agisse d’une réclamation si le montant est supérieur à 100 000 dollars. Enfin, la FAR 31.205-47(f) déclare que les coûts de préparation et de poursuite d’une réclamation contre le gouvernement ne sont pas admissibles. Cependant, les REA sont considérés comme des questions d’administration de contrat, et non de litige, et ne sont pas soumis à la FAR 31.205-47(f). Par conséquent, les coûts de préparation et de négociation d’un REA sont admissibles. Bill Strong Enterprises, Inc. v. Shannon, 49 F.3d 1541 (Fed. Cir. 1995) ; FAR 31.205-33. Enfin, il convient de rappeler qu’un REA correctement préparé peut être converti en une réclamation si les négociations avec le gouvernement sont dans une impasse. Il peut être certifié et soumis à nouveau à l’agent contractant.

Exemples spécifiques d’ajustements équitables prescrits : Voici quelques exemples spécifiques de situations bien définies dans le FAR où un ajustement équitable est spécifiquement prescrit:

(1)Change orders. Les modifications du contrat qui résultent de changements unilatéraux ou bilatéraux sont admissibles à des ajustements équitables. FAR 43.103. Les agents contractants sont tenus de négocier les ajustements équitables résultant des ordres de modification dans le délai le plus court possible. FAR. 43.204. Voir les clauses de la FAR 52.243-1 à 3.
(2)Le fait de ne pas fournir en temps opportun des instructions de disposition pour l’élimination des stocks peut donner droit à l’entrepreneur à un ajustement équitable. FAR 45.602-1
(3)En vertu de la clause de résiliation, après une résiliation partielle, un entrepreneur peut demander un ajustement équitable du ou des prix de la partie poursuivie d’un contrat à prix fixe. FAR 49.208.
(4)Si la classification de sécurité ou les exigences de sécurité d’un contrat sont modifiées par le gouvernement, l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable. FAR. 52.204-2
(5)Si la quantité d’un article à prix unitaire dans un contrat de construction est une quantité estimée et que la quantité réelle de l’article à prix unitaire varie de plus de 15 pour cent au-dessus ou au-dessous de la quantité estimée, l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable. FAR 52.211-18.
(6) Si l’entrepreneur est prié par l’agent contractant de réviser les données techniques pour refléter les changements de conception technique effectués pendant l’exécution d’un contrat et affectant la forme, l’ajustement et la fonction de tout article (autre que les données techniques) livré dans le cadre de ce contrat, l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable. FAR 52.227-21.
(7) Si le coût du contrat est affecté par un changement que l’entrepreneur est tenu d’apporter à ses pratiques de comptabilité analytique établies, l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable. FAR 52.230-2.
(8)Si une contestation d’une adjudication est déposée après l’adjudication, et que l’agent contractant émet un ordre d’arrêt des travaux à un adjudicataire, ce dernier a droit à un ajustement équitable. FAR 52.233-3.
(9)Si l’entrepreneur rencontre des conditions de chantier matériellement différentes qui entraînent une augmentation ou une diminution du coût de l’entrepreneur ou du temps nécessaire à l’exécution de toute partie des travaux prévus par le présent contrat, que ces conditions aient été modifiées ou non, l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable. FAR 52.236-2.
(10)Si l’exécution de la totalité ou d’une partie des travaux est, pendant une période déraisonnable, suspendue, retardée ou interrompue (1) par un acte de l’agent contractant dans l’administration du présent contrat, ou (2) par le défaut de l’agent contractant d’agir dans le délai précisé dans le présent contrat (ou dans un délai raisonnable s’il n’est pas précisé), l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable. FAR 52.242-14.
(11)Si un ordre d’arrêt des travaux émis en vertu de cette clause est émis puis annulé, l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable du calendrier ou du prix. FAR 52.242-15.
(12)Si un changement ordonné par l’agent contractant ou un changement constructif entraîne une augmentation ou une diminution du coût ou du temps requis pour l’exécution de toute partie des travaux en vertu d’un contrat, qu’elle soit modifiée ou non par l’ordre, l’agent contractant doit procéder à un ajustement équitable du prix du contrat, du calendrier de livraison, ou des deux, et doit modifier le contrat. FAR 52.243-1 (modifications du prix fixe, et autres clauses d’ordre de modification à -2, -3).
(13)Si les biens fournis par le gouvernement ne sont pas livrés à l’entrepreneur aux dates prévues dans le contrat, ou si les biens sont livrés dans un état qui ne convient pas à l’utilisation prévue, l’entrepreneur a droit à un ajustement équitable. FAR 52.245-1.
(14)Si le département de la sécurité intérieure refuse la demande d’un entrepreneur ou la désignation ou la certification d’un article en vertu du Support Anti-Terrorism by Fostering Technologies Act of 2002 (« SAFETY Act »), l’entrepreneur peut demander un ajustement équitable du prix basé sur l’absence de désignation ou de certification SAFETY Act.

Il existe de nombreuses bases pour les ajustements équitables dans les règlements. Les entrepreneurs devraient normalement utiliser ces règlements et demander un REA lorsque les situations se présentent. Si un entrepreneur ne peut pas réussir à se rendre « entier » par le biais d’un REA, le REA devrait être converti en une réclamation et soumis à l’agent contractant pour une décision formelle, et un éventuel litige si nécessaire.