On peut dire sans se tromper que l’employé moyen n’apprécie pas vraiment la quantité de travail nécessaire à l’organisation d’une retraite d’entreprise.

Disons-le, la plupart des employés voient une retraite d’entreprise comme un jour de congé. Pour eux, c’est juste une chance d’apprendre à connaître leurs collègues, de participer à quelques activités de renforcement de l’esprit d’équipe, et peut-être de descendre un verre de rosé (ou cinq).

Si seulement ils le savaient.

Pour les chefs de bureau, les assistants de direction, les administrateurs et le personnel des RH chargés d’organiser ces événements, c’est une expérience beaucoup, beaucoup plus différente.

« Cela peut représenter beaucoup de pression », déclare Liza Goldberg, ancienne directrice de SnackNation Vibe devenue superstar du marketing événementiel. « Qu’il s’agisse d’une session de planification pour les dirigeants ou d’une escapade de célébration amusante pour l’entreprise, vous pouvez avoir l’impression que tout repose sur vos épaules. »

Et pour être clair, c’est le chef de bureau, l’assistant de direction ou l’administrateur qui sont le plus souvent chargés de planifier ces offsites.

Selon les données de nos récents rapports State of the Office Manager et State of the Executive Assistant, 84% des Office Managers ont nommé la planification d’événements comme l’une de leurs principales responsabilités, tandis qu’un énorme 90% des Executive Assistants nous ont dit la même chose.

Lorsqu’elles se déroulent bien, les retraites d’entreprise peuvent apporter une tonne de valeur. Sortir du bureau et se retrouver dans un nouveau cadre peut inspirer des idées nouvelles, et rassembler des personnes de différents côtés de l’org permet de briser les silos et de stimuler de nouvelles collaborations. De plus, les retraites offrent des opportunités de créer et de renforcer les liens sociaux entre les membres de l’équipe, un ingrédient essentiel de l’engagement des employés.

Mais quand ils échouent, ils ont tendance à échouer de manière épique. Et tout le monde vous fera savoir s’il est mécontent.

Pour que votre prochain offsite d’entreprise soit un smash auprès de votre équipe, nous avons demandé l’aide de nos experts résidents en matière de retraite – c’est-à-dire la susdite Liza et notre actuel Vibe Manager, Alexis Norman.

Ensemble, ils ont organisé une série de retraites d’entreprise mémorables et productives, et ils sont ici pour partager les secrets de leur succès.

Clarifiez les objectifs dès le départ

Les retraites d’entreprise demandent beaucoup de planification et peuvent coûter cher, il y a donc fort à parier que la plupart des entreprises ne les font pas juste pour les faire. Il y a généralement un objectif spécifique en tête.

Les raisons pour en coordonner une sont nombreuses et variées.

Il peut s’agir simplement de se défouler ou de célébrer après avoir franchi une étape importante. Cela peut être pour faire un brainstorming pour un projet très spécifique ou un défi à venir.

Cela peut être pour favoriser la cohésion de l’équipe ou augmenter la communication interdépartementale. Il peut s’agir de renforcer les valeurs et la culture de l’entreprise.

Il peut s’agir d’une combinaison de toutes ces choses !

Plus tôt vous déterminez cet objectif, mieux c’est. Des objectifs clairs aideront à guider toutes vos prises de décision lors de la planification et de l’exécution de cet événement.

Bien que cela puisse sembler évident, vous seriez surpris de voir combien de cadres supposent que vous êtes sur la même longueur d’onde en termes d’objectifs sans en discuter réellement avec vous. Pendant ce temps, vous êtes laissé dans l’incertitude.

Comme pour tant d’autres problèmes, la solution réside dans la communication. Dès que votre patron soulève l’idée d’une retraite d’entreprise, posez des questions pointues :

• Est-ce que le but pour tout le monde est juste de passer un bon moment ?
• Que cherchons-nous à obtenir de tout cela ? Un tas de nouvelles idées pour le Q3 ?
• Est-ce qu’il s’agit d’une construction d’équipe structurée ? Ou plutôt de liens sociaux décontractés ?

S’il y a plusieurs objectifs (très possible), assurez-vous que vous et votre patron identifiez la priorité. Ainsi, si vous devez prendre une décision difficile concernant les budgets ou le temps, vous pourrez faire le bon choix.

Liza développe :

« Pour l’un des offsites que j’ai planifié, il s’est avéré que le brainstorming était une partie beaucoup plus importante de l’événement que je ne l’avais initialement réalisé. Nous avons fourni du papier et des stylos, mais pas assez, et personne n’a apporté son ordinateur. Beaucoup des notes que les gens ont prises se sont perdues. »

Cela aurait pu être évité si Liza avait eu le sentiment plus clair que repartir de cette retraite avec des idées solides issues de ce brainstorming était une priorité absolue.

Zéro dans un budget

Réalisons les choses pendant une seconde. Lorsqu’il s’agit de retraites, il y a de fortes chances que votre patron demande une Rolex, mais vous donne le budget pour un Casio.

La budgétisation sera l’un des plus grands défis que vous devrez relever lorsque vous organiserez vos premières retraites d’entreprise. Encore une fois, l’établissement de priorités aide :

« Quoi qu’il en soit, vous allez devoir travailler avec un budget serré », explique Liza. « Connaître vos priorités vous aidera à déterminer si vous devez lésiner un peu sur le déjeuner afin de réserver ce somptueux espace événementiel, ou vice versa. »

Une autre partie clé du travail dans un budget serré – la gestion des attentes. Parfois, vous pouvez avoir l’impression que votre patron sort tout droit de « My Super Sweet 16 ». Vous ne pouvez pas avoir le gâteau Ferrari et la tiare en diamant. En étant réaliste quant à ce que vous pouvez réaliser dans le cadre de votre budget, vous éviterez une grande déception.

Autre conseil : lisez les petits caractères !

« Assurez-vous absolument de passer en revue tous les postes du contrat – surtout en ce qui concerne la nourriture et l’alcool », dit Alexis. « Les lieux de réception sont passés maîtres dans l’art d’introduire en douce des frais supplémentaires qui font en quelque sorte exploser votre budget. »

Réservez un lieu de réception dès que possible

La réservation d’un lieu de réception devrait être l’une des premières choses que vous faites. L’endroit où vous organisez votre événement peut être une décision déterminante quant à la façon dont il sera reçu. Pour cette raison, il est super important que vous réserviez le plus tôt possible pour éviter d’être coincé avec un cadre qui ne fonctionne tout simplement pas. De plus, plus vous réservez tôt, plus l’offre est avantageuse.

Comment savez-vous que vous avez le bon endroit ? La taille de votre rassemblement déterminera beaucoup de choses, mais encore une fois, cela revient vraiment à des objectifs.

Choisissez un lieu qui soutient l’activité que vous voulez encourager. S’il s’agit de créer des liens, vous aurez besoin d’un espace avec des activités et des endroits pour manger et socialiser.

Pro-Tip : si votre équipe comprend des membres qui vivent dans d’autres parties du pays, pensez aux moyens par lesquels vous pouvez favoriser une retraite virtuelle engageante pour les équipes distantes qui ne pourront peut-être pas assister à l’événement en personne.

Si le travail concentré comme le brainstorming est plus le point, un lieu au bord de la piscine, par exemple, pourrait ne pas être le meilleur choix. Au lieu de cela, assurez-vous que votre lieu a un espace calme qui est relativement sans distraction.

Liza préconise également de profiter des choses uniques que votre ville ou votre région a à offrir.

« Nous sommes basés à LA, et une grande partie de notre équipe vient du Midwest, » dit Liza, « donc nous mettons un point d’honneur à organiser nos offsites dans des lieux qui permettent à notre équipe de découvrir les choses géniales de la Californie. Cela peut vouloir dire aller à la plage à Santa Monica, dans une maison à Malibu ou dans un vignoble local pour que les gens puissent profiter du beau temps. »

Si vous vivez près des montagnes, envisagez une escapade hors saison dans une station de ski locale. Si vous vous trouvez près d’un centre-ville florissant, reprenez un restaurant branché ou un espace artistique. Trouvez les choses qui rendent votre région unique, et mettez-les en valeur.

Autre facteur – un lieu qui a de l’expérience dans l’accueil d’événements d’entreprise.

« Je ne peux pas vous dire à quel point il est utile de travailler avec un lieu qui a déjà fait une retraite, surtout si c’est la première fois que vous en planifiez une », explique Alexis. « Regardez sur leur site web et voyez s’ils ont un personnel spécialisé dans les événements d’entreprise. Cherchez un coordinateur des événements d’entreprise ou un contact des services d’entreprise. Ce sont les personnes qui peuvent prêter leur expérience pour aider à faire de votre événement un succès. »

Visitez le site à l’avance

Si c’est possible, faites un tour pour vous faire une idée du terrain. Cela vous aidera à éviter une litanie de pièges potentiels auxquels vous n’aviez même pas pensé.

Voici encore Liza :

« S’il y a une chose que j’aurais aimé faire avant d’organiser mon premier hors-site, ce serait de visiter le site par moi-même à l’avance, juste pour avoir la configuration du terrain », explique-t-elle. « Cela aurait évité quelques-uns des maux de tête que nous avons rencontrés, comme des bus qui se sont perdus ou qui ne savaient pas où se garer. »

Connectez votre retraite à l’objectif de votre entreprise

Parfois, enthousiasmer votre équipe pour un offsite est plus difficile que vous ne le pensez. Même si ces événements sont censés être amusants et relaxants, il y aura quelques personnes dans votre équipe qui y verront une distraction du travail qu’ils devraient faire, ou qui préféreraient simplement avoir un jour de congé.

Développez l’adhésion interne en faisant en sorte que votre retraite soit axée sur un objectif.

 » Lors de notre dernière retraite, nous avons réuni les gens en équipes, et nous les avons fait concourir pour une œuvre de charité de leur choix « , explique Alexis. « Donner aux gens un but et une cause autour desquels se rallier a vraiment aidé à les enthousiasmer et à les engager – cela n’a semblé être une perte de temps pour personne. »

Nommer un responsable de la sécurité

Sortir du site pour une retraite comporte un peu plus de risques que votre quotidien ordinaire.

Vrai, il est peu probable que vous mettiez votre équipe directement en danger, mais vous serez dans un nouvel environnement et le potentiel de blessures ou d’autres calamités est accru. (Surtout si vous jetez de l’alcool dans le mélange.)

C’est une bonne idée de prévoir le pire, juste pour être sûr. C’est là qu’intervient un agent de sécurité.

Votre agent de sécurité devrait :

• Accorder de rester sobre tout au long de la journée pour pouvoir conduire en cas d’urgence.
• Savoir où se trouve l’hôpital le plus proche.
• Apporter une trousse de premiers soins de bureau.
• Connaître la RCR.

Le responsable de la sécurité ne devrait pas être vous. Ainsi, si votre responsable de la sécurité doit conduire quelqu’un à l’hôpital, vous êtes toujours là pour aider à gérer l’événement.

Satisfaire les « influenceurs »

Quoique vous fassiez, vous ne pouvez pas satisfaire tout le monde – alors soyez stratégique.

« Une partie de cela revient simplement à connaître votre équipe », explique Liza. « Dans chaque entreprise, il y a une poignée d' »influenceurs » dont l’opinion déteindra sur les autres. »

En gros, s’ils ne sont pas heureux, personne ne l’est. Il est essentiel de déterminer qui sont vos influenceurs et de faire les petites choses pour qu’ils restent acquis à votre cause.

Aménager le transport

Partir du principe que tous les membres de votre équipe prennent leur propre voiture n’est généralement pas une option. C’est trop chaotique, vous n’aurez probablement pas assez de places de parking sur place, et tout le monde arrivera à des heures différentes et bouleversera votre emploi du temps. (Si vous vivez dans une ville dotée de bons transports en commun, la plupart des membres de votre équipe ne possèdent peut-être même pas de voiture.)

L’application Swoop est une excellente option que nous avons utilisée par le passé pour amener les gens au bureau et les ramener en toute sécurité.

« Nous avons utilisé un excellent service appelé Swoop pour amener notre équipe sur le site », explique Alexis. « La meilleure chose à propos d’aller avec eux est qu’ils sont partenaires avec beaucoup d’espaces événementiels en ville, et avaient en fait beaucoup de conseils sur la façon de faire de l’événement un succès. »

Planifiez la journée à un T, mais intégrez des temps tampon

Fournissez à votre équipe un itinéraire. Cela contribuera au bon déroulement de l’événement, mais prévoyez des temps tampons comme les pauses pour boire, les heures de cocktail et les moments de convivialité. Il y aura toujours des retards imprévus, donc intégrer cette flexibilité aidera à garder votre événement sur les rails.

Soyez raisonnable à propos de l’alcool

Boire, ou ne pas boire ?

La question de savoir si votre offsite inclut ou non de la boisson est du ressort de la direction, et donc hors de votre contrôle. Mais si votre entreprise fournit de l’alcool lors de votre retraite, assurez-vous d’avoir beaucoup d’eau à disposition. Une bonne règle de base est d’avoir autant d’eau que d’alcool. Donc, si vous avez 15 bouteilles de vin, ayez également 90 bouteilles d’eau à portée de main (supposez six verres par bouteille).

Autre clé – n’oubliez pas de servir de la nourriture avant de sortir l’alcool. Boire avec un estomac vide est une recette pour un désastre. (Et pour mémoire, les jello shots ne comptent pas comme de la nourriture.)

Et bien sûr, quand les gens boivent, pas de conduite. Cela n’en vaut jamais la peine. Aucune exception.

Voyez notre billet sur la consommation d’alcool au travail pour plus de conseils.

S’amuser

Enfin, gardez à l’esprit que les retraites d’entreprise sont pour le bénéfice de toute l’équipe. Et vous savez qui est un élément super important de l’équipe ? Vous !

Sûr, plus facile à dire qu’à faire. En tant que responsable de l’événement, vous ressentirez inévitablement un plus grand sens des responsabilités. Mais vous devriez tout de même vous faire un devoir de participer aux activités, de goûter à certains plats et de créer des liens avec vos coéquipiers.

Liza développe :

« Qu’il s’agisse d’engager une équipe de nettoyage pour ne pas être coincé sur le lieu de l’événement jusqu’à minuit à nettoyer, ou si c’est juste prendre vingt minutes pour vous pour respirer, profiter de certains aliments et prendre un verre de vin, vous devez vous assurer que vous obtenez quelque chose de l’événement aussi. N’oubliez pas que ces événements sont destinés à toute l’équipe – et cela vous inclut. »

Quelles sont les choses les plus importantes à garder à l’esprit lors de la planification d’une retraite d’entreprise ? Quelque chose que nous avons manqué ?

Laissez-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.

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