En premier lieu, nous ne souhaitons ni ne voulons que vous considériez les informations contenues dans ce blog comme des conseils juridiques. Au contraire, il s’agit uniquement d’informations utiles (mais générales). Nous vous encourageons à vérifier auprès de votre conseiller juridique les lois mentionnées dans ce blog et les obligations que vous ou votre entreprise pourriez avoir.

Vous avez vu de première main comment l’embauche des bons employés peut faire ou défaire la productivité au travail. Une excellente équipe d’employés est aussi efficace, énergique et dynamique qu’une machine bien huilée. Cependant, l’embauche accidentelle d’un employé de qualité inférieure peut mettre un frein à l’engrenage et paralyser tout votre système.

Pour les propriétaires de petites entreprises, de telles ruptures de communication et d’efficacité se traduisent par des pertes d’argent. C’est pourquoi il est crucial de vérifier minutieusement vos candidats grâce à un processus d’embauche bien organisé, comprenant une vérification complète des antécédents. Si la vérification des antécédents est essentielle pour les employeurs, elle nécessite également une attention particulière, notamment d’un point de vue juridique. Les vérifications des antécédents des employés sont généralement considérées comme des « rapports sur les consommateurs » en vertu de la loi fédérale sur les rapports de crédit équitables (FCRA), ce qui signifie qu’elles sont soumises à des paramètres d’accès et d’utilisation. Il est essentiel de rester conforme aux réglementations FCRA tout au long du processus de vérification des antécédents. Si vous ignorez les lois sur la consommation – même accidentellement – vous pouvez vous exposer à des poursuites coûteuses et longues qui peuvent vous conduire à la faillite.

Il est essentiel d’utiliser un service de vérification des antécédents des employés conforme à la FCRA, comme ShareAble® for Hires, lorsque vous intégrez de nouvelles personnes. En sachant que la vérification des antécédents de vos employés respecte les réglementations en matière de rapports sur les consommateurs, cela signifie une chose de moins dont vous devez vous préoccuper lors de la sélection du meilleur candidat à l’embauche.

Dans cet article, nous discuterons – d’un point de vue général (il ne s’agit pas d’un avis juridique ; consultez votre conseiller juridique à ce sujet) – de la façon dont les règlements FCRA affectent le processus de vérification des antécédents et passerons en revue certaines étapes importantes.

Qu’est-ce que le Fair Credit Reporting Act (FCRA) ?

Le FCRA est une loi fédérale qui a été promulguée en 1970. Conçue à l’origine pour aider les consommateurs à contester et à résoudre les inexactitudes dans leurs rapports de crédit, cette loi a depuis été élargie pour couvrir de nombreux autres rapports de consommateurs.

Un rapport de consommateur contient des informations fournies par une agence de rapports de consommateurs. Ces renseignements peuvent détailler les éléments suivants d’un consommateur :

• Santé du crédit
• Caractère
• Réputation générale
• Caractéristiques personnelles
• Mode de vie

Les renseignements ci-dessus sont généralement utilisés pour déterminer l’admissibilité à diverses fins, notamment l’emploi, le crédit ou l’assurance.

Aujourd’hui, les normes de conformité FCRA réglementent généralement les employeurs qui utilisent des rapports d’antécédents, ainsi que les agences de renseignements sur les consommateurs (ARC) qui leur fournissent ces rapports. Les règles FCRA s’appliquent généralement chaque fois qu’un employeur obtient une vérification des antécédents d’un candidat potentiel à un emploi auprès d’une source tierce.

Entre autres dispositions, et selon la FTC, le FCRA protège les candidats à l’emploi en assurant :

• Ils ont le droit d’être informés d’une vérification des antécédents
• Ils ont le droit de donner leur consentement pour une vérification des antécédents professionnels
• Ils ont le droit d’examiner les informations relatives à leurs informations personnelles et financières

.

• Ils ont le droit de corriger toute inexactitude que leur rapport d’antécédents pourrait contenir
• Ils ont le droit de faire appel des décisions si le candidat estime que la décision a été prise injustement

Qu’est-ce que la conformité FCRA et qu’est-ce que cela signifie pour les employeurs ?

La « conformité FCRA » signifie généralement l’adhésion aux exigences énoncées par le Fair Credit Reporting Act. Ces exigences exigent généralement que les employeurs effectuent des vérifications d’antécédents qui sont précises, transparentes et équitables pour les consommateurs.

Pour aider à s’assurer que votre petite entreprise est protégée contre une poursuite FCRA, il est important de se familiariser avec le processus de demande d’une vérification d’antécédents conforme à la FCRA.

La Commission fédérale du commerce (FTC) énonce les responsabilités des employeurs dans trois catégories différentes ::

• Avant de demander une vérification des antécédents
• Avant de prendre des mesures défavorables
• Après avoir pris des mesures défavorables

Chaque étape spécifique d’une vérification des antécédents a ses propres exigences dans le processus de dépistage.

Responsabilités de l’employeur avant de demander une vérification des antécédents

Les employeurs devraient envisager de faire ce qui suit avant de demander une vérification des antécédents :

• Fournir un avis écrit au candidat, expliquant que les renseignements obtenus dans son rapport de consommateur peuvent être utilisés pour des décisions liées à l’emploi. L’avis doit être autonome et ne peut pas être inclus dans la demande d’emploi.
• Obtenir la permission écrite du candidat pour obtenir le rapport sur le consommateur.

Responsabilités de l’employeur avant de prendre une mesure défavorable

Si vous décidez que les résultats d’un rapport sur les antécédents disqualifient un candidat à un poste, vous devez prendre certaines mesures avant de pouvoir rejeter sa demande, refuser une promotion ou prendre toute autre mesure défavorable à l’emploi. En général, vous devez fournir au candidat ou à l’employé :

• Un avis avec une copie du rapport sur le consommateur que vous avez utilisé pour prendre votre décision d’embauche
• Une copie de A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act
• Un délai raisonnable pour examiner le rapport et confirmer ou contester ses conclusions

Responsabilités de l’employeur après avoir pris une mesure défavorable

Si vous décidez d’aller de l’avant avec une mesure défavorable, vous devez généralement fournir un avis de votre intention verbalement, électroniquement ou par écrit au candidat.

Un avis d’action défavorable explique les droits d’une personne à examiner les informations rapportées sur une vérification des antécédents. Cela leur donne l’occasion de corriger les informations inexactes. L’avis doit généralement comprendre :

• Des renseignements sur l’agence de renseignements sur les consommateurs qui a fourni le rapport
• Une déclaration selon laquelle le service de vérification des antécédents n’a pas décidé de prendre la mesure défavorable et ne peut pas en donner les raisons précises
• Indiquer le droit d’une personne de . contester l’exactitude ou l’exhaustivité de toute information
• Informer la personne qu’elle peut recevoir un rapport supplémentaire gratuit de l’entreprise si elle en fait la demande dans les 60 jours

Selon la Commission pour l’égalité des chances dans l’emploi (EEOC), vous devez conserver cette documentation pendant un an après avoir tiré le rapport, ou après que des mesures ont été prises, selon la dernière éventualité. Une fois cette période écoulée, vous devez vous débarrasser correctement du rapport sur les consommateurs. Encore une fois, vérifiez auprès de votre conseiller juridique si vous avez des questions.

Conformité aux règlements de discrimination de l’EEOC

En plus de la conformité au FCRA, les entreprises doivent généralement aussi respecter les normes établies par l’Equal Employment Opportunity Commission. Ces normes peuvent inclure les éléments suivants :

• Vous ne pouvez pas vérifier les antécédents des candidats et des employés lorsque cette décision est basée sur l’âge, la race, l’origine nationale, la couleur, le sexe, la religion, le handicap ou les informations génétiques. Par exemple, le fait de ne demander aux candidats d’un certain âge ou plus que leurs antécédents financiers peut être qualifié de discrimination.
• Vous devez appliquer les mêmes normes à tout le monde.
• Vous ne devez pas fonder les décisions d’embauche sur des problèmes d’antécédents qui peuvent être plus courants dans certains groupes.
• Vous pouvez avoir besoin de faire des exceptions pour les problèmes révélés lors d’une vérification des antécédents qui ont été causés par un handicap.

Bien que la majorité des propriétaires d’entreprises n’ignoreraient pas intentionnellement les règlements du FCRA, même une non-conformité involontaire peut entraîner de graves conséquences qui peuvent dévaster votre entreprise.

Il est crucial de confirmer que l’agence de renseignements sur les consommateurs qui vous fournit un rapport est crédible et fiable ; une erreur de l’agence que vous engagez pour effectuer une vérification des antécédents pourrait également nuire à votre entreprise. C’est pourquoi il est crucial de sélectionner un service de vérification des antécédents de l’employeur de bonne réputation qui respecte dès le départ toutes les réglementations relatives aux rapports sur les consommateurs.

Quelles sont les conséquences de la non-conformité FCRA ?

Votre entreprise peut être confrontée à de graves pénalités financières pour avoir enfreint les réglementations de conformité FCRA – même si la violation est accidentelle. Le règlement d’un procès relatif à la vérification des antécédents FCRA peut être incroyablement coûteux.

Selon Webrecon LLC, rien qu’en février 2018, 422 procès FCRA ont été intentés. Les chiffres ont augmenté régulièrement chaque année, ce qui indique que les employés potentiels sont avertis de leurs droits et sont prêts à prendre des mesures contre les employeurs non conformes.

Un tel litige coûteux pourrait ruiner votre petite entreprise ; les poursuites de l’employeur sont incroyablement coûteuses et peuvent prendre des mois – voire des années – pour être résolues. L’employeur doit généralement faire tout son possible pour rester conforme au FCRA.

Comment puis-je me conformer au FCRA pendant le processus d’embauche ?

Vous devriez discuter de cette question avec votre conseiller juridique. Une façon de vous assurer que votre processus de vérification des antécédents est conforme à la FCRA est d’utiliser un service de vérification réputé. Un fournisseur de vérification des antécédents conforme à la FCRA couvre la collecte et le stockage du rapport d’un individu.

Note : il existe des lois spécifiques à certains États qui peuvent limiter votre capacité à obtenir certaines informations personnelles lors d’une vérification des antécédents. Par exemple (il ne s’agit pas nécessairement d’une liste exhaustive), la Californie et le Massachusetts ont mis en place des réglementations qui, en partie, précisent que les employeurs ne peuvent pas prendre en compte ou rechercher des informations sur des arrestations qui n’ont pas abouti à une condamnation. En plus de respecter le livre de jeu de la conformité FCRA, il est nécessaire de rester à jour sur toutes les lois de l’État où votre entreprise opère.

Runir des vérifications d’antécédents conformes FCRA avec ShareAble for Hires

Amener de nouveaux employés dans votre entreprise est une tâche délicate ; vous devez vous conformer aux lois applicables sur les rapports de consommation, tout en essayant de déterminer s’ils seraient un atout ou une responsabilité pour votre entreprise. Renforcez votre processus conforme avec une vérification complète des antécédents des employés grâce à ShareAble for Hires.

Créé spécifiquement pour aider les petites entreprises, ShareAble® for Hires fournit des rapports complets et conformes à la FCRA en quelques minutes. Confirmez les informations personnelles d’un candidat et aidez à prévenir la fraude grâce à un contrôle de crédit préalable à l’embauche et une vérification d’identité. Grâce à ces rapports détaillés, vous pouvez découvrir les signaux d’alarme liés à l’identité et en savoir plus sur les antécédents financiers d’un candidat, y compris ses dettes impayées. En sachant que votre employé potentiel est responsable de son argent, vous pouvez avoir l’esprit tranquille, surtout si le rôle implique une surveillance financière. Soutenu par TransUnion, une importante agence d’évaluation du crédit, vous pouvez être sûr que vos résultats sont précis et fiables.

Aidez à protéger votre entreprise, vos employés et vos clients d’une potentielle clé dans l’engrenage avec des vérifications des antécédents criminels à la pointe de l’industrie. Chaque rapport criminel respecte les réglementations FCRA applicables tout en parcourant les bases de données criminelles nationales et étatiques, y compris les plus recherchés du FBI, le registre public national des délinquants sexuels et les douanes et la protection des frontières. Avec un examen approfondi des dossiers d’arrestation, des mandats et des procédures judiciaires, vous pouvez être plus tranquille en sachant que vous avez utilisé des vérifications d’antécédents conformes vers pour aider à conduire une réduction du risque d’embauches dangereuses.

ShareAble for Hires fournit une tarification simple et directe, sans exigences d’abonnement ou frais d’inscription. C’est idéal pour les gestionnaires d’embauche qui n’ont pas besoin de vérifier des centaines de candidats chaque année. Vous ne payez que pour les vérifications d’antécédents dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin.

Bien que vous ne puissiez pas protéger votre entreprise de toutes les menaces potentielles, vous pouvez aider à réduire le risque de poursuites liées aux rapports des consommateurs avec des vérifications d’antécédents conformes à la FCRA. Protégez votre entreprise et gardez votre machine bien huilée en bon état de marche avec ShareAble for Hires. Apprenez-en davantage et commencez à effectuer des vérifications dès aujourd’hui.