Un bon mémo organise l’information à transmettre à la fois pour la commodité et la facilité de compréhension du lecteur et pour atteindre le but de l’écrivain de la manière la plus efficace.

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En-tête

Ouverture

Résumé

Paragraphe(s) de discussion

Votre conclusion

Attachements

En-tête

L’en-tête de chaque note de service suit le même format de base :

À :

cc :

FROM :

DATE :

SUJET :

Votre objet doit être bref, pas plus de quelques mots, mais explicite, afin qu’il n’y ait aucune chance de malentendu. « Commander une pizza » en tant que ligne d’objet, par exemple, pourrait amener vos lecteurs à penser que votre mémo fournira des instructions sur la procédure correcte pour commander des plats à emporter lors des soirées tardives au bureau, alors qu’en fait, vous transmettez les plaintes du personnel de nettoyage concernant la sauce tomate sur le tapis et les boîtes qui jonchent le sol. Quelque chose comme « Nettoyez votre désordre avant de partir » annonce le point principal du mémo.

Ouverture

Les phrases ou les paragraphes d’ouverture d’un mémo indiquent aux lecteurs le contexte de la question, l’affectation ou la tâche suggérée, et le but du mémo :

Contexte

Le contexte que vous décrivez est l’événement, la situation ou l’arrière-plan du problème ou de la question que vous abordez. Que cela prenne une phrase ou un paragraphe dépendra de la complexité de la situation. Par exemple, le contexte peut commencer par :

L’entreprise de nettoyage s’est plainte que cela prend trop de temps pour nettoyer nos planchers…

Soyez clair et direct, en fournissant seulement autant d’informations que vos lecteurs ont besoin.

Tâche

Votre énoncé de tâche ou de mission décrit ce que vous faites pour résoudre le problème, la question ou la situation. Si votre lecteur vous a demandé d’agir, vous pourriez dire :

Vous m’avez demandé d’examiner…

Si vous voulez présenter des solutions de rechange aux employés, vous pourriez dire :

Nous devons envisager des solutions de rechange qui satisferont l’entreprise de nettoyage sans…

But

Votre énoncé de but explique pourquoi vous écrivez la note de service et mène au reste de celle-ci. Vous devez être direct, et éviter d’essayer de minimiser l’information. Votre énoncé pourrait commencer par :

Ce mémo décrit ma compréhension de la plainte de l’entreprise de nettoyage, propose plusieurs façons d’accommoder ces personnes et mes propres recommandations pour résoudre le problème.

Si le mémo sera si long que l’ajout de titres de section facilitera le suivi de l’organisation de l’information, par tous les moyens, faites-le.

Lorsque le but d’un mémo est de convaincre vos lecteurs qu’il y a un réel problème, évitez d’entrer dans plus de détails que la situation ne l’exige. Si vous découvrez que vous avez de la difficulté à décrire la tâche, vous devrez peut-être réfléchir davantage avant de rédiger le mémo. Si vous décidez de diviser votre mémo en segments, assurez-vous qu’ils les points les plus importants.

Résumé

Attendez d’avoir écrit le corps principal de votre mémo pour rédiger une section de résumé. Si votre mémo fait une page ou moins, un résumé peut ne pas être nécessaire. Cependant, si vous avez couvert plusieurs questions ou événements importants, ou si votre analyse est assez détaillée, un paragraphe de résumé est approprié.

Si le mémo est un court rapport sur la recherche que vous avez effectuée sur une question ou pour un projet, c’est un bon endroit pour résumer les méthodes et les sources que vous avez utilisées jusqu’à présent. N’oubliez pas, cependant, qu’il s’agit d’un résumé. Soyez bref et ne répétez pas inutilement des informations détaillées.

Paragraphe(s) de discussion)

Après avoir couvert de manière adéquate la présentation de base de votre sujet, c’est ici que vous exposez tous les détails – faits, statistiques, hypothèses – qui soutiennent les idées que vous avez discutées. Dans cette section, vous démontrez votre capacité à penser de manière créative et critique en présentant vos idées.

Commencez par l’information la plus importante ou la plus révélatrice, en procédant de votre fait le plus fort au plus faible (ou, si vous fournissez un contexte historique, de l’information la plus ancienne à la plus récente).

Ces paragraphes sont également l’endroit où vous faites vos recommandations, reconnaissez les recommandations des autres, et décrivez les problèmes futurs qui pourraient se produire et comment vos suggestions feront en sorte que ces problèmes ne se produisent tout simplement pas.

Il est souvent utile de mettre les faits ou les détails importants dans des listes numérotées ou à puces, encore une fois en allant du point le plus fort au plus faible.

Votre conclusion

Une fois que vous avez donné à vos lecteurs toutes les informations pertinentes au sujet de votre mémo, utilisez une conclusion courtoise qui décrit les actions que vous voulez qu’ils prennent, et soulignez comment ces actions bénéficieront à tout le monde. Cette conclusion d’un paragraphe pourrait commencer par :

Nous pourrons discuter de mes recommandations plus en détail lors de notre prochaine rencontre…

ou

Si vous avez besoin de plus d’information, je serai heureux de….

Pièces jointes

Fournissez toute documentation ou information supplémentaire dont vos lecteurs auront besoin pour arriver à leur propre compréhension de l’événement, de la question ou du problème que vous avez décrit, et énumérez ces pièces jointes à la fin.

Par exemple, s’il y a eu un échange de lettres concernant votre sujet, incluez des copies de celles-ci (si cela ne risque pas de rompre la confidentialité ou si elles contiennent des informations que vos lecteurs ont besoin de connaître). Si vous avez créé des graphiques de faits ou de statistiques ou des diagrammes illustrant des relations physiques, joignez-les. Vous pouvez également faire référence à de tels graphiques, diagrammes ou illustrations à des moments appropriés de votre note de service.

Ne joignez pas de documents qui ne portent pas directement sur le sujet de la note de service.