Une fois que vous écrivez le dernier paragraphe d’une lettre formelle, vous pouvez avoir l’impression d’avoir terminé et de pouvoir passer à la relecture. Mais tout comme il existe des règles sur la façon de s’adresser à quelqu’un dans une lettre formelle, il existe également des directives en place sur la façon de signer.

Lorsque vous terminez une lettre formelle, il est important de transmettre la quantité appropriée de respect à la personne qui reçoit la lettre. Par exemple, vous utiliserez une fermeture complimentée différente, plus conservatrice, pour un destinataire inconnu que pour un associé que vous connaissez assez bien. Votre conclusion et votre signature doivent être aussi professionnelles que le reste de votre lettre ou de votre message électronique.

Utiliser une conclusion élogieuse

Une conclusion élogieuse, également connue sous le nom de clôture élogieuse, est le terme inséré avant votre signature dans un message électronique ou une lettre formelle.

Bien qu’elle puisse sembler quelque peu démodée, l’utilisation d’une conclusion complémentaire est toujours considérée comme importante lors de la rédaction de la correspondance commerciale formelle. Lorsque vous écrivez ou envoyez par courriel une lettre de motivation pour un emploi ou tout autre type de lettre commerciale, il est approprié d’utiliser une conclusion élogieuse. Veillez toutefois à en choisir une qui soit professionnelle plutôt que décontractée.

Exemples de fermeture de lettre formelle

Les options suivantes sont toutes de bonnes façons de fermer une lettre formelle :

• Tous mes vœux
• Salutations
• Meilleurs vœux
• Mon meilleur
• Regardes
• Respectueusement

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• Respectueusement vôtre
• Sincèrement vôtre
• Sincèrement vôtre
• Merci
• Votre respectueusement
• Votre sincèrement
• Votre vraiment

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• Cordialement
• Cordialement vôtre
• Avec appréciation
• Avec gratitude
• Avec respect
• Avec appréciation sincère
• Avec remerciements sincères

Comment choisir la meilleure fermeture complémentaire

Toutes les options énumérées ci-dessus peuvent être utilisées dans la correspondance commerciale.

Par exemple, limitez les options qui sont une forme de remerciement (comme « Avec reconnaissance » et « Avec gratitude ») aux cas où vous demandez une faveur ou exprimez votre appréciation.

Vous pouvez considérer « Best regards », « Sincerely », « Cordially », et les variations de ces fermetures comme la petite robe noire des fermetures complémentaires. Vous ne pouvez pas vous tromper en choisissant l’une de ces options – elles sont toujours appropriées.

N’oubliez pas que si vous écrivez à quelqu’un des forces armées, il est d’usage dans l’armée d’utiliser la fermeture complémentaire, « Très respectueusement » ou son abréviation, « V/R. »

Évitez d’être trop décontracté

Vous n’êtes pas en train d’envoyer un courriel à un ami ou d’envoyer une note de remerciement à un parent. N’utilisez pas de formules de signature décontractées comme « Love », « Cheers », « Later », « Ciao » ou « Always ». Ces options ne correspondent pas au caractère formel de votre lettre. Gardez le ton professionnel de votre correspondance, de la salutation à la signature en passant par le contenu.

Comment formater la clôture et inclure votre signature

N’oubliez jamais de faire suivre la clôture d’une virgule, comme dans les exemples ci-dessous. Votre nom dactylographié sera placé après la clôture. Si vous envoyez une lettre sur papier, laissez quatre lignes d’espace entre la conclusion et votre nom dactylographié. Lorsque vous imprimerez la lettre, cela vous donnera beaucoup d’espace pour signer votre nom à l’encre bleue ou noire entre la fermeture complémentaire et votre nom dactylographié.

Vous pouvez écrire votre titre sous votre nom, ainsi que votre téléphone et votre adresse électronique. Dans les courriels, vous pouvez inclure une section de signature de courriel avec les informations de contact.

Exemples de signature pour les lettres et les courriels

Plus de directives pour rédiger une lettre formelle

Si vous n’êtes toujours pas sûr de ce qui doit être inclus (ou non) dans une lettre d’affaires formelle, gardez ces conseils clés à l’esprit :

• Formez votre lettre d’affaires pour la rendre plus lisible : Laissez des marges de 1 pouce et un double espace entre les paragraphes. Choisissez une police standard, comme Times New Roman ou Arial, et une taille de police de 12.
• Soyez concis : Évitez les grands blocs de texte et écrivez en phrases et paragraphes courts et simples.
• Examinez des exemples de lettres d’affaires : Consultez quelques exemples de lettres d’affaires avant de composer votre lettre et veillez ensuite à personnaliser votre message.
• Relisez votre lettre avant de l’envoyer : Après avoir fini de rédiger une lettre, bien sûr, relisez-la toujours pour détecter les erreurs d’orthographe, de grammaire et de ponctuation. Pour faire bonne impression, votre lettre doit être construite de façon impeccable.

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