Les formulaires 1099 de l’IRS correspondent aux revenus et aux numéros de sécurité sociale. La plupart des gens font attention à ces formulaires au moment de l’impôt, mais les avocats comme les clients doivent également y prêter attention le reste de l’année. Si vous omettez de déclarer un formulaire 1099, vous recevrez à coup sûr un avis d’imposition de l’IRS vous enjoignant de payer. Ces petits formulaires sont une source importante d’informations pour l’IRS. Des copies vont aux autorités fiscales de l’État, qui sont utiles pour collecter les recettes fiscales de l’État.
Les avocats reçoivent et envoient plus de formulaires 1099 que la plupart des gens, en partie en raison des lois fiscales qui les distinguent. Les avocats font de bons sujets d’audit car ils manipulent souvent les fonds des clients. Ils ont également tendance à avoir des revenus importants. L’IRS s’intéresse de près au traitement fiscal des règlements de litiges, des jugements et des honoraires d’avocats. Les avocats sont particulièrement visés par les formulaires 1099 supplémentaires. Le code des impôts exige que les entreprises qui effectuent des paiements aux avocats les déclarent à l’IRS sur un formulaire 1099.
Chaque personne engagée dans une entreprise et effectuant un paiement de 600 $ ou plus pour des services doit le déclarer sur un formulaire 1099. La règle est cumulative, donc alors qu’un paiement de 500 $ ne déclencherait pas la règle, deux paiements de 500 $ à un seul bénéficiaire au cours de l’année nécessitent un formulaire 1099 pour la totalité des 1 000 $. Les avocats doivent émettre des formulaires 1099 aux témoins experts, aux consultants du jury, aux enquêteurs et même aux co-conseillers lorsque des services sont rendus et que le paiement est de 600 $ ou plus.
Une exception notable à la règle normale des 600 $ concerne les paiements aux sociétés. Les paiements effectués à une société pour des services sont généralement exonérés ; toutefois, une exception s’applique aux paiements pour des services juridiques. En d’autres termes, la règle selon laquelle les paiements aux avocats doivent faire l’objet d’un formulaire 1099 l’emporte sur la règle selon laquelle les paiements aux sociétés ne doivent pas nécessairement l’être. Ainsi, tout paiement pour services de 600 $ ou plus à un avocat ou à un cabinet d’avocats doit faire l’objet d’un formulaire 1099, peu importe que le cabinet d’avocats soit une société, une SARL, une LLP ou une société en nom collectif, et peu importe la taille du cabinet d’avocats. Un avocat ou un cabinet juridique qui verse des honoraires à un co-conseil ou des honoraires de référence à un avocat doit émettre un formulaire 1099, quelle que soit la façon dont l’avocat ou le cabinet juridique est organisé. En outre, tout client qui verse à un cabinet d’avocats plus de 600 dollars par an dans le cadre de ses activités professionnelles doit émettre un formulaire 1099. Les formulaires 1099 sont généralement émis en janvier de l’année qui suit le paiement. En général, ils doivent être expédiés au contribuable et à l’IRS avant le dernier jour de janvier.
Émission de formulaires 1099 aux clients
Une question de déclaration fiscale déroutante pour les cabinets d’avocats est de savoir s’il faut émettre des formulaires 1099 aux clients. La pratique varie considérablement, et de nombreux cabinets émettent les formulaires de façon routinière ; cependant, la plupart des paiements aux clients ne nécessitent pas réellement les formulaires. Bien sûr, de nombreux avocats reçoivent des fonds qu’ils transmettent à leurs clients. Cela signifie que les cabinets d’avocats émettent souvent des chèques aux clients pour une part du produit des règlements. Même dans ce cas, il y a rarement une obligation de formulaire 1099 pour ces paiements. La plupart des avocats qui reçoivent un chèque de règlement conjoint pour résoudre le procès d’un client ne sont pas considérés comme des payeurs. En fait, le défendeur qui règle le litige est considéré comme le payeur, et non le cabinet d’avocats. Ainsi, le défendeur a généralement l’obligation d’émettre les formulaires 1099, et non l’avocat.
Exemple 1 : Larry Lawyer gagne des honoraires conditionnels en aidant Cathy Client à poursuivre sa banque. Le chèque de règlement est payable conjointement à Larry et Cathy. Si la banque ne connaît pas la répartition entre Larry et Cathy, elle doit émettre deux formulaires 1099 à Larry et Cathy, chacun pour le montant total. Lorsque Larry remet à Cathy un chèque pour sa part, il n’a pas besoin d’émettre un formulaire.
Exemple 2 : Considérez les mêmes faits que dans l’exemple 1, mais supposez que Larry demande à la banque d’émettre deux chèques, l’un à Larry pour 40 %, et l’autre à Cathy pour 60 %. Encore une fois, Larry n’est pas obligé d’émettre un formulaire parce que Cathy est payée par la banque. La banque émettra un formulaire 1099 à Larry pour ses 40 %. Elle enverra à Cathy un formulaire 1099 pour 100 %, y compris le paiement à Larry, même si la banque a payé Larry directement. Cathy doit trouver un moyen de déduire les frais juridiques.
Paiements pour blessures physiques
Une exception importante aux règles des formulaires 1099 s’applique aux paiements pour blessures physiques personnelles ou maladies physiques. Pensez aux règlements juridiques pour les accidents de voiture et les blessures dues à une chute. Étant donné que ces paiements pour dommages compensatoires sont généralement exempts d’impôt pour la personne blessée, aucun formulaire 1099 n’est requis.
Exemple 1 : Hal Hurt est dans un accident de voiture et reçoit un règlement d’un million de dollars. Le défendeur Motors émet un chèque conjoint à Hal et à son avocat Sue Suits. Le défendeur n’est pas tenu d’émettre un formulaire 1099 à Hal. Le défendeur doit toujours émettre un formulaire 1099 à Sue pour la totalité du million de dollars.
Exemple 2 : mêmes faits, mais supposons que Sue demande un chèque de 600 000 $ émis à Hal (sans formulaire 1099) et un chèque de 400 000 $ émis à son nom (avec un formulaire 1099 à Sue pour 400 000 $). Le défendeur Motors peut accepter cette demande.
Autres paiements aux clients
Qu’en est-il du remboursement des frais juridiques aux clients par un cabinet d’avocats ? Ces paiements doivent-ils être déclarés au client sur le formulaire 1099 délivré au client ? Si le remboursement concerne des sommes détenues dans le compte en fiducie de l’avocat, aucun formulaire 1099 n’est requis ; toutefois, si le cabinet d’avocats a été payé précédemment et qu’il rembourse un montant provenant de ses propres revenus, un formulaire 1099 est nécessaire.
Exemple : Big Law LLP représente Joe Inventeur et détient 50 000 $ des fonds de Joe sur son compte en fiducie. En raison d’un différend sur la qualité des services de Big Law, elle accepte de rembourser 30 000 $ du dépôt de Joe. Aucun formulaire 1099 n’est requis car il s’agit de l’argent de Joe. Big Law accepte également de rembourser 60 000 dollars sur les honoraires versés par Joe au cours des trois dernières années. Big Law est tenu d’émettre un formulaire 1099 pour le paiement de 60 000 $.
Le principal domaine dans lequel un avocat doit émettre un formulaire 1099 à un client est celui où l’avocat exerce des fonctions importantes de surveillance et de gestion. La réglementation fiscale n’est pas terriblement claire quant à la nature exacte de ces fonctions de gestion et de surveillance dans de nombreux cas, mais le simple fait d’être un avocat du plaignant et de manipuler les fonds du règlement ne suffit pas.
Qu’en est-il si l’avocat va au-delà de la simple réception de l’argent et de la division des parts de l’avocat et du client ? En vertu des règlements de l’IRS, si les avocats assument un rôle trop important et exercent la gestion et la surveillance des fonds des clients, ils deviennent des « payeurs » et, en tant que tels, sont tenus d’émettre des formulaires 1099 lorsqu’ils déboursent des fonds.
Chèques conjoints
Les règlements de l’IRS contiennent des dispositions étendues régissant les chèques conjoints et la façon dont le formulaire 1099 doit être émis dans de tels cas. La plupart de ces règles signifient que les avocats recevront des formulaires 1099 lorsque leurs noms figurent sur les chèques de règlement.
Exemple 1 : Le défendeur Dastardly règle une affaire et émet un chèque conjoint à Clyde Client et Alice Avocat. Dastardly doit normalement émettre un formulaire 1099 à Clyde pour le montant total et un formulaire 1099 à Alice également pour le montant total. Cette réalité peut inciter Alice à préférer des chèques séparés, l’un pour les fonds du client, l’autre pour payer directement l’avocat. De cette façon, Alice peut recevoir un formulaire 1099 uniquement pour ses honoraires, et non pas également pour l’argent de son client.
Exemple 2 : Cette fois, le défendeur Dastardly émet un chèque pour 60 % du règlement à Clyde Client et 40 % à Alice Avocat. Dastardly émet un formulaire 1099 à Clyde pour 100 pour cent, et un formulaire 1099 à Alice pour 40 pour cent. Afin que Clyde ne paie pas d’impôts sur les frais payés à Alice pour lesquels il a reçu un formulaire 1099, il essaiera de déduire les 40 % dans sa déclaration d’impôts. À partir de 2018, cependant, les déductions pour frais juridiques sont désormais beaucoup plus restreintes que par le passé. Il existe toujours une déduction au-dessus de la ligne pour les frais juridiques dans les affaires d’emploi, de droits civils et de dénonciation, mais au-delà, de nombreux frais juridiques ne peuvent plus être déduits.
Seeking to help their clients avoid receiving Forms 1099, some plaintiff lawyers ask the defendant for one check payable to the « Jones Law Firm Trust Account ». De nombreux défendeurs sont disposés à émettre un seul formulaire 1099 uniquement au cabinet d’avocats Jones dans cette situation. Techniquement, cependant, les règlements du Trésor imposent que vous traitiez ce chèque du compte fiduciaire du cabinet d’avocats Jones comme un chèque conjoint payable à l’avocat et au client. Cela signifie que deux formulaires 1099, chacun au montant total, sont nécessaires.
Appels de jugements et pénalités
Les exigences d’émettre des formulaires 1099 existent dans le code des impôts et dans les lois étatiques parallèles depuis des décennies. Pourtant, ces exigences sont devenues plus rigoureuses ces dernières années. L’application des pénalités s’est également durcie. De plus en plus de rapports sont maintenant exigés, et les avocats et les cabinets d’avocats sont confrontés non seulement aux règles de base, mais aussi aux règles spéciales ciblant les frais juridiques.
Les avocats ne sont pas toujours tenus d’émettre des formulaires 1099, en particulier aux clients. Néanmoins, il est peu probable que l’IRS reproche à quiconque de délivrer davantage de ces petits formulaires omniprésents. En fait, de l’avis de l’IRS, plus il y a de formulaires 1099, mieux c’est. C’est peut-être pour cette raison qu’il devient courant pour les cabinets d’avocats d’émettre des formulaires 1099 à leurs clients même s’ils ne sont pas strictement nécessaires. Les défendeurs ont généralement la même réaction instinctive : en cas de doute, ils émettent les formulaires. Parfois, cependant, tant les avocats que les défendeurs vont trop loin et émettent les formulaires alors qu’ils ne devraient vraiment pas le faire.
La plupart des pénalités pour les défauts de production non intentionnels sont modestes – aussi peu que 270 $ par formulaire. Cette pénalité pour défaut de dépôt des formulaires 1099 vise principalement les défaillances à grande échelle, comme lorsqu’une banque omet d’émettre des milliers de formulaires aux titulaires de comptes ; cependant, les cabinets d’avocats doivent également faire attention à ces règles.
La distribution du produit d’un recours collectif, par exemple, peut déclencher des émissions à grande échelle de formulaires 1099. En plus de la pénalité de 270 $ par défaut, l’IRS peut également essayer de refuser une déduction pour l’élément qui aurait dû être déclaré sur un formulaire 1099. En d’autres termes, si vous omettez d’émettre un formulaire pour des honoraires de consultation de 100 000 $, l’IRS pourrait prétendre qu’ils ne sont pas déductibles. Il est généralement possible de vaincre ce type de pénalité draconienne, mais la gravité de la menace la rend tout de même puissante.
Un danger technique souvent cité (mais qui ne constitue généralement pas un risque sérieux) est la pénalité pour les violations intentionnelles. Un contribuable qui sait qu’un formulaire 1099 doit être émis et qui ignore néanmoins cette obligation s’expose à des ennuis. L’IRS peut imposer une pénalité égale à 10 % du montant du paiement.
Exemple : Larry Lawyer effectue un paiement de 400 000 $ à un coconseiller, mais Larry omet d’émettre un formulaire 1099 requis même si son CPA lui a dit qu’il était tenu de le faire. En plus des autres recours, l’IRS peut imposer une pénalité de 40 000 $.
Bien qu’une pénalité de 10 % soit élevée, je n’ai personnellement jamais vu cette pénalité imposée. En fait, je me demande quelle est la probabilité qu’elle soit même proposée, à moins que le contribuable ait un mémo accablant dans son dossier qu’il remet à l’IRS, indiquant clairement qu’il connaissait l’obligation du formulaire 1099 et qu’il l’a ignorée.
Formulaire W-9 de l’IRS
Étant donné que les formulaires 1099 nécessitent des numéros d’identification de contribuable, on demande couramment aux avocats de fournir aux payeurs leurs propres numéros d’identification de contribuable et ceux de leurs clients. Ces demandes sont généralement présentées sur le formulaire W-9 de l’IRS. Si l’on demande à un avocat de fournir un numéro d’identification de contribuable et qu’il ne le fournit pas à une partie payante, il est soumis à une pénalité de 50 $ pour chaque manquement à fournir cette information.
Les paiements à verser à l’avocat peuvent également faire l’objet d’une retenue supplémentaire. D’un point de vue pratique, certains défendeurs peuvent refuser de verser de l’argent sans les numéros d’identification de contribuable requis, ou chercheront à verser l’argent par l’intermédiaire d’un tribunal. Il ne vaut généralement pas la peine de se battre pour les formulaires W-9. Si vous avez négocié un libellé dans l’accord de règlement indiquant clairement quels formulaires 1099 seront (ou ne seront pas) émis, il ne devrait généralement pas y avoir de raison de se battre pour fournir des formulaires W-9.
Conclusion
Recevoir des formulaires 1099 n’est pas particulièrement amusant, mais au moins c’est un rappel de déclarer le paiement dans votre déclaration de revenus. Même de nombreux émetteurs de formulaires 1099 n’aiment pas particulièrement ce formulaire. Les avocats doivent prêter une attention particulière à ces règles, et pas seulement lorsqu’ils règlent des affaires ou concluent des transactions immobilières. Plus que d’autres entreprises et professionnels, les avocats envoient et reçoivent couramment des formulaires 1099. Les clients se soucient aussi beaucoup de ces règles, surtout s’ils reçoivent par la poste un gros formulaire 1099 auquel ils ne s’attendaient pas.
Robert W. Wood est avocat fiscaliste sur www.WoodLLP.com et auteur de nombreux ouvrages fiscaux, dont Taxation of Damage Awards & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Cette discussion ne constitue pas un avis juridique.