Si votre entreprise n’a pas de politique de capitalisation ou si elle n’a pas été mise à jour au cours des dernières années, il s’agit d’une question comptable essentielle. Une politique de capitalisation établit, à des fins comptables, qu’un achat de biens (1) dépassant une dépense minimale (par exemple, 5 000 $, 2 500 $, 1 000 $, etc. par unité) et (2) ayant une durée de vie utile d’un an ou plus doit être capitalisé. Si une dépense répond à la politique de capitalisation, elle sera capitalisée à des fins comptables. Si une dépense ne satisfait pas à la politique de capitalisation, elle devrait être passée en charges.
Il y a des avantages à avoir une politique de capitalisation :
- Le traitement par l’entreprise des ajouts de biens et des réparations et de l’entretien deviendra plus cohérent. Indépendamment de la personne qui enregistre l’entrée ou du moment où l’entrée est enregistrée, une politique de capitalisation garantit qu’un élément est traité de la même façon, à chaque fois.
- L’entreprise dépensera beaucoup moins en tenue de dossiers si la politique de capitalisation est suivie, car elle passera moins de temps à tenir des dossiers pour chaque élément immatériel. Un bien capitalisé sera également inscrit sur le tableau des immobilisations l’année de sa mise en service, amorti chaque année sur sa durée de vie utile, puis éventuellement cédé. En outre, vous aurez une liste plus longue d’actifs fixes à entretenir chaque année. En ayant une politique de capitalisation plus élevée, il y a moins de tenue de registres concernant les actifs individuels qui ont des coûts historiques plus petits.
Seuil de capitalisation
Précédemment, nous avons discuté de la réglementation sur les biens corporels et des seuils actualisés de minimis safe harbor annoncés par l’Internal Revenue Service. Selon les récentes réglementations de l’IRS, les contribuables commerciaux peuvent déduire, plutôt que capitaliser, certains éléments de capital jusqu’à un montant en dollars spécifié, selon que le contribuable dispose d’un état financier applicable (AFS), qui est un ensemble d’états financiers qui est (1) des états financiers vérifiés accompagnés d’un rapport d’un cabinet CPA, (2) déposé auprès de la Securities and Exchange Commission, ou (3) déposé auprès d’une autre agence gouvernementale. Si le contribuable commercial dispose d’un AFS, le seuil de la sphère de sécurité est de 5 000 $ par élément. Si l’entreprise contribuable n’a pas d’AFS, le seuil de la sphère de sécurité est de 2 500 $ par élément (500 $ avant le 1er janvier 2016).
Les seuils de 5 000 $ et de 2 500 $ sont juste ce qui est prévu par les règles de minimis safe harbor. Une entreprise peut mettre en œuvre une politique de capitalisation avec des seuils supérieurs ou inférieurs à ces seuils.
- Une entreprise ne peut pas dépenser des acquisitions d’une valeur monétaire plus élevée à des fins fiscales qu’elle ne l’a fait à des fins comptables. Ce n’est pas parce que vous pouvez dépenser jusqu’à 5 000 $ ou 2 500 $ en vertu des règles de minimis safe harbor que vous devez nécessairement maximiser votre politique de capitalisation.
- En adoptant des seuils de capitalisation plus élevés, vos dépenses augmenteront plus que vos actifs, ce qui peut avoir un impact sur les ratios financiers de votre entreprise (moins d’actifs, plus de dépenses), ce qui, à son tour, peut entraîner un impact sur les clauses restrictives de la dette.
Les seuils de 5 000 $ et 2 500 $ en vertu des règles de minimis safe harbor ne s’appliquent que si la politique de capitalisation est signée et en vigueur avant le début de l’exercice financier.
Vies utiles
Selon les PCGR américains, il n’y a pas de vie utile prédéterminée. Cependant, la meilleure pratique consiste à établir des lignes directrices sur la durée pendant laquelle la direction s’attend raisonnablement à ce qu’une catégorie d’actifs soit utilisée. Il existe d’innombrables organisations qui peuvent amortir deux pièces d’équipement comparables sur des durées de vie différentes sans y penser. Vos professionnels de la comptabilité chez BlumShapiro peuvent vous aider à élaborer des lignes directrices spécifiques à votre organisation.
Les lignes directrices générales qui sont couramment utilisées comprennent :
- Terrain – Pas un actif amortissable
- Améliorations du terrain – 15 ans
- Constructions – 30-.40 ans
- Matériel informatique – 5 ans
- Mobilier et équipement – 10 ans
- Logiciels – 3 ans
Ces directives éliminent les conjectures et les discussions sur la durée d’amortissement d’un actif lors de la génération des tableaux d’amortissement.
À des fins fiscales, l’Internal Revenue Service dicte ce que doit être la durée de vie amortissable de chaque actif. Vos professionnels de l’impôt chez BlumShapiro vous aideront à faire ces déterminations.
Valeur de récupération
La valeur de récupération est la valeur estimée d’un actif à la fin de sa vie utile, lorsque l’actif ne peut plus être utilisé aux fins prévues. Par exemple, si une organisation possède une flotte de véhicules, elle peut déterminer que chaque véhicule peut avoir une valeur de récupération qu’elle s’attend à voir valoir au moment de la cession du véhicule (par exemple, si elle vend le véhicule à une autre organisation). Lorsque cela est approprié, la direction devrait faire une meilleure estimation de ce que la valeur de récupération d’un actif pourrait être à la fin de sa vie utile.
Par exemple, si l’Organisation achète un camion de 100 000 $, prévoit que le camion aura une vie utile de 10 ans et s’attend à ce que le camion vaille 10 000 $ à la fin des 10 ans, alors l’Organisation prendrait un amortissement de 9 000 $ par année (coût de 100 000 $ – récupération de 10 000 $ = 90 000 $ / 10 ans = 9 000 $).
L’impact sur la valeur de récupération peut se faire sentir sur le revenu net (diminution de la dépréciation et du revenu net) et sur la valeur des actifs de l’Organisation (augmentation de la valeur comptable nette puisque moins de dépréciation est prise). La valeur de récupération peut également avoir un impact sur les ratios financiers, tels que le ratio dette/capitaux propres.