Dans toute entreprise, le savoir-faire des activités quotidiennes de votre entreprise est ce qui permet à votre entreprise de fonctionner.

Plus important encore – c’est généralement ce qui vous permet de vous démarquer de vos concurrents.

Donc, s’assurer que cette expertise et ces informations sont conservées au sein de votre entreprise est très important.

Cela peut sembler simple et une étiquette commerciale normale, mais vous voulez vous assurer que notre entreprise est à l’abri de toute violation potentielle de la confidentialité.

Cet article parlera de la confidentialité sur le lieu de travail – pourquoi elle est importante, et ce que vous pouvez faire pour la maintenir.

Pourquoi la confidentialité est-elle importante ?

La confidentialité sur le lieu de travail fait référence à toute information confidentielle que vous rencontrez dans le cadre de votre activité.

Il en existe trois types principaux –

1. les renseignements personnels des clients
2. les renseignements sur les employés que les gestionnaires recueillent, et
3. « les renseignements exclusifs »

Cet article se concentrera sur le troisième d’entre eux – les renseignements exclusifs, que vous pouvez autrement appeler simplement « renseignements commerciaux » ou « secrets commerciaux ».

Les informations commerciales peuvent inclure n’importe quoi, des documents commerciaux aux tenants et aboutissants des processus commerciaux, en passant par les données financières, la liste des clients, le code logiciel de votre produit et la stratégie marketing.

Normalement, ce type d’informations n’est pas accessible au public, et surtout pas à vos concurrents.

Pourquoi ?

Dans le climat hautement concurrentiel d’aujourd’hui, ces informations confidentielles sont ce qui pourrait vous donner un avantage sur vos concurrents – vous voulez donc les garder en sécurité !

Exemples d’une violation de la confidentialité au travail

Pour vous aider à comprendre l’importance du maintien de la confidentialité au travail, il serait bon d’explorer les différentes façons dont elle peut être violée.

Débutons avec quelques exemples.

Si votre ancien employé part travailler pour un concurrent et partage votre liste de clients, cela pourrait potentiellement laisser votre entreprise à sec.

Ou, imaginez qu’un entrepreneur crée un code logiciel pour votre nouveau produit, mais qu’il utilise ensuite exactement le même code logiciel lorsqu’il est sous contrat sous une autre entreprise.

Dans ce cas, cela signifierait que vous avez un produit identique à une autre entreprise.

C’est la dernière chose que vous voulez qu’il arrive à votre entreprise, et il y a donc quelques choses que vous pouvez faire pour l’éviter.

Maintien de la confidentialité sur le lieu de travail

Il y a des mesures légales et non légales que vous pouvez prendre pour vous assurer que les informations confidentielles sont protégées dans et en dehors de votre lieu de travail.

Vous l’avez mis par écrit ?

Clauses de confidentialité

C’est toujours un bon début de rendre votre approche de l’information confidentielle claire dès le départ lorsque vous faites entrer de nouveaux employés, entrepreneurs, fournisseurs de services, fournisseurs ou clients.

Vous commencerez par un contrat juridiquement contraignant, mais c’est toujours une bonne idée d’inclure une « clause de confidentialité ».

C’est une première étape importante : protéger vos informations commerciales contre le vol par toute personne qui entre en contact avec votre entreprise.

Accords de non-divulgation/accords de confidentialité

Les informations confidentielles peuvent parfois faire leur chemin en dehors du lieu de travail – vous voulez donc vous assurer que vous êtes protégé contre cela aussi.

Même si vous ne vous engagez pas officiellement avec quelqu’un en tant qu’employé ou entrepreneur, vous pouvez quand même partager des informations commerciales dans le cadre de discussions commerciales.

Par exemple, un investisseur peut s’intéresser à votre entreprise.

Cela pourrait impliquer une série de discussions au cours desquelles vous pourriez divulguer beaucoup d’informations commerciales confidentielles afin de donner une bonne image de votre entreprise – de vos données financières à votre clientèle et à votre stratégie de vente.

Si tel est le cas, c’est toujours une bonne idée d’avoir un accord de non-divulgation (NDA), ou un accord de confidentialité, pour s’assurer que l’investisseur n’utilise pas ou ne partage pas ces informations confidentielles ailleurs.

Vous n’êtes pas sûr de leur fonctionnement ? IP Australia vous donne un aperçu rapide ici.

IP Assignment Deeds

C’est un type de document juridique qui transfère complètement la propriété de toute propriété intellectuelle (PI) créée par une personne à une autre personne.

La PI est la clé du succès de nombreuses entreprises – et s’assurer que votre PI est protégée permet également de s’assurer que votre entreprise est protégée (nous avons écrit sur la PI ici !).

En affaires, le fait d’avoir ce contrat juridique permettra de s’assurer que tout employé, actionnaire ou contractant qui accède ou contribue à toute propriété intellectuelle faite dans le cadre de votre entreprise vous cédera donc ce droit de PI.

Par exemple, si vous engagez un entrepreneur pour vous aider à créer le logo de votre entreprise, vous voulez vous assurer que ce logo d’entreprise appartient à votre entreprise.

Au contraire, cet entrepreneur aura tout à fait le droit de revendre et de distribuer ce logo à d’autres entreprises.

Dans le cadre d’un acte de cession de PI, cet entrepreneur cédera tous les droits du logo à votre entreprise, afin que seuls vous et votre entreprise ayez le droit exclusif de l’utiliser.

Si vous n’êtes pas sûr de ce que la protection de la propriété intellectuelle signifie pour votre entreprise, vous pouvez lire notre guide.

Politiques de confidentialité

Enfin, vous pouvez également envisager une politique sur le lieu de travail.

Lorsque vous gérez un lieu de travail, il est important de vous assurer que tous vos travailleurs comprennent leurs rôles, responsabilités et obligations.

Des politiques sur le lieu de travail bien rédigées garantissent que vos directives sont cohérentes et pratiques.

C’est une bonne occasion d’inclure des règles autour de la confidentialité sur le lieu de travail, qui rappelleront constamment à vos travailleurs que vous la prenez très au sérieux.

Avez-vous des pratiques de bureau pour protéger vos informations confidentielles ?

Bien que ce soit formidable d’avoir des politiques et des contrats de confidentialité, il y a des mesures non juridiques que vous pouvez prendre aussi.

Dans le monde d’aujourd’hui, la technologie a facilité l’accès à toutes sortes d’informations sensibles et confidentielles au sein d’une entreprise.

Vous voulez vous assurer que vous utilisez une plateforme de stockage sécurisée qui interdit l’accès extérieur ou les menaces de sécurité potentielles.

De plus, il existe de nombreux nouveaux outils qui vous permettent de restreindre l’accès et les autorisations à certaines informations et documents au sein de votre entreprise.

Cela permet de réduire le nombre de personnes qui peuvent voir les informations sensibles et confidentielles, et favorise également une culture de confidentialité sur le lieu de travail.

Par exemple, vous pouvez restreindre tous les comptes et les données financières de votre entreprise aux personnes spécifiques qui travaillent directement avec ces informations.

Cela évite que les autres travailleurs ne tombent accidentellement (ou intentionnellement) sur ces informations sensibles, ce qui peut inviter à la partialité, à la discrimination et à la critique.

Prochaines étapes

Donc, nous avons parlé des raisons pour lesquelles le maintien de la confidentialité sur le lieu de travail est important.

Quoi faire à partir de là ?

Dans un premier temps, c’est une bonne idée de demander l’aide d’un avocat pour vous assurer que tous vos contrats comprennent des clauses de confidentialité.

Puis, il est bon de commencer à penser aux actes de cession de la propriété intellectuelle, aux accords de non-divulgation et aux politiques de confidentialité.

Vous voulez vous assurer que vous le faites bien, car ces clauses de confidentialité peuvent être délicates, et parfois sa formulation peut laisser quelques lacunes.

De plus, il pourrait y avoir des exigences légales spécifiques pour les accords de confidentialité.

Chaque état en Australie a ses propres lois relatives à la vie privée et à la surveillance sur le lieu de travail (plus de détails au bas de cette page).

Vous voulez donc vous assurer que vous demandez l’aide d’un avocat pour rédiger vos contrats et accorder une attention particulière aux dispositions de confidentialité qui vous donneraient la tranquillité d’esprit.

Si vous souhaitez obtenir de l’aide pour redresser vos contrats afin de protéger vos informations confidentielles, ou si vous souhaitez une consultation sur vos options à venir, nous sommes là pour vous aider !

Vous pouvez nous joindre au 1800 730 617 ou à [email protected].

Regie Anne Gardoce

Regie est avocate chez Sprintlaw, avec un diplôme en droit de l’UNSW. Regie a déjà travaillé dans des cabinets d’avocats et des startups technologiques, et a rassemblé ces passions dans son travail chez Sprintlaw.

Tomoyuki Hachigo

Tomo est le cofondateur de Sprintlaw et un avocat commercial avec une large expérience juridique. Avant de créer Sprintlaw, il était avocat M&A dans un cabinet d’avocats de premier plan, conseillant des entreprises de toutes tailles, des grandes sociétés aux startups.

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