L’embauche d’un employé et l’exécution de votre premier cycle de paie représentent une étape importante pour toutes les petites entreprises – et comme chaque nouvelle étape de l’entreprise, elle s’accompagne de son lot de nouvelles responsabilités et de complexités.

Les nouveaux employeurs doivent comprendre les formulaires de paie et les taxes d’emploi, et il existe étonnamment peu de bonnes ressources pour les aider. Peut-être avez-vous googlé quelques-unes de vos questions ou fait défiler le site Web de l’Internal Revenue Service (IRS), mais vous vous sentez toujours confus et incertain.

Ne vous inquiétez pas ! Nous sommes là pour démystifier le monde de la paie, des impôts et des formulaires de l’IRS qui accompagnent l’embauche de votre premier employé.

Dans ce guide, nous expliquons le formulaire 941 de l’IRS, la déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l’employeur, y compris :

• Ce qu’est le formulaire 941
• Pourquoi l’IRS exige que les employeurs le déposent
• Comment déterminer si vous devez déposer le formulaire 941
• Quand et comment remplir et déposer le formulaire 941

Qu’est-ce que le formulaire 941 ?

Si vous êtes pressé, voici l’essentiel :

• Ce qui est déclaré sur le formulaire 941 : Les retenues d’impôt sur le revenu et de FICA, plus la part de l’employeur
• Quand il est rempli : Trimestriellement
• Qui doit le déposer : La plupart des employeurs aux États-Unis

Le formulaire 941, en quelques mots, est un document que l’IRS demande aux employeurs de remplir tous les trimestres. Il est conçu pour aider l’IRS et les employeurs, eux-mêmes, à déterminer le montant de l’impôt sur le revenu et de la taxe FICA (Federal Insurance Contribution Act) qu’une petite entreprise doit au gouvernement fédéral, sur une base trimestrielle.

Sur le formulaire 941, les entreprises déclarent les impôts sur le revenu, la sécurité sociale et l’assurance maladie qu’elles ont retenus sur les salaires des employés au cours du trimestre. Étant donné que les taxes FICA sont partagées entre l’employé et l’employeur, le formulaire 941 comprend également la propre part de l’employeur de ces taxes de sécurité sociale et de Medicare (plus d’informations sur les taxes partagées plus tard).

Comment le formulaire 941 diffère-t-il du formulaire 940 ?

Les petites entreprises et les employeurs sont tenus de déposer un certain nombre de formulaires de taxe sur les salaires auprès de l’IRS, il est donc facile de les confondre. Les formulaires 940 et 941 sont similaires dans la mesure où ils sont tous deux utilisés pour calculer et déclarer les taxes dues par un employeur au gouvernement fédéral. Le formulaire 941, cependant, doit être rempli tous les trimestres et il rend compte des retenues et des impôts partagés.

Le formulaire 940 n’est rempli qu’une fois par an et, au lieu de cela, il rend compte de l’impôt fédéral sur le chômage (FUTA) d’un employeur. Voici une autre façon de voir les choses : Le formulaire 940 déclare les impôts de l’employeur uniquement, tandis que le formulaire 941 déclare les retenues sur le revenu et les impôts partagés (ceux qui sont partagés entre l’employeur et l’employé).

En quoi le formulaire 941 est-il différent du formulaire 944 ?

Les formulaires 941 et 944 sont encore plus similaires – ils sont tous deux utilisés pour déclarer les retenues de l’impôt FICA et de l’impôt sur le revenu à l’IRS. La principale différence ici dépend du montant de l’impôt que votre petite entreprise doit pour l’année.

Alors que le formulaire 941 est déposé trimestriellement par la plupart des employeurs, les petites entreprises dont l’impôt FICA et la retenue annuelle sont inférieurs à 1 000 $ déposent plutôt le formulaire 944, et elles ne le font qu’une fois par an.

Pourquoi l’IRS exige que les employeurs déposent le formulaire 941

Le formulaire 941 est l’un des formulaires de l’IRS qui traite des impôts que la plupart des personnes aux États-Unis connaissent. Que ce soit en tant qu’employé ou employeur, vous avez probablement eu affaire à la retenue de l’impôt sur le revenu et vu les taxes de l’assurance fédérale (FICA) retenues sur les chèques de paie.

Alors que l’impôt sur le revenu est payé par l’employé, les employeurs sont responsables de la retenue de cet impôt et de son dépôt auprès du gouvernement fédéral. Les employeurs sont également responsables du paiement de 50 % de l’impôt FICA et de la retenue des 50 % restants sur les chèques de salaire de leurs employés.

Pour suivre le montant de l’impôt sur le revenu et de l’impôt FICA que les employeurs retiennent, et le montant qu’ils doivent pour leur part de l’impôt FICA, l’IRS utilise le formulaire 941 et demande à la plupart des employeurs de le remplir chaque trimestre. Le formulaire aide à la fois l’IRS et l’employeur à rester au courant des impôts retenus, dus et payés tout au long de l’année – ce qui simplifie la déclaration de revenus de fin d’année.

Attendez – qu’est-ce que les retenues et les impôts FICA de toute façon ?

Retournons très vite en arrière. Si beaucoup d’entre nous ont entendu parler de la retenue d’impôt sur le revenu et du FICA, vous n’avez peut-être pas une compréhension super claire de ce qu’ils impliquent. Dans le monde de la paie et de l’emploi, il existe trois grands types d’impôts :

• Les retenues à la source : Il s’agit des impôts que vos employés paient sur leur revenu – à la fois l’impôt sur le revenu standard et leur part des impôts FICA. Vous êtes responsable de la retenue de ces impôts sur les chèques de paie des employés et de leur dépôt auprès de l’autorité fiscale appropriée. Ils font partie de ce qui est déclaré sur le formulaire 941.
• Impôts de l’employeur : Comme le nom l’indique, vous, l’employeur, êtes responsable du paiement de l’intégralité de ces impôts.
• Impôts partagés : Ces taxes sont réparties entre vous et vos employés et comprennent les taxes de sécurité sociale et Medicare (ou FICA). Ils sont également déclarés sur le formulaire 941. Encore une fois, il vous incombe de retenir la part de l’employé et de déposer le montant total (votre part et la leur) auprès de l’autorité fiscale appropriée.

Les impôts sur le revenu représentent la majeure partie de l’assiette fiscale de l’IRS, tandis que les impôts FICA alimentent les programmes de filet de sécurité sociale comme Social Security et Medicare. Étant donné que le taux d’imposition sur le revenu de chaque employé variera en fonction de son revenu annuel, des personnes à charge admissibles, de ses préférences personnelles et d’autres facteurs, vous devrez collecter chaque année un formulaire W-4 auprès de chaque employé. Ce formulaire vous indiquera le montant de l’impôt sur le revenu à déduire de leur paie.

Les impôts FICA standard pour 2019 totalisent 7,65 % pour chaque partie, l’employeur et l’employé. La répartition se présente comme suit :

• 6,2% d’impôt sur la sécurité sociale (parfois appelé OASDI)
• 1,45% d’impôt sur Medicare

L’impôt sur la sécurité sociale ne s’applique qu’aux premiers 132 900 $ qu’un employé gagne (pour 2019). Après cela, plus aucune taxe de sécurité sociale n’est encourue par l’employé ou l’employeur. En revanche, les salariés qui gagnent plus qu’un revenu annuel déterminé sont soumis à une taxe Medicare supplémentaire de 0,9 % sur tous les revenus supérieurs à 200 000 dollars pour les célibataires ou à 250 000 dollars pour les conjoints. Il est important de noter que la taxe Medicare supplémentaire est payée uniquement par l’employé et non par l’employeur.

Dois-je soumettre le formulaire 941 ?

Répondons maintenant à la plus brûlante des questions : Devez-vous soumettre le formulaire 941 ? Si vous êtes un employeur aux États-Unis, il y a de fortes chances que la réponse soit oui. La grande majorité des entreprises comptant un ou plusieurs employés W-2 sont tenues de soumettre le formulaire 941 tous les trimestres.

Si vous :

• Payez des salaires à un employé W-2 (Note : pas un entrepreneur) ET
• Devriez plus de 1 000 $ de retenues et d’impôts FICA par an

Vous êtes tenu de déposer le formulaire 941.

Il y a toutefois quelques exceptions à noter. Comme le souligne Fundera, « les entreprises qui n’embauchent que des travailleurs agricoles et les personnes qui embauchent des employés de maison, tels que des bonnes ou des nounous » n’ont pas besoin de déposer le formulaire 941.

En outre, pour les entreprises saisonnières, vous n’êtes tenu de soumettre le formulaire 941 que pour les trimestres au cours desquels vous avez effectivement versé des salaires. Ainsi, par exemple, si vous gérez une boutique de cadeaux en ligne qui n’embauche des employés que pendant la période des vacances d’hiver, vous n’aurez probablement pas besoin de déposer le formulaire 941 pour le deuxième trimestre (avril à juin).

Si vous prévoyez que votre retenue et votre impôt FICA pour l’année seront inférieurs à 1 000 $, vous pouvez contacter l’IRS pour obtenir la permission de remplir le formulaire 944 annuellement à la place.

Comment remplir le formulaire 941

Pour les employeurs qui doivent remplir le formulaire 941, passons au comment et au quand. Avant de commencer, vous devez avoir quelques informations à portée de main :

• Les taux d’imposition FICA actuels : À partir de 2019, le taux d’imposition de la sécurité sociale est de 6,2 % et celui de Medicare de 1,45 %, ce qui donne un taux d’imposition FICA combiné de 7,65 % de la part de l’employé et de 7,65 % de la part de l’employeur. Pour le dire autrement, l’impôt sur la sécurité sociale est de 12,4% au total et l’impôt sur Medicare est de 2,9% au total.
• Le seuil maximal de la sécurité sociale : Pour 2019, l’employeur et l’employé ne paient l’impôt sur la sécurité sociale que sur les premiers 132 900 $ qu’un employé gagne.
• Le taux d’imposition supplémentaire Medicare et le seuil : Le taux d’imposition Medicare supplémentaire est de 0,9 % et s’applique comme un impôt réservé aux employés pour les déclarants célibataires gagnant plus de 200 000 $ par an ou les déclarants conjoints gagnant plus de 250 000 $ par an.
• Le nombre d’employés que vous aviez au cours du trimestre
• Le total des salaires versés aux employés
• Les salaires imposables de la sécurité sociale et de Medicare pour le trimestre
• Le montant total retenu sur les salaires des employés

Calculer le montant de l’impôt que vous devez

Calculer votre impôt à payer pour le trimestre donné est essentiellement tout l’intérêt du formulaire 941, et en suivant les instructions étape par étape pour le remplir, vous serez en mesure de déterminer ce que vous devez pour le trimestre.

Puisque le formulaire 941 comprend plusieurs types d’impôts différents, la formule pour trouver votre dette fiscale est un peu plus complexe – nous allons donc la décomposer en 4 parties.

• La formule pour la retenue de l’impôt sur le revenu ressemble à ceci : x . Donc, si votre employé déclare ses impôts en tant que célibataire et gagne 50 000 $ par an, il tombe dans la tranche d’imposition de 22 % et gagne 12 500 $ de salaire brut chaque trimestre. L’impôt sur le revenu que vous retenez et que vous devez transmettre à l’IRS est donc de 22 % x 12 500 $ = 2 750 $.
• La formule de l’impôt sur la sécurité sociale ressemble à ceci : x x . Par exemple, supposons que vous employez 5 personnes au même salaire que notre exemple précédent – 50 000 $ par an. La taxe de sécurité sociale dont vous êtes redevable est la suivante : 12,4 % x 5 employés x 12 500 $ = 7 750 $.
• La formule pour la taxe Medicare ressemble à ceci : x . En utilisant le même exemple que précédemment, votre taxe Medicare à payer ressemble à ceci : 2,9 % x 62 500 $ de salaire imposable versé = 1 812,50 $.
• Donc, pour résumer, vous pouvez trouver votre impôt FICA total dû pour le trimestre en additionnant ces deux derniers chiffres : 7 750 $ + 1 812,50 $ = 9 562,50 $.

La bonne nouvelle est que la plupart des systèmes de paie (y compris Wave) effectuent tous ces calculs pour vous, de sorte que vous pouvez rapidement et facilement sortir des chiffres comme le total des salaires versés, l’impôt sur le revenu retenu et les salaires imposables de la sécurité sociale et de Medicare – sans tous les calculs.

Quand soumettre le formulaire 941

Le formulaire 941 de l’IRS est une déclaration trimestrielle. Cela signifie que l’IRS exige des employeurs qu’ils le remplissent et le déposent 4 fois par an, tout en effectuant les paiements d’impôts trimestriels qui l’accompagnent. Pour la grande majorité des petites entreprises, le formulaire 941 est dû le :

• 31 janvier (pour le trimestre 4 de l’année précédente-octobre à décembre)
• 30 avril (pour le trimestre 1-janvier à mars)
• 31 juillet (pour le trimestre 2-avril à juin)
• . 31 octobre (pour le trimestre 3-Juillet à septembre)

Comment soumettre le formulaire 941 et effectuer vos paiements d’impôt FICA et de retenue sur le revenu

Quand il s’agit de soumettre le formulaire 941 et d’effectuer vos paiements d’impôt trimestriels, les petites entreprises ont quelques options parmi lesquelles choisir :

• Déposer et payer en ligne
• Envoyer par la poste votre formulaire et vos paiements
• Travailler avec un compte pour déposer pour vous
• Toute combinaison de ce qui précède

Déposer et payer en ligne

L’IRS vante le dépôt électronique comme le moyen le plus rapide, le plus précis et le plus sûr de déposer et de payer les impôts trimestriels.

Pour déposer le formulaire 941 (ou tout autre formulaire de l’IRS, d’ailleurs) en ligne, vous devrez choisir soit un logiciel d’impôt, soit travailler avec un professionnel de l’impôt agréé e-file. Vous trouverez une liste des logiciels approuvés par l’IRS ici et des fournisseurs de services de télédéclaration autorisés ici.

Pour payer votre solde d’impôt trimestriel du formulaire 941 et effectuer vos dépôts mensuels ou semestriels en ligne, vous utiliserez le système de paiement électronique des impôts fédéraux (EFTPS).

Si vous travaillez avec un logiciel ou un professionnel de l’impôt, l’IRS vous recommande d’effectuer vos paiements via le retrait électronique de fonds (ou EFW). Grâce à cette option, vous pouvez effectuer une déclaration électronique et autoriser le paiement en une seule étape.

Envoyez votre formulaire et votre paiement par la poste

Bien que l’IRS préfère et recommande la déclaration en ligne, les petites entreprises ont également la possibilité d’envoyer par la poste le formulaire 941 ainsi que les paiements d’impôts correspondants.

Pour envoyer votre formulaire et votre paiement par la poste, imprimez à la fois le formulaire 941 et le formulaire 941-V, le justificatif de paiement. Postez-les, ainsi que votre paiement, à l’adresse indiquée pour votre État. Vous trouverez l’adresse postale correcte à la page 6 des instructions pour le formulaire 941.

Travailler avec un comptable pour faire le dépôt pour vous

Votre dernière option pour déposer le formulaire 941 et tout paiement ou dépôt en suspens est de travailler avec un comptable ou un autre professionnel de l’impôt qui peut déposer à la fois le formulaire et le paiement pour vous. Généralement, cela se fait par le biais du système de retrait électronique de fonds (EFW) que nous avons mentionné plus haut.

Faire le point

Ouf, cela faisait beaucoup. Pour résumer, voici les points essentiels que l’employeur moyen doit garder à l’esprit concernant le formulaire 941 de l’IRS :

• Le formulaire 941 indique le montant de la retenue d’impôt sur le revenu et de la taxe FICA (Federal Insurance Contributions Act) qu’un employeur doit payer
• La grande majorité des employeurs qui ont eu un ou plusieurs employés W-2 au cours du trimestre précédent sont tenus de remplir le formulaire 941

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