Clubforce publie une série d’articles sur les rôles que les bénévoles de clubs peuvent jouer dans leurs clubs sportifs locaux, en examinant d’abord les rôles de dirigeants de clubs, puis les entraîneurs et les autres rôles de bénévoles. Si vous êtes nouveau dans un rôle de bénévole dans votre club ou si vous envisagez de contribuer à votre club en tant que bénévole, cette série peut s’avérer utile pour évaluer le rôle qui vous conviendrait le mieux.

Le PRO du club

Le président

Le secrétaire

Le trésorier du club

Le registraire du club

Qu’est-ce que le trésorier du club ?

Le trésorier du club est responsable de la gestion des flux d’argent dans le club et de l’allocation et de l’enregistrement de la façon dont cet argent est dépensé pour faire fonctionner le club. Il s’agit d’un rôle vital dans un club, car le trésorier travaille pour s’assurer que le club est en mesure de faire face à ses dépenses quotidiennes et suscite la nécessité d’augmenter la collecte de fonds du club lorsqu’il existe un manque de revenus. Le trésorier travaille également en collaboration avec le président dans la planification du développement du club, par exemple en créant des budgets annuels, en estimant les fonds nécessaires pour un projet d’investissement comme un nouveau terrain ou un clubhouse et en projetant les effectifs et les revenus pour les années futures afin de contribuer à une planification prudente de l’avenir du club.

Quels sont les traits typiques d’un trésorier de club ?

Comme tout poste ayant la responsabilité de manipuler de l’argent, on attend du trésorier qu’il soit transparent et honnête dans ses relations avec en tant que représentant du club. Une bonne tenue des dossiers est essentielle et si une formation en finance ou en comptabilité n’est pas impérative pour ce rôle, il est préférable d’avoir une personne expérimentée dans la gestion des comptes. Ce rôle est souvent rempli par des propriétaires de petites entreprises, des comptables et d’autres personnes qui gèrent de l’argent dans leur rôle professionnel (par exemple, des fonctionnaires de banque).

Quelles sont les fonctions du trésorier du club ?

Le trésorier du club gère généralement les finances du club, rend compte de la performance financière du club et est le fer de lance de la collecte de fonds pour s’assurer que le club dispose des fonds nécessaires pour réussir.

Le trésorier assume les responsabilités suivantes :

• Créer et maintenir le budget annuel du club

Avant l’AGA du club, le trésorier examine les performances financières de l’année précédente (ou de plusieurs années) et prépare un budget pour l’année à venir. Cette tâche peut prendre beaucoup de temps sans un registre consolidé des revenus et des dépenses du club – mais de plus en plus de trésoriers de club entrent dans ce rôle bénévole avec de nombreuses années d’expérience dans les services financiers et disposent des outils et des processus pour mener à bien ce rôle de manière efficace.

• Travailler avec les autres dirigeants du club pour générer et collecter des fonds

La collecte de fonds est une activité sans fin pour les clubs sportifs et les trésoriers encouragent toujours de nouveaux efforts de collecte de fonds pour renforcer la position financière du club. Cela peut prendre de nombreuses formes, y compris la collaboration avec :

• • Avec le registraire pour la collecte des paiements des cotisations des membres
  • Les collectes de fonds telles que le loto du club et d’autres activités ad hoc
  • Les responsables des enfants ou les organisateurs de camps pour les frais de camp
  • Les organisateurs d’événements pour la vente de billets

• Assurer des registres précis et à jour de tous les revenus du club.à jour de tous les revenus et dépenses du club

Les trésoriers du club sont responsables de la tenue d’un registre historique précis des transactions couvrant les revenus tels que les paiements des membres, les revenus de collecte de fonds, les revenus de parrainage et les paiements sur les comptes bancaires, les comptes du NGB et les tiers.

• Paiements à des tiers

Les clubs sportifs ont de nombreuses dépenses différentes tout au long de l’année et des factures à payer. Généralement, le club sportif moyen transfère des fonds à son organe directeur national pour l’affiliation et l’adhésion et pourrait avoir des dépenses importantes en matière d’assurance, de services publics (par exemple, électricité/gaz), de fournisseurs de bars et d’entretien. D’autres coûts pourraient inclure l’émission de remboursements aux membres du club en cas de trop-perçu, le paiement des fournisseurs de kits, les factures de physiothérapie et médicales et le loyer.

• Préparer et émettre des factures

Les clubs collectent de l’argent de diverses sources et le trésorier émettra des factures et réconciliera les paiements pour le parrainage, la location des terrains du club à d’autres groupes sportifs, la location des installations d’astro-turf et/ou la location du clubhouse pour les événements sociaux. Selon le club, il pourrait y avoir d’autres possibilités de générer des revenus également – par exemple en facturant les entraîneurs personnels pour l’utilisation des installations du club / des gymnases, etc.

• Gère le compte bancaire du club

Le trésorier du club est responsable de la tenue des registres bancaires du club. Cela implique la collecte des fonds entrants de toutes les activités du club, y compris les paiements des membres, le parrainage et la collecte de fonds, le dépôt des fonds sur le compte bancaire du club soit par transfert électronique (ou en personne) et le rapprochement des dossiers bancaires avec ces activités génératrices d’argent.

• Envoyer des rappels de paiement aux entraîneurs

Les trésoriers exercent une surveillance financière dans un club et savent quand les adhésions n’ont pas été payées. Cela est généralement communiqué au membre par l’intermédiaire de l’entraîneur et peut prendre plusieurs semaines avant que tous les membres reçoivent la communication de cette manière ad hoc.

• Solliciter l’approbation du comité du club pour les dépenses importantes

Différents clubs auront des politiques différentes lorsqu’il s’agit de dépenser de l’argent, mais un trésorier de club devrait généralement obtenir la signature du président ou du secrétaire ou des deux pour autoriser les paiements à partir du compte bancaire du club et les dépenses importantes peuvent devoir être ratifiées par une réunion du conseil d’administration ou même une AGA du club.

• Préparation des états financiers avant l’assemblée générale annuelle

Les clubs sportifs modernes ont un nombre considérable d’allées et venues financières tout au long de l’année et cette activité fait l’objet d’un rapport lors de l’AGA du club. Un trésorier doit détailler un rapport comprenant les recettes et les dépenses et les actifs/passifs (locaux, machines, dettes, prêts, etc.) du club, ce qui nécessite un examen détaillé des recettes de toutes les sources et un enregistrement détaillé des fonds du club dépensés pendant l’année et de ce à quoi ils ont été dépensés. De nombreux trésoriers utiliseront des feuilles de calcul Excel ou un autre type de logiciel de comptabilité pour tenir un registre des finances des clubs.

• Rapport sur les performances financières du club lors de l’AGA du club

Une fois la préparation effectuée, le rapport du trésorier figurera à l’ordre du jour de l’AGA du club et les budgets et les dossiers financiers seront examinés par les membres et un nouveau budget sera convenu pour l’année à venir.

La continuité est un défi pour tous les rôles de bénévolat du club, mais elle est particulièrement importante dans le rôle de trésorier. Lorsqu’un trésorier quitte le comité à l’AGA pour être remplacé par un trésorier entrant, la transmission de tous les dossiers financiers et des comptes bancaires est importante. Avoir un registre centralisé des finances facilite cette transition et un registre complet peut facilement être repris par le trésorier entrant.

Comment Clubforce peut faciliter le rôle du trésorier de club…

Le module Comptes de Clubforce permet aux trésoriers de club de transférer facilement des fonds vers le compte bancaire du club ou du NGB ; de faire des rapports financiers et des comparaisons financières sur plusieurs années ; d’émettre des remises et/ou des remboursements aux membres. Le système Clubforce tient également un registre complet de toutes les transactions financières et des frais de service et émet des reçus automatiques avec des identifiants uniques aux membres pour tout achat effectué. Le membre a également accès à son propre compte membre – il n’a donc pas besoin de consulter le trésorier du club pour vérifier l’état de son propre paiement.

Le système Clubforce permet également aux sponsors de faire de la publicité sur les reçus du club et les trésoriers peuvent créer, émettre et suivre des factures pour n’importe quoi à partir du panneau d’administration.

Clubforce réduit également la probabilité que des choses se perdent dans la communication entre les trésoriers, les registraires et les entraîneurs en ce qui concerne l’état des paiements, car toutes ces informations sont disponibles pour les différents rôles en un clic sur l’application ou le bureau.

Pour plus d’informations sur la façon dont Clubforce peut aider le trésorier de votre club, appelez-nous dès aujourd’hui au +353-91+506048 ou remplissez le formulaire ci-dessous et un membre de notre équipe vous contactera pour organiser une démonstration.