Mihelyt megírja egy hivatalos levél utolsó bekezdését, úgy érezheti, hogy befejezte, és áttérhet a lektorálásra. De ahogyan arra is vannak szabályok, hogyan kell megszólítani valakit egy hivatalos levélben, úgy arra is vannak irányelvek, hogyan kell aláírni.

A hivatalos levél befejezésekor fontos, hogy megfelelő tiszteletet közvetítsen a levél címzettje felé. Például egy ismeretlen címzett esetében más, visszafogottabb bókoló zárást használna, mint egy olyan üzleti partner esetében, akit elég jól ismer. A zárszónak és az aláírásnak ugyanolyan professzionálisnak kell lennie, mint a levél vagy az e-mail üzenet többi részének.

A bókoló zárszó használata

A bókoló zárszó, más néven bókoló zárszó az e-mail üzenetben vagy hivatalos levélben az aláírás előtt beillesztett kifejezés.

Noha kissé régimódinak tűnhet, a bókoló zárszó használata még mindig fontosnak számít a hivatalos üzleti levelezés megírásakor. Álláspályázati motivációs levél vagy bármilyen típusú üzleti levél írása vagy e-mail küldése során helyénvaló a bókoló zárszó használata. Ügyeljen azonban arra, hogy olyan záradékot válasszon, amely inkább professzionális, mint alkalmi.

Hivatalos levél lezárásának példái

A következő lehetőségek mindegyike jó módja egy hivatalos levél lezárásának:

• A legjobbakat
• A legjobb üdvözlettel
• A legjobb kívánságokat
• A legjobbakat
• A legjobbakat
• A legjobbakat
• Regards
• Respectfully
• Respectfully yours
• Sincerely yours
• Sincerely yours
• Thank you
• Yours respectfully
• Yours sincerely
• Yours truly
• Őszintén
• Őszinte tisztelettel
• Hálás köszönettel
• Hálás köszönettel
• Tisztelettel
• Őszinte elismeréssel
• Őszinte köszönettel

Hogyan válasszuk ki a legjobb komplimentumzárást

A fent felsorolt lehetőségek mindegyike alkalmas az üzleti levelezésben való használatra.

A köszönet valamilyen formáját jelentő lehetőségeket (például a “Hálás köszönettel” és a “Hálával”) korlátozza például azokra az esetekre, amikor szívességet kér vagy elismerését fejezi ki.

A “Üdvözlettel”, az “Őszintén”, a “Szívélyesen” és e zárószavak variációira úgy gondolhat, mint a bókoló zárószavak kis fekete ruhájára. Nem tévedhet, ha ezek közül valamelyiket választja – ezek mindig megfelelőek.

Ne feledje, hogy ha a fegyveres erőknél dolgozó valakinek ír, a katonaságnál szokás a “Nagyon tisztelettel” bókoló zárószót vagy annak rövidítését, a “V/R”-t használni.

Kerülje a túlzott lazaságot

Nem egy barátjával levelezik, vagy egy rokonának küld köszönőlevelet. Ne használjon olyan alkalmi aláírásokat, mint a “Szeretettel”, “Egészségedre”, “Később”, “Ciao” vagy “Mindig”. Ezek a lehetőségek nem illenek a leveled formaságaihoz. Tartsa következetesnek a levelezés szakmai hangnemét, a köszöntéstől kezdve a tartalmon át az aláírásig.

Hogyan formázza meg a lezárást, és hogyan tartalmazza az aláírását

A lezárást mindig ne felejtse el vesszővel követni, mint az alábbi példákban. Az Ön gépelt neve a dicsérő zárószó után kerül. Ha nyomtatott levelet küld, hagyjon négy sornyi helyet a zárszó és a gépelt neve között. Amikor kinyomtatja a levelet, ez elegendő helyet biztosít ahhoz, hogy a bókoló zárszó és a gépelt neve között kék vagy fekete tintával aláírja a nevét.

A neve alá írhatja a címét, valamint a telefon- és e-mail címét. Az e-mailekben az elérhetőségi adatokat tartalmazó e-mail aláírási részt is beillesztheti.

Aláírási példák levelekhez és e-mailekhez

További irányelvek a hivatalos levél írásához

Ha még mindig bizonytalan abban, hogy mit kell (vagy nem kell) beleírni egy hivatalos üzleti levélbe, tartsa szem előtt ezeket a legfontosabb tanácsokat:

• Formázza meg üzleti levelét, hogy olvashatóbbá tegye: Hagyjon 1 hüvelykes margót és dupla sávot a bekezdések között. Válasszon szabványos betűtípust, például Times New Roman vagy Arial, és 12-es betűméretet.
• Legyen tömör: Kerülje a nagy szövegrészeket, és írjon rövid, egyszerű mondatokban és bekezdésekben.
• Tekintse át az üzleti levelek mintáit: A levél megírása előtt nézzen meg néhány üzleti levélmintát, majd mindenképpen szabja testre az üzenetét.
• Küldés előtt ellenőrizze le a levelét: Miután befejezte a levél megírását, természetesen mindig ellenőrizze le a levelet a helyesírási, nyelvtani és interpunkciós hibák miatt. Ahhoz, hogy jó benyomást keltsen, a levelének hibátlanul kell felépítettnek lennie.