Bizonyos, hogy az átlagos alkalmazottak nem igazán értékelik, mennyi munka van egy céges elvonulás megszervezésében.

Mondjuk ki, a legtöbb alkalmazott a céges elvonulást szabadnapnak tekinti. Számukra ez csak egy lehetőség arra, hogy megismerjék a munkatársaikat, részt vegyenek néhány csapatépítő tevékenységben, és esetleg megigyanak egy pohár rozét (vagy ötöt).

Bárcsak tudnák.

Az irodavezetők, ügyvezető asszisztensek, adminisztrátorok és HR-esek számára, akiknek feladata ezeknek az eseményeknek a megszervezése, sokkal, de sokkal másabb élményt jelent.

“Nagy lehet a nyomás” – mondja Liza Goldberg, a SnackNation Vibe korábbi vezetője, akiből Event Marketing szupersztár lett. “Akár egy tervezési ülésről van szó az ügyvezető vezetés számára, akár egy szórakoztató ünnepi kiruccanásról a vállalat számára, úgy érezheti, mintha minden az ön vállán nyugodna.”

És hogy egyértelmű legyen, az irodavezető, az ügyvezető asszisztens vagy az adminisztrátor az, akinek leggyakrabban az ilyen offsite-ok megtervezése a feladata.

Az Irodavezetők helyzete és az Ügyvezető asszisztensek helyzete című, nemrégiben készült jelentéseink adatai szerint az irodavezetők 84%-a nevezte meg a rendezvényszervezést az egyik fő feladatának, míg az ügyvezető asszisztensek 90%-a mondta ugyanezt.

Amikor jól mennek, a vállalati elvonulások rengeteg értéket tudnak nyújtani. Az irodából való kilépés és egy új környezetbe kerülés új ötleteket inspirálhat, és a szervezet különböző oldaláról érkező emberek összehozása segít lebontani a silókat és új együttműködéseket ösztönöz. Ráadásul az elvonulások lehetőséget nyújtanak a csapattagok közötti társas kapcsolatok kialakítására és erősítésére, ami a munkatársak elkötelezettségének alapvető összetevője.

De ha kudarcot vallanak, akkor általában óriási kudarcot vallanak. És mindenki tudatja veled, ha elégedetlen.

Azért, hogy a következő céges kirándulásod biztosan nagy sikert arasson a csapatod körében, igénybe vettük rezidens elvonulási szakértőink – azaz a már említett Liza és a jelenlegi Vibe Managerünk, Alexis Norman – segítségét.

Mindketten együtt már számos emlékezetes és eredményes vállalati elvonulást szerveztek, és most itt vannak, hogy megosszák a sikerük titkait.

Tisztázza a célokat már a kezdetektől fogva

A vállalati elvonulások sok tervezést igényelnek és sokba kerülhetnek, ezért jó eséllyel a legtöbb vállalat nem csak azért szervezi meg őket, hogy megtegye őket. Általában egy konkrét célt tartanak szem előtt.

Az okok, amiért összehangolnak egyet, sokfélék lehetnek.

Ez lehet egyszerűen csak a gőz kieresztése vagy egy mérföldkő elérése utáni ünneplés. Lehet, hogy egy nagyon konkrét projektre vagy közelgő kihívásra való ötletelés.

Ez lehet a csapatösszetartás elősegítése vagy a részlegek közötti kommunikáció fokozása. Lehet, hogy a vállalati értékek és kultúra megerősítése.

Lehet, hogy mindezek kombinációja!

Minél korábban találja ki, mi a cél, annál jobb. A világos célok segítenek majd irányítani minden döntését az esemény megtervezése és végrehajtása során.

Noha ez nyilvánvalónak tűnhet, meglepődne, milyen gyakran feltételezik a vezetők, hogy a célok tekintetében egy hullámhosszon vannak, anélkül, hogy ténylegesen megbeszélnék azokat Önnel. Eközben Ön csak találgatni tud.

Mint oly sok más problémára, a megoldás a kommunikációban rejlik. Amint a főnöke felveti a céges elvonulás ötletét, tegyen fel célzott kérdéseket:

• A cél az, hogy mindenki csak jól érezze magát?
• Mit akarunk ebből kihozni? Egy csomó új ötletet a 3. negyedévre?
• Ez a strukturált csapatépítésről szól? Vagy inkább a kötetlen társadalmi kapcsolatépítésről?

Ha több cél van (nagyon is lehetséges), győződjön meg róla, hogy Ön és a főnöke meghatározzák a prioritást. Így, ha nehéz döntést kell hoznod a költségvetéssel vagy az idővel kapcsolatban, a helyes döntést tudod meghozni.”

Liza részletezi:

“Az egyik általam tervezett offsite esetében kiderült, hogy a brainstorming sokkal fontosabb része volt az eseménynek, mint azt kezdetben gondoltam. Biztosítottunk papírt és tollakat, de nem eleget, és senki nem hozta magával a számítógépét. Az emberek sok jegyzete elveszett.”

Ez elkerülhető lett volna, ha Liza világosabban érezte volna, hogy az elvonulásról való távozás az ötletbörze néhány szilárd ötletével a legfőbb prioritás.

Nulla a költségvetésben

Legyünk egy pillanatra realisták. Ha elvonulásokról van szó, a főnöke nagy eséllyel egy Rolexet fog kérni, de egy Casio költségvetését adja meg.

A költségvetés meghatározása lesz az egyik legnagyobb kihívás, amivel az első néhány vállalati elvonulás szervezésekor szembe kell néznie. Itt is segít a rangsorolás:

“Bármi is legyen, szűkös költségvetésen belül kell dolgoznod” – magyarázza Liza. “A prioritások ismerete segít meghatározni, hogy kell-e egy kicsit spórolni az ebéden, hogy lefoglalhassuk azt a pazar rendezvénytermet, vagy fordítva.”

A másik kulcsfontosságú része a szűkös költségvetésen belüli munkának – az elvárások kezelése. Néha úgy érezheti, mintha a főnöke egyenesen a “My Super Sweet 16” című filmből lépett volna ki. Nem kaphatod meg a Ferrari-tortát és a gyémánt tiarát. Ha reálisan látod, hogy mit tudsz megvalósítani a költségvetéseden belül, elkerülheted a nagy csalódást.

Még egy tipp – olvasd el az apró betűs részt!

“Mindenképpen nézd át a szerződésben szereplő összes tételt – különösen, ha ételről és alkoholról van szó” – mondja Alexis. “A helyszínek mesterek abban, hogy olyan plusz költségeket csempésszenek bele, amelyek valahogy felrobbantják a költségvetésedet.”

Foglalj le egy helyszínt minél előbb

A helyszín lefoglalása legyen az egyik első dolog, amit megtehetsz. Az, hogy hol tartja meg a rendezvényét, döntő fontosságú lehet a fogadtatás szempontjából. Ezért szuper fontos, hogy a lehető leghamarabb lefoglalja a helyszínt, hogy elkerülje, hogy egy olyan helyszínen ragadjon, ami egyszerűen nem működik. Ráadásul minél korábban foglal, annál jobb ajánlatot kap.

Honnan tudja, hogy a megfelelő helyszínt választotta? Az összejövetel mérete sok mindent meghatároz, de ez is a céloktól függ.

Válasszon olyan helyszínt, amely támogatja azt a tevékenységet, amelyet ösztönözni szeretne. Ha minden a kötődésről szól, akkor olyan helyre lesz szüksége, ahol vannak tevékenységek, étkezési és társasági helyek.

Protipp: Ha a csapatában olyan tagok is vannak, akik az ország más részein élnek, gondolkodjon el azon, hogyan tudná elősegíteni a virtuális elvonulást a távoli csapatok számára, akik esetleg nem tudnak személyesen részt venni az eseményen.

Ha inkább a koncentrált munka, például az ötletelés a cél, akkor például egy medence melletti helyszín nem biztos, hogy a legjobb választás. Ehelyett győződjön meg róla, hogy a helyszín rendelkezik-e valamilyen csendes, viszonylag zavartalan térrel.

Liza azt is javasolja, hogy használja ki a város vagy a régió által kínált egyedi dolgokat.

“A székhelyünk Los Angelesben van, és a csapatunk nagy része a középnyugatról származik” – mondja Liza – “ezért igyekszünk olyan helyszíneken tartani az offsite-okat, ahol a csapatunk megtapasztalhatja Kalifornia fantasztikus dolgait. Ez azt jelentheti, hogy Santa Monica tengerpartjára, egy malibui házba vagy egy helyi borászatba megyünk, hogy az emberek megtapasztalhassák a nagyszerű időjárást.”

Ha a hegyek közelében él, fontolja meg egy szezonon kívüli kiruccanást egy helyi síközpontban. Ha történetesen egy virágzó belváros közelében lakik, vegyen át egy menő éttermet vagy egy művészeti teret. Keresse meg azokat a dolgokat, amelyek egyedivé teszik a környékét, és emelje ki őket.

Egy másik tényező – egy olyan helyszín, amely már rendelkezik tapasztalattal vállalati rendezvények lebonyolításában.

“El sem tudom mondani, mennyire hasznos olyan helyszínnel dolgozni, amely már tartott korábban elvonulást, különösen, ha először tervez ilyet” – magyarázza Alexis. “Nézd meg a honlapjukon, hogy van-e olyan munkatársuk, aki céges rendezvényekre specializálódott. Keressen egy “vállalati rendezvénykoordinátort” vagy egy “vállalati szolgáltatások” kapcsolattartót. Ők azok az emberek, akik tapasztalataikkal segíthetnek abban, hogy a rendezvényed sikeressé váljon.”

Előzetesen látogasd meg a helyszínt

Ha csak lehet, tegyél egy sétát, hogy megismerd a terepet. Ez segít elkerülni a lehetséges buktatók litániáját, amelyekre nem is gondoltál.

Itt van Liza megint:

“Ha van valami, amit szerettem volna megtenni, mielőtt megrendeztem az első offsite-omat, akkor az az, hogy előre, saját magam látogassam meg a helyszínt, csak hogy megismerjem a terepet” – magyarázza. “Ezzel megelőzhettem volna néhány fejfájást, amibe beleütköztünk, például azt, hogy a buszok eltévednek, vagy hogy nem tudjuk, hol parkoljunk.”

Kapcsolja az elvonulást a vállalat céljához

Néha nehezebb lelkesíteni a csapatot egy offsite-ért, mint gondolná. Bár ezeknek az eseményeknek a célja a szórakozás és a kikapcsolódás, lesz néhány ember a csapatában, aki úgy látja, hogy ez elvonja a figyelmét a munkától, vagy inkább csak egy szabadnapot szeretne eltölteni.

Vezérelje a belső részvételt azzal, hogy az elvonulást célorientálttá teszi.

“A legutóbbi elvonulásunkon csapatokat állítottunk össze, és egy általuk választott jótékonysági cél érdekében versenyeztettük őket” – magyarázza Alexis. “Az, hogy az embereknek adtunk egy célt és egy ügyet, ami köré felsorakozhattak, nagyon sokat segített abban, hogy az emberek izgatottak és elkötelezettek legyenek – senki számára sem tűnt időpocsékolásnak.”

Biztonsági tiszt kinevezése

Az elvonuláshoz való elutazás egy kicsit több kockázattal jár, mint a hétköznapok.

Az igaz, hogy nem valószínű, hogy közvetlenül veszélybe sodorja a csapatát, de új környezetbe kerül, és a sérülések vagy más szerencsétlenségek lehetősége fokozottan fennáll. (Különösen, ha alkoholt is belekeversz.)

A biztonság kedvéért érdemes a legrosszabbra is felkészülni. Itt jön a képbe egy biztonsági tiszt.

A biztonsági tisztjének:

• meg kell állapodnia, hogy egész nap józan marad, hogy vészhelyzetben vezetni tudjon.
• Tudnia kell a legközelebbi kórház helyét.
• Hoznia kell egy irodai elsősegélycsomagot.
• Tudnia kell az újraélesztést.

A biztonsági felelős ne ön legyen. Így, ha a biztonsági tisztednek kórházba kell vinnie valakit, te akkor is ott leszel, hogy segíts a rendezvény lebonyolításában.

Kényeztesd a “befolyásolókat”

Nem számít, mit teszel, nem tudsz mindenkinek megfelelni – ezért légy stratégiai fontosságú.

“Részben csak a csapatod ismeretén múlik” – magyarázza Liza. “Minden vállalatnál van egy maroknyi “influencer”, akiknek a véleménye átragad a többiekre”.

Lényegében, ha ők nem elégedettek, senki sem boldog. Lényeges, hogy kitaláljuk, kik a befolyásolóink, és apró dolgokat teszünk azért, hogy megtartsuk őket.

Szállítás megszervezése

Az, hogy a csapat minden tagja saját autóval járjon, általában nem opció. Ez túl kaotikus, valószínűleg nem lesz elég parkolóhely a helyszínen, és mindenki más-más időpontban érkezik, ami felborítja a menetrendet. (Ha olyan városban élsz, ahol jó a tömegközlekedés, a csapat nagy részének talán nincs is autója.)

A Swoop alkalmazás az egyik nagyszerű lehetőség, amelyet a múltban már használtunk, hogy biztonságosan eljuttassuk az embereket az irodába és vissza.

“A Swoop nevű nagyszerű szolgáltatást használtuk arra, hogy a csapatunkat a helyszínre juttassuk” – magyarázza Alexis. “Az volt a legjobb abban, hogy velük dolgoztunk, hogy a város számos rendezvényhelyszínével együttműködnek, és valójában rengeteg tanácsot adtak, hogyan lehet sikeres az esemény.”

Tervezd meg a napot pontosan, de építs be pufferidőket

Adj a csapatodnak egy útitervet. Ez segíteni fogja az esemény zökkenőmentes lebonyolítását, de építsen be pufferidőket is, mint például a vízszünetek, a koktélozás és a társalgás. Mindig lesznek előre nem látható késések, ezért a rugalmasság beépítése segít abban, hogy az esemény a síneken maradjon.

Figyeljen az alkoholra

Ini vagy nem inni?

Az, hogy a rendezvényen kívül isznak-e alkoholt, a vezetőségtől függ, és ezért nem áll az Ön ellenőrzése alatt. De ha a céged biztosít alkoholt az elvonulásodon, gondoskodj arról, hogy sok víz álljon rendelkezésre. Jó ökölszabály, hogy annyi víz legyen, mint alkohol. Tehát ha van 15 üveg bor, akkor legyen kéznél 90 üveg víz is (palackonként hat pohárral számolva).

Egy másik kulcs – ne felejtsen el ételt felszolgálni, mielőtt az alkoholt előveszi. Éhgyomorra inni a katasztrófa receptje. (És csak hogy tudd, a zselés italok nem számítanak ételnek.)

És persze, amikor az emberek isznak, ne vezess. Soha nem éri meg. Nincs kivétel.

Nézze meg a munkahelyi ivásról szóló bejegyzésünket további tippekért.

Érvezze magát

Végül ne feledje, hogy a vállalati elvonulások az egész csapat javát szolgálják. És tudod, ki a csapat szuper fontos része? Te!

Persze, könnyebb mondani, mint megtenni. Az eseményt szervező személyként elkerülhetetlenül nagyobb felelősséget fogsz érezni. De ettől függetlenül törekedned kell arra, hogy részt vegyél a tevékenységekben, megkóstold az ételek egy részét, és kapcsolatot teremts a csapattársaiddal.

Liza részletezi:

“Akár azt jelenti, hogy felbérelsz egy takarítócsapatot, hogy ne kelljen éjfélig a helyszínen takarítani, vagy ha csak húsz percet szánsz magadra, hogy fellélegezz, élvezd az ételeket és igyál egy pohár bort, gondoskodnod kell arról, hogy te is kapj valamit a rendezvénytől. Ne feledje, hogy ezek az események az egész csapatért vannak – és ebbe Ön is beletartozik.”

Melyek a legfontosabb dolgok, amelyeket szem előtt kell tartani egy vállalati elvonulás megtervezésekor? Van valami, amit kihagytunk?

Tudassa meg velünk az alábbi hozzászólásokban.

Office How To’s Források:

25 Epic Office Party Ideas That’ll Get Everyone Buzzing All for Weeds

15 Creative Office Layout Ideas That Gets People Super Excited

We Gave Office Pets Free Rein in the Workplace – Here’s How it Made Our Office Better

The Definitive Guide on How to Organize an Office Filing System

The Only Corporate Event Planning Checklist You’ll Ever Need

7 Creative Ways to Make Memorable New Employee Announcements

Your A-Z puskatábla a legjobb konferenciahívó szolgáltatás kiválasztásához