Az IRS 1099-es nyomtatványok megfelelnek a jövedelem- és társadalombiztosítási számoknak. A legtöbb ember adózáskor figyel ezekre a nyomtatványokra, de az ügyvédeknek és az ügyfeleknek az év többi részében is figyelniük kell rájuk. A 1099-es nyomtatvány bejelentésének elmulasztása garantáltan az IRS adófizetési felszólítását vonja maga után. Ezek a kis nyomtatványok fontos információforrást jelentenek az IRS számára. Másolatban az állami adóhatóságokhoz is eljutnak, amelyek hasznosak az állami adóbevételek beszedésében.
Az ügyvédek több 1099-es nyomtatványt kapnak és küldenek, mint a legtöbb ember, részben az őket kiemelő adótörvények miatt. Az ügyvédek jó ellenőrzési alanyok, mivel gyakran kezelnek ügyfélpénzeket. Emellett általában jelentős jövedelemmel rendelkeznek. Az IRS élénk érdeklődést mutat a peres elszámolások, ítéletek és ügyvédi díjak adóügyi kezelése iránt. Az ügyvédeket külön 1099-es nyomtatványokkal választják ki. Az adótörvénykönyv előírja az ügyvédeknek kifizetéseket teljesítő vállalatok számára, hogy a kifizetéseket a 1099-es nyomtatványon jelentse az IRS-nek.
Minden üzleti tevékenységet folytató személynek, aki 600 dollár vagy annál nagyobb összegű kifizetést teljesít szolgáltatásokért, 1099-es nyomtatványon kell jelentenie. A szabály kumulatív, tehát míg egy 500 dolláros kifizetés nem váltja ki a szabályt, addig az év során egyetlen kedvezményezettnek történő két 500 dolláros kifizetés esetén a teljes 1000 dollárra vonatkozóan 1099-es nyomtatványt kell kitölteni. Az ügyvédeknek 1099-es nyomtatványt kell kiállítaniuk a szakértő tanúk, esküdtszéki tanácsadók, nyomozók és még a társügyvédek számára is, ha szolgáltatásokat nyújtanak, és a kifizetés 600 $ vagy annál nagyobb összegű.
A 600 $-os szabály alól figyelemre méltó kivételt képeznek a társaságoknak történő kifizetések. A társaságnak nyújtott szolgáltatásokért történő kifizetések általában adómentesek; a jogi szolgáltatásokért történő kifizetésekre azonban kivétel vonatkozik. Másképpen fogalmazva, az a szabály, hogy az ügyvédeknek történő kifizetésekről 1099-es nyomtatványt kell kitölteni, felülírja azt a szabályt, hogy a társaságnak történő kifizetésekről nem kell kitölteni. Így az ügyvédnek vagy ügyvédi irodának nyújtott 600 USD vagy annál nagyobb összegű szolgáltatási kifizetésről 1099-es nyomtatványt kell kitölteni, és nem számít, hogy az ügyvédi iroda részvénytársaság, LLC, LLP vagy közkereseti társaság, és az sem, hogy az ügyvédi iroda mekkora vagy kicsi. Az ügyvédnek vagy ügyvédi irodának, amely díjat fizet társügyvédnek vagy ügyvédi referenciadíjat egy ügyvédnek, 1099-es nyomtatványt kell kiállítania, függetlenül attól, hogy az ügyvéd vagy az ügyvédi iroda hogyan van megszervezve. Továbbá minden olyan ügyfélnek, aki egy évben 600 dollárnál többet fizet az ügyvédi irodának az ügyfél üzleti tevékenységének részeként, 1099-es nyomtatványt kell kiállítania. A 1099-es nyomtatványokat általában a kifizetést követő év januárjában állítják ki. Általában január utolsó napjáig kell elküldeni az adófizetőnek és az IRS-nek.
1099-es nyomtatványok kiadása az ügyfeleknek
Az ügyvédi irodák számára az egyik zavaros adóbeszámolási kérdés az, hogy ki kell-e adniuk a 1099-es nyomtatványokat az ügyfeleknek. A gyakorlat jelentősen eltér, és sok iroda rutinszerűen adja ki a nyomtatványokat; azonban az ügyfeleknek történő kifizetések többségénél valójában nincs szükség a nyomtatványokra. Természetesen sok ügyvéd kap olyan pénzeszközöket, amelyeket továbbadnak ügyfeleiknek. Ez azt jelenti, hogy az ügyvédi irodák gyakran vágnak csekkeket az ügyfeleknek az elszámolásból származó bevétel egy részének kifizetéséről. Még így is ritkán van 1099-es nyomtatványra vonatkozó kötelezettség az ilyen kifizetések esetében. A legtöbb ügyvéd, aki az ügyfél peres ügyének rendezése érdekében közös elszámolási csekket kap, nem minősül kifizetőnek. Valójában az egyezséget kötő alperes minősül kifizetőnek, nem pedig az ügyvédi iroda. Így általában az alperesnek kell kiállítania a 1099-es nyomtatványt, nem pedig az ügyvédnek.
1. példa: Larry ügyvéd függő díjat keres azzal, hogy segít Cathy ügyfélnek beperelni a bankját. Az elszámolási csekket közösen fizetik ki Larry és Cathy részére. Ha a bank nem ismeri a Larry/Cathy megosztást, akkor két 1099-es nyomtatványt kell kiállítania mind Larrynek, mind Cathynek, mindkettőnek a teljes összegről. Amikor Larry átvágja Cathynek a részét fedező csekket, nem kell nyomtatványt kiállítania.
2. példa: Tekintsük ugyanazokat a tényeket, mint az 1. példában, de tegyük fel, hogy Larry azt mondja a banknak, hogy állítson ki két csekket, az egyiket Larrynek 40 százalékról, a másikat Cathynek 60 százalékról. Itt is Larrynek nem kötelessége nyomtatványt kiállítani, mert Cathy-t a bank fizeti ki. A bank 1099-es nyomtatványt állít ki Larrynek a 40 százalékáról. Cathynek 1099-es nyomtatványt állít ki a 100 százalékról, beleértve a Larrynek történő kifizetést is, annak ellenére, hogy a bank közvetlenül Larrynek fizetett. Cathy-nek meg kell találnia a módját, hogy levonhassa a jogi költséget.
Fizikai sérüléssel járó kifizetések
A 1099-es nyomtatványokra vonatkozó szabályok alól egy fontos kivétel vonatkozik a személyes fizikai sérüléssel vagy fizikai betegséggel kapcsolatos kifizetésekre. Gondoljunk csak az autóbalesetek és a megcsúszás és elesés okozta sérülések jogi rendezésére. Mivel az ilyen kártérítési kifizetések általában adómentesek a károsult személy számára, nincs szükség 1099-es nyomtatványra.
1. példa: Hal Hurt autóbalesetet szenved, és 1 millió dolláros kártérítést kap. Az alperes Motors közös csekket állít ki Halnak és ügyvédjének, Sue Suitsnak. Az alperesnek nem kell 1099-es nyomtatványt kiállítania Hal számára. Az alperesnek mégis ki kell állítania egy 1099-es nyomtatványt Sue-nak a teljes 1 millió dollárról.
2. példa: Ugyanazok a tények, de tegyük fel, hogy Sue egy 600 000 dolláros csekket kér, amelyet Halnak állítanak ki (1099-es nyomtatvány nélkül), és egy 400 000 dolláros csekket, amelyet neki állítanak ki (egy 1099-es nyomtatványt Sue-nak 400 000 dollárról). A Motors alperes beleegyezhet ebbe a kérésbe.
Az ügyfeleknek történő egyéb kifizetések
Mi a helyzet az ügyvédi iroda által az ügyfeleknek fizetett jogi díjak visszatérítésével? Be kell-e jelenteni ezeket a kifizetéseket az ügyfél részére kiállított 1099-es nyomtatványon? Ha a visszatérítés az ügyvéd letéti számláján tartott pénzösszegekből történik, nincs szükség 1099-es nyomtatványra; ha azonban az ügyvédi irodának korábban fizettek, és az ügyvédi iroda saját bevételéből visszatérít egy összeget, akkor 1099-es nyomtatványra van szükség.
Példa: A Big Law LLP képviseli Joe feltalálót, és 50 000 dollárt tart Joe pénzeszközeiből a letéti számláján. A Big Law szolgáltatásainak minőségével kapcsolatos vita miatt beleegyezik, hogy Joe letétjéből 30 000 $-t visszafizessen. Nincs szükség 1099-es nyomtatványra, mivel ez Joe pénze volt. A Big Law vállalja továbbá, hogy visszatérít 60 000 dollárt a Joe által az elmúlt három évben fizetett díjakból. A Big Law-nak 1099-es nyomtatványt kell kiállítania a 60 000 dollár kifizetéséről.
Az elsődleges terület, ahol az ügyvédnek 1099-es nyomtatványt kell kiállítania az ügyfélnek, az az, ahol az ügyvéd jelentős felügyeleti és irányítási feladatokat lát el. Az adószabályok sok esetben nem túlságosan egyértelműek, hogy pontosan mik ezek az irányítási és felügyeleti funkciók, de pusztán az, hogy az ügyvéd a felperes ügyvédje és kezeli az egyezségi pénzeket, nem elegendő.
Mi van akkor, ha az ügyvéd túl van azon, hogy pusztán átveszi a pénzt és felosztja az ügyvéd és az ügyfél részesedését? Az IRS-szabályok szerint, ha az ügyvédek túl nagy szerepet vállalnak, és az ügyfél pénzének kezelését és felügyeletét gyakorolják, akkor “kifizetővé” válnak, és mint ilyenek kötelesek 1099-es nyomtatványt kiállítani, amikor pénzeszközöket fizetnek ki.
Közös csekkek
Az IRS-szabályok kiterjedt rendelkezéseket tartalmaznak a közös csekkekre és arra vonatkozóan, hogy ilyen esetekben hogyan kell 1099-es nyomtatványt kiállítani. E szabályok többsége azt jelenti, hogy az ügyvédek 1099-es nyomtatványt kapnak, ha nevük szerepel az elszámolási csekken.
1. példa: Aljas alperes rendezi az ügyet, és közös csekket állít ki Clyde ügyfélnek és Alice ügyvédnek. Dastardlynak általában egy 1099-es nyomtatványt kell kiállítania Clyde részére a teljes összegről, és egy 1099-es nyomtatványt Alice részére szintén a teljes összegről. Ez a realitás arra késztetheti Alice-t, hogy külön csekket részesítsen előnyben, egyet az ügyfél pénzeszközeire, egyet pedig az ügyvédnek történő közvetlen kifizetésre. Így Alice csak a saját díjairól kaphat egy 1099-es nyomtatványt, nem pedig az ügyfél pénzéről is.
2. példa: Ezúttal az aljas alperes állít ki egy csekket az egyezség 60 százalékáról Clyde ügyfélnek és 40 százalékáról Alice ügyvédnek. Dastardly kiállít egy 1099-es nyomtatványt Clyde-nak 100 százalékról, és egy 1099-es nyomtatványt Alice-nek 40 százalékról. Annak érdekében, hogy Clyde ne fizessen adót az Alice-nek kifizetett díjak után, amelyekről 1099-es nyomtatványt kapott, megpróbálja levonni a 40 százalékot az adóbevallásában. 2018-tól kezdődően azonban az ügyvédi díjak levonása már sokkal korlátozottabb, mint korábban. Munkaügyi, polgárjogi és bejelentő ügyekben még mindig van lehetőség a jogi költségek soron felüli levonására, de ezen túlmenően számos jogi költség már nem vonható le.
Azzal a céllal, hogy segítsenek ügyfeleiknek elkerülni a 1099-es nyomtatványok kézhezvételét, egyes felperes ügyvédek egy, a “Jones Law Firm Trust Account” nevű számlára szóló csekket kérnek az alperestől. Sok alperes ebben a helyzetben hajlandó egyetlen 1099-es nyomtatványt kiállítani kizárólag a Jones Ügyvédi Irodának. Technikailag azonban a pénzügyminisztériumi rendeletek előírják, hogy ezt a Jones Law Firm Trust Account csekket ugyanúgy kell kezelni, mint egy közös csekket, amely az ügyvédnek és az ügyfélnek fizetendő. Ez azt jelenti, hogy két 1099-es nyomtatványra van szükség, mindkettőre a teljes összegről.
Judgment Calls and Penalties
A 1099-es nyomtatványok kiadására vonatkozó követelmények évtizedek óta léteznek az adótörvénykönyvben és a párhuzamos állami törvényekben. Mégis, ezek a követelmények az utóbbi években szigorodtak. A büntetések végrehajtása is szigorodott. Ma már egyre több jelentéstételre van szükség, és az ügyvédek és ügyvédi irodák nemcsak az alapvető szabályokkal, hanem a jogi díjakra vonatkozó speciális szabályokkal is szembesülnek.
Az ügyvédek nem mindig kötelesek 1099-es nyomtatványt kibocsátani, különösen az ügyfelek számára. Mindazonáltal az IRS nem valószínű, hogy bárkit is kritizálna azért, mert több ilyen mindenütt jelenlévő kis nyomtatványt ad ki. Sőt, az IRS szerint minél több 1099-es nyomtatvány van, annál jobb. Talán éppen ezért egyre gyakoribbá válik, hogy az ügyvédi irodák 1099-es nyomtatványokat állítanak ki az ügyfeleknek, még akkor is, ha ezekre nincs feltétlenül szükség. Az alperesek általában ugyanígy reagálnak – ha kétség merül fel, kiállítják a nyomtatványokat. Néha azonban mind az ügyvédek, mind az alperesek túlzásba esnek, és akkor is kiadják a nyomtatványokat, amikor valójában nem kellene.
A legtöbb büntetés a bejelentés nem szándékos elmulasztásáért szerény – nyomtatványonként akár 270 dollár is lehet. A 1099-es nyomtatványok benyújtásának elmulasztásáért kiszabott büntetés elsősorban a nagymértékű mulasztásokra irányul, például amikor egy bank több ezer nyomtatványt nem ad ki a számlatulajdonosoknak; az ügyvédi irodáknak azonban ezekkel a szabályokkal is óvatosnak kell lenniük.
Egy csoportos keresetből származó bevétel elosztása például nagymértékű 1099-es nyomtatványok kibocsátását válthatja ki. A mulasztásonkénti 270 dolláros büntetés mellett az IRS megpróbálhatja megtagadni a levonást arra a tételre, amelyet a 1099-es nyomtatványon kellett volna jelenteni. Ez azt jelenti, hogy ha nem állít ki nyomtatványt egy 100 000 dolláros tanácsadói díjról, az IRS azt állíthatja, hogy az nem levonható. Ezt a fajta drákói büntetést általában le lehet győzni, de a fenyegetés súlyossága még így is erőteljessé teszi.
A gyakran emlegetett technikai veszély (de általában nem komoly kockázat) a szándékos jogsértésekért kiszabott büntetés. Az az adófizető, aki tudja, hogy 1099-es nyomtatványt kell kiállítani, és ennek ellenére figyelmen kívül hagyja ezt a kötelezettséget, bajba kerül. Az IRS a kifizetés összegének 10 százalékával megegyező büntetést szabhat ki.
Példa: Larry ügyvéd 400 000 dolláros kifizetést teljesít a társügyvédnek, de Larry elmulasztja az előírt 1099-es nyomtatvány kiállítását, annak ellenére, hogy a könyvelője közölte vele, hogy erre kötelezett. Az egyéb jogorvoslati lehetőségek mellett az IRS 40 000 $ büntetést is kiszabhat.
A 10 százalékos büntetés ugyan magas, de személyesen még soha nem láttam, hogy ilyen büntetést szabtak volna ki. Valójában azon tűnődöm, hogy mennyire valószínű, hogy egyáltalán javasolják, hacsak az adófizetőnek nincs az aktájában egy elmarasztaló feljegyzés, amelyet átad az IRS-nek, és amelyből világosan kiderül, hogy tudott a 1099-es nyomtatvány kötelezettségéről, de figyelmen kívül hagyta azt.
IRS W-9 nyomtatvány
Mivel a 1099-es nyomtatványokhoz adófizetői azonosítószám szükséges, az ügyvédeket általában arra kérik, hogy adják meg a kifizetőknek a saját és ügyfeleik adófizetői azonosítószámát. Az ilyen kérések általában az IRS W-9-es nyomtatványon érkeznek. Ha az ügyvédet felkérik az adóazonosító szám megadására, és elmulasztja azt megadni a kifizető félnek, akkor az információ megadásának minden egyes elmulasztásáért 50 USD bírsággal sújtható.
Az ügyvédnek teljesítendő kifizetésekre is vonatkozhat a visszatartás. Gyakorlati szempontból egyes alperesek megtagadhatják a pénz átutalását a szükséges adóazonosító számok nélkül, vagy bíróságon keresztül kérik a pénz kifizetését. A W-9-es nyomtatványok miatt általában nem érdemes harcolni. Ha az egyezségről szóló megállapodásban olyan nyelvezetet alkudott ki, amely egyértelművé teszi, hogy milyen 1099-es nyomtatványokat adnak ki (vagy nem adnak ki), akkor általában nincs ok a W-9-es nyomtatványok benyújtásán való vitára.
Következtetés
A 1099-es nyomtatványok kézhezvétele nem különösebben szórakoztató, de legalább emlékeztetőül szolgál arra, hogy a kifizetést be kell jelentenie az adóbevallásában. Még a 1099-es nyomtatványok sok kibocsátója sem szereti különösebben a nyomtatványt. Az ügyvédeknek különös figyelmet kell fordítaniuk ezekre a szabályokra, és nem csak akkor, amikor ügyeket rendeznek vagy ingatlanügyleteket zárnak le. Az ügyvédek sok más vállalkozásnál és szakembernél gyakrabban küldenek és kapnak 1099-es nyomtatványokat. Az ügyfeleket is nagyon érdeklik ezek a szabályok, különösen akkor, ha egy nagy, kövér 1099-es nyomtatványt kapnak a postán, amire nem számítottak.
Robert W. Wood adójogász a www.WoodLLP.com oldalon, és számos adóügyi könyv szerzője, köztük a Kártérítési díjak adóztatása & Settlement Payments (www.TaxInstitute.com). Ez az értekezés nem minősül jogi tanácsadásnak.