Se stai cercando di far crescere il tuo business, hai bisogno di iniziare nel modo giusto.

Per ottenere la crescita massiccia che speri nei prossimi anni, dovresti assicurarti che il tuo business sia organizzato.

Questo è più facile per una grande azienda e un budget enorme – e centinaia (o migliaia) di dipendenti – più un sacco di tempo da dedicare a rimanere organizzati.

Ma come puoi assicurarti che la tua piccola azienda sia in ordine quando sei a corto di denaro e hai solo pochi dipendenti?

Beh, ci sono già stato prima.

Conosco il dolore di lottare disperatamente contro la disorganizzazione che colpisce ogni piccola impresa.

E so che anche se stai usando i migliori strumenti per far crescere il tuo business, il successo può ritardare se non stai mettendo le cose giuste in atto per assicurarti di crescere.

Gestisci lo spazio del tuo ufficio e lo stoccaggio

Per iniziare, devi assicurarti che il tuo ambiente fisico sia ordinato e organizzato.

Questo assicura che tu sia in grado di operare al tuo massimo livello. Per molti versi, l’organizzazione della tua intera azienda è determinata da quanto è organizzata la tua scrivania.

Per cominciare, assicurati che tutto abbia un posto specifico, anche se quel posto è in una pila di fogli sulla tua scrivania.

Per utilizzare al meglio questo spazio, Bellevue Business Journal raccomanda di utilizzare le opportunità di archiviazione verticale per migliorare il flusso di lavoro e l’efficienza.

Siccome le scartoffie tendono a consumare molto del tempo e delle risorse della maggior parte dei lavoratori d’ufficio moderni, si dovrebbe considerare l’archiviazione fuori sede.

Questo significa che si spenderà meno tempo a gestire i documenti, e si può essere sicuri che siano sicuri e protetti meglio di quanto si potrebbe fare da soli.

Se questo non è esattamente il tuo stile di lavoro, tuttavia, ti mostrerò un altro metodo che può aiutarti a ridurre il tuo carico di lavoro cartaceo in un minuto.

Tenere traccia del supporto clienti

I tuoi clienti fedeli sono il cuore della tua attività.

Mentre occupano molto del tuo tempo e delle tue risorse, è tempo ben speso per mantenerli felici e soddisfatti dei servizi che hai da offrire.

Per essere sicuri di raggiungerli efficacemente, considera l’utilizzo di un programma come Groove che ti permette di gestire efficacemente i tuoi ticket clienti.

Questo ti permette di passare meno tempo a gestire i clienti e più tempo a migliorare il tuo prodotto e i sistemi aziendali.

È importante automatizzare il tuo sistema, ma è una cattiva idea automatizzare le tue relazioni con i clienti.

Utilizza un software come Groove che permette ai tuoi dipendenti di rafforzare il tuo rapporto con i clienti, ma non cercare di automatizzare il processo.

Questo ti lascerà solo frustrato quando i clienti ti lasceranno per i concorrenti che li trattano meglio.

Invece, rendi facile trattare i tuoi clienti con un servizio di prima classe e loro ti ricompenseranno con affari continui e referenze.

Pianifica le tue campagne di social media in anticipo

Se stai eseguendo una campagna di social media marketing con un budget, devi ridurre il tempo che stai spendendo per mantenere le cose online.

Invece di perdere tempo a pubblicare post ogni poche ore, dovresti programmare le cose in anticipo.

Questa semplice tecnica di organizzazione ti farà risparmiare innumerevoli ore e ti aiuterà a migliorare la tua efficienza e produttività.

C’è anche un’altra tecnica che può portare le cose al livello successivo. Invece di scrivere solo i post sui social media per i prossimi giorni, perché non lasciare che uno strumento li pubblichi per te?

Meet Edgar è un ottimo modo per gestire i tuoi contenuti in anticipo, permettendoti di scrivere gli aggiornamenti dei social media una volta, e poi farli inviare più volte in seguito.

Questo è un ottimo modo per mantenere le cose organizzate senza ripetersi aggiornando costantemente i tuoi feed sociali.

Gestisci le ricevute delle spese

Se hai gestito la tua piccola impresa per un certo periodo di tempo, sai quanto può essere frustrante gestire tutte le tue note spese.

Sono una seccatura da tracciare e registrare, ma devono essere gestite in modo da poter rimanere aggiornati con le tasse e garantire che le tue finanze siano in ordine.

Non puoi semplicemente rimandarle quando arriva un lavoro più importante, però. Dovresti tenere traccia di ogni acquisto e transazione settimanalmente.

La soluzione?

Utilizza un software come Expensify che fa tutto il lavoro, mantenendo le tue spese organizzate e registrate in modo da poterti concentrare sulle cose che contano davvero.

E parlando di lasciare che il software gestisca le tue scartoffie, puoi estendere questo ad altre aree del tuo business per risultati stellari.

Go paperless

Se vuoi ridurre il disordine e la gestione che sono associati con tutte le carte che devi tenere al passo, potrebbe essere il momento di andare senza carta.

Questo significa che, invece di tenere traccia di decine di file e cartelle tutto il tempo, basta ridurre tutto a scansioni digitali dei documenti più importanti.

Se avete intenzione di provare questo, avete bisogno di un modo per scansionare rapidamente i documenti al volo in modo da non lottare per tenere il passo con il carico di lavoro.

CamScanner è una grande applicazione per la scansione delle bollette e altri documenti in modo rapido e semplice.

CamScanner ti permette di mantenere i file nell’app, ma puoi anche trasferirli sul tuo computer.

Se hai bisogno di condividere questi file con un team di persone, ti consiglio di tenere i file archiviati in un programma come Dropbox.

Questo assicura che tutti nella tua piccola impresa siano aggiornati con i documenti più recenti, ma non devi preoccuparti della gestione estesa dei file offline.

Organizza le tue password

Se sei come la maggior parte delle persone, hai uno dei due sistemi per gestire le tue password.

Oppure usi sempre la stessa password per diversi siti web, o dimentichi costantemente le password che hai impostato per ogni sito.

Invece di questi due sistemi, ti consiglio un terzo sistema: lasciare che un’applicazione gestisca le tue password per te.

Sì, puoi farlo automaticamente in un browser come Chrome. Ma purtroppo, questo non è completamente sicuro, in quanto chiunque abbia accesso al tuo computer può usarle.

Invece, ti consiglio di usare 1Password per gestire le tue password. Questo è un programma che memorizza le vostre password insieme nell’applicazione mobile e desktop.

A differenza della funzione di autofill di Chrome, tuttavia, è necessario inserire una singola password per accedere alle altre password.

Questa è una serie di poche parole, che è facile da ricordare, ma quasi impossibile da violare.

Ecco come funziona. Diciamo che hai bisogno di accedere al tuo account su Stripe. Vai alla pagina di login di Stripe.

Puoi cliccare sull’icona 1Password in Chrome, o puoi inserire la scorciatoia da tastiera Command + \.

Questo fa apparire il modulo 1Password, dove inserirai la password basata su parole che ti dà accesso ad altre password.

1Password riempie automaticamente Stripe con le tue informazioni di accesso e le password salvate. Ti registra anche automaticamente, quindi è un clic in meno che devi fare.

1Password memorizza le informazioni per una varietà di account.

La parte migliore è che ogni sito può avere una password complessa e unica, ma puoi accedere a tutti con la tua singola frase.

In effetti, 1Password genererà anche una password casuale ad alta sicurezza, se lo desideri.

Questo significa che meno della tua memoria è dedicata alle password, e puoi fare di più lavorando in modo efficiente e mantenendo i tuoi login organizzati.

Migliora il tuo spazio di lavoro per una maggiore produttività

Se hai intenzione di fare progressi con il tuo business, è necessario creare un ambiente che supporti quella visione.

Ci sono alcune tecniche collaudate che possono aiutarti a ottenere di più dal tuo spazio di lavoro.

Credeteci o no, aggiungendo alcune piante intorno al vostro ufficio, è possibile aumentare la produttività del 15% attraverso una migliore concentrazione.

Avrete anche una spinta utilizzando una scrivania in piedi e pulendo i vostri cavi.

Queste tecniche ti aiutano a rimanere eccitato e concentrato senza le distrazioni che vengono da un posto di lavoro disordinato.

Potrebbero richiedere solo pochi minuti, ma anche piccoli cambiamenti che migliorano la tua produttività possono fare un’enorme differenza in quanto organizzata e produttiva è la tua piccola impresa.

Tenere traccia delle note nel cloud

Se scrivi note, cose da fare, idee e informazioni di contatto su ritagli di carta o su quello che è più vicino, è ora di organizzarsi meglio.

Anche se probabilmente sai già che Evernote è un ottimo modo per farlo, dovresti iniziare ad implementarlo immediatamente.

Per far funzionare al meglio Evernote, devi decidere quale filosofia applicherai.

Registrerai tutto lì, e poi userai la funzione di ricerca per trovare i tuoi appunti in seguito?

O metterai attentamente i tuoi appunti in cartelle e userai tag e intestazioni per assicurarti di sapere cosa c’è nel programma?

Entrambe queste opzioni sono valide. La chiave è creare un sistema che funzioni per te e poi continuare ad usarlo.

Mantieni il desktop del tuo computer organizzato

Proprio come la tua scrivania fisica dovrebbe essere pulita e al fine di aiutarti a rimanere organizzato e a lavorare, anche il tuo desktop digitale dovrebbe essere pulito e organizzato.

Una buona regola empirica è che se non puoi vedere lo sfondo del tuo desktop, dovresti lavorare per ridurre e rimuovere gli elementi che ingombrano il tuo computer.

Una volta che hai pulito la tua schermata principale, considera di eliminare i file scaricati e rimuovere qualsiasi link o altri file che non stai usando.

Se vuoi, puoi anche ripulire il tuo cestino e salvare un po’ di spazio sul disco rigido.

Questo è un ottimo modo per dare uno sguardo rinfrescante ai tuoi processi di lavoro che ti aiuterà a rimanere organizzato.

Migliora il tuo sistema di programmazione

Se hai frequenti incontri, video chat, o finestre per gli altri per pianificare i tempi di lavoro con te, hai bisogno di un modo per gestire quei blocchi di tempo in modo efficace.

La maggior parte delle persone tendono a utilizzare l’invio di e-mail e inviti sul calendario per pianificare eventi come questo.

Ma il continuo aggiustamento dei programmi può essere faticoso e una perdita di tempo. Invece, trova un momento perfetto per incontrarsi usando un programma come Calendly.

Calendly permette agli altri di programmare un orario per lavorare con te, così non hai bisogno di mandare messaggi avanti e indietro.

È un modo semplice per rimanere in contatto con gli altri senza la confusione che di solito accompagna i problemi di programmazione.

Traccia il tuo tempo in modo efficace

Se sei un freelance, conosci l’importanza di tracciare le tue ore fatturabili.

Ma anche se non hai bisogno di tracciare le ore per assicurarti di essere pagato, è una buona idea iniziare ad usare un programma come Toggl.

Toggl è un modo semplice e veloce per tenere traccia del tuo tempo, che può essere utile per qualsiasi piccolo imprenditore.

Con la creazione di progetti e compiti separati in Toggl, si può facilmente tenere traccia delle ore che stai mettendo per raggiungere i tuoi obiettivi più importanti.

Invece di chiederti perché non hai raggiunto i parametri di riferimento che hai impostato in precedenza, puoi usare Toggl per rimanere organizzato e tenere traccia di come stai spendendo la tua risorsa più preziosa – il tuo tempo.

Tenere traccia di fatture e pagamenti

Ogni piccola impresa deve gestire i pagamenti, la fatturazione e la fatturazione. Questo è un insieme critico di compiti che mantiene in vita il business, ma può essere una lotta per mantenere tutto organizzato.

Invece di lavorare costantemente per assicurarti che questo sia efficace per te, considera l’utilizzo di un programma come FreshBooks per gestire le tue fatture.

Ricorda che la maggior parte delle informazioni di pagamento che devi gestire non influisce direttamente sulla qualità del tuo lavoro o fa appello alle tue competenze principali.

Per ognuno di questi tipi di compiti amministrativi, indirizzateli verso un software per risparmiare tempo per voi stessi.

Meno compiti dovete completare in un giorno, più potete concentrarvi sulle aree che vi interessano veramente e vi aiutano a realizzare ciò di cui avete bisogno.

Pianifica in anticipo le tasse trimestrali

Se la tua attività ha sede negli Stati Uniti, dovrai assicurarti di pagare le tasse trimestrali che sono dovute ogni pochi mesi.

Anche se non hai sede negli Stati Uniti, Tuttavia, è necessario rimanere aggiornati sulle politiche fiscali per il vostro paese e regione.

Questo non è solo qualcosa che si dovrebbe pensare di organizzare.

Se non siete in conformità con le norme fiscali dove si vive, si potrebbe finire per pagare multe o addirittura essere chiuso.

Per assicurarti di stare al passo con le tasse e pagare gli importi che sono dovuti in tempi diversi, guarda in un servizio come inDinero.

Ti guiderà per assicurarti di stare al passo con le tue tasse senza spendere troppo tempo per rimanere organizzato con i requisiti per la tua località.

Domanda la tua casella di posta elettronica

Se la tua casella di posta trabocca di email non lette, può essere frustrante e potrebbe consumare troppo del tuo tempo.

Avrai più successo con il tuo piccolo business se riduci questo a un basso numero di email importanti e pulisci la tua casella di posta regolarmente.

L’esperto di produttività Brian Tracy raccomanda di mantenere una casella di posta elettronica pulita, eliminando le email spazzatura e salvando solo quelle che ti serviranno di nuovo.

Se si fatica a gestire la propria casella di posta in modo efficace, si può provare Inbox di Gmail. Questa app raggruppa diversi tipi di email insieme.

Questo significa che puoi vedere rapidamente i tuoi aggiornamenti sociali, le ricevute di acquisto o gli itinerari di viaggio senza passare al setaccio importanti email personali e di lavoro.

Scremando le e-mail meno importanti, è possibile lavorare attraverso la vostra casella di posta ancora più rapidamente.

Questo è uno dei tanti strumenti diversi che possono aiutare a ridurre il tempo trascorso a inviare e ricevere e-mail, e vi farà risparmiare molte ore mantenendovi più organizzati.

Pulisci la tua lista di lettura

Se sei come molti imprenditori, sei costantemente alla ricerca di articoli che sai che ti aiuteranno a far crescere il tuo business e ad aumentare le tue entrate e conversioni.

Se non hai il tempo di leggere l’articolo, tuttavia, probabilmente lo memorizzi da qualche altra parte, come un segnalibro nel tuo browser o inviandolo via email a te stesso.

Se questo è il caso, vorrai cambiare questo ingombrante elenco di articoli in qualcosa che puoi facilmente gestire.

Consiglio Pocket, che ti aiuta a tenere traccia di articoli e video che vuoi leggere o guardare in seguito. È un sistema semplice che mantiene gli articoli interessanti che salvi.

Per usarlo, dovrai prima trovare un articolo che sembra interessante. Se installi l’estensione Pocket Chrome, dovrai cliccarla nella finestra del browser.

Nel menu a discesa che appare, puoi aggiungere un tag e vedere gli articoli correlati che altri hanno salvato per leggerli in seguito.

Inmediatamente, il nuovo articolo salvato apparirà nella tua lista principale di pezzi da leggere su Pocket.

Ancora meglio, gli articoli che salvi su Pocket sono disponibili per la lettura su tutti i tuoi dispositivi. Questo rende facile continuare a leggere sul tuo telefono quando sei in viaggio.

Avere una lista di lettura di articoli su Pocket ti permette di salvare rapidamente pezzi interessanti senza creare una lista disordinata da qualche parte sul tuo computer.

Se fai molte letture online, è un ottimo modo per organizzare il tuo materiale di lettura e tenerlo disponibile per accedere su tutti i tuoi dispositivi.

Riduci l’archiviazione fisica della carta

Ho detto prima che le scartoffie sono un’enorme frustrazione per molti proprietari di piccole imprese.

Puoi ridurre la quantità di tempo che passi a gestire le scartoffie creando prima un sistema di organizzazione per il tuo posto di lavoro.

Se volete, potete portare la vostra gestione della carta da un compito interno a qualcosa che un’altra azienda fa per voi.

Se nessuna di queste due opzioni vi sembra attraente, non tutte le speranze sono perse. Inizia organizzando i tuoi documenti archiviati in un ordine logico.

Assicurati di tenere i tuoi documenti più importanti vicino per un facile accesso.

Per tutti i documenti che non ti servono più, dovresti sbarazzartene. Più carte ti sbarazzi, meno spazio avrai bisogno di preoccuparti.

Questo è il modo più efficace per mantenere le tue carte organizzate senza sistemi di gestione estesi. Semplicemente buttate via ciò che non è necessario.

Se conservate file e documenti importanti che non possono essere buttati via, considerate di usare un servizio come Shred-It per distruggere i vostri documenti.

Questo è un ottimo modo per rimanere sicuri e ridurre il carico di lavoro e il fastidio associato alle carte che dovete gestire quotidianamente.

Meno pezzi di cui devi preoccuparti nel sistema organizzativo della tua piccola impresa, più sarai in grado di concentrarti su ciò che conta di più per il tuo business.

Conclusione

Se stai cercando di far crescere il tuo business, devi assicurarti di essere organizzato per gestire l’inevitabile crescita che dovresti aspettarti di vedere.

Per fare questo, devi assicurarti che le tue finanze siano in ordine. Assicurati di tenere traccia delle ricevute delle spese e delle transazioni.

Assicurati di essere pronto per qualsiasi tassa che deve essere pagata nel corso dell’anno.

Se le tue finanze sono organizzate, devi assicurarti che anche il tuo ufficio sia organizzato. Usa alcuni metodi collaudati per aumentare la produttività organizzando il tuo spazio di archiviazione.

E anche se potrebbe non essere una soluzione per tutti, considera di andare senza carta. Memorizza tutti i tuoi documenti nel cloud, e distruggi le carte in più che ingombrano il tuo spazio di lavoro.

Il tuo tempo è uno dei tuoi beni più preziosi come proprietario di una piccola impresa, quindi assicurati che sia organizzato con il monitoraggio del tempo e la programmazione.

Cerca di ridurre i tuoi compiti migliorando il tuo flusso di lavoro e-mail, gestendo la tua lista di lettura, e mantenendo le tue note, password e desktop organizzati.

Infine, automatizza le tue campagne di marketing e mantieni un processo in atto per gestire le relazioni con i clienti e il supporto.

Quali strategie userai per mantenere la tua piccola impresa organizzata?