Ti sei mai fermato a pensare ai rischi dei tuoi progetti? Se sei come la maggior parte dei professionisti tecnici, arrivi al lavoro la mattina e inizi il tuo progetto da dove hai lasciato il giorno precedente. Cerchi di mettere i puntini su tutte le i e le crocette su tutte le t, e poi incroci le dita che le cose inaspettate non ti prendano alla sprovvista.

Gli standard del project management ti impongono di pianificare in anticipo i rischi per i fattori critici di successo del tuo progetto. Ogni rischio dovrebbe essere identificato e classificato su una scala di probabilità e gravità (1-10 o simile) in un registro dei rischi.

Rischio = Probabilità x Gravità

Una volta dato un ordine di priorità, ci sono 5 modi principali per gestire i rischi del progetto:

1. Evitare.
2. Accettazione.
3. Monitorare e preparare.
4. Mitigazione.
5. Trasferimento.

Evitare

Anche se spesso non è possibile, questo è il modo più facile di rimuovere il rischio da un progetto. Implica la rimozione dei compiti che contengono il rischio dal progetto.

A volte è possibile rimuovere una piccola parte di un progetto che porta un grande fattore di rischio. In questo caso, la pianificazione proattiva della gestione del rischio è uno sforzo molto utile.

Modificare il piano del progetto per rimuovere un rischio comporterà modifiche all’ambito del progetto, alle risorse e/o al tempo, ma può essere la risposta giusta.

Accettazione

All’altra estremità dello spettro, l’accettazione comporta la pianificazione del rischio nel progetto. Se non è possibile identificare una strategia di risposta migliore, accettare il rischio potrebbe essere sufficiente per procedere con il progetto.

Ricorda, tutti i progetti comportano un rischio in qualche forma. Non è imperativo che tutti i rischi siano eliminati. Ma dovrebbero essere elencati e analizzati nella misura necessaria che fanno parte del piano del progetto, e tutte le parti appropriate hanno firmato per accettare il rischio. La direzione dovrebbe essere informata che ci potrebbero essere implicazioni su costi/tempi/ecc. se il rischio si verifica.

Potrebbe essere prudente prevedere una contingenza – tempo, costi o risorse – come parte dell’accettazione di un rischio del progetto.

Monitorare e preparare

Simile all’accettazione del rischio, questa risposta può essere usata per rischi maggiori che hanno un’alta probabilità e/o gravità, ma devono essere accettati dal progetto. Implica le seguenti due cose:

• Creazione di piani per il monitoraggio dei trigger che attivano il rischio.
• Costruzione di piani d’azione che possono essere immediatamente mobilitati al verificarsi del rischio.

Diciamo che la direzione impone una scadenza non realistica. La probabilità di sforamento della tabella di marcia del progetto è alta. Il piano del progetto potrebbe includere “Monitoraggio settimanale della varianza di schedulazione e una notifica al personale X non appena la varianza di schedulazione è maggiore di Y.” Quando succede, non c’è bisogno di pensare. Questo è un esempio di Monitorare e Preparare.

Mitigazione

Siccome il rischio è una funzione di probabilità e gravità, entrambi questi fattori possono essere esaminati per ridurre il rischio di fallimento del progetto.

• Probabilità di occorrenza. Prendere misure per ridurre la probabilità che un rischio si verifichi. Questa è di solito un’opzione più preferibile che ridurre la gravità perché è meglio non sperimentare il rischio in primo luogo.
• Gravità. Ridurre l’impatto del rischio sui fattori critici di successo del progetto.

Queste sono alcune idee per il brainstorming:

1. Ridurre la complessità nelle procedure e/o operazioni.
2. Effettuare ulteriori test.
3. Aggiungere più risorse.
4. Aggiungere tempo al programma (creare un buffer).
5. Creare prototipi aggiuntivi o più dettagliati.
6. Fornire ulteriore formazione tecnica al personale.
7. Effettuare più visite in loco.
8. Scrivere ulteriori specifiche.

Trasferimento

Infine, si può trasferire il rischio su un’altra parte. Naturalmente, questo richiederà di solito una qualche forma di compromesso (o costo). Spostare la conseguenza di un rischio a una terza parte non è sempre facile ma è spesso trascurato. Ecco alcune idee:

1. Acquista un’assicurazione.
2. Fornisci il lavoro difficile a una società più esperta.
3. Usa un prezzo fisso invece del contratto a prezzo unitario (se sei il proprietario; viceversa se sei il venditore).
4. Rimuovi le garanzie e/o le garanzie.

Qualunque metodo tu usi per gestire il rischio del tuo progetto, speriamo che tu dedichi il tempo necessario a farlo. Create un registro dei rischi per ogni elemento di rischio e scrivete una strategia per affrontare ogni rischio. Penso che scoprirete che il successo del progetto non sarà più così sfuggente.