La posta vocale fu introdotta alla fine degli anni ’70. Gordon Mathews fondò una società chiamata VMX nel 1979. VMX stava per “voice mail express”, e Mathews ricevette un brevetto statunitense per la sua invenzione digitale nel 1982. VMX fu il primo servizio di provider di posta vocale, e il suo primo cliente fu 3M. Il sistema registrava e gestiva i messaggi utilizzando la tecnologia digitale disponibile alla fine degli anni ’70 e negli anni ’80. Alcune aziende usano ancora i loro sistemi VMX.

La posta vocale è essenzialmente una registrazione digitale di messaggi vocali in uscita e in entrata, gestita da un sistema on-site o off-site. Alcuni utenti acquistano sistemi che sono operati e gestiti dai propri dipendenti o su base contrattuale con un’altra azienda. Gli utenti domestici, come gli utenti del telefono di casa e del cellulare, spesso usano un servizio fuori sede, come il loro fornitore di servizi telefonici, per gli account di posta vocale. Altri, comunque, acquistano un software che permette al loro PC di diventare un sistema di messaggi elettronici.

I sistemi di posta vocale rendono i sistemi telefonici più potenti e flessibili permettendo alle conversazioni e alle informazioni di passare tra le parti, anche quando entrambi non sono presenti. In un ambiente di lavoro, i clienti e gli uomini d’affari si affidano alla posta vocale, sia per lasciare che per inviare messaggi. I messaggi in uscita, per esempio, sono i messaggi che le persone usano per salutare coloro che chiamano la loro linea. Il messaggio in uscita può dire al chiamante di chi è la linea che ha raggiunto, quando questa persona potrebbe tornare e per lasciare un messaggio. Il chiamante, armato di queste informazioni, può lasciare un messaggio dettagliato che è il più appropriato per le sue esigenze.

La posta vocale è tipicamente integrata con il sistema telefonico in loco, permettendo sia agli utenti interni che esterni di utilizzare molte caratteristiche. Tali caratteristiche includono l’accesso fuori sede ai messaggi, il paging e la consegna di messaggi urgenti, tra molti altri.

Come nei sistemi telefonici di una volta, molti sistemi di posta vocale oggi sono dotati di un “operatore”. La differenza è che questi operatori non sono umani, sono auto-attendenti. Gli assistenti automatici guidano gli utenti, sia quelli interni che quelli esterni, attraverso le molte opzioni che un sistema di posta vocale ha da offrire. Istruisce gli utenti su come inserire i comandi attraverso le tastiere del telefono, come ad esempio come recuperare un messaggio.

Nella prossima pagina, parleremo dei diversi tipi di messaggi vocali.