ボイスメールは1970年代後半に登場しました。 Gordon Mathewsが1979年にVMXという会社を設立しました。 VMXは「Voice Mail Express」の略で、Mathewsは1982年に彼のデジタル発明で米国特許を取得しました。 VMXは、最初のボイスメール・プロバイダー・サービスで、最初の顧客は3M社であった。 このシステムは、1970年代後半から1980年代にかけて利用可能だったデジタル技術を使ってメッセージを録音し、管理するものでした。 ボイスメールとは、基本的に、発信および受信のボイスメッセージをデジタル記録したもので、オンサイトまたはオフサイトのシステムによって管理されます。 一部のユーザーは、自社の従業員によって、または他の会社との契約に基づいて運営および管理されるシステムを購入します。 家庭電話や携帯電話などのホームベースのユーザーは、ボイスメールアカウントのために、電話サービスプロバイダなどのオフサイトサービスを利用することが多い。 しかし、PCを電子メッセージ・システムにするソフトウェアを購入する人もいます。

ボイスメール・システムは、両者が不在の場合でも会話や情報を当事者間でやり取りできるようにし、電話システムをより強力で柔軟なものにします。 仕事場では、顧客やビジネスマンは、メッセージを残したり送ったりするために、ボイスメールを頼りにしています。 例えば、「発信メッセージ」は、電話をかけてきた人を出迎えるためのメッセージです。 発信メッセージは、電話をかけてきた人が誰の回線にいるのか、いつ戻ってくるのか、メッセージを残すように伝えることができます。 ボイスメールは通常、現場の電話システムと統合されており、社内外のユーザーが多くの機能を利用できるようになっています。 そのような機能には、メッセージへのオフサイトのアクセス、ページング、緊急メッセージの配信などがあります。

昔の電話システムのように、今日の多くのボイスメールシステムには、「オペレーター」が付いています。 違いは、これらのオペレーターが人間ではなく、自動応答であることです。 自動応答者は、内部からのユーザーも外部からのユーザーも、音声メール システムが提供する多くのオプションを通じてガイドします。 メッセージの取り出し方など、電話のキーパッドからコマンドを入力する方法を指示します。

次のページでは、ボイスメールのさまざまなタイプについて説明します。