Minden vállalkozásban a vállalkozás napi tevékenységének know-how-ja az, ami fenntartja a vállalkozást.

Még fontosabb – általában ez az, ami megkülönbözteti Önt a versenytársaktól.

Az, hogy ez a szakértelem és információ a vállalkozáson belül maradjon, nagyon fontos.

Ez egyszerűnek és normális üzleti etikettnek tűnhet, de szeretnénk biztosítani, hogy vállalkozásunk biztonságban legyen a titoktartás esetleges megsértésétől.

Ez a cikk a munkahelyi titoktartásról fog szólni – miért fontos, és mit tehetünk annak megőrzése érdekében.

Miért fontos a titoktartás?

A munkahelyi titoktartás minden olyan bizalmas információra vonatkozik, amellyel az üzleti tevékenység során találkozunk.

Három fő típusa van –

1. az ügyfelek személyes adatai
2. az alkalmazottak adatai, amelyeket a vezetők gyűjtenek, és
3. a “védett információk”

Ez a cikk ezek közül a harmadikra, a védett információkra összpontosít, amelyeket egyébként egyszerűen “üzleti információknak” vagy “üzleti titkoknak” is nevezhet.

Az üzleti információk közé tartozhat bármi az üzleti dokumentumoktól kezdve az üzleti folyamatok belső és külső részletein át a pénzügyi adatokig, az ügyfelek listájáig, a termék szoftverkódjáig és a marketingstratégiáig.

Normális esetben az ilyen jellegű információk nem állnak a nyilvánosság, és egészen biztosan nem a versenytársak rendelkezésére.

Miért?

A mai erős versenyhelyzetben ezek a bizalmas információk jelenthetik az előnyt a versenytársakkal szemben – ezért szeretné biztonságban tudni őket!

Példák a munkahelyi titoktartás megsértésére

Hogy megértse a munkahelyi titoktartás megőrzésének fontosságát, nem árt, ha megvizsgálja, milyen különböző módon sérthetik meg azt.

Kezdjük néhány példával.

Ha a korábbi alkalmazottja elmegy, hogy egy versenytársánál dolgozzon, és megosztja az ügyfelek listáját, ez potenciálisan kiszáríthatja az üzletét.

Vagy képzelje el, hogy egy vállalkozó létrehoz egy szoftverkódot az Ön új termékéhez, de aztán pontosan ugyanazt a szoftverkódot használja, amikor egy másik vállalkozás keretében szerződik.

Ez azt jelentené, hogy egy másik vállalkozással azonos termékkel rendelkezik.

Ez a legkevésbé sem szeretné, ha ez történne a vállalkozásával, ezért van néhány dolog, amit megtehet ennek elkerülése érdekében.

Titkosság megőrzése a munkahelyen

Vannak jogi és nem jogi lépések, amelyeket megtehet annak érdekében, hogy biztosítsa a bizalmas információk védelmét a munkahelyén és azon kívül.

Írásban is rögzítette?

Titoktartási záradékok

Mindig jó kezdet, ha már a kezdetektől fogva egyértelművé teszi a bizalmas információkkal kapcsolatos hozzáállását, amikor új alkalmazottakat, vállalkozókat, szolgáltatókat, beszállítókat vagy ügyfeleket vesz fel a céghez.

Egy jogilag kötelező érvényű szerződéssel kezdené, de mindig jó ötlet egy “titoktartási záradékot” is beépíteni.

Ez egy fontos első lépés: megvédi üzleti információit attól, hogy bárki ellopja, aki kapcsolatba kerül a vállalkozásával.

Titoktartási megállapodások/ titoktartási megállapodások

A bizalmas információk néha a munkahelyen kívülre is eljuthatnak – ezért szeretné biztosítani, hogy ettől is védve legyen.

Még ha hivatalosan nem is alkalmazotti vagy vállalkozói jogviszonyban áll valakivel, előfordulhat, hogy kereskedelmi megbeszéléseken keresztül üzleti információkat oszt meg.

Elképzelhető például, hogy egy befektető érdeklődik az Ön vállalkozása iránt.

Ez egy sor olyan megbeszélést jelenthet, amelyek során Ön sok bizalmas üzleti információt hozhat nyilvánosságra, hogy vállalkozását jó színben tüntesse fel – a pénzügyi adatoktól kezdve az ügyfélkörén át az értékesítési stratégiáig.

Ha ez a helyzet, mindig jó ötlet egy titoktartási megállapodás (NDA) vagy egy titoktartási megállapodás, amely biztosítja, hogy a befektető sehol máshol ne használja fel vagy ossza meg a bizalmas információkat.

Nem biztos benne, hogy ezek hogyan működnek? Az IP Australia itt ad egy gyors áttekintést.

IP Assignment Deeds

Ez egy olyan jogi dokumentum, amely az egyik személy által létrehozott szellemi tulajdon (IP) tulajdonjogát teljes mértékben átruházza egy másik személyre.

Az IP számos vállalkozás sikerének kulcsa – és a szellemi tulajdon védelmének biztosítása azt is biztosítja, hogy az Ön vállalkozása is védve legyen (itt írtunk az IP-ről).).

Az üzleti életben ennek a jogi szerződésnek a megléte biztosítja, hogy minden olyan alkalmazott, részvényes vagy vállalkozó, aki hozzáfér az Ön vállalkozása során létrehozott szellemi tulajdonhoz, vagy hozzájárul ahhoz, ezért ezt a szellemi tulajdonjogot visszautalja Önnek.

Ha például felbérel egy vállalkozót, hogy segítsen a vállalati logó elkészítésében, akkor biztos akar lenni abban, hogy a vállalati logó az Ön vállalatához tartozik.

Máskülönben a vállalkozónak minden joga megvan arra, hogy a logót továbbértékesítse és más vállalkozások számára terjessze.

A szellemi tulajdonjog átruházásáról szóló szerződés értelmében a vállalkozó a logó minden jogát az Ön vállalatára ruházza át, így csak Ön és az Ön vállalata rendelkezik kizárólagos joggal a logó használatára.

Ha nem biztos benne, hogy a szellemi tulajdon védelme mit jelent vállalkozása számára, olvassa el útmutatónkat.

Titoktartási irányelvek

Végül érdemes megfontolnia egy munkahelyi szabályzatot is.

Ha munkahelyet üzemeltet, fontos, hogy minden dolgozója tisztában legyen a szerepével, felelősségével és kötelezettségeivel.

A jól megfogalmazott munkahelyi irányelvek biztosítják, hogy az iránymutatásai következetesek és gyakorlatiasak legyenek.

Ez egy jó lehetőség arra, hogy a munkahelyi titoktartásra vonatkozó szabályokat is tartalmazzon, amelyek folyamatosan emlékeztetik dolgozóit arra, hogy Ön ezt nagyon komolyan veszi.

Vannak irodai gyakorlatai a bizalmas információk védelmére?

Míg nagyszerű, ha vannak titoktartási irányelvek és szerződések, vannak nem jogi lépések is, amelyeket megtehet.

A mai világban a technológia megkönnyítette a hozzáférést mindenféle érzékeny és bizalmas információhoz egy vállalkozáson belül.

Győződjön meg arról, hogy olyan biztonságos tárolási platformot használ, amely tiltja a külső hozzáférést vagy a potenciális biztonsági fenyegetéseket.

Még több olyan új eszköz létezik, amelyek lehetővé teszik, hogy korlátozza a hozzáférést és az engedélyeket bizonyos információkhoz és dokumentumokhoz a vállalkozáson belül.

Ez segít leszűkíteni, hogy ki láthatja az érzékeny és bizalmas információkat, és elősegíti a munkahelyi titoktartási kultúrát is.

Ezzel például korlátozhatja vállalkozásának összes számláját és pénzügyi adatát azokra a konkrét személyekre, akik közvetlenül ezekkel az információkkal dolgoznak.

Ezzel elkerülhető, hogy más munkavállalók véletlenül (vagy szándékosan) belebotoljanak ezekbe az érzékeny információkba, ami előítéletekre, diszkriminációra és kritikára adhat okot.

Következő lépések

Ezzel tehát arról beszéltünk, hogy miért fontos a munkahelyi titoktartás fenntartása.

Hová tovább?

Első lépésként érdemes ügyvéd segítségét kérni, hogy minden szerződésében szerepeljenek titoktartási záradékok.

Ezután jó, ha elkezd gondolkodni a szellemi tulajdonjog-átruházási szerződésekről, az NDA-król és a titoktartási irányelvekről.

Meg kell győződnie arról, hogy jól csinálja, mivel ezek a titoktartási záradékok trükkösek lehetnek, és néha a megfogalmazása hagyhat némi hiányosságot.

Minden ausztrál államnak sajátos jogi követelményei lehetnek a titoktartási megállapodásokkal kapcsolatban.

Ausztráliában minden államnak saját törvényei vannak a munkahelyi adatvédelemmel és megfigyeléssel kapcsolatban (további részletek az oldal alján).

Ezért érdemes ügyvéd segítségét kérnie a szerződések megszövegezéséhez, és különös figyelmet fordítania a titoktartási rendelkezésekre, amelyek megnyugvást nyújtanak Önnek.

Ha szeretne segítséget kapni a szerződések rendbetételéhez, hogy megvédje bizalmas információit, vagy konzultációt szeretne a további lehetőségeiről, mi szívesen segítünk!

Elérhet minket az 1800 730 617-es telefonszámon vagy a [email protected] címen.

Regie Anne Gardoce

Regie a Sprintlaw ügyvédje, az UNSW-n szerzett jogi diplomát. Regie korábban ügyvédi irodákban és technológiai startupokban szerzett tapasztalatot, és ezeket a szenvedélyeket egyesítette a Sprintlaw-nál végzett munkájában.

Tomoyuki Hachigo

Tomo a Sprintlaw társalapítója és széles körű jogi tapasztalattal rendelkező kereskedelmi jogász. A Sprintlaw megalapítása előtt M&A ügyvédként dolgozott egy elsőrangú ügyvédi irodánál, ahol a nagyvállalatoktól a startupokig mindenféle méretű vállalkozásnak adott tanácsot.