A munkavállaló felvétele és az első bérszámfejtés nagy lépést jelent minden kisvállalkozás számára – és mint az üzleti élet minden új szakasza, ez is számos új felelősséggel és bonyolultsággal jár.

Az új munkáltatóknak ki kell találniuk a bérszámfejtési nyomtatványokat és a foglalkoztatási adókat, és meglepően kevés jó forrás áll rendelkezésre a segítségükre. Lehet, hogy rágooglizta néhány kérdését, vagy végigpörgette az Internal Revenue Service (IRS) weboldalát, de még mindig zavarodottnak és bizonytalannak érzi magát.

Ne bosszankodjon! Azért vagyunk itt, hogy demisztifikáljuk a bérszámfejtés, az adók és az IRS űrlapok világát, amelyek az első alkalmazott felvételével együtt járnak.

Ezzel az útmutatóval elmagyarázzuk az IRS 941-es nyomtatványt, a munkáltató negyedéves szövetségi adóbevallását, többek között:

• Mi a 941-es nyomtatvány
• Miért írja elő az IRS a munkáltatók számára a benyújtását
• Hogyan derítse ki, hogy be kell-e nyújtania a 941-es nyomtatványt
• Mikor és hogyan kell kitölteni és benyújtani a 941-es nyomtatványt

Mi a 941-es nyomtatvány?

Ha siet, itt a lényeg:

• Mit jelentenek a 941-es nyomtatványon: Jövedelem- és FICA-adóvisszatartás, valamint a munkáltató részesedése
• Mikor kell benyújtani: Negyedévente
• Kinek kell benyújtania: A legtöbb munkáltató az Egyesült Államokban

A 941-es nyomtatvány dióhéjban egy olyan dokumentum, amelyet az IRS negyedévente kötelezi a munkáltatókat a benyújtásra. Célja, hogy segítsen az IRS-nek és maguknak a munkáltatóknak kideríteni, hogy egy kisvállalkozás mennyi jövedelemadóval és FICA (Federal Insurance Contribution Act) adóval tartozik a szövetségi kormánynak negyedévente.

A 941-es nyomtatványon a vállalkozások jelentik a negyedév során az alkalmazottak fizetéseiből visszatartott jövedelem-, társadalombiztosítási és egészségügyi adókat. Mivel a FICA-adók megoszlanak a munkavállaló és a munkáltató között, a 941-es nyomtatvány tartalmazza a munkáltató saját részét is ezekből a társadalombiztosítási és Medicare-adókból (a megosztott adókról később bővebben).

Miben különbözik a 941-es nyomtatvány a 940-es nyomtatványtól?

A kisvállalkozásoknak és a munkáltatóknak számos bérszámfejtési adónemet kell benyújtaniuk az IRS-hez, így könnyen össze lehet őket keverni. A 940-es és a 941-es nyomtatványok abban hasonlítanak egymásra, hogy mindkettőt a munkáltató által a szövetségi kormánynak fizetendő adók kiszámítására és bejelentésére használják. A 941-es nyomtatványt azonban negyedévente kell benyújtani, és a forrásadóról és a megosztott adókról számol be.

A 940-es nyomtatványt évente csak egyszer kell benyújtani, és ehelyett a munkáltató szövetségi munkanélküliségi adóját (FUTA) jelenti. Itt van egy másik módja annak, hogy megnézzük: A 940-es nyomtatvány csak a munkáltatót terhelő adókat jelenti, míg a 941-es nyomtatvány a jövedelemadó-visszatartást és a megosztott (a munkáltató és a munkavállaló között megosztott) adókat.

Miben különbözik a 941-es nyomtatvány a 944-es nyomtatványtól?

A 941-es és a 944-es nyomtatvány még inkább hasonlít egymásra – mindkettőt a FICA- és jövedelemadó-visszatartás IRS-nek történő bejelentésére használják. A legfontosabb különbség itt attól függ, hogy a kisvállalkozás mennyi adóval tartozik az év során.

Míg a 941-es nyomtatványt a legtöbb munkáltató negyedévente nyújtja be, addig azok a kisvállalkozások, amelyek éves FICA- és forrásadója kevesebb, mint 1000 dollár, ehelyett a 944-es nyomtatványt nyújtják be, és ezt évente csak egyszer teszik meg.

Miért követeli meg az IRS a munkáltatóktól a 941-es nyomtatvány benyújtását

A 941-es nyomtatvány az IRS egyik olyan nyomtatványa, amely a legtöbb amerikai ember számára ismerős adókkal foglalkozik. Akár munkavállalóként, akár munkáltatóként, valószínűleg foglalkozott már a jövedelemadó visszatartásával, és látta, hogy a szövetségi biztosítási (FICA) adót visszatartják a fizetésekből.

Míg a jövedelemadót a munkavállaló fizeti, a munkáltatók felelősek ezen adó visszatartásáért és a szövetségi kormánynál történő befizetéséért. A munkáltatók felelősek azért is, hogy a FICA-adó 50%-át befizessék, a másik 50%-ot pedig visszatartsák a munkavállalóik fizetéséből.

Az IRS a 941-es nyomtatványt használja annak nyomon követésére, hogy a munkáltatók mennyi jövedelemadót és FICA-adót tartanak vissza, és mennyivel tartoznak a FICA-adó rájuk eső részéért, és a legtöbb munkáltatónak negyedévente be kell nyújtania azt. A nyomtatvány mind az IRS-nek, mind a munkáltatónak segít az év során visszatartott, fizetendő és befizetett adók áttekintésében – leegyszerűsítve az év végi adóbevallást.

Várjunk csak – mi is az a forrásadó és FICA-adó?

Lépjünk egy kicsit hátrébb. Bár sokan hallottunk már a jövedelemadó-visszatartásról és a FICA-ról, nem biztos, hogy szuper tisztában vagyunk azzal, hogy ezek mit is jelentenek. A bérszámfejtés és a foglalkoztatás világában három fő adótípus létezik:

• A forrásadó: Ezek azok az adók, amelyeket a munkavállalója fizet a jövedelme után – mind a normál jövedelemadó, mind a FICA-adó rá eső része. Ön felelős azért, hogy ezeket az adókat visszatartja az alkalmazottak fizetéséből, és befizesse a megfelelő adóhatósághoz. Ezek részei annak, amit a 941-es nyomtatványon jelentenek.
• Munkáltatói adók: Ahogy a név is jelzi, Ön, a munkáltató felelős ezen adók teljes összegének megfizetéséért.
• Megosztott adók: Ezek az adók megoszlanak Ön és az alkalmazottai között, és magukban foglalják a társadalombiztosítási és a Medicare adókat (vagy FICA). Ezeket is a 941-es nyomtatványon jelentik. Ismét az Ön felelőssége, hogy visszatartsa a munkavállaló részét, és a teljes összeget (az Ön és az ő részét) befizesse a megfelelő adóhatósághoz.

A jövedelemadók teszik ki az IRS adóalapjának nagy részét, míg az FICA-adók olyan szociális biztonsági programokat fizetnek be, mint a társadalombiztosítás és a Medicare. Mivel az egyes alkalmazottak jövedelemadója az éves jövedelem, a minősített eltartottak, a személyes preferenciák és egyéb tényezők alapján változik, minden alkalmazottól évente be kell gyűjtenie egy W-4 nyomtatványt. Ez a nyomtatvány megmondja, hogy mennyi jövedelemadót kell levonnia a fizetésükből.

A 2019. évi standard FICA-adók összege mindkét fél, a munkáltató és a munkavállaló esetében 7,65%. A bontás így néz ki:

• 6,2% társadalombiztosítási adó (néha OASDI-nek nevezik)
• 1,45% Medicare adó

A társadalombiztosítási adó csak az első 132 900 dollárra vonatkozik, amit a munkavállaló keres (2019-ben). Ezt követően sem a munkavállalót, sem a munkáltatót nem terheli több társadalombiztosítási adó. A másik oldalon a meghatározott éves jövedelemnél többet kereső munkavállalók további 0,9%-os Medicare-adót fizetnek minden 200 000 $ feletti jövedelem után azok esetében, akik egyedülállóként, vagy 250 000 $ a házastárssal együttesen bejelentkezők esetében. Fontos megjegyezni, hogy a kiegészítő Medicare-adót csak a munkavállaló fizeti, a munkáltató nem.

Szükséges a 941-es nyomtatvány benyújtása?

Válaszoljuk meg a legégetőbb kérdést: Be kell-e nyújtani a 941-es nyomtatványt? Ha Ön munkáltató az Egyesült Államokban, a válasz valószínűleg igen. Az egy vagy több W-2 alkalmazottat foglalkoztató vállalkozások túlnyomó többségének negyedévente be kell nyújtania a 941-es nyomtatványt.

Ha:

• Bért fizetett egy W-2 alkalmazottnak (Megjegyzés: nem vállalkozónak) ÉS
• Évente több mint 1000 dollár forrásadó és FICA-adó tartozik

A 941-es nyomtatvány benyújtására kötelezett.

Van azonban néhány kivétel, amelyet érdemes figyelembe venni. Ahogy a Fundera kiemeli, “a kizárólag mezőgazdasági dolgozókat alkalmazó vállalkozásoknak és a háztartási alkalmazottakat, például szobalányokat vagy dadákat alkalmazó személyeknek” nem kell benyújtaniuk a 941-es nyomtatványt.

A szezonális vállalkozások esetében továbbá csak azokra a negyedévekre vonatkozóan kell benyújtani a 941-es nyomtatványt, amelyekben ténylegesen bért fizettek. Így például, ha Ön egy olyan e-kereskedelmi ajándékboltot üzemeltet, amely csak a téli ünnepi szezonban alkalmaz alkalmazottakat, akkor valószínűleg nem kell benyújtania a 941-es nyomtatványt a 2. negyedévre (áprilistól júniusig).

Ha arra számít, hogy a forrásadó- és FICA-adófizetési kötelezettsége az év során 1000 dollár alá csökken, akkor kapcsolatba léphet az IRS-szel, hogy engedélyt kérjen a 944-es űrlap éves benyújtására ehelyett.

Hogyan kell kitölteni a 941-es űrlapot

A 941-es űrlap benyújtására kötelezett munkáltatók számára térjünk rá a hogyanra és a mikorra. Mielőtt belekezdenénk, néhány információnak kéznél kell lennie:

• Az aktuális FICA adókulcsok: 2019-től a társadalombiztosítási adókulcs 6,2%, a Medicare adókulcs pedig 1,45%, ami együttesen 7,65%-os FICA adókulcsot jelent a munkavállalótól és 7,65%-ot a munkáltatótól. Másképpen fogalmazva, a társadalombiztosítási adó összesen 12,4%, a Medicare adó pedig összesen 2,9%.
• A maximális társadalombiztosítási küszöb: A 2019-es évre a munkáltató és a munkavállaló is csak az első 132 900 dollár után fizet társadalombiztosítási adót, amit a munkavállaló keres.
• A kiegészítő Medicare adókulcs és küszöbérték: A kiegészítő Medicare adókulcs 0,9%, és csak a munkavállaló által fizetendő adóként alkalmazandó az évi 200 000 $-nál többet kereső egyedülálló bejelentők vagy az évi 250 000 $-nál többet kereső közös bejelentők esetében.
• A negyedévben foglalkoztatott alkalmazottak száma
• Az alkalmazottaknak kifizetett összes bér
• A negyedévre vonatkozó adóköteles társadalombiztosítási és Medicare-bérek
• Az alkalmazottak béréből visszatartott teljes összeg

A 941-es nyomtatvány lényege gyakorlatilag az, hogy kiszámolja, mennyi adóval tartozik

Az adott negyedévre vonatkozó adókötelezettségének kiszámítása, és a kitöltési útmutató lépésről lépésre történő követésével ki tudja számolni, hogy mennyivel tartozik az adott negyedévre.

Mivel a 941-es nyomtatvány többféle adótípust tartalmaz, az adókötelezettségének megállapítására szolgáló képlet egy kicsit összetettebb – ezért 4 részre bontjuk.

• A jövedelemadó-visszatartás képlete így néz ki: x . Ha tehát az alkalmazottja egyedülállóként adózik, és évi 50 000 dollárt keres, akkor a 22%-os adósávba esik, és negyedévenként 12 500 dollár bruttó fizetést kap. Tehát a jövedelemadó, amelyet vissza kell tartania és tovább kell küldenie az IRS-nek, 22% x 12 500 $ = 2 750 $.
• A társadalombiztosítási adó képlete így néz ki: x x . Tegyük fel például, hogy 5 embert alkalmaz ugyanolyan fizetéssel, mint az előző példánkban – 50 000 $ évente. Az Ön által fizetendő társadalombiztosítási adó így néz ki:
• A Medicare-adó képlete így néz ki: x . Az előző példával megegyezően az Ön Medicare-adókötelezettsége így néz ki:
• Így összegezve, a negyedévre vonatkozó teljes FICA adótartozását az utolsó két szám összeadásával kapja meg: 7 750 $ + 1 812,50 $ = 9 562,50 $.

A jó hír az, hogy a legtöbb bérszámfejtő rendszer (beleértve a Wave-t is) elvégzi Ön helyett ezt a számítást, így gyorsan és egyszerűen előkeresheti az olyan számokat, mint a kifizetett bérek összege, a visszatartott jövedelemadó és az adóköteles társadalombiztosítási és Medicare-bérek – mindenféle matematika nélkül.

Mikor kell benyújtani a 941-es nyomtatványt

Az IRS 941-es nyomtatványt negyedévente kell benyújtani. Ez azt jelenti, hogy az IRS megköveteli a munkáltatóktól, hogy évente négyszer töltsék ki és nyújtsák be, a vele együtt járó negyedéves adófizetésekkel együtt. A kisvállalkozások túlnyomó többsége számára a 941-es nyomtatványt a következő napokon kell benyújtani:

• január 31. (az előző év 4. negyedévére vonatkozóan – októbertől decemberig)
• április 30. (az 1. negyedévre vonatkozóan – januártól márciusig)
• július 31. (a 2. negyedévre vonatkozóan – áprilistól júniusig)
• Október 31. (a 3. negyedévre vonatkozóan – júliustól szeptemberig)

Hogyan kell benyújtani a 941-es nyomtatványt és befizetni a FICA és a forrásadót

Ha a 941-es nyomtatvány benyújtásáról és a negyedéves adófizetésről van szó, a kisvállalkozások néhány lehetőség közül választhatnak:

• E-küldje be és fizesse be online
• Postázza be a nyomtatványt és a befizetéseket
• Munkavállalja egy fiókkal, aki benyújtja Ön helyett
• A fentiek bármely kombinációja

E-küldje be és fizesse be online

Az IRS az e-küldést a negyedéves adók benyújtásának és befizetésének gyorsabb, pontosabb és biztonságosabb módjaként hirdeti.

A 941-es nyomtatvány (vagy bármely más IRS-nyomtatvány online benyújtásához vagy egy adószoftvert kell választania, vagy egy felhatalmazott e-file adószakértővel kell együttműködnie. Az IRS által jóváhagyott szoftverek listáját itt, az engedélyezett e-file szolgáltatókét pedig itt találja.

A 941-es nyomtatvány negyedéves adóegyenlegének kifizetéséhez és a havi vagy félhavi befizetések online teljesítéséhez az Elektronikus Szövetségi Adófizetési Rendszert (EFTPS) használja.

Ha adószoftverrel vagy szakemberrel dolgozik, az IRS azt javasolja, hogy a befizetéseket elektronikus pénzfelvétellel (vagy EFW) teljesítse. Ezzel a lehetőséggel egy lépésben végezheti el az elektronikus benyújtást és engedélyezheti a fizetést.

Postázza a nyomtatványt és a fizetést

Míg az IRS az online benyújtást részesíti előnyben és ajánlja, a kisvállalkozásoknak lehetőségük van arra is, hogy a 941-es nyomtatványt a megfelelő adóbefizetésekkel együtt postázzák.

A nyomtatvány és a fizetés postázásához nyomtassa ki a 941-es és a 941-V nyomtatványt, a fizetési utalványt. Ezeket a befizetéssel együtt postázza az államában megadott címre. A helyes postázási címet a 941-es nyomtatvány útmutatójának 6. oldalán találja.

Munkálkodjon együtt egy könyvelővel, aki benyújtja az Ön helyett

A 941-es nyomtatvány és a fennálló befizetések vagy befizetések benyújtásának utolsó lehetősége, hogy együttműködik egy könyvelővel vagy más adószakértővel, aki a nyomtatványt és a befizetést is benyújtja Ön helyett. Ez jellemzően a fentebb említett elektronikus pénzfelvételi (EFW) rendszeren keresztül történik.

Kezdjük a csomagolást

Fú, ez sok volt. Összefoglalva, itt vannak az alapvető tudnivalók, amelyeket az átlagos munkáltatónak szem előtt kell tartania az IRS 941-es nyomtatványról:

• A 941-es nyomtatvány jelenti a jövedelemadó-visszatartás és a Federal Insurance Contributions Act (FICA) adó összegét, amelynek megfizetéséért a munkáltató felelős
• A munkáltatók túlnyomó többségének, akiknek egy vagy több W-2 alkalmazottja volt az előző negyedév során, be kell nyújtania a 941-es nyomtatványt

.